項(xiàng)目5. Office 2016的協(xié)同應(yīng)用

辦公自動(dòng)化實(shí)用教程（第三版）經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社項(xiàng)目5Office2016的協(xié)同應(yīng)用學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握在Word中創(chuàng)建Excel工作表方法掌握在Word中調(diào)用Excel圖表方法掌握在Excel中編輯Word文檔方法掌握同步更新Word和Excel數(shù)據(jù)方法掌握Word文檔與PowerPoint演示文稿相互轉(zhuǎn)化方法掌握PowerPoint講義導(dǎo)出到Word中的方法掌握在PowerPoint中調(diào)用Excel工作表和圖表的方法任務(wù)引入學(xué)會Word2016、Excel2016和PowerPoint2016三者間的協(xié)同作業(yè)，可以大大提高工作效率，讓我們在辦公中體會到酣暢淋漓的感受。本項(xiàng)目將為大家演示如何將Office家族的成員發(fā)動(dòng)起來，滿足不同的辦公要求。任務(wù)分析當(dāng)編輯文件中的數(shù)據(jù)需要與調(diào)用的文件數(shù)據(jù)保持同步更新時(shí)，可以將調(diào)用文件設(shè)置為鏈接對象；當(dāng)調(diào)用的對象數(shù)據(jù)量比較少或者與原文件相互獨(dú)立時(shí)，可以將其設(shè)置為嵌入對象。當(dāng)Word與PowerPoint之間相互轉(zhuǎn)換時(shí)，完成的初步效果不會很理想，需要再進(jìn)行如下格式化操作：替換；分欄；頁面設(shè)置；標(biāo)題樣式設(shè)置；幻燈片格式設(shè)置；文本格式設(shè)置。任務(wù)實(shí)施一、Word與Excel之間的協(xié)作當(dāng)Word與Excel之間傳遞信息時(shí)，既可以將信息設(shè)置為鏈接對象，也可以設(shè)置為嵌入對象。所謂鏈接對象是指在一個(gè)文件中創(chuàng)建，并插入到另一個(gè)文件中的信息，同時(shí)還保持了兩個(gè)文件之間的鏈接。嵌入對象是指直接插入到文件中的信息。對于鏈接對象，如果鏈接到的文件在計(jì)算機(jī)中的位置發(fā)生了變化，鏈接就會失敗。而嵌入對象則是把插入的對象作為自己的一部分，因此與原來的文件相互獨(dú)立。1. 在Word中創(chuàng)建Excel工作表這種情況屬于將Excel工作表作為嵌入對象插入到Word中。步驟一在Word文件中需要?jiǎng)?chuàng)建工作表的位置單擊定位，然后切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”組中的“對象”按鈕，彈出“對象”對話框，如所示。1. 在Word中創(chuàng)建Excel工作表這種情況屬于將Excel工作表作為嵌入對象插入到Word中。步驟二在“新建”標(biāo)簽中選擇“MicrosoftExcel工作表”，然后單擊“確定”按鈕，即可在插入點(diǎn)創(chuàng)建一個(gè)空白的Excel工作表（如圖所示），同時(shí)出現(xiàn)Excel的功能面板，可以直接對工作表進(jìn)行數(shù)據(jù)編輯和格式美化。2. 在Word中調(diào)用Excel圖表我們以在Word文檔中插入一個(gè)Excel柱形圖為例，介紹在Word中調(diào)用Excel圖表的操作方法。步驟一切換到“插入”選項(xiàng)卡，在“插圖”組中單擊“圖表”按鈕，彈出“插入圖表”對話框，如圖所示。2. 在Word中調(diào)用Excel圖表步驟二選擇“簇狀柱形圖”，然后單擊“確定”按鈕，即可在Word中插入圖表，同時(shí)自動(dòng)打開Excel工作表文件（如圖所示），在Excel工作表中顯示與該圖表相對應(yīng)的原始數(shù)據(jù)（當(dāng)修改原始數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)時(shí)，Word中圖表的變化是實(shí)時(shí)更新的）。步驟三如果需要修飾Word中的圖表，只要雙擊該圖表，即可顯示相應(yīng)的“圖表工具”上下文功能面板就會顯示，如圖所示，圖表中每個(gè)細(xì)節(jié)都可以調(diào)整。3. 在Excel中編輯Word文檔步驟一在Excel2016工作表中切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“文本”組中的“對象”按鈕，彈出“對象”對話框，如圖所示。3. 在Excel中編輯Word文檔步驟二在“對象類型”下拉列表中單擊“MicrosoftWord文檔”，單擊“確定”按鈕，即可在Excel中插入Word文檔框（如圖所示），同時(shí)顯示W(wǎng)ord功能面板，可以對Word文檔進(jìn)行編輯和格式化——例如，拖動(dòng)Word文檔框到合適的位置，并在其中Word文檔內(nèi)輸入內(nèi)容。4. 同步更新Word和Excel數(shù)據(jù)對于一些特殊需求，比如一些數(shù)據(jù)量較大的內(nèi)容，或者要求Word文檔中的報(bào)表與經(jīng)常處在變化中的Excel文檔保持一致，就需要將Excel文件作為鏈接對象插入到Word中。步驟一將Excel工作表插入到Word中。在Word中定位在需要插入工作表的位置，然后切換到“插入”功能面板，在“文本”組中單擊“對象”按鈕，彈出“對象”對話框，切換到“由文件創(chuàng)建”標(biāo)簽，單擊“瀏覽”按鈕選擇要鏈接的Excel文件，并選中“鏈接到文件”復(fù)選框，如圖所示。4. 同步更新Word和Excel數(shù)據(jù)步驟二切換到“由文件創(chuàng)建”標(biāo)簽，單擊“瀏覽”按鈕選擇要鏈接的Excel文件，并選中“鏈接到文件”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，即可將Excel數(shù)據(jù)插入到Word中，如圖5.8所示。4. 同步更新Word和Excel數(shù)據(jù)步驟三實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)同步更新。在Word中，雙擊表格數(shù)據(jù)，激活并打開鏈接的Excel文件（或者直接打開Excel文件），修改數(shù)據(jù)后關(guān)閉工作表，返回Word工作窗口，右單擊表格，選擇“更新鏈接”快捷菜單命令，如圖所示，即可實(shí)現(xiàn)Word和Excel數(shù)據(jù)同步更新。二、Word與PowerPoint之間的協(xié)作在我們的實(shí)際工作中，Word作為功能強(qiáng)大的文字處理工具，PowerPoint作為功能強(qiáng)大的演示文稿制作工具，使用都非常廣泛。在具體任務(wù)的處理過程中，常常產(chǎn)生以下情形：（1）在Word中編排好了組織某項(xiàng)活動(dòng)的文檔綱要，為了向組織團(tuán)隊(duì)講解該活動(dòng)過程，還需要在PowerPoint中制作關(guān)于該活動(dòng)的演示文稿。（2）先制作了某次培訓(xùn)的演示文稿，但是還需要將該內(nèi)容在Word中處理，以便分發(fā)給學(xué)員，利于培訓(xùn)內(nèi)容的提前預(yù)習(xí)或在學(xué)習(xí)中更好地理解和消化。不論是那種情形，如果在Word和PowerPoint中各自單獨(dú)做自己的事情，勢必產(chǎn)生重復(fù)勞動(dòng)。其實(shí)作為Office家族的兩個(gè)成員，它們之間當(dāng)然是可以“親密”合作的，下面讓我們來看看實(shí)現(xiàn)合作的方法。1.將PowerPoint演示文稿轉(zhuǎn)化為Word文檔步驟一打開PowerPoint演示文稿，單擊“文件”菜單中的“導(dǎo)出保存并發(fā)送”命令，如圖5.9所示，選擇導(dǎo)出方式文件類型為“創(chuàng)建講義”，再單擊右側(cè)的“創(chuàng)建講義”按鈕，即可打開“發(fā)送到MicrosoftWord”對話框。1.將PowerPoint演示文稿轉(zhuǎn)化為Word文檔步驟二選擇“只使用大綱”的版式，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會自動(dòng)把演示文稿發(fā)送給Word。在轉(zhuǎn)換后的Word文檔中，可能會有大量的空行，解決方法是：單擊切換到“開始”功能區(qū)面板，單擊“編輯”組中的“替換”按鈕，打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入“^P^P”，在“替換為”文本框中輸入“^P”，然后單擊“全部替換”即可。1. 將PowerPoint講義導(dǎo)出到Word中步驟一導(dǎo)入Word文檔。如圖所示，在“發(fā)送到MicrosoftWord”對話框中單擊“備注在幻燈片旁”的版式，然后單擊“確定”按鈕。此時(shí)系統(tǒng)會直接打開一個(gè)word文檔（如圖所示），接下來，我們需要對其進(jìn)行修改以便于更好地閱讀。1. 將PowerPoint講義導(dǎo)出到Word中步驟二分欄。切換到“頁面布局”選項(xiàng)卡，在“頁面設(shè)置”組中單擊“分欄”按鈕，選擇“兩欄”，此時(shí)每頁的右側(cè)幻燈片超出頁面范圍，如圖所示，需要?jiǎng)h除每張幻燈片左側(cè)的“幻燈片”三個(gè)字，以使頁面正常顯示。1. 將PowerPoint講義導(dǎo)出到Word中步驟三刪除每張幻燈片左側(cè)的文字“幻燈片”。單擊“開始”功能區(qū)“編輯”組中的“替換”按鈕，打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入“幻燈片”，“替換為”文本框中為空白，然后單擊“全部替換”按鈕，效果如圖所示。1. 將PowerPoint講義導(dǎo)出到Word中步驟四調(diào)整列寬。分欄操作實(shí)際上是在Word文檔中利用“無框線”的兩列表格實(shí)現(xiàn)布局的，如果此時(shí)頁面還是不能完全顯示，還可以通過調(diào)整列寬的方法解決。全選表格，切換至“表格工具/布局”功能區(qū)的“單元格大小”組，逐漸減小列寬值直至幻燈片在頁邊距內(nèi)顯示完整為止。如圖所示。如果效果仍不能令人滿意，還可以減小進(jìn)行設(shè)置“頁邊距”以加大頁面顯示范圍。最終這樣就可以實(shí)現(xiàn)將PowerPoint講義導(dǎo)出到word中。，2. 將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿首先，需要將Word文檔中的各級標(biāo)題設(shè)置成相應(yīng)標(biāo)題樣式。例如：將文檔中一級標(biāo)題設(shè)置成“標(biāo)題1”樣式，二級標(biāo)題設(shè)置成“標(biāo)題2”樣式，依次類推。2. 將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿步驟一然后，將“發(fā)送至MicrosoftPowerPoint”按鈕添加到快速訪問工具欄。在Word文檔中打開“文件”菜單，單擊“選項(xiàng)”命令，打開“Word選項(xiàng)”對話框，如圖所示。2. 將Word文檔轉(zhuǎn)換為PowerPoint演示文稿步驟二切換到“快速訪問工具欄”選項(xiàng)卡，在“從下列位置選擇命令”的下拉列表中單擊“不在功能區(qū)中的命令”，然后在列表框中找到并單擊“發(fā)送至MicrosoftPowerPoint”命令，再單擊“添加”按鈕，將該命令添加到右側(cè)的“自定義快速訪問工具欄”列表框中，單擊“確定”按鈕即可在“快速訪問工具欄”中添加相應(yīng)按鈕。步驟三最后，單擊快速訪問工具欄中的“發(fā)送至MicrosoftPowerPoint”按鈕，系統(tǒng)會自動(dòng)將Word文檔轉(zhuǎn)換到PowerPoint演示文稿中，之后就可以在PowerPoint中進(jìn)行幻燈片格式、文本格式等編輯操作。三、Excel與PowerPoint之間的協(xié)作PowerPoint是專門用來做演示幻燈片的軟件，Excel主要是用來處理數(shù)據(jù)，所以PowerPoint與Excel的相互協(xié)作，也往往就是在PowerPoint中調(diào)用Excel中的表格或圖表，而很少會將PowerPoint中的內(nèi)容復(fù)制到Excel中。下面介紹兩者之間是如何進(jìn)行相互協(xié)作的。1.在PowerPoint中調(diào)用Excel工作表步驟一打開PowerPoint，然后切換到“插入”功能面板，在“文本”組中單擊“對象”按鈕，彈出“對象”對話框，如圖所示。1.在PowerPoint中調(diào)用Excel工作表步驟二單擊“由文件創(chuàng)建”單選按鈕，然后單擊“瀏覽”按鈕，選擇要鏈接的Excel文件，并勾選“鏈接”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，即可將Excel數(shù)據(jù)插入到PowerPoint中，如圖所示。步驟三在PowerPoint中，雙擊表格數(shù)據(jù)，激活并打開鏈接的Excel文件（或者直接打開Excel文件），在工作表中修改數(shù)據(jù)確認(rèn)后，PowerPoint中數(shù)據(jù)立即同步更新。2.在PowerPoint中調(diào)用Excel圖