項目溝通與協(xié)調(diào)程序

項目溝通與協(xié)調(diào)程序本工程項目內(nèi)部的組織關(guān)系是由業(yè)主、項目監(jiān)理部、總承包單位三方組成。由于工程各方的職責、權(quán)力及義務(wù)不同，在實施過程中難免產(chǎn)生分歧，需通過協(xié)商解決；從項目外層關(guān)系來看，與上級政府主管監(jiān)督部門、規(guī)劃部門、公用事業(yè)部門、市政部門以及周邊相鄰單位存在著協(xié)調(diào)控制、監(jiān)督、支持和幫助的關(guān)系?？偝邪鼏挝煌ㄟ^溝通、協(xié)調(diào)與工程項目建設(shè)直接有關(guān)的各方，使工程項目建設(shè)各方及其建設(shè)活動協(xié)調(diào)一致，以實現(xiàn)工程建設(shè)合同預(yù)定的目標。項目經(jīng)理的工作重點之一就是要協(xié)調(diào)工程內(nèi)外的相關(guān)事務(wù)和關(guān)系，在保證進程質(zhì)量和安全的前提下，使項目目標得以順利實現(xiàn)。溝通協(xié)調(diào)原則：堅持公正、公平原則，做到以事實為依據(jù)，以合同為準繩，實事求是、合理合法；堅持調(diào)查研究，掌握事件真相，防止主觀武斷；堅持從全局考慮，力求損失最小、效果最好；堅持預(yù)防為主，做到防范未然，提倡互諒互讓。一、溝通協(xié)調(diào)內(nèi)容以實現(xiàn)總進度計劃和工程建設(shè)合同工期為目標，做好各工程建設(shè)合同項目間的進度協(xié)調(diào)。做好項目經(jīng)理部內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，明確任務(wù)分配，落實人員責任，解釋工作成果要求；分工合理，加強協(xié)作，改善人際關(guān)系，通過實施過程的溝通使各部門有效地協(xié)調(diào)工作；發(fā)現(xiàn)潛在問題或就共同問題的解決方法進行溝通協(xié)調(diào)；加強內(nèi)部間的分工合作，確保整個團隊分擔責任以達成所有的項目目標和運行合理高效。協(xié)助業(yè)主加強與規(guī)劃、建設(shè)、設(shè)計、質(zhì)監(jiān)、安監(jiān)、環(huán)保、消防、交通等單位、部門的協(xié)調(diào)工作，以保證建設(shè)項目的順利開工和實施。協(xié)助業(yè)主單位與電信、自來水、煤氣、電力等市政部門的協(xié)調(diào)，以保證整個工程建設(shè)項目在總體控制范圍內(nèi)順利完工。協(xié)調(diào)好主體裝飾工程、各專業(yè)安裝工程與平面配套工程進場時間，解決好場地協(xié)調(diào)、相互配合等問題，使得主體裝飾工程、配套工程以及各專業(yè)工程之間協(xié)調(diào)進行，如期完成建設(shè)項目總體目標。協(xié)調(diào)好與設(shè)計單位的關(guān)系，在涉及到設(shè)計方面的技術(shù)問題，設(shè)計交底、圖紙會審、設(shè)計圖紙的變更時，做到尊重設(shè)計，以設(shè)計為指導(dǎo)，并及時向設(shè)計如實反映工程實際情況，負責與設(shè)計單位的溝通與協(xié)調(diào)。以工程項目的施工總平面布置為依據(jù)，控制協(xié)調(diào)好各工程施工平面布置，控制協(xié)調(diào)好各施工單位對施工場地、施工道路的使用。組織與主持定期與不定期的工地協(xié)調(diào)會議，編寫各有關(guān)問題的協(xié)調(diào)處理意見及各種協(xié)調(diào)會議紀要。按照合同要求，接受業(yè)主的指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，保持和業(yè)主的良好溝通，向業(yè)主提供準確信息，讓業(yè)主能及時、全面地掌握項目的實施情況。二、溝通協(xié)調(diào)方法建立項目建設(shè)協(xié)調(diào)會議制度：根據(jù)施工中出現(xiàn)的問題多少，緊急程度定期或不定期地召開協(xié)調(diào)會議，并形成會議紀要，及時解決施工現(xiàn)場發(fā)生的問題，落實會議確定的內(nèi)容。建立通訊聯(lián)系網(wǎng)絡(luò)，保持信息暢通。落實各單位、各部門的聯(lián)系人及其聯(lián)系方式等，匯總制定項目人員通訊錄，建立緊急事故處理制度，針對現(xiàn)場突發(fā)事件，及時聯(lián)系配合相關(guān)部門協(xié)調(diào)處理。會議協(xié)調(diào)不定期協(xié)調(diào)會議交談協(xié)調(diào)，在實踐中，并不是所有問題都需要開會來解決，有時可采用“交談”這一方法。它是保持信息暢通的最好渠道，是尋求協(xié)作和幫助的最好方法，同時，也是項目經(jīng)理部及時地發(fā)布工程指令的有效方法。書面協(xié)調(diào)當會議或者交談不方便或不需要時，或者需要精確地表達自己的意見時，就會用到書面協(xié)調(diào)的方法。(1)項目經(jīng)理部內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)方法實行項目經(jīng)理負責制。由項目經(jīng)理明確內(nèi)部各級管理人員的崗位職責和控制目標，做到事事有人管，人人有專責，并以規(guī)章制度的形式做出明文規(guī)定；項目經(jīng)理部內(nèi)部在人員分工上量才錄用，做到人盡其才，防止力不勝任和忙閑不均的現(xiàn)象；項目經(jīng)理要實事求是評價各級管理人員，并恰如其分地處理內(nèi)部矛盾，保持經(jīng)理部內(nèi)部團結(jié)、和諧的氣氛；建立管理部內(nèi)部信息溝通制度。通過每日朝會以及內(nèi)部的工作例會、業(yè)務(wù)碰頭會、階段總結(jié)會、質(zhì)量分析會、專題討論會以及文件匯報的方式溝通信息；項目經(jīng)理根據(jù)工程實施的不同階段，調(diào)整各工點內(nèi)部人、財、物的需求，通過抓關(guān)鍵和主要矛盾來實現(xiàn)各專業(yè)人員間的調(diào)度配合。樹立忠誠、團結(jié)、積極上進的團隊精神，本著實事求是、以誠相待態(tài)度，在互相尊重，互相配合，互相支持的原則下，公平合理協(xié)商處理各種關(guān)系問題。發(fā)揚熱情服務(wù)，刻苦勤勞的工作作風，積極參與，不斷努力，采取靈活多變的方式和策略，通過主觀努力促成各種矛盾問題的順利及時解決(2)向項目業(yè)主及時報送有關(guān)信息總承包單位在簽約之日起向項目業(yè)主提供項目經(jīng)理部人員名單及在現(xiàn)場工作人員的姓名履歷。總承包單位將設(shè)置一名有資格并得到認可的負責人。負責人將出席一切由項目業(yè)主代表或監(jiān)理工程師召開的會議。作為項目管理者，協(xié)調(diào)好與政府有關(guān)部門、項目業(yè)主和參建各方的關(guān)系，實現(xiàn)項目的最終目的，使項目業(yè)主獲得最大利益，是項目業(yè)主的責任，因此項目業(yè)主將采取一系列措施做好工作。(3)與項目業(yè)主的協(xié)調(diào)我公司將充分熟悉和了解業(yè)主的建設(shè)意圖和目標要求，通過加強與業(yè)主的溝通聯(lián)系，增進其對我公司工作的理解與支持，我公司施工項目管理工作將做到規(guī)范化、標準化、法制化和制度化，有關(guān)項目管理工作情況和問題將嚴格按合同約定全面、按時向業(yè)主報告，使業(yè)主充分了解項目的建設(shè)情況并共同融入相應(yīng)的管理工作中。同時尊重業(yè)主意見，根據(jù)業(yè)主單位要求改進的項目管理工作內(nèi)容和人員要求，及時進行自我完善和更換。(4)與監(jiān)理單位的協(xié)調(diào)協(xié)同監(jiān)理公司有效控制項目進度、費用、質(zhì)量、安全文明施工、環(huán)境保護和職業(yè)健康、合同管理、信息管理等工作；項目經(jīng)理部協(xié)同監(jiān)理單位保障施工質(zhì)量；維護業(yè)主利益執(zhí)行造價控制的總目標；組織協(xié)調(diào)我公司、業(yè)主與監(jiān)理方之間的各方位溝通、索賠程序等；項目經(jīng)理部人員協(xié)同監(jiān)理公司落實文明施工管理；并在工程期間做好合同管理；至會同業(yè)主、我公司共同完成工程驗收。(5)與設(shè)計單位的協(xié)調(diào)一個成功的項目，必須體現(xiàn)出設(shè)計師的設(shè)計意圖，滿足使用者的使用需求，因此，與設(shè)計師的良好的配合，對于一個成功的工程項目是必須的。及時審圖、消除疑問在工程施工圖紙齊全后，我們將立即安排項目人員就位，相關(guān)部門人員集中精力熟悉、審查圖紙，必須十分細致、深入。重點是各專業(yè)系統(tǒng)間的配合、協(xié)調(diào)和各節(jié)點的細部做法是否有矛盾的地方或遺漏的項目。審圖工作在獲得圖紙后10天內(nèi)完成，將圖紙中的問題和我們的修改建議匯總，與項目業(yè)主、設(shè)計單位、建筑師溝通、探討，確定圖紙的修改和調(diào)整方案。深化設(shè)計和施工詳圖設(shè)計進行完善的深化設(shè)計和施工詳圖設(shè)計，在充分了解設(shè)計意圖和相關(guān)設(shè)計施工規(guī)范的基礎(chǔ)上，進行深化設(shè)計和施工詳圖設(shè)計。向設(shè)計師提交一份施工詳圖明細表，包括清楚顯示制作詳圖的項目提議時間表及供設(shè)計師等審批的期限。所有圖紙均按國家制圖標準的要求用計算機繪制，報設(shè)計單位審核確認后，作為本工程圖紙的補充。本工程許多項目專業(yè)性非常強，分包商需進行深化設(shè)計，還有許多材料和半成品需要繪制自己的加工制作和安裝詳圖，作為大型項目，需要將不同的規(guī)范、標準和制圖習慣統(tǒng)一，否則將出現(xiàn)多種圖紙樣式并存，各方不能利用圖紙協(xié)調(diào)、溝通。為此，我們將在項目開始時參照提供的合同圖紙確定一個符合大多數(shù)人習慣的制圖標準和必須遵守的國家規(guī)范，各方的深化設(shè)計圖紙按此要求設(shè)計繪制，保證參與各方都可以看懂對方的詳圖。同時，所有深化設(shè)計圖都將先由我們初審，重點檢查深化設(shè)計圖與合同圖紙或其它方的深化設(shè)計圖有無沖突的地方，最后報設(shè)計單位審核確認，避免“各自為戰(zhàn)，互相影響”。充分發(fā)揮監(jiān)理的第三方監(jiān)督作用充分尊重監(jiān)理工程師，最大限度的發(fā)揮監(jiān)理工程師的作用，為監(jiān)理工程師提供設(shè)施和設(shè)備，為監(jiān)理工程師的工作提供最大的便利和支持。(6)與材料供應(yīng)商的協(xié)調(diào)所有材料供應(yīng)商均必須擁有生產(chǎn)、經(jīng)營相關(guān)產(chǎn)品的合法資格，并將相關(guān)證件報項目業(yè)主備案。同時，供應(yīng)商還應(yīng)有滿足本工程規(guī)模的供應(yīng)能力。所有材料供應(yīng)商必須先提供樣品和產(chǎn)品的說明書及檢測報告，正式送貨按樣品驗收，且必須具有產(chǎn)品合格證。由于施工現(xiàn)場狹小，要求材料隨到隨用，供應(yīng)時間準確，因此，供應(yīng)商必須嚴格按計劃時間送貨到現(xiàn)場，定貨方也應(yīng)提前確定送貨時間，項目業(yè)主應(yīng)要求總承包商總體安排各種材料的堆放位置。材料供應(yīng)商及制造商應(yīng)保證材料及設(shè)備均須為簇新的包裝和保護妥當，且包裝須是防潮、防蟲、防銹。(7)與分包商的協(xié)調(diào)各分包商必須嚴格按ISO14001國際環(huán)境管理體系及OHSAS18000國際職業(yè)安全和衛(wèi)生管理體系的二個標準組織施工。分包商必須設(shè)置經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)、具有合法執(zhí)業(yè)資格的安全負責人或安全員，對項目的施工安全進行巡查，并對分包項目的責任事故負法律責任。分包商對自己的所有人員的合法、有效身份和務(wù)工證件負法律責任。分包商的人員進場后必須辦理現(xiàn)場施工證，并隨時佩帶，無施工證的人員，應(yīng)立即將其清理出場。所有人員進場后將由EPC總承包商進行安全文明施工教育，學習基本安全常識和現(xiàn)場各項管理制度，發(fā)放教育材料。督促分包商安全負責人針對每天的施工項目進行必要的安全交底。加強現(xiàn)場施工人員調(diào)配的管理，提前安排好春節(jié)、麥收時期施工人員短缺的施工計劃，保證工期。所有工程材料進場報驗時，必須經(jīng)過環(huán)保的評審，確保現(xiàn)在和將來不會污染環(huán)境，并提供合格的環(huán)保評審表。所有分包商在現(xiàn)場堆放的材料都由EPC總承包商指定位置進行堆放。材料的碼放要規(guī)范、整齊。分包商需在現(xiàn)場動用明火時，要到總承包商辦理用火證，并設(shè)立專人看火。分包商必須要求自己的人員遵守制定的各項管理，對違反規(guī)定的人員，不僅對其本人進行處罰，還要對其所屬單位進行處罰。(8)與交通部門的協(xié)調(diào)為了保證材料運輸及時，不影響施工，EPC總承包單位主動與交通管理部門聯(lián)系，為運輸車輛辦理特別通行證。同時，選擇一條主要交通路線和一條備用路線，與交管局保持熱線聯(lián)系，隨時掌握路線的路況信息，避開擁堵的線路，必要時請沿線交警予以配合。平時，總承包單位應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則，并定期對沿線交警進行慰問，增加感情交流，建立良好的友誼。(9)與環(huán)保部門的協(xié)調(diào)工程開工時，EPC總承包單位主動到環(huán)保部門備案，并上報項目業(yè)主的具體環(huán)保措施，征求他們的意見，必要時進行補充和完善。施工現(xiàn)場認真執(zhí)行環(huán)保措施，定期邀請環(huán)保部門到工地檢查，進行環(huán)保檢測，以促進工作，也樹立EPC總承包單位企業(yè)重視環(huán)境保護的形象，與環(huán)保部門建立良好關(guān)系。(10)與供水供電部門的協(xié)調(diào)總承包單位與市政供水部門聯(lián)系，辦理施工用水許可證，簽定有關(guān)協(xié)議，保證施工順利進行。執(zhí)行供電部門規(guī)定，辦理施工用電協(xié)議；申請用電量增容，辦理必要手續(xù)。因客觀原因停電要求供電部門提前通知，以采取針對性措施。(11)與公安部門的協(xié)調(diào)總承包單位應(yīng)了解該地區(qū)有關(guān)規(guī)定，監(jiān)督分包商辦理施工人員暫住證，現(xiàn)場成立治安聯(lián)防隊，簽訂治安聯(lián)防責任書。施工中杜絕違法違紀行為發(fā)生，確保一方平安，并積極配合公安部門的現(xiàn)場外來人口的清查活動。(12)做好領(lǐng)導(dǎo)檢查工作及接待參觀和來訪建議：為了順利完成項目管理任務(wù)，建議項目業(yè)主、項目業(yè)主密切配合，EPC總承包單位及時向項目業(yè)主匯報工程進展情況，及時溝通，共同對重大事件作出決策。本項目建設(shè)具有很強的專業(yè)性，設(shè)備選型及功能使用具有特殊性，為將來運營能順