秘書專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

秘書專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

目錄秘書職業(yè)道德專業(yè)知識(shí)局部秘書綜合能力要求1.職業(yè)道德的定義是人們?cè)谝欢ǖ穆殬I(yè)活動(dòng)范圍內(nèi)所遵守的行為標(biāo)準(zhǔn)的總和。2.秘書人員職業(yè)道德的修養(yǎng)主要是指：職業(yè)責(zé)任、職業(yè)紀(jì)律、職業(yè)情感及職業(yè)能力的修養(yǎng)。3.主要內(nèi)容：忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)職責(zé)服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄謙虛謹(jǐn)慎，辦事公正，熱情效勞遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)目錄秘書職業(yè)道德專業(yè)知識(shí)局部秘書綜合能力要求專業(yè)知識(shí)局部文書擬寫會(huì)議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.文書的種類：法定文種：命令〔令〕、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要常用文種：方案、總結(jié)、方案、細(xì)那么、簡(jiǎn)報(bào)等專業(yè)文種：意向書、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、協(xié)議書等2.公文語(yǔ)體1)詞語(yǔ)公文用語(yǔ)必須標(biāo)準(zhǔn)、凝練、概括、簡(jiǎn)潔、周嚴(yán)。一般不用口語(yǔ)、方言、俚俗語(yǔ)表述。公文中的詞語(yǔ)應(yīng)概念清楚、含義準(zhǔn)確，對(duì)于多義詞，那么少用喻義、引申義，以免使閱文人曲解、誤會(huì)。有些詞語(yǔ)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期使用后已趨于定型，具有特定含義，使用位置也比較固定。2)修辭主要表達(dá)方式是表達(dá)、議論、說(shuō)明。不用或少用夸張、婉曲、比較、含蓄等修辭手段。于平淡中見神采，顯示精煉美、平直美、樸實(shí)美。3)語(yǔ)法必須遵守語(yǔ)法規(guī)那么，格式結(jié)構(gòu)完整，必要的主、謂、賓語(yǔ)和附加成分完備。注意相關(guān)句子成分的搭配，特別是運(yùn)用聯(lián)合短語(yǔ)作句子成分時(shí)，并列謂語(yǔ)動(dòng)詞與同一賓語(yǔ)是否對(duì)應(yīng)，在運(yùn)用句群時(shí)，多組狀語(yǔ)與單一動(dòng)作是否和諧，多組定語(yǔ)與同一名詞是否相稱等等。3.通用文書的擬寫(中級(jí))1)請(qǐng)示：正文：事由或起因、事項(xiàng)、請(qǐng)求本卷須知：主送單位只能是一個(gè)，不能多頭主送；不能寫成“請(qǐng)示報(bào)告〞；要選準(zhǔn)請(qǐng)示問(wèn)題，充分考慮到上級(jí)批準(zhǔn)的可能性；理由要充分，能引人注目，有說(shuō)服力。2)報(bào)告工作報(bào)告：工作過(guò)程、成績(jī)或收獲、經(jīng)驗(yàn)或體會(huì)、存在問(wèn)題與今后打算情況報(bào)告：事情的起因和經(jīng)過(guò)、辦理結(jié)果調(diào)查報(bào)告：目的經(jīng)過(guò)、根本情況、分析認(rèn)識(shí)、結(jié)尾局部答復(fù)報(bào)告：報(bào)告起因、報(bào)告內(nèi)容本卷須知：不要夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)；要善于綜合歸納。3)請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別行文目的不同行文時(shí)機(jī)不同內(nèi)容寬容不同辦理要求不同報(bào)送制度不同4)通知內(nèi)容要明確具體語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，語(yǔ)氣肯定使用一定的專用語(yǔ)等5)函：由起因、事項(xiàng)、結(jié)尾三局部組成。開宗明義，不用客套話。一函一事。態(tài)度誠(chéng)墾，語(yǔ)氣平和，切忌發(fā)號(hào)施令。復(fù)函要直接答復(fù)對(duì)方來(lái)函提出的問(wèn)題，不宜指出執(zhí)行要求。6)決定表彰與處理決定知照類決定任免決定7)指示：包括指示緣由、指示事項(xiàng)、執(zhí)行要求等局部。8)批復(fù)指示性批復(fù)表態(tài)性批復(fù)9)通報(bào)表彰性通報(bào)批評(píng)性通報(bào)情況通報(bào)4.企業(yè)事務(wù)文書的擬寫(中級(jí))

1)方案文書式方案表格式方案表格與文書相結(jié)合形式的方案2)總結(jié)作用：積累經(jīng)驗(yàn)、提高認(rèn)識(shí)、改進(jìn)工作交流信息、匯報(bào)工作、提供經(jīng)驗(yàn)加強(qiáng)科學(xué)管理、提高干部素質(zhì)5.擬寫文書的根本要求：觀點(diǎn)正確、實(shí)事求是、及時(shí)迅速、簡(jiǎn)明生動(dòng)、體式標(biāo)準(zhǔn)6.擬定文書的步驟和方法

明確發(fā)文主旨：中心內(nèi)容是什么、準(zhǔn)備用什么文種、明確文書的發(fā)送范圍和閱讀對(duì)象、明確發(fā)文的具體要求。收集有關(guān)材料，進(jìn)行調(diào)查研究擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)起草正文反復(fù)檢查，認(rèn)真修改專業(yè)知識(shí)局部文書擬寫會(huì)議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.會(huì)議籌備工作1)會(huì)議方案的擬寫會(huì)議預(yù)算：包括場(chǎng)地租金、用品費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)、食宿費(fèi)、交通費(fèi)等。擬定會(huì)議的議程與日程安排提出參加會(huì)議的范圍或人員名單擬定會(huì)議布置方案擬定會(huì)議的后勤保障方案飲食方案：伙食費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)備衛(wèi)生用品、就餐人員統(tǒng)計(jì)〔考慮少數(shù)民族不同飲食習(xí)慣〕、預(yù)訂餐廳或食堂住宿方案：統(tǒng)計(jì)人數(shù)、性別、年齡；預(yù)訂客房、檔次和房間數(shù)量；擬定房間分配的標(biāo)準(zhǔn)或方法。2)準(zhǔn)備會(huì)議文件會(huì)議文件的擬寫指導(dǎo)文書：上級(jí)會(huì)議文書，上級(jí)指示文書，本次開會(huì)起因文書主題文書：開幕式講話、主題報(bào)告、專題報(bào)告、專門文件、大會(huì)發(fā)言、正式?jīng)Q議、閉幕式講話程序文書：議程文書、日程安排、選舉程序、表決程序簡(jiǎn)報(bào)和記錄文書參考文書：代表提案、公務(wù)書信、群眾來(lái)信、與會(huì)代表來(lái)信、各類來(lái)訪材料公告、傳送文書：會(huì)議公告、新聞報(bào)告、接受來(lái)訪、宣傳文章、傳達(dá)提綱、執(zhí)行方案管理文書：開會(huì)須知、議事規(guī)那么、出示證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理會(huì)議文件的印制與分發(fā)按與會(huì)人員名單發(fā)放征求意見稿或保密性文件需會(huì)后退回的，應(yīng)注明。3)根據(jù)需要準(zhǔn)備會(huì)議各種用品文具用品、桌椅、臺(tái)布、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、通風(fēng)及空調(diào)設(shè)備等準(zhǔn)備會(huì)議用品應(yīng)當(dāng)經(jīng)濟(jì)適用2.會(huì)議效勞工作會(huì)場(chǎng)的布置會(huì)場(chǎng)的裝飾簽到各種設(shè)備的操作，發(fā)放會(huì)議用品與會(huì)人員的食宿安排組織會(huì)議期間的娛樂(lè)活動(dòng)會(huì)議期間的后勤效勞及保衛(wèi)工作3.會(huì)議文書工作

1)會(huì)議文件的擬寫或資料的整理匯總2)擬寫會(huì)議紀(jì)要忠實(shí)于會(huì)議實(shí)際內(nèi)容集中、概括、精練邏輯條理要清楚4.會(huì)議總結(jié)工作及會(huì)后的反響工作專業(yè)知識(shí)局部文書擬寫會(huì)議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作信息工作的六個(gè)程序：收集、整理、存貯、傳遞反響、開發(fā)、利用1.信息的收集

方法：觀察法、詢?cè)L法、問(wèn)卷法、量表法、檢索法、購(gòu)置法、交換法內(nèi)容：文字形態(tài)、聲像形態(tài)、記憶形態(tài)渠道：外部、內(nèi)部原那么：廣泛性、真實(shí)性、客觀性2.信息的篩選原那么：準(zhǔn)確、及時(shí)、完整、新穎3.信息的分類1〕方法：按對(duì)象分類：常用于對(duì)書信等往來(lái)文件的分類按主題分類：有利于集中地為相應(yīng)主題的公共關(guān)系活動(dòng)提供所需的信息資料按形式分類：先按形式分，再按時(shí)間分。有利于及時(shí)查找到同種形式的多種信息資料，但內(nèi)容主題不能集中。按來(lái)源分類：有利于對(duì)信息內(nèi)容的權(quán)威性、可靠性、真實(shí)性作出判斷，但綜合性能較差。按內(nèi)容分類：信息分類中較好的一種方法按通用分類表分類：針對(duì)綜合性強(qiáng)、涉及面廣、擁有信息數(shù)量較多的咨詢公司2〕分類的原那么：適用性、綜合性、漸進(jìn)性、相斥性、并置性4.信息的整理：是指對(duì)原始信息再認(rèn)識(shí)、進(jìn)行提煉、補(bǔ)充，要求有廣度和深度。5.信息的存貯：就是建立信息庫(kù)步驟：登記、編碼、存放排列、信息檢索建立和完善制度6.信息的傳遞方法：口頭傳遞、書面?zhèn)鬟f、影像傳遞、電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳遞、專人傳送要求：迅速、適用、準(zhǔn)確、保密7.信息的反響方式：口頭、書面、通信、網(wǎng)絡(luò)、群眾傳播媒介、調(diào)查研究二次反響專業(yè)知識(shí)局部文書擬寫會(huì)議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.保密工作1)制定保密措施健全保密制度，加強(qiáng)思想教育開展保密技術(shù)，促進(jìn)保密現(xiàn)代化指導(dǎo)企業(yè)管理好商業(yè)秘密工作健全保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)2)保密工作主要內(nèi)容文件保密會(huì)議保密2.活動(dòng)活動(dòng)預(yù)安排：把領(lǐng)導(dǎo)每月、每周、每日的主要活動(dòng)納入方案?；顒?dòng)的提醒活動(dòng)的效勞工作3.督查工作1)范圍：以文件形式作出的重大決策以會(huì)議形式作出的重大決定以其他形式作出的重大決策2)目的：促進(jìn)決策事項(xiàng)的貫徹落實(shí)了解決策落實(shí)的進(jìn)程和落實(shí)過(guò)程中存在的問(wèn)題，為再?zèng)Q策提供依據(jù)補(bǔ)充和完善決策4.處理突發(fā)事件迅速問(wèn)清情況，及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，采取緊急措施趕赴現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)處理突發(fā)事件〔事故〕如需要應(yīng)立即撥打有關(guān)〔110、119、120等〕妥善處理善后工作專業(yè)知識(shí)局部文書擬寫會(huì)議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.縱向關(guān)系協(xié)調(diào)1〕對(duì)上關(guān)系協(xié)調(diào)方法：及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取相應(yīng)措施要求：維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)成員的威信和形象，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)層內(nèi)部的團(tuán)結(jié)2〕對(duì)下關(guān)系協(xié)調(diào)方法：面商協(xié)調(diào)法、商榷式協(xié)調(diào)法、建議式協(xié)調(diào)法要求：嚴(yán)守本分不擅權(quán)越位3〕上下關(guān)系協(xié)調(diào)4〕秘書與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)要求：·善于總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)規(guī)律，正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖不折不扣完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，做到忠實(shí)可靠，不假借領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威謀私，也不獻(xiàn)媚討好。維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，不背后議論，發(fā)現(xiàn)失誤和疏漏，當(dāng)面提出設(shè)身處地地體諒領(lǐng)導(dǎo)安排好領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)遵紀(jì)守法5〕群眾關(guān)系協(xié)調(diào)2.橫向關(guān)系協(xié)調(diào)原那么：附屬原那么、依法原那么、調(diào)查研究原那么、平等協(xié)商原那么、分級(jí)負(fù)責(zé)原那么專業(yè)知識(shí)局部文書擬寫會(huì)議組織信息工作辦公室日常事務(wù)協(xié)調(diào)工作文書處理工作1.行文

1〕行文制度上行文下行文平行文2〕行文原那么除非確有必要，一般不越級(jí)行文行文要精減，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍正確確定主送單位和抄送單位同級(jí)單位可以聯(lián)合發(fā)文，必須是確有必要，且聯(lián)合單位不宜過(guò)多2.文稿的審核把關(guān)工作重點(diǎn)是文稿的內(nèi)容、方字表達(dá)和體式。3.立卷的步驟與方法按文書的特征和聯(lián)系進(jìn)行組卷六個(gè)特征：作者、問(wèn)題、文種、時(shí)間、通訊者