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實(shí)訓(xùn)課題十:原材料采購跟單實(shí)務(wù)
本章目標(biāo)能力目標(biāo)
1.能根據(jù)申請(qǐng)單制作采購單2.能進(jìn)行催單知識(shí)目標(biāo)1.掌握物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題;2.掌握物料采購跟單流程;3.掌握物料采購跟單的要求。思考:
作為一名跟單員,你認(rèn)為在實(shí)際工作過程中,需要為企業(yè)采購哪些物料?一.物料采購的含義資源市場是指經(jīng)過買家認(rèn)可的、信得過的采購資源,由一些供給商組成。資源可能是一個(gè)有形的物品,如一顆螺絲,一塊集成電路;資源也可能是一個(gè)無形的物品,或者是參與一個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的組成局部,如一個(gè)軟件,一項(xiàng)效勞,有形物品的采購稱之為“有形采購〞;無形物品的采購稱之為“無形采購〞。在有形采購中僅用于生產(chǎn)目的的采購,稱之為“物料采購〞。物料采購跟單的含義
物料采購跟單是指外貿(mào)跟單員根據(jù)對(duì)外合同、訂單所列明的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量以交貨期等,需要在國內(nèi)其他企業(yè)物料采購,并向生產(chǎn)企業(yè)提供對(duì)外合同、訂單所需產(chǎn)品的物料、零部件或輔料的物料采購跟進(jìn)工作。二.采購的目標(biāo)1.降低生產(chǎn)本錢;2.提高產(chǎn)品質(zhì)量;3.提供最新信息;4.推進(jìn)產(chǎn)品開發(fā);5.提升企業(yè)競爭力。三.物料采購的內(nèi)容企業(yè)的物料采購主要有以下內(nèi)容:〔一〕原料〔二〕輔助材料〔三〕半成品〔四〕成品〔五〕固定設(shè)備〔六〕MRO物品什么是MRO采購?MRO是英文:Maintenance維護(hù)、Repair維修、Operation運(yùn)行(MRO)。通常是指在實(shí)際的生產(chǎn)過程不直接采購成品,只用于維護(hù)、維修、運(yùn)行設(shè)備的物料和效勞。MRO是指非生產(chǎn)原料性質(zhì)的工業(yè)用品。一個(gè)完整的采購流程應(yīng)包括以下環(huán)節(jié)〔一〕確認(rèn)需求采購的起點(diǎn)是確認(rèn)需求。在采購之前,應(yīng)先確定需要采購哪些貨品、需要多少、何時(shí)需要、何時(shí)采購、由誰決定等。采購需求來自企業(yè)的各個(gè)部門,包括企業(yè)的生產(chǎn)部門、使用部門、維修部門、銷售部門、廣告部門和實(shí)驗(yàn)室等。采購部門應(yīng)協(xié)助生產(chǎn)部門預(yù)測物料需求。要求生產(chǎn)部門在填寫采購訂單時(shí)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)訂單,盡量減少特殊需求訂單和緊急訂單?!捕趁枋鲂枨竺枋鲂枨笫侵笇?duì)所需的物品、商品或效勞的特點(diǎn)和數(shù)量進(jìn)行準(zhǔn)確的表達(dá)。采購部門如果不了解使用部門到底需要什么,就不可能進(jìn)行采購。因此,采購部門應(yīng)對(duì)需求的細(xì)節(jié)如貨品的品質(zhì)、包裝、售后效勞、運(yùn)輸和檢驗(yàn)方式等加以明確說明。準(zhǔn)確描述所需的物品或效勞是采購部門和使用者或是跨職能的采購團(tuán)隊(duì)的共同職責(zé),這也是后期合理選擇供給來源和價(jià)格談判的根底。知識(shí)鏈接:
在采購申請(qǐng)中應(yīng)包含以下內(nèi)容〔1〕采購日期;〔2〕采購品的編號(hào);〔3〕采購申請(qǐng)的發(fā)出部門;〔4〕采購所涉及的金額;〔5〕對(duì)于所需采購品本身的型號(hào)、品名、規(guī)格、產(chǎn)地和數(shù)量的完整描述;〔6〕采購品需要的日期;〔三〕選擇供給商選擇供給商是采購作業(yè)中的重要一環(huán)。供給商的質(zhì)量直接關(guān)系到采購品的質(zhì)量、交付、數(shù)量、價(jià)格和售后效勞等。供給商與采購相關(guān)的品質(zhì)要素,包括歷史記錄、設(shè)備狀況、技術(shù)力量、財(cái)務(wù)狀況、組織管理、聲譽(yù)、系統(tǒng)、通信、位置和供給柔性等也是采購部門要關(guān)注的。
小知識(shí):
為了有效地采購,采購部門必須做到:對(duì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)控;提供多購貨品工程的分類表;做好供給商記錄;提供合同樣本?!菜摹炒_定價(jià)格確定所需貨物的價(jià)格是采購過程中的一項(xiàng)重要決策。選定可能的供給商后,對(duì)供給商的報(bào)價(jià)進(jìn)行分析,與供給商談判,選擇好供給商,最后發(fā)出訂單。為此采購人員必須了解各種定價(jià)方法及其使用時(shí)機(jī),并能利用價(jià)格談判技巧來取得滿意的支付價(jià)格?!参濉秤唵伟才艃r(jià)格談妥后,應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約,均屬于具有法律效力的書面文件,對(duì)買賣雙方的要求及權(quán)利、義務(wù)要明確列出。在采購過程中,如果使用的訂單不是供給商的銷售協(xié)議或總括訂單,采購人員就要擬定采購訂單。小知識(shí):采購訂單包括哪些要素?
〔1〕采購訂單應(yīng)包括以下幾個(gè)根本要素:〔2〕采購品序列編號(hào);〔3〕采購訂單發(fā)出的日期;〔3〕接受訂單的供給商名稱和地址;〔4〕所需貨品的數(shù)量和描述;〔5〕發(fā)貨日期;〔6〕運(yùn)輸要求;〔7〕價(jià)格;〔8〕付款條件;〔9〕對(duì)訂單有約束的各種條件?!擦池浳锔卟少徲唵魏炗喓桶l(fā)出后,為使供給商按期、按質(zhì)、按時(shí)、按量交貨,應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定,催促供給商按規(guī)定交運(yùn)?!财摺瞅?yàn)收貨物貨物驗(yàn)收的根本目的是為了確保以前發(fā)出的訂單所采購的貨物已經(jīng)實(shí)際到達(dá)并檢查是否完好無損,數(shù)量質(zhì)量是否與訂單相符合?!舶恕持Ц敦浛罟┙o商交貨驗(yàn)收合格后,隨即開具發(fā)票,要求付清貨款時(shí),采購部門應(yīng)核查發(fā)票的內(nèi)容是否正確后財(cái)務(wù)部門才能付清貨款。〔九〕不符與退貨處理凡供給商所交貨品與合同不符的,應(yīng)依照合約規(guī)定退貨,并立即辦理重購手續(xù),予以結(jié)案?!彩辰Y(jié)案凡驗(yàn)收合格付款或驗(yàn)收不合格退貨的采購事項(xiàng),均需辦理結(jié)案手續(xù),查清各項(xiàng)書面資料有無缺失,審查采購成效好壞等,簽報(bào)高級(jí)管理部門或權(quán)責(zé)部門校閱批示?!彩弧秤涗洸⒕S護(hù)檔案經(jīng)過上述所有步驟后,對(duì)于一次完整的采購活動(dòng)而言就是更新采購部門的記錄。凡經(jīng)結(jié)案的采購事項(xiàng)均應(yīng)列入檔案、登記編號(hào)分類予以保管,以便參閱或事后發(fā)生問題時(shí)查考。知識(shí)鏈接:
在采購實(shí)物務(wù)中要保存的檔案有1.采購訂單目錄2.采購訂單卷宗3.商品文件4.供給商歷史文件5.合同管理6.投標(biāo)歷史文件7.工具和壽命記錄。四.物料采購單跟蹤物料采購單跟蹤是外貿(mào)跟單員花費(fèi)精力最多的環(huán)節(jié),對(duì)于那些長期合作的、信譽(yù)良好的供給商,可以不進(jìn)行物料采購單跟蹤。但對(duì)一些重要或緊急的物料的物料采購單,外貿(mào)跟單員那么應(yīng)全力跟蹤。
采購物料申請(qǐng)單
日期:訂單編號(hào):
供應(yīng)商名稱供應(yīng)商編號(hào)供應(yīng)商地址電話/傳真序號(hào)料號(hào)規(guī)格名稱單位數(shù)量單價(jià)金額交貨數(shù)量交貨日期合計(jì)交貨方式交貨地點(diǎn)交易條款:交期:品質(zhì):不良品處理:其他:
5.附生產(chǎn)圖紙張,檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)份。承制供應(yīng)商總經(jīng)理采購經(jīng)理采購主管采購員外貿(mào)跟單員
在制作物料采購單時(shí)應(yīng)注意:〔一〕審查?采購物料申請(qǐng)單?外貿(mào)跟單員在審查?采購物料申請(qǐng)單?時(shí)應(yīng)注重以下內(nèi)容:1.適當(dāng)?shù)奈锪喜少徣恕#玻詴娣绞教岢鑫锪系奈锪喜少?。3.明確說明物料的要求。4.以型號(hào)規(guī)格說明物料采購的標(biāo)準(zhǔn)?!捕炒_認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)物料質(zhì)量直接影響生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量,必須認(rèn)真檢查物料采購物料的質(zhì)量,使物料符合對(duì)外合同的要求。〔三〕確認(rèn)物料采購量物料的物料采購數(shù)量應(yīng)與對(duì)外合同、訂單總量相匹配,或者稍小對(duì)外合同訂單總量。
小知識(shí):采購單是物料采購跟單的重要內(nèi)容,主要內(nèi)容有:1.交貨方式2.驗(yàn)收方式3.處分條款4.履約保證5.品質(zhì)保證6.仲裁或訴訟謝謝!〔四〕物料采購單跟綜的工作內(nèi)容物料采購單跟蹤的項(xiàng)目
外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容1.跟蹤物料供應(yīng)商的生產(chǎn)加工工藝物料生產(chǎn)加工工藝是進(jìn)行加工生產(chǎn)的第一步,對(duì)任何外協(xié)件(需要供應(yīng)商加工的物料)的物料采購單,外貿(mào)跟單員都應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的加工工藝進(jìn)行跟蹤,如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商沒有相關(guān)加工工藝和能力,或者加工工藝和能力不足,應(yīng)及時(shí)提醒供應(yīng)商改進(jìn),并提醒供應(yīng)商如果不能保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)交貨,則要按照物料采購單條款進(jìn)行賠償,甚至取消今后的物料采購。2.跟蹤物料備齊物料是供應(yīng)商執(zhí)行工藝流程的第一步,有經(jīng)驗(yàn)的外貿(mào)跟單員會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn),供應(yīng)商有時(shí)會(huì)說謊,因此外貿(mào)跟單員必須實(shí)地考察了解實(shí)際情況,遇到與供應(yīng)商所述不符的情況時(shí),外貿(mào)跟單員必須提醒供應(yīng)商及時(shí)準(zhǔn)備物料,不能存在馬虎心理,特別是對(duì)一些信譽(yù)較差的供應(yīng)商要提高警惕。3.跟蹤加工過程不同物料的生產(chǎn)加工過程是有區(qū)別的,為了保證貨期、質(zhì)量,外貿(mào)跟單員需要對(duì)加工過程進(jìn)行監(jiān)控。對(duì)有些物料采購,其加工過程的質(zhì)檢小組要有外貿(mào)跟單員參加。對(duì)于一次性大開支的項(xiàng)目物料采購、設(shè)備物料采購、建筑材料物料采購等,外貿(mào)跟單員要特別重視。4.跟蹤組裝總測外貿(mào)跟單員有時(shí)需向產(chǎn)品零部件生產(chǎn)廠家物料采購成批零部件,有的零部件需要組裝,因此必須進(jìn)行組裝檢測。對(duì)這些零部件組裝總測是完成整機(jī)產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的完成,需要跟單員有較好的電子技術(shù)專業(yè)知識(shí)和行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn),否則,即使跟蹤也達(dá)不到效果。5.跟蹤包裝入庫此環(huán)節(jié)是整個(gè)物料、零部件跟蹤環(huán)節(jié)結(jié)束點(diǎn),外貿(mào)跟單員要與供應(yīng)商聯(lián)系,了解物料、零部件最終完成的包裝入庫信息。對(duì)重要的物料、零部件外貿(mào)跟單員應(yīng)去供應(yīng)商的倉庫查看。五.物料檢驗(yàn)跟單1.確定檢驗(yàn)日期2.通知檢驗(yàn)人員3.進(jìn)行物料檢驗(yàn)4.處理質(zhì)量問題供應(yīng)商/市場物料部預(yù)收IQC物料部入倉物料部發(fā)料生產(chǎn)部使用不良品返納剩余品退倉盤點(diǎn)物料控制流程圖六.物料進(jìn)倉流程跟單A.協(xié)調(diào)送貨B.協(xié)調(diào)接收C.物料入庫D.處理物料接受問題物料的庫房接收過程有1.檢查即將送達(dá)的貨物清單信息是否完整;2.接受物料,對(duì)應(yīng)物料采購單進(jìn)行核查;3.檢查送貨單據(jù)及裝箱單據(jù);4.檢查包裝與外觀,注意物料檢驗(yàn)合格后才能卸貨;5.卸貨;6.清點(diǎn)物料;7.搬運(yùn)入庫;8.填寫“物料入庫單據(jù)〞,注意物料檢驗(yàn)合格后才能填寫物料入庫單;9.將物料入庫信息錄入存儲(chǔ)信息系統(tǒng)中。
由于供給商或者外貿(mào)跟單員方面的原因,物料在接收環(huán)節(jié)上可能會(huì)出現(xiàn)以下問題:1.物料型號(hào)與物料采購單中要求不一致;2.未按照物料采購單中指定的物料數(shù)量送貨;3.交貨日期不對(duì);4.物料的包裝質(zhì)量不符合要求等。
小知識(shí):JIT物料采購具有以下特點(diǎn)
(1)合理選擇供給商?!?〕小批量物料采購?!?〕實(shí)現(xiàn)零庫存或少庫存。
〔4〕交貨準(zhǔn)時(shí),包裝標(biāo)準(zhǔn)。
〔5〕信息共享。
〔6〕重視教育與培訓(xùn)。
〔7〕嚴(yán)格的質(zhì)量控制,產(chǎn)品國際認(rèn)證。知識(shí)擴(kuò)充:日商物料采購流程簡介
JIT〔JUSTINTIME〕物料采購是準(zhǔn)時(shí)化生產(chǎn)系統(tǒng)〔JIT〕的重要組成局部。JIT是近四十年來由日本企業(yè)首創(chuàng)的一種新的生產(chǎn)管理系統(tǒng),最早使用這一系統(tǒng)的公司是全球知名的豐田汽車公司。JIT系統(tǒng)是指企業(yè)在生產(chǎn)自動(dòng)化、電算化的情況下,合理規(guī)劃并大大簡化物料采購、生產(chǎn)及銷售過程,使物料進(jìn)廠到產(chǎn)成品出廠進(jìn)入市場能夠緊密銜接,盡可能減少庫存,從而到達(dá)降低產(chǎn)品本錢、全面提高產(chǎn)品質(zhì)量、勞動(dòng)生產(chǎn)率和綜合濟(jì)效益目的的一種先進(jìn)生產(chǎn)系統(tǒng)。JIT物料采購是JIT系統(tǒng)得以順利運(yùn)行的重要內(nèi)容,是JIT系統(tǒng)循環(huán)的起點(diǎn),推行JIT物料采購是實(shí)施JIT生產(chǎn)經(jīng)營的必然要求和前提條件。
日本企業(yè)的供給商開拓
(3個(gè)月--1年)
第三節(jié)物料采購跟單的要求
一.物料采購的起因1.生產(chǎn)企業(yè)因生產(chǎn)交貨需要,在接單備貨生產(chǎn)前,為控制和計(jì)算本錢,2.需進(jìn)行物料采購備料。3.生產(chǎn)企業(yè)因產(chǎn)品〔成套〕配套生產(chǎn)需要,需向外企業(yè)物料采購相應(yīng)零部件、組件、輔料。4.外貿(mào)公司等因來料加工、供料加工需要,需物料采購物料提供給生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)加工,有利降低出口本錢。5.外貿(mào)公司等因成套出口需要,需物料采購物料、設(shè)備、零部件等,供生產(chǎn)企業(yè)配套,有利降低出口本錢。6.外貿(mào)公司在物料價(jià)格上漲行情中,為鎖定內(nèi)外銷合同本錢,確保對(duì)外合同的簽訂及簽訂后的正常履行,需進(jìn)行物料采購,向生產(chǎn)企業(yè)直接提供材料。二.物料采購中經(jīng)常出現(xiàn)的問題在物料等物料采購跟單工作中,外貿(mào)跟單員要事先預(yù)計(jì)到可能發(fā)生的問題,其關(guān)鍵環(huán)節(jié)主要在物料供給商、物料采購方企業(yè)等控制方面。〔一〕供給商方面的原因,供應(yīng)商方面的原因具體表現(xiàn)1.管理能力方面(1)交貨時(shí)間計(jì)算錯(cuò)誤;(2)物料采購管理不健全;(3)質(zhì)量管理不到位;(4)交貨期責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。2.生產(chǎn)能力方面(1)超過產(chǎn)能接單;(2)臨時(shí)插入急單;(3)小批量訂單需要合起來生產(chǎn);(4)物料采購延誤影響生產(chǎn)量的準(zhǔn)確掌握(5)不合格產(chǎn)品過多造成物料用料過多。3.技術(shù)能力方面(1)超過本廠生產(chǎn)技術(shù)能力接單;(2)對(duì)新下單產(chǎn)品不熟悉;(3)機(jī)器設(shè)備故障率高。4.其他方面原因(1)員工流動(dòng)性大及員工待遇低對(duì)工作的抵制情緒造成產(chǎn)能下降;(2)經(jīng)營業(yè)績不佳需要調(diào)整經(jīng)營方向?!捕澄锪喜少彿狡髽I(yè)方面的原因1.物料采購方的生產(chǎn)能力或技術(shù)能力調(diào)查不深入,出現(xiàn)物料供給商選定失誤;2.物料采購方提供材料、零部件給生產(chǎn)方加工的供給延遲,造成生產(chǎn)方下道工序加工耽誤;3.物料采購方與供給商溝通存在問題,物料采購單或者指示聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)闡述不清,指示聯(lián)絡(luò)不切實(shí)際,單方面指定交貨期,業(yè)務(wù)手續(xù)不全造成工作耽誤;4.物料采購方對(duì)供給商生產(chǎn)工藝等技術(shù)指導(dǎo)、圖紙接洽、變更說明等不到位,質(zhì)量要求不明確,造成產(chǎn)品交貨不符要求;5.外貿(mào)跟單員經(jīng)驗(yàn)缺乏,確保貨期意識(shí)不強(qiáng),未能掌握供給商產(chǎn)能的變動(dòng),對(duì)進(jìn)度掌握與催促不夠。三.物料采購跟單的根本要求物料采購跟單的根本要求是:適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間,適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn),適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格。小知識(shí):物料質(zhì)量達(dá)不到企業(yè)使用要求的嚴(yán)重后果1.導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理,增加大量的管理費(fèi)用;2.會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力,造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加;3.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多,降低生產(chǎn)效率;4.會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)方案推遲,不能按時(shí)間客戶交貨,會(huì)降低客戶對(duì)企業(yè)的信任度;5.會(huì)引起客戶退貨,導(dǎo)致企業(yè)蒙受嚴(yán)重?fù)p失,嚴(yán)重的會(huì)喪失客戶。物料采購跟單要求外貿(mào)跟單員的工作內(nèi)容1.適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間適當(dāng)?shù)慕回洉r(shí)間是指企業(yè)所物料采購的物料在規(guī)定的時(shí)間獲得有效的供應(yīng)。它是外貿(mào)跟單員進(jìn)行物料采購跟單的中心任務(wù)。2.適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量外貿(mào)跟單員不能只看重交貨時(shí)間,適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量是跟進(jìn)工作的重點(diǎn)之一。所謂適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量,是指供應(yīng)商所交的物料可以滿足企業(yè)使用要求。過低的質(zhì)量要求是不容許的,但過高的質(zhì)量會(huì)導(dǎo)致成本提高,削弱產(chǎn)品的競爭力,這同樣不可取。3.適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)是指港口、物流中心企業(yè)的倉庫,甚至是企業(yè)的生產(chǎn)線上。為了減少企業(yè)的運(yùn)輸與裝卸費(fèi)用,外貿(mào)跟單員在進(jìn)行物料跟單時(shí)應(yīng)要求供應(yīng)商在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)交貨,只要離企業(yè)最近、方便企業(yè)裝卸的地點(diǎn)都是適當(dāng)?shù)慕回浀攸c(diǎn)。4.適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量是指每次交來的物料剛好夠企業(yè)用,不產(chǎn)生更多的庫存。交貨數(shù)量越多,價(jià)格越便宜,外貿(mào)跟單員的工作也相對(duì)越輕松。5.適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格適當(dāng)?shù)慕回泝r(jià)格是指在市場經(jīng)濟(jì)條件下,對(duì)企業(yè)及供應(yīng)商雙方均屬適當(dāng)?shù)?,并且要與市場競爭、交貨質(zhì)量、交貨時(shí)間及付款條件相稱。外貿(mào)跟單員長期與眾多供應(yīng)商打交道,對(duì)物料價(jià)格十分熟悉。因此,在跟單時(shí)要十分注意交貨的價(jià)格。知識(shí)鏈接:
為什么交貨不能太早也不能太遲?1.延遲交貨成為增加企業(yè)本錢的原因1)由于物料進(jìn)貨的延誤,出現(xiàn)生產(chǎn)待貨空等或延誤,導(dǎo)致生產(chǎn)效率下降;2)為追上生產(chǎn)進(jìn)度,需要加班或增加員工,致使人工費(fèi)用加;3)采用替代品或使用低品質(zhì)的物料,造成產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求,引起糾紛;4)交貨延誤的頻率越高,跟催工作費(fèi)用就越高。2.提早交貨增加經(jīng)營本錢1)不急于要用的貨品提早交貨,會(huì)增加物料采購方倉儲(chǔ)費(fèi)、短途搬運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用;2)供給商提前交貨,物料采購方提前付款,增加物料采購方庫存貨物的資金占用時(shí)間,導(dǎo)致資金使用效率下降;允許供給商提早交貨
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