某公司采購(gòu)管理流程的形式

PAGE某電力公司采購(gòu)內(nèi)控管理制度為了全面加強(qiáng)國(guó)際公司的管理,提高企業(yè)管理水平及工作效率,使企業(yè)管理更為標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、制度化，特制定本管理制度。本管理制度適用于國(guó)際公司機(jī)關(guān)及國(guó)外各工程部。本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。本管理制度起草單位：吉林送變電國(guó)際公司本管理制度由吉林送變電國(guó)際公司負(fù)責(zé)解釋。目錄第一章、采購(gòu)內(nèi)控制度目標(biāo)………………〔1〕第二章、采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)形式和授權(quán)………〔2〕第三章、角色與責(zé)任………〔4〕第四章、采購(gòu)流程圖解……〔5〕第一節(jié)預(yù)算流程…………〔5〕第二節(jié)請(qǐng)購(gòu)流程…………〔7〕第三節(jié)采購(gòu)流程…………〔9〕第四節(jié)驗(yàn)收流程…………〔11〕第五節(jié)付款流程…………〔14〕第六節(jié)國(guó)外采購(gòu)流程……〔15〕第五章、操作細(xì)那么〔一般采購(gòu)〕…………〔17〕第一節(jié)請(qǐng)購(gòu)流程…………〔17〕第二節(jié)購(gòu)置流程…………〔20〕第三節(jié)驗(yàn)收流程…………〔23〕第四節(jié)付款〔報(bào)銷〕流程………………〔27〕第六章、招投標(biāo)…………〔29〕第七章、國(guó)外采購(gòu)操作細(xì)那么………………〔30〕第八章、緊急采購(gòu)…………(35)第九章、機(jī)關(guān)部門采購(gòu)流程……………(37)-1--1PAGE15-第一章采購(gòu)內(nèi)控制度的目標(biāo)一、在流程涉及的所有人員之間具有明確的職責(zé)劃分，即責(zé)權(quán)相互制衡，責(zé)權(quán)對(duì)等和統(tǒng)一。二、符適宜用權(quán)限的正確的管理批準(zhǔn)方式。三、所有采購(gòu)活動(dòng)都符合吉林送變電國(guó)際公司商業(yè)道德準(zhǔn)那么和其他適用的主要政策、程序、法律和法規(guī)。第二章采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)形式和授權(quán)一、采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)形式吉林送變電國(guó)際公司采用“直線職能制〞的組織結(jié)構(gòu)。即在直線制的根底上，再加上相應(yīng)的職能管理部門，幫助采購(gòu)經(jīng)理決策，承擔(dān)管理的職能。二、一般授權(quán)由國(guó)際公司總經(jīng)理授予的辦理經(jīng)常性經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)力。這種權(quán)力授予的時(shí)間較長(zhǎng)，一旦授予，被授權(quán)人可以長(zhǎng)期行使。一般以崗位責(zé)任制或管理文書的形式明確?！惨弧场⒉少?gòu)經(jīng)理的授權(quán)范圍1、主持進(jìn)出口部全面工作，在方案部門提出物資采購(gòu)方案后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實(shí)施，確保各項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)完成。2、調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購(gòu)量。

3、統(tǒng)籌籌劃和確定采購(gòu)內(nèi)容。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。

4、要熟悉和掌握公司所需各類物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、用途和產(chǎn)地。檢查購(gòu)進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對(duì)公司的物資采購(gòu)和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

5、監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。6、按方案完成各類物資的采購(gòu)任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開支。7、認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購(gòu)員的采購(gòu)進(jìn)程及價(jià)格控制。8、在部門經(jīng)理例會(huì)上，定期匯報(bào)采購(gòu)落實(shí)結(jié)果。

9、每月初將上月的全部采購(gòu)任務(wù)完成及未完成情況逐項(xiàng)列出報(bào)表，呈總經(jīng)理及財(cái)務(wù)部經(jīng)理，以便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購(gòu)工程。10、督導(dǎo)采購(gòu)人員在從事采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，要遵紀(jì)守法，講信譽(yù)，不索賄，不受賄，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原那么下開展業(yè)務(wù)往來(lái)。11、負(fù)責(zé)部屬人員的思想、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展職業(yè)道德、外事紀(jì)律、法制觀念的教育，使所有員工適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速開展?！捕?、國(guó)際公司總經(jīng)理審批金額1、大型機(jī)器設(shè)總價(jià)在50萬(wàn)以上；材料物資總價(jià)在50萬(wàn)以上2、緊急采購(gòu)在20萬(wàn)以上3、其他大宗、重要采購(gòu)及方案外采購(gòu)〔三〕、國(guó)際公司經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理審批權(quán)限1、方案內(nèi)、不需招標(biāo)的設(shè)備物資〔1〕、直接采購(gòu)的設(shè)備物資〔低值易耗品、辦公用品〕50萬(wàn)元以下由副總在請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單、付款通知單上直接簽字審批?！?〕、合同或訂單采購(gòu)物資〔小型機(jī)具、備品備件、大型設(shè)備〕50萬(wàn)元以下由副總在請(qǐng)購(gòu)單、訂貨單、付款通知單、合同上直接簽字審批。注：同一工程部一次提請(qǐng)的所有請(qǐng)購(gòu)單金額合計(jì)超過(guò)100萬(wàn)元還需總經(jīng)理審批。2、緊急采購(gòu)假設(shè)發(fā)生緊急采購(gòu)，總經(jīng)理無(wú)法親自審批，采購(gòu)額度20萬(wàn)元以內(nèi)由副總審批。3、方案外采購(gòu)一律經(jīng)總經(jīng)理簽字審批。三、特別授權(quán)1、在特殊緊急情況下，總經(jīng)理可以授權(quán)某部門負(fù)責(zé)人必要的談判權(quán)力，明確談判的范圍，可以承諾的內(nèi)容等。2、在緊急采購(gòu)情況下，授予副總經(jīng)理直接審批緊急物資的采購(gòu)。第三章角色與責(zé)任一、關(guān)鍵相關(guān)人員請(qǐng)購(gòu)者〔工程部及各管理部門〕進(jìn)出口部費(fèi)用、資產(chǎn)批準(zhǔn)者供應(yīng)商付款者接受者合同管理者二、不相融職責(zé)的別離1、請(qǐng)購(gòu)者無(wú)權(quán)批準(zhǔn)資金，無(wú)權(quán)在中國(guó)境內(nèi)不經(jīng)批準(zhǔn)獨(dú)立采購(gòu)。2、批準(zhǔn)者無(wú)權(quán)申請(qǐng)采購(gòu)，執(zhí)行訂單，接受材料物資。3、采購(gòu)員無(wú)權(quán)執(zhí)行未經(jīng)事先批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單，接收物資和開具發(fā)票。4、采購(gòu)業(yè)務(wù)的詢價(jià)崗位與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)當(dāng)別離。5、采購(gòu)合同的談判崗位與合同的審批崗位應(yīng)當(dāng)別離。6、付款人無(wú)權(quán)執(zhí)行上述任何事宜。三、采購(gòu)責(zé)任1、收集市場(chǎng)和產(chǎn)品的相關(guān)信息：包括對(duì)施工過(guò)程的根本了解，開展?jié)撛诘墓?yīng)商以及對(duì)目前和未來(lái)供需平衡的了解。2、估計(jì)市場(chǎng)形勢(shì)，從質(zhì)量、效勞、費(fèi)用和能力方面對(duì)供應(yīng)商加以分析和評(píng)估。3、與業(yè)務(wù)人員一起，就來(lái)自每個(gè)潛在供應(yīng)商或已批準(zhǔn)供貨商的報(bào)價(jià)、效勞和質(zhì)量等方面制訂采購(gòu)策略，并達(dá)成合同，以減少零星訂單的數(shù)量。4、協(xié)商、準(zhǔn)備和在核準(zhǔn)授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行采購(gòu)訂單。5、更新供貨商名單。6、實(shí)施和監(jiān)督招標(biāo)過(guò)程。7、建立供貨商根本數(shù)據(jù)庫(kù)，向財(cái)務(wù)部門提供必要的供貨商信息。8、在下訂單之前確認(rèn)單價(jià)。第四章采購(gòu)流程圖解第一節(jié)預(yù)算流程圖執(zhí)行日期預(yù)算流程圖工程編制人方案編制人修改日期批準(zhǔn)審核流程執(zhí)行部門執(zhí)行崗位及人員權(quán)責(zé)及說(shuō)明相關(guān)記錄合同中標(biāo)合同中標(biāo)預(yù)算委員會(huì)預(yù)算委員會(huì)工程部方案部市場(chǎng)開發(fā)部主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員辦理相關(guān)中標(biāo)手續(xù)及合同。中標(biāo)通知書、合同工程部工程部經(jīng)理技術(shù)員方案員根據(jù)合同、及施工圖紙編制施工圖預(yù)算計(jì)提機(jī)具等實(shí)需方案。工程部經(jīng)理簽字工程部方案員簽字方案部方案部主任方案主任修改審核，并通知生產(chǎn)部召開方案內(nèi)采購(gòu)清單確認(rèn)會(huì)。方案主任簽字委員會(huì)部門組成：生產(chǎn)部工程部財(cái)務(wù)部方案部進(jìn)出口部國(guó)際公司領(lǐng)導(dǎo)班子紀(jì)檢委部門人員組成：組長(zhǎng)：韓強(qiáng)副組長(zhǎng)：南宮孝李曉東楊建立成員：劉志平王勇廉鋼劉大力楊素梅王艷陽(yáng)工程部人員投標(biāo)相關(guān)人員1〕對(duì)中標(biāo)工程施工預(yù)算及物資實(shí)需方案進(jìn)行全面審核。對(duì)方案進(jìn)行審增審減。2〕確定設(shè)備及材料等物資在國(guó)內(nèi)國(guó)外采購(gòu)目錄。3〕確定需要招標(biāo)的設(shè)備及物資目錄。1、“材料實(shí)需明細(xì)表〞，格式見附件一2、由預(yù)算委員會(huì)成員在審定的預(yù)算上簽字3、評(píng)審小組人員及工程部留存最終的原材料方案〔預(yù)算〕實(shí)需統(tǒng)計(jì)表，并作為執(zhí)行采購(gòu)流程的依據(jù)。附件一：原材料方案〔預(yù)算〕實(shí)需統(tǒng)計(jì)表附件一：原材料方案〔預(yù)算〕實(shí)需統(tǒng)計(jì)表工程部：年月日序號(hào)方案數(shù)〔預(yù)算〕國(guó)內(nèi)采購(gòu)國(guó)外采購(gòu)備注材料名稱單位規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額總經(jīng)理主管財(cái)務(wù)副總經(jīng)理主管生產(chǎn)副總經(jīng)理進(jìn)出口部主任工程部經(jīng)理方案部主任制表人：第二節(jié)請(qǐng)購(gòu)流程圖執(zhí)行日期請(qǐng)購(gòu)流程圖工程編制人方案編制人修改日期批準(zhǔn)審核流程執(zhí)行部門執(zhí)行崗位及人員權(quán)責(zé)及說(shuō)明相關(guān)記錄工程部及其他部門經(jīng)手人填寫請(qǐng)購(gòu)單工程部及其他部門經(jīng)手人填寫請(qǐng)購(gòu)單工程部經(jīng)理及部門主管審核工程部經(jīng)理及部門主管審核主管生產(chǎn)副總審核生產(chǎn)部主任審核總經(jīng)理進(jìn)出口部主管財(cái)務(wù)副總主管生產(chǎn)副總審核生產(chǎn)部主任審核總經(jīng)理進(jìn)出口部主管財(cái)務(wù)副總工程部及其他科室經(jīng)辦人要嚴(yán)格按照預(yù)算及實(shí)際需要如實(shí)填寫，不得多報(bào)、虛報(bào)。1、在請(qǐng)購(gòu)單經(jīng)辦人欄目簽字2、請(qǐng)購(gòu)單格式見附件一工程部及其他科室工程部經(jīng)理及部門主任對(duì)提出請(qǐng)購(gòu)的物資是否屬于預(yù)算內(nèi)進(jìn)行審核。1、在請(qǐng)購(gòu)單申購(gòu)負(fù)責(zé)人處簽字2、對(duì)需要評(píng)審的工程在備注處進(jìn)行標(biāo)注生產(chǎn)部生產(chǎn)部門主任對(duì)所請(qǐng)購(gòu)的物資的數(shù)量、品種是否符合預(yù)算進(jìn)行核對(duì)。1、請(qǐng)購(gòu)單上簽字2、對(duì)需要評(píng)審的工程在備注處進(jìn)行標(biāo)注副總經(jīng)理主管生產(chǎn)副總經(jīng)理1〕對(duì)所列物資是否屬預(yù)算內(nèi)進(jìn)行審核。2〕對(duì)其合理性、合規(guī)性進(jìn)行全面審核。請(qǐng)購(gòu)單上簽字2、對(duì)需要評(píng)審的工程在備注處進(jìn)行標(biāo)注副總財(cái)務(wù)副總1〕審核請(qǐng)購(gòu)單簽字手續(xù)是否完備2〕是否符合預(yù)算及采購(gòu)常規(guī)。1、請(qǐng)購(gòu)單上簽字2、對(duì)需要評(píng)審的工程在備注處進(jìn)行標(biāo)注進(jìn)出口部進(jìn)出口部主任1〕復(fù)核簽字手續(xù)是否完備2〕組織采購(gòu)1、請(qǐng)購(gòu)單上簽字2、對(duì)需要評(píng)審的工程在備注處進(jìn)行標(biāo)注副總授權(quán)范圍之外附件一：請(qǐng)購(gòu)單副總授權(quán)范圍之外附件一：請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)：日期：年月日申請(qǐng)人申請(qǐng)日期工程部/部門幣種資產(chǎn)名稱：序號(hào)設(shè)備名稱單位規(guī)格型號(hào)單價(jià)數(shù)量估計(jì)金額需求日期備注預(yù)算內(nèi)：是□否□合計(jì)推薦供應(yīng)商：運(yùn)至：采購(gòu)原因/說(shuō)明：備注：總經(jīng)理主管財(cái)務(wù)副總主管生產(chǎn)副總紀(jì)檢部門生產(chǎn)部主任進(jìn)出口部主任申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人注：請(qǐng)購(gòu)單一式四聯(lián)第一聯(lián)工程部第二聯(lián)進(jìn)出口部第三聯(lián)財(cái)務(wù)部第四聯(lián)生產(chǎn)部執(zhí)行日期采購(gòu)流程圖工程編制人方案編制人修改日期批準(zhǔn)審核流程執(zhí)行部門執(zhí)行崗位及人員權(quán)責(zé)及說(shuō)明相關(guān)記錄進(jìn)出口部進(jìn)出口部主任審核單據(jù)的合規(guī)性。請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)出口部采購(gòu)員1、已確定合格供應(yīng)商①在由采購(gòu)委員會(huì)確定合格供應(yīng)商中詢價(jià)、比價(jià)。②將詢價(jià)結(jié)果以書面報(bào)告形式報(bào)送進(jìn)出口部主任。2、假設(shè)初次詢價(jià)需采購(gòu)委員會(huì)新確定合格供應(yīng)商名單。3、價(jià)格審核員有權(quán)要求進(jìn)出口部門提供3個(gè)供應(yīng)商。如果價(jià)格審核員對(duì)其價(jià)格有異議，有權(quán)向其他供應(yīng)商詢價(jià)。4、如果價(jià)格審核員和進(jìn)出口部有異議，那么由上級(jí)審批人對(duì)異議進(jìn)行裁決。詢價(jià)結(jié)果以書面形式記錄進(jìn)出口部進(jìn)出口部主任采購(gòu)員報(bào)送的詢價(jià)結(jié)果予以審核，初步確定假設(shè)干家供應(yīng)商。進(jìn)出口部方案部生產(chǎn)部財(cái)務(wù)部紀(jì)檢部門主任主任主任主任書記1、談判分工：①方案部從預(yù)算；生產(chǎn)部從技術(shù)、質(zhì)量方面予以審核②進(jìn)出口部從價(jià)格③財(cái)務(wù)部從付款條件予以審核。2、不相容職責(zé)分①詢價(jià)崗位與確定供應(yīng)商崗位別離。②確定供應(yīng)商崗位與合同審批崗位別離。3、進(jìn)出口部門無(wú)權(quán)執(zhí)行未經(jīng)事先批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單、接收物資、開具發(fā)票。談判會(huì)議記錄進(jìn)出口部副總在授權(quán)范圍內(nèi)〔50萬(wàn)以下無(wú)需招標(biāo)〕簽訂合同，合同額在50萬(wàn)以上由總經(jīng)理簽字保證合同的真實(shí)性、合法性、有效性。合同進(jìn)出口部方案部采購(gòu)員進(jìn)出口部主任價(jià)格審核員1、填寫訂單。2、監(jiān)督、審核訂單的簽訂符合流程。3、對(duì)訂單所列物資價(jià)格進(jìn)行審核。4、進(jìn)出口部主任具體執(zhí)行購(gòu)置事宜。訂單格式見：附件一在訂單簽字詢價(jià)確定供應(yīng)商與供應(yīng)商談判詢價(jià)確定供應(yīng)商與供應(yīng)商談判合同簽訂與審批收到請(qǐng)購(gòu)單下訂單附件一：訂購(gòu)單附件一：訂購(gòu)單訂購(gòu)單訂購(gòu)單編號(hào):訂購(gòu)日期:年月日序號(hào)物資名稱單位規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額要求到貨日期備注請(qǐng)購(gòu)單編號(hào):合計(jì)說(shuō)明賣方買方價(jià)格審核進(jìn)出口部主任經(jīng)辦人審批簽字加蓋公章審批簽字加蓋公章注:一式四聯(lián)①供應(yīng)商②進(jìn)出口部門③生產(chǎn)部門④財(cái)務(wù)部門第四節(jié)驗(yàn)收流程圖執(zhí)行日期驗(yàn)收流程圖工程編制人方案編制人修改日期批準(zhǔn)審核流程執(zhí)行部門執(zhí)行崗位及人員權(quán)責(zé)及說(shuō)明相關(guān)記錄供應(yīng)商將貨物運(yùn)到接收地供應(yīng)商將貨物運(yùn)到接收地生產(chǎn)部門核對(duì)單據(jù)核對(duì)數(shù)量檢查質(zhì)量填制驗(yàn)收單財(cái)務(wù)部工程部進(jìn)出口部工程部最終接收資產(chǎn)生產(chǎn)部工程部檢查員復(fù)核人辦理接收“驗(yàn)收單格式〞見附件一生產(chǎn)部工程部檢察員復(fù)核人核對(duì)內(nèi)容：1、訂貨單2、裝箱單3、交貨通知單4、其他單據(jù)單據(jù)之間是否一致書面記錄傳真記錄電子郵件生產(chǎn)部工程部檢察員復(fù)核人1、單據(jù)與實(shí)物是否相符2、假設(shè)出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)進(jìn)出口部，應(yīng)按合同約定的處理。驗(yàn)收單生產(chǎn)部工程部檢察員復(fù)核人1、將驗(yàn)收結(jié)果填入“驗(yàn)收單〞。2、一式四聯(lián)，生產(chǎn)部留一聯(lián)。見“驗(yàn)收單格式〞兩人分別簽字財(cái)務(wù)部工程部進(jìn)出口部各部門審核人員其余三聯(lián)分別報(bào)送財(cái)務(wù)，工程部和進(jìn)出口部。工程部經(jīng)手人復(fù)核人1、填制收貨單2、填制固定資產(chǎn)卡片1、“收貨單“格式見附件二2、“接收單簽字〞附件一：驗(yàn)收單格式附件二：接收單格式驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)：日期：年月日名稱規(guī)格訂貨單編號(hào)交貨廠商訂購(gòu)數(shù)量本次交驗(yàn)量實(shí)際交驗(yàn)量實(shí)收數(shù)量退回?cái)?shù)量判定備注驗(yàn)收部門主管檢查員注：一式四聯(lián)：第一聯(lián)財(cái)務(wù)部門第二聯(lián)進(jìn)出口部門第三聯(lián)生產(chǎn)部門第四聯(lián)工程部門附件二：接收貨單接收單編號(hào)：日期：年月日序號(hào)名稱規(guī)格數(shù)量質(zhì)量狀況備注驗(yàn)收單編號(hào)：工程部經(jīng)理：接收人：保管人注：一式兩聯(lián)：第一聯(lián)工程部第二聯(lián)生產(chǎn)部第五節(jié)付款流程圖執(zhí)行日期付款〔報(bào)銷〕流程圖工程編制人方案編制人修改日期批準(zhǔn)審核流程執(zhí)行部門執(zhí)行崗位及人員權(quán)責(zé)及說(shuō)明相關(guān)記錄生產(chǎn)部報(bào)送驗(yàn)收單生產(chǎn)部報(bào)送驗(yàn)收單進(jìn)出口部報(bào)送已審核的發(fā)票和訂單財(cái)務(wù)部稽核人員財(cái)務(wù)部主任總經(jīng)理主管財(cái)務(wù)的副總或總經(jīng)理財(cái)務(wù)部生產(chǎn)部進(jìn)出口部生產(chǎn)部主任進(jìn)出口部主任生產(chǎn)部核對(duì)驗(yàn)收單并報(bào)送到財(cái)務(wù)。進(jìn)出口部將供應(yīng)商提供的發(fā)票與訂單核對(duì)并報(bào)送到財(cái)務(wù)。驗(yàn)收單訂單財(cái)務(wù)部稽核人員1、單據(jù)核對(duì)內(nèi)容①發(fā)票②驗(yàn)收單③訂購(gòu)單或合同④請(qǐng)購(gòu)單2、核對(duì)的目的①合法性②完整性③數(shù)字、金額合計(jì)的準(zhǔn)確性在報(bào)銷單上稽核欄目下簽字財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部主任在稽核人員復(fù)核根底上：1、對(duì)付款原始憑證進(jìn)行總復(fù)核。2、決定是否應(yīng)付款。在報(bào)銷單上財(cái)務(wù)部主任一欄內(nèi)簽字副總經(jīng)理副總經(jīng)理在授權(quán)核決權(quán)限內(nèi)審批支付貨款。在報(bào)銷單上簽字〔見“授權(quán)額度表〞〕總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理：①方案外采購(gòu)②緊急采購(gòu)〔20萬(wàn)元以上〕③重大事項(xiàng)采購(gòu)〔50萬(wàn)元以上〕緊急采購(gòu)訂單財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部主任出納員1、財(cái)務(wù)部主任負(fù)責(zé)核實(shí)領(lǐng)導(dǎo)簽字2、指令出納員付款第六節(jié)國(guó)外采購(gòu)流程圖執(zhí)行日期國(guó)外采購(gòu)流程圖工程編制人方案編制人修改日期批準(zhǔn)審核流程執(zhí)行部門執(zhí)行崗位及人員權(quán)責(zé)及說(shuō)明相關(guān)記錄工程部經(jīng)辦人提出申請(qǐng)工程部經(jīng)辦人提出申請(qǐng)工程經(jīng)理生產(chǎn)副總生產(chǎn)部經(jīng)理主管財(cái)務(wù)副總總經(jīng)理財(cái)務(wù)部付款通知工程部按照程序報(bào)銷工程部經(jīng)辦人根據(jù)預(yù)算及實(shí)需填制請(qǐng)購(gòu)單。見“請(qǐng)購(gòu)單格式〞工程部工程部經(jīng)理對(duì)請(qǐng)購(gòu)單的真實(shí)性，合理性進(jìn)行審核。在“請(qǐng)購(gòu)單〞上簽字生產(chǎn)部主任1、審核所請(qǐng)購(gòu)的物資是否符合預(yù)算委員會(huì)確定的國(guó)外采購(gòu)物資目錄。2、審核所請(qǐng)購(gòu)的物資及設(shè)備的品種、數(shù)量是否符合進(jìn)度的實(shí)際需要。3、對(duì)請(qǐng)購(gòu)的物品價(jià)格的合理性進(jìn)行審核。在“請(qǐng)購(gòu)單〞上簽字生產(chǎn)副總副總?cè)鎸徍?。在“?qǐng)購(gòu)單〞上簽字主管部門財(cái)務(wù)副總在副總權(quán)限內(nèi)直接審批。在“請(qǐng)購(gòu)單〞上簽字總經(jīng)理總經(jīng)理方案外緊急采購(gòu)重大事項(xiàng)在“請(qǐng)購(gòu)單〞上簽字財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部主任根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽字下達(dá)付款通知單。填制付款通知單并簽字總經(jīng)理或經(jīng)授權(quán)的副總簽字工程部工程經(jīng)理經(jīng)辦人執(zhí)行國(guó)際公司遠(yuǎn)程報(bào)銷程序報(bào)銷單等附件一：付款通知單附件一：付款通知單付款通知單編號(hào)：工程部日期：年月日用途預(yù)算內(nèi)預(yù)算外申請(qǐng)金額批準(zhǔn)金額批準(zhǔn)人總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)部主任請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)第五章操作細(xì)那么第一節(jié)請(qǐng)購(gòu)流程一、請(qǐng)購(gòu)主體公司的任何部門及工程都可以填寫“請(qǐng)購(gòu)單〞而提出物資或效勞的采購(gòu)申請(qǐng)。二、請(qǐng)購(gòu)的開立、遞送1、請(qǐng)購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參考庫(kù)存情況開立方案內(nèi)或方案外請(qǐng)購(gòu)單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量需求日期，得到各部門授權(quán)主管的批準(zhǔn)后，送進(jìn)出口部門?！舱?qǐng)購(gòu)單格式附后〕請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)：日期：年月日申請(qǐng)人申請(qǐng)日期工程部/部門幣種資產(chǎn)名稱：序號(hào)設(shè)備名稱單位規(guī)格型號(hào)單價(jià)數(shù)量估計(jì)金額需求日期備注預(yù)算內(nèi)：是□否□合計(jì)推薦供應(yīng)商：運(yùn)至：采購(gòu)原因/說(shuō)明：備注：總經(jīng)理主管財(cái)務(wù)副總主管生產(chǎn)副總紀(jì)檢部門生產(chǎn)部主任進(jìn)出口部主任申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人注：請(qǐng)購(gòu)單一式四聯(lián)第一聯(lián)工程部第二聯(lián)進(jìn)出口部第三聯(lián)財(cái)務(wù)部第四聯(lián)生產(chǎn)部2、使用者不得批準(zhǔn)他自己的請(qǐng)購(gòu)單。3、如果員工直屬領(lǐng)導(dǎo)在海外，那么需要從當(dāng)?shù)刂鞴塬@得核準(zhǔn)，如果主管在外地時(shí)還要得到直屬主管的電子郵件批準(zhǔn)。4、各工程部在提交請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，如是方案內(nèi)采購(gòu)，其參閱經(jīng)國(guó)際公司預(yù)算管理委員會(huì)核準(zhǔn)的“材料、設(shè)備實(shí)需統(tǒng)計(jì)表〞。格式如下原材料方案〔預(yù)算〕實(shí)需統(tǒng)計(jì)表工程部：年月日序號(hào)方案數(shù)〔預(yù)算〕國(guó)內(nèi)采購(gòu)國(guó)外采購(gòu)備注材料名稱單位規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額總經(jīng)理主管財(cái)務(wù)副總經(jīng)理主管生產(chǎn)副總經(jīng)理進(jìn)出口部主任工程部經(jīng)理方案部主任制表人：5.材料及設(shè)備需待試用和檢驗(yàn)方能實(shí)施者，請(qǐng)購(gòu)的工程部門應(yīng)于請(qǐng)購(gòu)單上注明“試用檢驗(yàn)〞及“預(yù)定試用期限〞。6.辦公用品的使用部門一般要在請(qǐng)購(gòu)單上對(duì)采購(gòu)單上對(duì)采購(gòu)需要做出描述，解釋其目的和用途。請(qǐng)購(gòu)單須由使用部門主管審批同意，并須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員審核簽字后。7.特殊效勞工程，如保險(xiǎn)、認(rèn)證、法律和審計(jì)效勞等，一般由公司最高負(fù)責(zé)人審批。三、對(duì)于請(qǐng)購(gòu)物資的預(yù)算管理預(yù)算是公司的目標(biāo)及其資源配置和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方案的數(shù)量說(shuō)明，并用貨幣形式進(jìn)行具體的、系統(tǒng)的反映。國(guó)際公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。首先應(yīng)設(shè)置專業(yè)的方案預(yù)算管理部門執(zhí)行方案、預(yù)算的職能。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)工程，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的各工程部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)工程，應(yīng)由工程部調(diào)整或追加方案后經(jīng)國(guó)際公司全面預(yù)算委員會(huì)重新議定后才容許請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)。四、請(qǐng)購(gòu)的審批〔一〕原那么對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行嚴(yán)格審批是通過(guò)請(qǐng)購(gòu)單控制物資請(qǐng)購(gòu)的關(guān)鍵。由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批，不同類別的請(qǐng)購(gòu)單由不同的主管核準(zhǔn)，不同的請(qǐng)購(gòu)額也要由不同層次的主管核準(zhǔn)，從而明確各自的責(zé)任。〔二〕、核決權(quán)限1、裝飾性材料1.1請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在50萬(wàn)元以下，由主管財(cái)務(wù)副總核批；1.2請(qǐng)購(gòu)金額預(yù)估在50萬(wàn)以上，由總經(jīng)理核決；2、其他設(shè)備及物資審批權(quán)限參照“裝飾性材料〞3.招標(biāo)采購(gòu)物資由預(yù)算委員會(huì)審定〔三〕進(jìn)出口部門在接到各部門請(qǐng)購(gòu)單及材料物資實(shí)需單后，應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檢查請(qǐng)購(gòu)書上申請(qǐng)工程是否與方案相符，各明細(xì)工程是否填列齊全。審核無(wú)誤后，進(jìn)出口部門主管在請(qǐng)購(gòu)單上簽字并經(jīng)主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字后執(zhí)行下一采購(gòu)流程。第二節(jié)購(gòu)置流程一、采購(gòu)實(shí)施的控制1、采購(gòu)數(shù)量的控制1.1審查請(qǐng)購(gòu)數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。1.2檢查物品使用和勞務(wù)接受部門的負(fù)責(zé)人是否在請(qǐng)購(gòu)單上簽字同意。2、采購(gòu)方式的控制2.1直接采購(gòu)進(jìn)出口部門直接向供應(yīng)商詢價(jià)，并向最低報(bào)價(jià)單位購(gòu)置，雙方不需要簽訂書面采購(gòu)合同，往往是即時(shí)結(jié)清。此方式適用金額較小、無(wú)需書面比價(jià)的存貨。國(guó)際公司對(duì)低值易耗品、辦公用品類物資可采用此種購(gòu)置方式。2.2比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)買方市場(chǎng)條件下，單位工程采購(gòu)小組通常要選擇三家以上的供應(yīng)商，就質(zhì)量、價(jià)格、供貨期進(jìn)行比照分析，在符合采購(gòu)物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商。國(guó)際公司對(duì)小型工具設(shè)備、大宗物資可采用此方式。2.3訂單或合同采購(gòu)根據(jù)底價(jià)的資料、市場(chǎng)的行情、采購(gòu)數(shù)量的大小和付款期的長(zhǎng)短，單位與供應(yīng)商就采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、供貨期等條款達(dá)成一致，簽訂書面供貨合同，按照約定條款供應(yīng)和結(jié)算。這種方式適用于采購(gòu)數(shù)個(gè)量較大、金額較大需要選擇可靠供應(yīng)商的物資。國(guó)際公司對(duì)大型設(shè)備、交通工具采用此方式。2.4招標(biāo)采購(gòu)〔詳見招標(biāo)文件范本〕2.5緊急采購(gòu)〔在第節(jié)有專門論述〕3、供貨對(duì)象的控制3.1進(jìn)出口部門在正式填制購(gòu)貨訂單前，必須向不同的供應(yīng)商索取供應(yīng)物品的質(zhì)量、價(jià)格、折扣供貨期和付款條件等資料，并據(jù)以選擇對(duì)單位最有利的供應(yīng)商。3.2對(duì)采購(gòu)工程的評(píng)審〔1〕由進(jìn)出口部門對(duì)請(qǐng)購(gòu)單提請(qǐng)審議的工程進(jìn)行預(yù)審和提供相關(guān)資料?！?〕對(duì)請(qǐng)購(gòu)單提請(qǐng)審議的工程需成立評(píng)審小組。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)工程的相關(guān)資料進(jìn)行分析及審議，一般包括進(jìn)出口部門、工程部門、生產(chǎn)部門、紀(jì)檢部門、財(cái)務(wù)部門。評(píng)審小組成員如下：小組組長(zhǎng)：韓強(qiáng)副組長(zhǎng)：李曉東南宮孝楊建立組員：劉志平王勇廉鋼楊素梅王艷陽(yáng)〔3〕評(píng)審會(huì)議召開時(shí)間。進(jìn)出口部對(duì)評(píng)審工程相關(guān)資料準(zhǔn)備完畢后，即提請(qǐng)組長(zhǎng)召開評(píng)審會(huì)，組長(zhǎng)不在提請(qǐng)副組長(zhǎng)召開評(píng)審會(huì)?！?〕決定評(píng)審工程。包括：根本情況生產(chǎn)能力技術(shù)水平質(zhì)量認(rèn)證價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)售后效勞付款條件〔5〕會(huì)議決議及記錄評(píng)審會(huì)議產(chǎn)生的決議由進(jìn)出口部負(fù)責(zé)記錄并落實(shí)執(zhí)行，會(huì)議記錄由參會(huì)人員簽字生效，并由進(jìn)出口部保管?！?〕、進(jìn)出口部應(yīng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)，健全合格供應(yīng)商資料檔案。4、采購(gòu)價(jià)格的控制采購(gòu)價(jià)格是公司采購(gòu)控制中的核心問(wèn)題國(guó)際公司根據(jù)實(shí)際情況可通過(guò)四種方式獲得采購(gòu)價(jià)格。4.1招標(biāo)采購(gòu)詳見“招標(biāo)文件范本〞4.2定價(jià)采購(gòu)在預(yù)算時(shí)，直接指定該種類的采購(gòu)方式。市場(chǎng)物資短缺或采購(gòu)數(shù)量巨大時(shí)，采用這種方式。4.3比價(jià)采購(gòu)將數(shù)家廠商提供的物資的價(jià)格、質(zhì)量、供貨期等進(jìn)行比較，在不影響質(zhì)量的前提下，向本錢最低者采購(gòu)。由進(jìn)出口部門兩個(gè)人以上去執(zhí)行。辦公用品、低值易耗品4.4詢價(jià)采購(gòu)采購(gòu)人員選取信用可靠的廠商將采購(gòu)條件講明，并詢問(wèn)價(jià)格或寄詢價(jià)單請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià)，比較后進(jìn)行采購(gòu)?！泊笮驮O(shè)備、機(jī)具多采用此方式〕采購(gòu)價(jià)格對(duì)整個(gè)采購(gòu)過(guò)程來(lái)說(shuō)非常關(guān)鍵。一個(gè)適宜的、公允的價(jià)格可以通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)：1〕多渠道詢價(jià)：多方打聽市場(chǎng)行情，包括市場(chǎng)最高價(jià)、最低價(jià)、一般價(jià)等。2〕比價(jià)：要分析各個(gè)供應(yīng)商提供資料的性能、規(guī)格、品質(zhì)要求、用量等才能建立比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。3〕自行估價(jià)：自己成立估價(jià)小組，由采購(gòu)、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估出符合品質(zhì)要求的、較為準(zhǔn)確的低價(jià)資料。4〕議價(jià)：根據(jù)低價(jià)的資料、市場(chǎng)的行情、供應(yīng)商用料的不同、采購(gòu)量的大小、付款期的長(zhǎng)短等與供應(yīng)商議定出一個(gè)雙方能合理接受的價(jià)格。5、訂單的控制5.1要求〔1〕根據(jù)?合同法?以及相關(guān)法規(guī)與供應(yīng)商簽訂正式訂單?！?〕預(yù)先對(duì)每份訂單進(jìn)行編號(hào)，為保存、處理、檢查等提供方便?！?〕訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須有專人檢查該訂單是否有授權(quán)人簽字，是否有經(jīng)批準(zhǔn)后的請(qǐng)購(gòu)單?！?〕訂單的副本應(yīng)分別提交給驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門，進(jìn)出口部門存檔?！?〕由專人復(fù)查購(gòu)貨訂單的編制過(guò)程和內(nèi)容。其中尤其對(duì)價(jià)格的復(fù)查尤為重要。要將價(jià)格同過(guò)去的標(biāo)準(zhǔn)或市場(chǎng)平均價(jià)格相對(duì)照，以保證訂單價(jià)格的合理性。5.2控制點(diǎn)〔1〕、采購(gòu)價(jià)格審核。由采購(gòu)訂單之外的專門人員負(fù)責(zé)采購(gòu)價(jià)格的審核，所有超過(guò)規(guī)定的價(jià)格必須要經(jīng)過(guò)單位負(fù)責(zé)人的特殊審批?！?〕、合同審核。按單位審批權(quán)限的規(guī)定，不同的訂單有不同的管理層批準(zhǔn)；合同的特殊條款必須由專門的律師或法律參謀把關(guān)，以保證沒(méi)有重大紕漏?！?〕、登記采購(gòu)單訂單應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)一并檢查已處理的訂單是否連續(xù)編號(hào)；定期匯總所有被取消和修改后的訂單，編制報(bào)表。5.3訂單格式訂購(gòu)單訂購(gòu)單編號(hào):訂購(gòu)日期:年月日序號(hào)物資名稱單位規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額要求到貨日期備注請(qǐng)購(gòu)單編號(hào):合計(jì)說(shuō)明賣方買方價(jià)格審核進(jìn)出口部主任經(jīng)辦人審批簽字加蓋公章審批簽字加蓋公章注:一式四聯(lián)①供應(yīng)商②進(jìn)出口部門③生產(chǎn)部門④財(cái)務(wù)部門二、設(shè)備采購(gòu)管理制度1、為了保證我公司設(shè)備采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，使引進(jìn)工作正常化、標(biāo)準(zhǔn)化、特制訂本制度。2、采購(gòu)設(shè)備是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作，各級(jí)人員必須高度重視，以嚴(yán)肅的態(tài)度進(jìn)行此項(xiàng)工作。3、采購(gòu)設(shè)備必須遵循上級(jí)主管單位及本公司的有關(guān)規(guī)定。4、采購(gòu)工作必須堅(jiān)持原那么，秉公辦事，維護(hù)公司的利益。堅(jiān)持綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款條件、售后效勞〞五個(gè)方面，要競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。5、采購(gòu)工作必須根據(jù)公司制定的開展規(guī)劃和工程工程的合同額度，結(jié)合公司實(shí)際情況有方案地進(jìn)行。6、設(shè)備引進(jìn)工作要在總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。由總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理主持工程的招標(biāo)和談判。公司設(shè)立設(shè)備引進(jìn)小組，由總工程師任組長(zhǎng)，總工程師辦公室、進(jìn)出口部、工程部、財(cái)務(wù)部具體承辦。7、設(shè)備引進(jìn)工程由工程部提出，然后交引進(jìn)小組審定，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由引進(jìn)小組組織有關(guān)人員進(jìn)行工程的招標(biāo)和談判。8、需要招標(biāo)或詢價(jià)的工程，必須通過(guò)討論確定招標(biāo)、詢價(jià)的對(duì)象。9、開標(biāo)、議標(biāo)和談判必須指定專人記錄。記錄資料必須妥善保存。10、進(jìn)出口部負(fù)責(zé)編制合同書并完成其他商務(wù)事項(xiàng)。11、工作人員必須嚴(yán)格遵守公司的有關(guān)情報(bào)和機(jī)密。任何人不得單獨(dú)與供應(yīng)商接觸談及工程的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題，更不能向?qū)Ψ叫孤豆緮M定的標(biāo)底和談判策略，任何人不得將我方的重要信息以任何方式告知對(duì)方。12、對(duì)于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給與相應(yīng)的處分；觸犯刑律的，交司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。第三節(jié)驗(yàn)收流程購(gòu)入商品的驗(yàn)收工作一般由獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門的人員擔(dān)任，這既控制了購(gòu)置環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，又控制了存貨的管理工作，起到了雙重控制的作用，驗(yàn)收部門的控制責(zé)任主要在收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量方面，應(yīng)根據(jù)訂貨單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的貨物。但根據(jù)國(guó)際公司的實(shí)際情況，一般是由工程部提出請(qǐng)購(gòu)并驗(yàn)收，其業(yè)務(wù)流程要經(jīng)歷以下環(huán)節(jié)：一、流程〔一〕執(zhí)行部門及人員由生產(chǎn)部門1、憑證審核收貨部門將貨物到達(dá)單位時(shí)附有的裝箱單、交貨通知單或貨運(yùn)單與訂貨單與購(gòu)貨合同對(duì)照，檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否一致。2.數(shù)量驗(yàn)收收貨部門可通過(guò)點(diǎn)計(jì)、過(guò)磅或測(cè)量等方法來(lái)檢查收到貨物的實(shí)際數(shù)量。檢驗(yàn)的方法很多，如將送交收貨部門的購(gòu)貨訂單副本中的數(shù)量資料刪去，促使收貨人獨(dú)立核算貨物的數(shù)量，防止收貨人不經(jīng)檢驗(yàn)就根據(jù)訂貨單上的數(shù)量來(lái)填制收獲報(bào)告單；要求兩個(gè)收貨人同時(shí)在收發(fā)報(bào)告單上簽字，通過(guò)相互制約來(lái)防止過(guò)失的發(fā)生。3.質(zhì)量檢驗(yàn)收貨部門還應(yīng)對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查商品有無(wú)損壞。在質(zhì)量檢驗(yàn)過(guò)程中，對(duì)于特殊商品需要具有較高的專業(yè)知識(shí)或者必須經(jīng)過(guò)儀器或?qū)嶒?yàn)才能進(jìn)行的情況下，質(zhì)量檢驗(yàn)就必須有質(zhì)量管理部門完成，通常采用抽樣的方法，將樣品送交專家或?qū)嶒?yàn)室，由分析人員簽署質(zhì)量驗(yàn)收意見。對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)控制可以從以下兩個(gè)方面著手：〔1〕采用“封閉式〞檢驗(yàn)法，保證檢驗(yàn)報(bào)告的真實(shí)性?！胺忾]式〞檢驗(yàn)就是要求進(jìn)出口部門、供貨單位未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)實(shí)驗(yàn)室，防止人為的因素的干擾，確保分析人員在不受外界干擾的情況下按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和判斷?？梢酝ㄟ^(guò)建立嚴(yán)格的實(shí)驗(yàn)室進(jìn)出制度來(lái)實(shí)現(xiàn)。 〔2〕建立健全取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。取樣必須由專業(yè)人員操作，杜絕供應(yīng)人員送樣品、倉(cāng)庫(kù)人員取樣品的現(xiàn)象；取樣必須遵守規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，樣品要具有代表性。所以，應(yīng)建立嚴(yán)格的取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。質(zhì)量檢驗(yàn)合格后，由質(zhì)量檢驗(yàn)人員填寫“質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告〞作為驗(yàn)收入庫(kù)的質(zhì)量依據(jù)?！?〕數(shù)量和質(zhì)量確認(rèn)無(wú)誤后，收料員填制收貨單〔入庫(kù)單〕收料單必須由驗(yàn)收員和收料員共同簽字，以明確驗(yàn)收和入庫(kù)的責(zé)任。驗(yàn)收合格的貨物應(yīng)送交倉(cāng)庫(kù)保管。4.貨物放置將送交的貨物放在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)，未檢驗(yàn)和已檢驗(yàn)的貨物要分開放。被拒收的貨物要加以隔離并顯著標(biāo)記。對(duì)于直接由使用者接受的商品，控制程序就應(yīng)規(guī)定由使用者根據(jù)其提出的請(qǐng)購(gòu)單和供應(yīng)商的發(fā)票來(lái)填制收貨報(bào)告單，并由部門主管簽字，使用部門直接填制領(lǐng)料單后加以使用。二、本卷須知1、單位將試行驗(yàn)收與入庫(kù)責(zé)任追究制度，對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中的異常現(xiàn)象，立即向有關(guān)部門報(bào)告。2、單位驗(yàn)收部門應(yīng)使用順序連續(xù)的收貨驗(yàn)收單記錄收貨，對(duì)無(wú)對(duì)應(yīng)請(qǐng)購(gòu)單的貨物，不得簽收。3、如果貨物的質(zhì)量存在問(wèn)題，應(yīng)按合同約定的處理，要求退貨或給與適當(dāng)?shù)恼圩尅Ｈ?、收貨單格式一式四?lián)，第一聯(lián)留給生產(chǎn)部，第二聯(lián)存進(jìn)出口部，第三聯(lián)存財(cái)務(wù)部，第四聯(lián)存收貨部門。驗(yàn)收單驗(yàn)收單編號(hào)：日期：年月日名稱規(guī)格訂購(gòu)單編號(hào)交貨廠商訂購(gòu)數(shù)量本次交驗(yàn)量實(shí)際交驗(yàn)量實(shí)收數(shù)量退回?cái)?shù)量判定備注驗(yàn)收部門主管檢查員注：一式四聯(lián)：第一聯(lián)財(cái)務(wù)部門第二聯(lián)進(jìn)出口部門第三聯(lián)生產(chǎn)部門第四聯(lián)工程部門接收貨單接收單編號(hào)：日期：年月日序號(hào)名稱規(guī)格數(shù)量質(zhì)量狀況備注驗(yàn)收單編號(hào)：工程部經(jīng)理：接收人：保管人注：一式兩聯(lián)：第一聯(lián)工程部第二聯(lián)生產(chǎn)部第四節(jié)付款流程一、付款控制應(yīng)遵循的法規(guī)1、?現(xiàn)金管理暫行條例?2、?支付結(jié)算方法?3、?內(nèi)部會(huì)計(jì)控制標(biāo)準(zhǔn)—貨幣資金〔試行〕?二、付款控制內(nèi)容采購(gòu)付款業(yè)務(wù)與采購(gòu)業(yè)務(wù)密切相關(guān)，采購(gòu)付款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制也相應(yīng)涉及采購(gòu)、驗(yàn)收與儲(chǔ)存、財(cái)會(huì)等部門。健全有效的采購(gòu)付款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度應(yīng)包括以下內(nèi)容。1.購(gòu)貨訂單簽單批準(zhǔn)一切購(gòu)貨業(yè)務(wù)應(yīng)根據(jù)工程部提交批準(zhǔn)的預(yù)算方案及招標(biāo)的相關(guān)手續(xù)及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門。2.編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告收到貨物并驗(yàn)收后，應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告必須以序編號(hào)，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告副本應(yīng)及時(shí)送交采購(gòu)、財(cái)務(wù)部門。3.購(gòu)貨單據(jù)核對(duì)收到供方發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)送給進(jìn)出口部門、進(jìn)出口部門將供應(yīng)商發(fā)票與購(gòu)貨訂單急驗(yàn)收發(fā)票進(jìn)行比較，確定貨物種類、數(shù)量、價(jià)格折扣條件、付款金額及方式等是否相符。4.財(cái)務(wù)部門單據(jù)審核財(cái)務(wù)部門應(yīng)將收到的購(gòu)貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購(gòu)貨訂單、購(gòu)貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性、完整性和正確性。5.及時(shí)支付并按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣已確認(rèn)的負(fù)債都應(yīng)按時(shí)支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)同供應(yīng)商的良好關(guān)系和維持公司信用。6.應(yīng)付帳款總分類帳和明細(xì)分類賬和對(duì)應(yīng)付帳款總分類帳和明細(xì)分類賬按月結(jié)帳，并且互相核對(duì)，出現(xiàn)差異時(shí)應(yīng)查明原因進(jìn)行調(diào)整。7.與供貨方核對(duì)應(yīng)付帳款按月向供貨方取得對(duì)帳單，將其與應(yīng)付帳款明細(xì)帳互相調(diào)節(jié)，假設(shè)出現(xiàn)差異應(yīng)查明原因告訴供應(yīng)商。8.應(yīng)付帳款和定金的控制在商品交易中有時(shí)供應(yīng)商會(huì)要求預(yù)付貨物定金，防止毀約而造成損失。尤其是第一次發(fā)生交易，雙方互相不夠了解，互相缺乏信任的情況下，供應(yīng)商一般要求預(yù)付一局部預(yù)付款。預(yù)付款或定金應(yīng)該再簽訂供貨合同中寫明，合同沒(méi)有明確規(guī)定的不應(yīng)預(yù)付貨款或定金。定期對(duì)預(yù)付定金、預(yù)付貨款與供應(yīng)商進(jìn)行核對(duì)，如有不符應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。一旦交易發(fā)生，應(yīng)當(dāng)從供應(yīng)商的貨款中扣回預(yù)付款或定金。三、付款中的單據(jù)審核1、真實(shí)性審核即確定原始憑證本身是否虛假、是否存在偽造或者涂改等情況，核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過(guò)，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的本來(lái)面目。2、合法性審核即指審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。如應(yīng)該開據(jù)的增值稅發(fā)票是否開據(jù)了普通發(fā)票，應(yīng)該開具發(fā)票的是否開立收據(jù)等。3、合規(guī)性審核即指審核原始發(fā)票是否符合有關(guān)規(guī)定。如是否符合預(yù)算規(guī)定、是否符合有關(guān)合同、審批權(quán)限和手續(xù)，有無(wú)違章亂紀(jì)、弄虛作假等。4、完整性審核即審核原始憑證內(nèi)容是否完整，填寫的工程是否齊全，填寫方式是否正確，有關(guān)簽證是否具備等。財(cái)會(huì)部門的稽核、出納人員對(duì)于經(jīng)審核完全符合真實(shí)性、完整性、合法性要求的采購(gòu)發(fā)票、請(qǐng)購(gòu)單、訂購(gòu)單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證內(nèi)容才能付款。對(duì)于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求有關(guān)業(yè)務(wù)人員按國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度及內(nèi)部管理制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充，待手續(xù)完備后，再予以辦理。第六章招投標(biāo)見獨(dú)立招投標(biāo)文件范本第七章國(guó)外采購(gòu)一、目標(biāo)在保障資金平安、資產(chǎn)平安的前提下，以較低的本錢支出最大限度地滿足國(guó)外施工工程的資產(chǎn)和物資的需要。二、流程細(xì)那么〔一〕、預(yù)算與方案國(guó)際公司的方案部門在公司簽訂分包合同后，應(yīng)根據(jù)工程量和標(biāo)準(zhǔn)定額編制工程預(yù)算。并計(jì)提材料、設(shè)備實(shí)需方案。然后，根據(jù)以往施工工程的實(shí)際情況，編制必須在國(guó)外采購(gòu)的材料、設(shè)備、及人工實(shí)需方案明細(xì)表。工程實(shí)施后，各工程部在國(guó)外施工時(shí)，提請(qǐng)的物資采購(gòu)單，必須符合明細(xì)表所列的物資范圍?？煞譃樵O(shè)備類、原材料及燃料、日常生活用品、人工費(fèi)等進(jìn)行編制。〔二〕、在確定物資實(shí)需明細(xì)表后，方案部門應(yīng)會(huì)同進(jìn)出口部門對(duì)所需在國(guó)外采購(gòu)與支付的所有工程進(jìn)行比價(jià)與評(píng)估測(cè)算，并編制差異比照分析表，以明確國(guó)外采購(gòu)與國(guó)內(nèi)價(jià)格的差異及原因。為節(jié)約本錢、加強(qiáng)國(guó)外工程監(jiān)督管理、和日后制定標(biāo)準(zhǔn)定額建立根底。〔參考格式如下頁(yè)〕勞動(dòng)力工資標(biāo)準(zhǔn)比照分析表勞動(dòng)力類別〔專家〕工程國(guó)內(nèi)國(guó)外〔國(guó)家及地區(qū)〕差異備注每天法定工作小時(shí)數(shù)每小時(shí)工資標(biāo)準(zhǔn)元\單位工作量當(dāng)日超過(guò)法定工作時(shí)間補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)法定休假日工資補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)個(gè)人所的稅工傷補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)其他特殊用工習(xí)慣及法規(guī)設(shè)備國(guó)內(nèi)、國(guó)外采購(gòu)本錢比照分析表年月日設(shè)備類別工程國(guó)內(nèi)國(guó)外差異比較分析確定結(jié)果備注供應(yīng)商1供應(yīng)商2供應(yīng)商3較優(yōu)者供應(yīng)商1供應(yīng)商2供應(yīng)商3較優(yōu)者價(jià)格因素價(jià)格付款條件稅率運(yùn)費(fèi)保險(xiǎn)費(fèi)其他進(jìn)出口費(fèi)用小計(jì)技術(shù)質(zhì)量保正技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量認(rèn)證使用期限售后效勞維修本錢人工本錢運(yùn)費(fèi)零部件本錢小計(jì)其他政治經(jīng)濟(jì)因素匯率是否穩(wěn)定當(dāng)?shù)厥欠裼袊?guó)內(nèi)銀行分支機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)通訊是否通暢政治局勢(shì)是否穩(wěn)定是否存在貿(mào)易爭(zhēng)端綜合評(píng)定編制人：審核人：〔三〕、進(jìn)出口部門對(duì)需在國(guó)外購(gòu)置的設(shè)備與物資，須盡職地篩選國(guó)外供應(yīng)商并與其進(jìn)行充分的詢價(jià)、議價(jià)和談判，直至選出預(yù)備供應(yīng)商?！菜摹彻こ滩繉?shí)施國(guó)外采購(gòu)的具體流程本流程是在國(guó)際公司建立的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)控制下的環(huán)境中進(jìn)行的。1、預(yù)算方案內(nèi)允許在國(guó)外購(gòu)置的設(shè)備由工程部提交經(jīng)工程經(jīng)理簽字的國(guó)外采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)單，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送到生產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部，生產(chǎn)部門對(duì)請(qǐng)購(gòu)單所列設(shè)備是否屬預(yù)算工程及額度進(jìn)行審核，審核通過(guò)后轉(zhuǎn)給生產(chǎn)副總和財(cái)務(wù)副總〔授權(quán)范圍內(nèi)〕，批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部復(fù)核簽字手續(xù)齊備后，在網(wǎng)上向工程部發(fā)出允許付款通知單。工程部在接到付款通知后，向由進(jìn)出口部門確定的國(guó)外供應(yīng)商發(fā)出訂單直至付款、驗(yàn)收。設(shè)備購(gòu)進(jìn)后，工程部的報(bào)賬員應(yīng)先登記固定資產(chǎn)卡片，然后將支票存根、發(fā)票、運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)單據(jù)、實(shí)物驗(yàn)收單、固定資產(chǎn)卡片等原始票據(jù)從網(wǎng)上傳送給公司總部財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部在審核后據(jù)以入賬。付款通知單付款通知單編號(hào)：工程部日期：年月日用途預(yù)算內(nèi)預(yù)算外申請(qǐng)金額批準(zhǔn)金額批準(zhǔn)人總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)部主任請(qǐng)購(gòu)單編號(hào)2、預(yù)算外的設(shè)備采購(gòu)預(yù)算外采購(gòu)必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。工程部應(yīng)提交以下手續(xù)：1)請(qǐng)購(gòu)單2)發(fā)生預(yù)算外采購(gòu)的詳細(xì)情況說(shuō)明3〕提供至少兩家以上的供應(yīng)商的簡(jiǎn)介及報(bào)價(jià)4〕生產(chǎn)部門對(duì)上述材料審核后，轉(zhuǎn)入進(jìn)出口部和財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部提請(qǐng)總經(jīng)理審核簽字后，向工程部發(fā)出付款通知單。5〕進(jìn)出口部門事后，須對(duì)工程部提供的供應(yīng)商進(jìn)行常規(guī)的審核，并補(bǔ)足一家以上的供應(yīng)商計(jì)入數(shù)據(jù)庫(kù)。6〕方案部門事后，需追加、調(diào)整相應(yīng)的預(yù)算。3、燃料的采購(gòu)預(yù)算內(nèi)預(yù)算部門應(yīng)預(yù)計(jì)出燃料總量，進(jìn)出口部門那么應(yīng)根據(jù)近期國(guó)際原油價(jià)格的波動(dòng)和對(duì)工程所在國(guó)的汽油價(jià)格的了解做出測(cè)算。工程部應(yīng)提交以下憑據(jù)：1〕燃料請(qǐng)購(gòu)單，標(biāo)明燃料的單價(jià)、用量、類別，機(jī)器及運(yùn)輸設(shè)備的型號(hào)、數(shù)量；2〕發(fā)票及其他付款憑證；，3〕在請(qǐng)購(gòu)單根底上，工程部定期〔視具體情況而定一個(gè)星期或一個(gè)月〕編制燃料耗用統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)明所耗用的燃料的數(shù)量、單價(jià)、金額、類別，并根據(jù)預(yù)先核定的燃料總量計(jì)算出剩余的可用額度，對(duì)價(jià)格波動(dòng)較大超出預(yù)算的燃料價(jià)格做出說(shuō)明。預(yù)算部門和進(jìn)出口部門據(jù)此掌握和控制燃料的耗用進(jìn)度和價(jià)格情況。超出預(yù)算的燃料采購(gòu)，必須經(jīng)總經(jīng)理審批，并重新調(diào)整預(yù)算。4、消耗性材料預(yù)算內(nèi)工程部應(yīng)提交憑據(jù)：1〕請(qǐng)購(gòu)單2〕工程進(jìn)度表應(yīng)標(biāo)明所處工程的進(jìn)度及標(biāo)段、根據(jù)預(yù)算此階段應(yīng)消耗的材料定額3〕兩家以上供貨商的報(bào)價(jià)單4〕發(fā)票或其他原始憑證預(yù)算外的材料采購(gòu)程序同“設(shè)備〞5、人工費(fèi)的支付在施工開始前，不僅要排施工進(jìn)度方案，也應(yīng)該據(jù)施工進(jìn)度方案排出每道工序民工用工方案，根據(jù)用工方案計(jì)算人工費(fèi)。

工程經(jīng)理與預(yù)算部門根據(jù)每道工序民工用工方案事先擬訂民工使用本錢目標(biāo)，并提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審查。根據(jù)民工使用本錢目標(biāo)向生產(chǎn)副總通告人工費(fèi)撥款方案。工程完工后，人工費(fèi)在事先擬訂的目標(biāo)根底上降低了，那么將節(jié)約資金的1%獎(jiǎng)勵(lì)給相關(guān)人員。

在工程開工后，要嚴(yán)格控制勞動(dòng)力定額，出勤率，加班加點(diǎn)等問(wèn)題；及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決人員安排不合理，派工不恰當(dāng)，時(shí)緊時(shí)松，窩工、停工等問(wèn)題。每天早晨由施工員指定上崗民工數(shù)，指定的人數(shù)應(yīng)與用工方案根本吻合，一天中視具體情況增加民工上崗。這樣就可以在一定程度上防止民工閑滯情況出現(xiàn)，降低人工本錢。工程部應(yīng)提交1〕工時(shí)消耗明細(xì)表應(yīng)標(biāo)明工程進(jìn)度、所處工序及工程量、方案消耗的工時(shí)、實(shí)際消耗的工時(shí)、勞力人數(shù)、單位工時(shí)工資標(biāo)準(zhǔn)；2〕財(cái)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算，審核工時(shí)表后，向工程部發(fā)出付款通知單3〕工程部支付人工費(fèi)后，將工人收到現(xiàn)金后本人簽字的收條及現(xiàn)金支出經(jīng)手人和工程經(jīng)理的簽字的提款憑證，經(jīng)網(wǎng)上傳送回財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部據(jù)此入帳。如發(fā)生預(yù)算外人工費(fèi)的支出，或單位工時(shí)工資標(biāo)準(zhǔn)超出預(yù)算畸高，須提交特別情況說(shuō)明，并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，方可付款。6、日常生活采購(gòu)1〕請(qǐng)購(gòu)單2〕購(gòu)物發(fā)票及其他原始憑證3〕財(cái)務(wù)