第四講控制方法和技術

第四講控制方法和技術思考：1.查找資料，結合控制方法與技術知識，談談如何控制藥品虛假廣告？2.查找資料,談談如何控制政府“三公〞消費？-一件事情，無論方案做得多么完美，如果沒有令人滿意的控制系統(tǒng)，在實施過程中仍然會出問題。---控制是管理工作的最重要職能之一，它是保障企業(yè)方案與實際作業(yè)動態(tài)相適應的管理職能。----控制工作主要內(nèi)容包括確立標準、衡量績效和糾正偏差。---控制是根據(jù)擬定的方案，對實現(xiàn)目標的進展情況進行確定或衡量的過程，它與方案、組織、指揮和人員配備目標的實現(xiàn)密切相關。開章案例A國國防部為了開展一個軍事工程，向國會參議院軍事委員會提交了一份撥款申請報告。軍事委員會經(jīng)過審核，最終否決了國防部的撥款申請。但是，國防部還是通過一定的途徑，著手實施該軍事工程。軍事委員會獲知該消息后十分憤怒，于是就要求國防部負責人向他們解釋為什么要違反國會的決定。該負責人并沒有如實匯報以及成認錯誤，而是為國防部的行為辯白，但容許以后要進一步改進。軍事委員會的有些成員對該負責人的答復感到不滿，于是要求審計部門重新檢查國防部的重新立項程序，并要求重新檢查國防部所有的重新立項要求，以確定國防部是否遵守了國會的相關法律。然后，參議院軍事委員會通知審計部門對國防部的重新立項進行評估并提出改進建議。審計部門向國會提交的報告說明，國防部已經(jīng)建議從小型洲際導彈工程中重新立項撥款10億美元，用以開展國會已經(jīng)否決的軍事工程。于是，國會就否決了國防部企圖利用小型洲際導彈工程的資金作為大多數(shù)要求重新立項的資金來源的報告。然后，國會又消減了該工程3億美元的資金，徹底消除了它作為重點立項資金來源的可能性。問題：A國國會對國防部采取了哪一種控制方法？其實施程序有哪些？3.1控制工作概述一、控制的必要性環(huán)境的變化管理權力的分散工作能力的差異實現(xiàn)組織既定目標及時糾偏二、控制目的1.維持組織的協(xié)調運轉2.開拓新局面3.解決組織中存在的問題

臨時問題慢性問題——充分重視并及時解決4.明確員工職責5.降低風險控制類型控制內(nèi)容前饋控制

同期控制反饋控制檢查資源的籌備情況、預測其利用效果對活動中的人進行指導和監(jiān)督、發(fā)現(xiàn)偏離于事無補，總結經(jīng)驗和教訓；財務分析、成本分析、質量分析、職工成績評價三、控制類型與控制內(nèi)容四、控制的根本要素1.控制標準2.責任中心3.控制職責4.信息系統(tǒng)5.鼓勵機制五、有效控制的原那么〔一〕適時控制〔二〕適度控制1.防止控制過多或控制缺乏多那么扼殺積極性，少那么無序影響因素：活動性質、管理層次、下屬的受培訓程度、景氣循環(huán)2.處理好全面控制與重點控制的關系ABC、例外原那么3.處理好控制本錢與控制收益的關系使花費一定費用的控制得到足夠的控制收益〔三〕客觀控制〔四〕彈性控制1.與規(guī)模相關的控制標準2.多重標準的設計系統(tǒng)六、控制過程〔一〕確立標準1.確定控制對象影響組織運行效果的因素：關于環(huán)境特點及其開展趨勢的假設、資源投入、組織活動2.確定關鍵點3.制定標準方法統(tǒng)計方法、經(jīng)驗估計——根據(jù)評估建立標準工程方法標準內(nèi)容政策標準、職責標準、工作標準、行為標準、財務標準、時間標準〔二〕衡量工作成就通過衡量績效檢驗標準的客觀性和有效性確定適宜的衡量頻度建立管理信息系統(tǒng)〔三〕采取管理行動1.什么也不做2.糾正偏差找出偏差產(chǎn)生的主要原因確定糾偏措施的實施對象選擇恰當?shù)募m偏措施改進實際績效修訂標準控制過程圖

3.2傳統(tǒng)控制方法和技術一、現(xiàn)場觀察法〔一〕優(yōu)點1.可以獲得最真實的第一手資料2.發(fā)現(xiàn)員工中的優(yōu)秀人才3.判斷組織系統(tǒng)運轉的正常性4.獲得靈感5.鼓勵作用〔二〕缺點1.下級造假2.質疑上級對其干預與猜疑二、統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料分析法要求：保證數(shù)據(jù)資料的及時有效性三、專題報告分析法1.專題報告2.主要目的3.執(zhí)行者4.專題報告的特點3.2傳統(tǒng)控制方法和技術四、人員管理控制法〔一〕本質主要集中對組織或部門內(nèi)部人力資源管理〔二〕具體表達控制主體通過對組織或部門內(nèi)工作人員的行為、成績的評價和主要人事比率的分析來采取相應的控制措施?！踩巢襟E1.工作分析2.制定工作標準3.工作績效鑒定4.評價與反響5.分析組織中種類人員比率與組織目標的關系等3.3預算控制一、預算的種類預算是一種以貨幣和數(shù)量表示的方案，是用數(shù)字來表示預計的結果。1.經(jīng)營費用預算——經(jīng)營費用支出方案。2.投資費用預算——資本支出預算。3.收益預算——以貨幣單位表示的收入。4.現(xiàn)金預算——對一定時期內(nèi)的現(xiàn)金收支進行預測，估算方案期內(nèi)可能提供的現(xiàn)金和所需支付的現(xiàn)金，可求得現(xiàn)金收支平衡。5.資產(chǎn)負債預算表——綜合預算，主要考慮方案期的資產(chǎn)和負債的具體數(shù)據(jù)，從而可反映企業(yè)的經(jīng)營狀況，包括資產(chǎn)負債表和資產(chǎn)損益表。二、預算的特點1.預算是有時間期限的。2.預算是數(shù)字化的方案。3.預算通常由預算委員會負責編制。

預算一旦確定，就要保持嚴肅性，一般不輕易更改。4.預算執(zhí)行情況通常由財務部門負責收集反響。三、預算的作用1、幫助管理者掌握全局，控制整個經(jīng)營狀況。2、為組織的各項活動確立財務標準，使控制過程中的績效衡量更加客觀可靠；3、很容易測量出實際活動對預期效果的偏離程度，從而為采取糾正措施奠定了根底。4、便于培養(yǎng)勤儉節(jié)約、精打細算的工作作風。四、預算編制的程序1.下屬各部門制定本部門的預算方案；2.上級管理者對下屬部門預算方案審批、平衡并制定本部門總預算草案；3.預算委員會審核、平衡各部門的預算草案；4.預算委員會與高層管理者進行協(xié)調、擬訂出本組織的預算方案；5.預算委員會呈報整個組織的預算方案，高層管理者審批、逐級傳達例：中國財政預算的“二上二下〞五、預算的缺點1.局限于可計量的，特別是可以用貨幣單位計量的業(yè)務活動，而不能反映那些不能計量的工程。2.缺乏靈活性和適應性。3.錯把手段當目的。預算可能使主管在活動中害怕超過支出預算的規(guī)定，而無視了部門活動的本來目的。4.費用預算總是習慣于按過去情況增減，成心加大或縮小預算基數(shù)，使預算缺少可靠的依據(jù)。六、兩種有效預算控制法〔一〕零基預算零基預算控制是美國得克薩斯儀器公司的彼得·A·菲爾于1970年提出的，后來在美國政府與企業(yè)界得到了廣泛的應用。這種方法主要為克服傳統(tǒng)方法的弊端而設計的。1.零基預算的根本指導思想在編制預算時，要以組織目前遙需求和開展趨勢作為審核基準，通過對每項費用開支的合理性進行重新審核，在本錢-效益分析的根底上確定預算。2.零基預算的優(yōu)點◆有利于控制組織內(nèi)部的各種隨意性開支；◆有利于高層管理者將精力集中于戰(zhàn)略性的重大工程上來；◆有利于整個組織作全面的審核◆有利于提高管理者在方案、預算、控制等方面的水平3.零基預算的編制程序第一步在編制預算前先確定組織的目標體系。第二步把所有的活動都看作重新開始即以零為根底，并在此根底上確定方案年度的費用開支的多少。第三步：將各項活動按其重要性大小排出先后順序。第四步：據(jù)資金與資源的規(guī)模及各項活動的重要性進行資金與資源的分配，在進行分配時，優(yōu)先保證排在前面的活開工程，以此類推，直到把資金與資源分配到最后一個工程為止?！捕彻こ填A算法是一種以最有效地實現(xiàn)組織目標的方式為合理配置資源提供系統(tǒng)方法的控制手段。1.主要特點◆強調選取實現(xiàn)組織目標的最正確途徑，著眼于對各種方案的費用效果分析◆按規(guī)劃的工程進行分階段撥款2.工程預算的根本方法⑴自上而下的工程預算◆這種方法主要依賴于中上層工程管理人員的經(jīng)驗和直覺〔判斷〕。這些經(jīng)驗和判斷可能來自于歷史數(shù)據(jù)或相關工程的現(xiàn)實數(shù)據(jù)。◆人們通常認為，工程預算的過程是一個零和博弈，一方的獲得意味著另一方的損失。其間充滿著權利的爭奪和劇烈的競爭?！糇陨隙路椒ǖ膬?yōu)點①總體預算往往比較準確。②防止了某些任務獲得了過多的預算而某些重要任務又被無視的情況。⑵自下而上的工程預算要求全面考慮所有涉及到的工作任務涉及到一定的博弈形勢。自下而上預算的優(yōu)點：◆基層人員更為清楚具體活動所需的資源量◆可以防止引起引起爭執(zhí)和不滿。3.公共部門推行工程預算的困難現(xiàn)行的會計制度與實行工程預算的要求不相適應；缺乏明確、具體的目標；財務人員習慣于傳統(tǒng)的預算方法；目前尚缺乏一整套的進行費用效果分析的目標與方法體系，等七、如何實現(xiàn)有效的預算控制1.高層管理者的支持2.所有管理者的參與3.制定相應的標準4.重視信息反響海南省保健品廣告審批程序一、許可事項：保健品廣告審批。二、許可依據(jù)：《國務院對確需保存的行政審批工程設定行政許可的決定》〔第412號令〕三、申辦條件：〔一〕審查范圍：1、海南省內(nèi)企業(yè)生產(chǎn)的保健品；2、海南省內(nèi)進口保健品代理機構總代理的保健品?！捕成贽k單位：1、保健品生產(chǎn)企業(yè)、進口藥品代理機構；2、受保健品生產(chǎn)企業(yè)委托代為辦理廣告的經(jīng)營企業(yè)或廣告經(jīng)營單位。四、申報資料：〔一〕《保健品廣告審查表》一式五份；〔二〕與發(fā)布內(nèi)容一致的樣稿〔樣片、樣帶〕和電子化文件；申辦人通過國家食品藥品監(jiān)督管理局網(wǎng)站〔〕下載“保健食品廣告申請系統(tǒng)〞，按要求填報。為防止混淆，在報送廣告申請時，應一個廣告申請對應一個電子版文件，且該電子版文件名稱應表達所對應的廣告申請?！踩潮＝∈称放鷾首C明文件復印件；〔四〕保健食品生產(chǎn)企業(yè)的《衛(wèi)生許可證》復印件；〔五〕申請人和廣告代辦人的《營業(yè)執(zhí)照》或主體資格證明文件、身份證明文件復印件；如有委托關系，應提交相關的委托書原件；〔六〕保健品的質量標準、說明書、標簽和實際使用的包裝、說明書?！财摺潮＝∑窂V告出現(xiàn)商標、專利等內(nèi)容的，必須提交相關證明文件的復印件；〔八〕其他用以確認廣告內(nèi)容真實性的有關文件；〔九〕宣稱材料實質內(nèi)容真實性的聲明。〔十〕所有復印件必須加蓋申請單位公章，申報資料按順序用A4紙準備。五、審批程序：1、申請。申請人向海南省食品藥品監(jiān)督管理局提交藥品廣告批準文號申請和申報資料。2、受理。申請及申報資料經(jīng)審查符合要求的，予以受理；不符合要求的，不予受理，通知申請人并說明理由。3、審查。按照《廣告法》、《保健食品廣告審查暫行規(guī)定》等有關規(guī)定，對申報資料的真實性、有效性、合法性進行審核。4、決定。經(jīng)審核符合規(guī)定的，核發(fā)保健品廣告批準文號；不符合規(guī)定的，作出不同意核發(fā)保健品廣告批準文號的決定。5、送達。向申請人送達保健品廣告批準文號文書或不予核發(fā)保健品廣告批準文號的決定。六、審批時限：審批時限：自正式受理至作出是否同意保健品廣告審批決定日止20個工作日。3.4程序控制方法一、程序控制概述〔一〕程序及其特征1.程序對組織或部門中操作或事務處理流程的各個環(huán)節(jié)的描述、方案與規(guī)定。2.特征⑴是一種優(yōu)化了的方案⑵具有系統(tǒng)性⑶是一種控制標準通過文字、格式與流程圖等方式對組織業(yè)務處理流程作出嚴格又詳細的規(guī)定。3.程序控制是依據(jù)程序所提供的標準而展開的控制活動〔二〕公共組織程序控制1.定義通過對公共組織或部門的具體管理過程或事務處理流程進行控制的一種方法。優(yōu)點：減少失誤、保證質量2.方法依據(jù)管理學原理，借助業(yè)務流程圖的工具，進行管理的程序分析。業(yè)務流程圖：是一種利用一些具有特定含義的文字、符號，形象而具體地描述系統(tǒng)業(yè)務流程的圖表。見下頁“常見業(yè)務流程圖符號〞類型符號含義符號含義基本符號處理（書寫、遞送、編制等）

檢查、確認、審批等暫時保存下頁連接

長期保存票據(jù)、卡片、報告、賬簿等

流程線特殊符號核對A和B

作廢、毀合并銷流程線交叉手寫的票據(jù)、卡片、報告等賬簿AB由A向B轉記或將A寫成BABA向B傳達常用業(yè)務流程圖符號文化經(jīng)營工程審批程序〔一〕向市文化局提出歌舞廳、音像制品的批發(fā)、零售及營業(yè)性播放、電子游戲機室及綜合性游藝等工程審批程序：1、經(jīng)營者向區(qū)文化站提出申請；2、經(jīng)區(qū)文化站初審核，然后由分管文化的辦主任、區(qū)領導審核，到文化局、衛(wèi)生局、公安局、消防大隊、環(huán)保局等有關部門審批；3、有關部門審批后到市文化局審批；4、獲批準后，可辦理《文化經(jīng)營許可證》；5、《文化經(jīng)營許可證》辦理完畢后，到工商、稅務部門辦理有關證照登記手續(xù)?！捕诚騾^(qū)文化站提出卡拉OK廳、音像制品零售及出租、圖書報刊零售及出租、游藝等工程審批程序：1、經(jīng)營者向文化站提出申請；2、經(jīng)區(qū)文化站初步審核后，由分管文化的辦主任、區(qū)領導審核；3、通過鎮(zhèn)〔區(qū)〕級審核后，到市文化局，公安局，衛(wèi)生局，消防大隊，環(huán)保局等有關部門審批；4、獲批準后，可辦理《文化經(jīng)營許可證》；5、《文化經(jīng)營許可證》辦理完畢后，到區(qū)工商、稅務部門辦理有關證照登記手續(xù)。

三、程序失敗的原因1.程序沖突2.過分依賴程序3.程序過時4.對程序不了解四、有效程序控制原那么1.將程序視為一個系統(tǒng)2.簡化程序3.保證程序的方案性4.評價程序運行所需費用5.控制程序的運行6.保證程序的權威性3.5全面控制方法和技術與面向未來的

預防性控制一、全面控制方法與技術〔一〕管理審計法指組織或部門全面、系統(tǒng)地評價、分析全部管理工作績效的一種控制方法。管理審計一般由組織內(nèi)部有關部門的專職人員和聘請外部的專家一起來進行。實質：針對整個組織開展的審計類型：可分為外部審計與內(nèi)部審計，但一般是指外部審計◆內(nèi)部審計法1.定義內(nèi)部審計是由組織內(nèi)部的機構或有財務部門的專門人員來獨立進行的審計。2.內(nèi)部審計的作用第一，提供了檢查現(xiàn)有控制程序和方法能否有效地保證達成既定目標和報告既定政策的手段。第二，提供有關改進公司政策、工作程序和方法的對策建議。第三，有助于推行分權化管理小資料英國對政府官員和公務人員的行為有諸多規(guī)定，其中最核心的有兩條：一是保證官員清廉，收入正當，不多花納稅人一分錢；二是在工作中必須堅守人人平等的原那么，不能有性別、種族、職業(yè)歧視。官員的清廉，主要是通過財產(chǎn)申報制度和嚴格的公款報銷制度來落實。1.財產(chǎn)申報不僅包括官員本身，也包括官員家屬。2.嚴格的公款報銷制度。官員報銷公款，不僅有款項，還要說明細那么，比方差旅費，議員往返選區(qū)及出國的費用都要一一列清楚，乘車、乘船、乘飛機都要說清楚，還要把配偶的出差情況、個人度假時自費差旅都要列出，并且公之于眾，是否“濫用公款〞一目了然?！敉獠繉徲嬐獠繉徲嬍怯赏獠繖C構〔如會計師事務所〕選派的審計人員對組織財務報表及其反映的財務狀況進行獨立的評估。要求：1.外部審計公司應該是專業(yè)的和為社會所公認的；2.外部審計公司是獨立的，以保證得出結論的客觀性；3.開展外部審計的公司應熟悉審計工作和管理效勞工作；4.取得審計對象的管理層和參謀小組的幫助和支持?！捕硴p益控制法指根據(jù)公共組織或部門的損益分析表，對其經(jīng)營狀況、管理績效進行綜合控制的一種方法實質：通過對損益表的分析，對組織的利潤或直接影響利潤的因素進行控制〔三〕投資報酬率分析法投資報酬率=利潤總額/投資總額×100%作用：促使事業(yè)部的管理者從組織最高層主管的角度來分析本部門的經(jīng)營狀況，實現(xiàn)各分權單位的目標與組織整體目標之間最大限度的一致化二、面向未來的預防性控制〔一〕根本原理〔理論假設〕〔二〕根本做法1.高校培訓2.工作崗位的實踐鍛煉3.上級指導4.自學提高及考核〔三〕實施的原因1.直接控制在“不確定性因素〞面前無能為力。2.管理者缺乏知識、經(jīng)驗或判斷力〔四〕優(yōu)點3.6管理信息系統(tǒng)與信息控制方法一、什么是管理信息系統(tǒng)〔1〕管理信息系統(tǒng)最核心的含義是指能夠經(jīng)常地為管理層提供所需信息的系統(tǒng)?！?〕這種系統(tǒng)可以是基于手工的，也可以是基于計算機的，但是目前所有談論的包括我們這里講到的，都集中在計算機支持的應用系統(tǒng)上。〔3〕管理信息系統(tǒng)特別強調提供給管理層的是信息，而不是單純的數(shù)據(jù)，因此，要求管理信息系統(tǒng)具有良好的信息加工的功能。二、管理信息系統(tǒng)的設計與實施〔一〕一個完整的信息系統(tǒng)在設計過程中大體包括如下步驟：——組織決策系統(tǒng)的分析?！畔⑿枨蟮姆治觥！獩Q策的綜合?！畔⑻幚碓O計?！捕彻芾硇畔⑾到y(tǒng)在系統(tǒng)安裝過程中要注意的問題安裝前的調試。用戶的培訓。積極應對來自組織的抵抗。平安性。系統(tǒng)的定期評審。三、管理信息系統(tǒng)對管理者工作的影響管理信息系統(tǒng)對管理者工作的影響是多方面的，它不但對管理者提出了更高的要求，而且會影響管理者管理職能的運用。主要表現(xiàn)為：直接參與 決策能力組織設計權力案例分析一、P58開章案例二、P79閱讀材料三、查找資料，結合控制方法與技術知識，談談如何控制藥品虛假廣告？四、查找資料,談談如何控制政府“三公〞消費？

據(jù)國家財政部、國家發(fā)改委和國家統(tǒng)計局調研數(shù)據(jù)顯示，2005年以來，中國財政行政事業(yè)公用經(jīng)費支出每年增加1000多億元，政府行政開支20年來已經(jīng)增長了近百倍。公車消費加之公款吃喝和公款出國，費用總額占國家行政開支的30%。2011年3月，北京市財政局公布全市公車數(shù)量。截至去年底，北京市黨