第三章會議邀請與接待課件

會議邀請與接待

會議邀請說課內(nèi)容一：會議通知和邀請說課內(nèi)容二：

會議接待說課內(nèi)容三：邀請函——實訓(xùn)課說課內(nèi)容4

課程教法說課內(nèi)容5

課程效果一會議通知和邀請1、通知和邀請的含義會議主辦者擬向參加會議的成員以及采訪記者發(fā)出會議舉辦的信息，通知或邀請他們到會，稱為會議的通知和邀請工作。1、發(fā)出通知和邀請的主體是主辦者；2、舉辦需要對外宣傳報道的會議時，通知邀請的對象不僅是會議成員，還包括擬邀請的媒體記者；3、受主辦者領(lǐng)導(dǎo)或管理的會議成員，或者具有法定、當(dāng)然資格的會議成員，屬于通知的對象。不受主辦者領(lǐng)導(dǎo)或管理的會議成員屬于邀請的對象。content

一會議通知和邀請2、通知和邀請的意義①體現(xiàn)主辦者召集會議的權(quán)利；②履行主辦者的告知責(zé)任；③傳遞會議活動的有關(guān)信息，告知有關(guān)注意事項；④確保會議規(guī)格；content

一會議通知和邀請2、通知和邀請的意義⑤增加與會人數(shù)；⑥向與會者提供參會憑證；⑦征集會議提案和交流文件；⑧反饋參會信息；一會議通知和邀請①口頭形態(tài)的通知和邀請；②書面形態(tài)的通知和邀請；③電子形態(tài)的通知和邀請；④會議形態(tài)的通知和邀請；⑤廣告形態(tài)的通知和邀請；3、通知和邀請的方式按通知和邀請信息的載體形態(tài)分一會議通知和邀請①預(yù)備性通知和邀請；②正式性通知和邀請；3、通知和邀請的方式按通知和邀請的性質(zhì)分一會議通知和邀請①通知（適用于主辦者同會議成員之間具有上下級關(guān)系，或者管理與被管理、指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系的會議）a會議的當(dāng)然成員或法定成員；b本單位內(nèi)部的工作人員；c下級所屬單位；d受本機關(guān)職權(quán)所管理的單位；3、通知和邀請的方式按通知和邀的文書文種分一會議通知和邀請②邀請函（邀請函一般用于橫向性的會議活動，具有禮儀性，發(fā)送對象是不受本機關(guān)職權(quán)所制約的單位以及個人）③請柬（請柬是一種專門邀請客人參加儀式性、交際性、招待性活動的會議文書）3、通知和邀請的方式按通知和邀的文書文種分一會議通知和邀請④海報；是一種公開性的、廣而告之的會議邀請文書，通常采用招貼的方式，邀請對象具有不確定性，主要用于可以自由參加的會議活動。比如，學(xué)術(shù)報告會、論文答辯會等。3、通知和邀請的方式按通知和邀的文書文種分一會議通知和邀請⑤公告；公告用于會議通知和邀請時，主要有兩種情況。一種是根據(jù)公司法的規(guī)定，股份公司召開股東大會時，必須公開刊發(fā)公告，向全體股東發(fā)出召開股東大會的信息；另一種情況是當(dāng)邀請的對象遍布各地，無法一一通知和邀請時，也可以使用公告。3、通知和邀請的方式按通知和邀的文書文種分一會議通知和邀請⑥廣告；主要通過媒體廣告或戶外廣告的形式發(fā)布，具有宣傳范圍廣、輻射能力強的特點。主要用于歡迎海內(nèi)外和社會各界人士廣泛參與的會議活動。3、通知和邀請的方式按通知和邀的文書文種分一會議通知和邀請邀請函和通知的區(qū)別：1、邀請函主要用于組織者與參會者之間關(guān)系平等的會議，發(fā)送對象是不受本機關(guān)職權(quán)所制約的單位和個人，不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會權(quán)利和義務(wù)，是否參加由邀請對象自行決定；3、通知和邀請的方式按通知和邀的文書文種分一會議通知和邀請邀請函和通知的區(qū)別：2、會議通知則用于組織者和與會者存在隸屬關(guān)系或工作上的管理與被管理的關(guān)系，或者與會者本身具有參會的法定權(quán)利和義務(wù)的會議，對于這些會議的對象來說，參加會議是一種責(zé)任，因此，只能夠發(fā)通知，不能用邀請函；3、通知和邀請的方式按通知和邀的文書文種分一會議通知和邀請邀請函和請柬的區(qū)別：1、適用場合不同。邀請函多用于以口頭交流為主要方式的會議活動，請柬多用于舉行各類儀式和交際、招待活動等；2、規(guī)格不同。舉行學(xué)術(shù)會議時，對一般的與會者使用邀請函，而邀請上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位代表、社會名流參加開幕式，則使用請柬。3、通知和邀請的方式按通知和邀的文書文種分一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述①會議的名稱：

是通知和邀請文書中的關(guān)鍵性內(nèi)容，顯示位置和視覺效果一定要突出，要在標(biāo)題和開頭部分中寫明，而且一定要用全稱。一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述②主辦者：

通知和邀請文書中一定要寫明主辦單位，既宣傳主辦單位形象，也明示主辦單位的法律責(zé)任。一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述③往屆會議的情況：

對于歷史較長的會議來說，往屆會議的情況也是優(yōu)勢資源。簡要而又恰到好處的介紹往屆會議的情況，有助于激發(fā)，提高通知和邀請對象的興趣，增強其參會的信心和決心。一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述④會議的內(nèi)容：

包括會議的目的、宗旨、主題、議題、議程、報告人及報告題目等信息。一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述⑤會議的形式：

分為兩種情況：其一，屬于單一性活動的樣式，如座談會、報告會等；

其二，如果舉辦大型綜合性會議，由于配套性活動較多，要分別說明每項配套性活動的形式及其內(nèi)容。一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述⑥參加對象：其一，通知或邀請的對象是單位的，應(yīng)寫明主送單位名稱，并在正文中寫明參加會議的人員具備的條件；

其二，通知或邀請的對象是個人的，直接寫個人稱呼。其三，舉辦洽談會、學(xué)術(shù)報告會等廣泛邀請并自由參加的會議活動，通知或邀請對象不確定，不寫主送單位和個人稱呼一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述⑦會議的時間：

通知和邀請文書中要具體寫明報到時間、會議開始和結(jié)束時間、會期。一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述⑧會議的地點：

會議的地點應(yīng)具體寫明會議舉辦的地名、路名、門牌號碼、樓號、房間號碼、場館名稱，必要時畫出交通簡圖，標(biāo)明地理方位及抵達(dá)的公交線路，以方便與會者。一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述⑨參會費用：

如果向與會者收取費用，要說明收費項目的名稱、數(shù)額以及支付方式。如果費用是由主辦者和與會者分擔(dān)的，要寫明分擔(dān)項目的名稱和各自分擔(dān)的數(shù)額。一會議通知和邀請4、通知和邀請文書的內(nèi)容要素及其表述十報名的方式和截止日期：

一定要注意“截止”和“截至”的區(qū)別。十一其他專門事項十二聯(lián)絡(luò)方式

如主辦單位或會議組織機構(gòu)的地址、郵編、銀行賬號、電話和傳真號碼、網(wǎng)址、聯(lián)系人姓名等。content一會議邀請和通知1）正式文件通知和邀請的格式與寫法①標(biāo)題。

A:由主辦者名稱、會議名稱和“通知組成”，標(biāo)題中標(biāo)明主辦者的名稱有助于突出主辦者的形象，并方便查找檢索。如：XX（主辦者名稱）關(guān)于召開（或舉行）XXX會議的通知B：由會議名稱和“通知”組成，用于多家單位聯(lián)合主辦的會議。如：關(guān)于召開（舉行）XXX會議的通知5、通知和邀請文書的格式與寫法content一會議邀請和通知1）正式文件通知和邀請的格式與寫法②主送機關(guān)。

正式文件通知一般都發(fā)給單位，故必須寫主送機關(guān)，寫法有一下幾種：A：統(tǒng)稱。通知和邀請對象是所有下屬單位。如：“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”，“各直屬院?！盉：單稱，又叫特稱。只需特定單位參加的會議，可分別在每份通知上寫明具體的單位名稱。如：“XXX公司”5、通知和邀請文書的格式與寫法content一會議邀請和通知1）正式文件通知和邀請的格式與寫法③正文。

會議通知的正文部分可以按通知的內(nèi)容分成若干層次和段落，一般分為開頭、主體和結(jié)尾。④落款。指會議的主辦單位的落款。⑤成文日期。

5、通知和邀請文書的格式與寫法content一會議邀請和通知2）信函式通知和邀請的格式與寫法①標(biāo)題。

有會議名稱直接加“邀請函”組成。如：XXXX國際學(xué)術(shù)研討會邀請函②稱呼。A：個別發(fā)給與會單位的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。B：發(fā)給個人的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后冠“先生”、“小姐”“同志”等。C：網(wǎng)上或報刊上公開發(fā)布的邀請信，可省略稱呼，或統(tǒng)稱“尊敬的客戶”等。5、通知和邀請文書的格式與寫法content一會議邀請和通知2）信函式通知和邀請的格式與寫法③開頭應(yīng)酬語。④正文。⑤祝頌語。⑥署名。⑦成文日期。

5、通知和邀請文書的格式與寫法content一會議邀請和通知1）回執(zhí)、報名表和申請表的作用①便于預(yù)計人數(shù)；②便于反饋信息③便于確定資格。④確認(rèn)收到通知。

6、回執(zhí)、報名表和申請表content一會議邀請和通知2）回執(zhí)、報名表和申請表的區(qū)別①相同點：都具有收集或反饋通知和邀請對象信息的作用，而且都作為附件同通知、邀請函一起發(fā)出。②區(qū)別點：回執(zhí)不僅可以反饋通知和邀請對象的信息，同時還具有確認(rèn)對方收到通知的作用。報名表和申請表的制發(fā)對象往往是不確定的，需要履行報名手續(xù)才能確定。如果通知的對象本來就具有與會資格，就只能發(fā)回執(zhí)，不能發(fā)報名表和申請表。如：舉行董事會議，秘書向董事們發(fā)會議通知的同時，可以要求對方填寫回執(zhí)并寄回，但絕不能用報名表和申請表代替回執(zhí)。6、回執(zhí)、報名表和申請表content一會議邀請和通知3）回執(zhí)、報名表和申請表提交的方式和內(nèi)容要素①參加對象的基本情況。②抵離情況。③論文選題。④聯(lián)系方式。⑤其他事項。6、回執(zhí)、報名表和申請表content一會議邀請和通知4）回執(zhí)、報名表和申請表的格式與寫法①標(biāo)題。寫明會議的名稱和“回執(zhí)”“報名表”“申請表”②正文。正文采用表格的形式，以便于填寫。正文中最好設(shè)備注一欄，可讓通知和邀請對象說明特殊情況。③具名。一個人名義參加的，由個人簽名；代表單位或按單位組團參加的，署單位名稱并加蓋公章。④填寫日期。要求通知和邀請對象填寫具體的日期。6、回執(zhí)、報名表和申請表content一會議邀請和通知4）回執(zhí)、報名表和申請的格式與寫法注意：一、鑒于虎門現(xiàn)未有直通航班和列車，會務(wù)組將特在廣州火車站西站、深圳寶安機場設(shè)接待處。請會議代表盡量乘至以上地點的交通工具，以便于接站。二、請于2004年11月2日前將此回執(zhí)傳真至虎門服裝服飾行業(yè)協(xié)會聯(lián)系電話：傳真：6、回執(zhí)、報名表和申請表content二會議接待概述1）會議接待的含義

會議接待是指圍繞與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等方面所作的安排，是會務(wù)工作的重要組成部分。1、會議接待content二會議接待概述2）會議接待的作用①為會議活動提供保障。通過會議接待，給與會者提供各種方便，解除他們的后顧之憂，使他們能夠全身心的投入會議活動，從而保障會議順利進行，提高會議效率，實現(xiàn)會議目標(biāo)。②樹立良好的社會形象。會議接待的過程也是主辦者對外宣傳、樹立良好的社會形象的過程。1、會議接待content二會議接待概述3）會議接待的特征①廣泛性。會議接待對象的廣泛性特征要求會議的接待工作既要照顧大多數(shù)與會者的共性，又要兼顧少數(shù)人的特殊性。②禮儀性。③服務(wù)性。1、會議接待content二會議接待概述4）會議接待的原則①熱情友好，細(xì)致周到。②一視同仁，平等對待。③儉省節(jié)約，倡導(dǎo)新風(fēng)。④加強防范，確保安全。1、會議接待content二會議接待概述1）收集與會者信息的范圍

充分收集與會者信息的情況，是有針對性的做好會議接待工作的必要前提。①與會者的基本情況。②參會的目的、意圖和背景。③過去參加會議的情況。④抵離時間和交通工具。2、收集與會者的信息content二會議接待概述2）收集與會者信息的途徑與方法

①匯總回執(zhí)、報名表和申請表。②查閱歷次會議活動的檔案資料。③請有關(guān)部門提供情況。2、收集與會者的信息content三、邀請函寫作—實訓(xùn)課1）天津青年職業(yè)學(xué)院旅游學(xué)院邀請函1、邀請函的格式①報到時間：2033年九月七日②報到地點：天津青年職業(yè)學(xué)院旅游學(xué)院辦公樓1樓會議室③學(xué)院聯(lián)系方式：聯(lián)系電話：－（辦公室）聯(lián)系人：（）Email：（）Email：（）Email：通訊地址：郵政編碼：④活動背景：今年的金秋九月（2033年9月8日—10日），我們將迎來天津青年職業(yè)學(xué)院旅游學(xué)院建立二十周年的喜慶節(jié)日，旅游學(xué)院以誠摯的心情熱烈期盼您回校、回院參加盛大的慶?；顒?。content三、邀請函寫作—實訓(xùn)課1）旅游學(xué)院校友邀請函（例子）尊敬的院（系）友：您好！今年的金秋九月（2012年9月8日—10日），我們將迎來內(nèi)蒙古師范大學(xué)建立六十周年和旅游管理專業(yè)建立二十周年的喜慶節(jié)日，旅游學(xué)院以誠摯的心情熱烈期盼您回校、回院參加盛大的慶?；顒?。內(nèi)蒙古師范大學(xué)旅游管理專業(yè)始設(shè)于1992年，是自治區(qū)最早經(jīng)上級批準(zhǔn)設(shè)置的旅游高等教育單位。1993年開始招收旅游管理專業(yè)專科生，2000年開始招收本科生，2010年開始招收碩士研究生，同時培養(yǎng)成人本專科生、自考生以及校內(nèi)旅游管理專業(yè)二學(xué)位學(xué)生。2002年掛牌成立旅游學(xué)院，2006年正式獨立設(shè)置為學(xué)校的二級學(xué)院。學(xué)院在二十年的辦學(xué)歷程中無論是在專業(yè)拓展，還是在教師隊伍培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)等方面均取得長足發(fā)展。至2012年，全院在校本科生達(dá)1800余人，教師36人；設(shè)有旅游管理系、酒店經(jīng)營與管理系、旅游企業(yè)管理系、旅游資源開發(fā)與規(guī)劃系和空中乘務(wù)系等五個系；1、邀請函的格式content三、邀請函寫作—實訓(xùn)課1）旅游學(xué)院校友邀請函（例子）有少數(shù)民族歷史文化（院屬設(shè)置點）、專門史和歷史文獻學(xué)（與歷史文化學(xué)院共享點）三個碩士點；三個中心一個所，即旅游發(fā)展研究中心、培訓(xùn)服務(wù)中心、信息與資料中心和蒙古史研究所。目前，學(xué)院已建設(shè)成為管理機構(gòu)完整、專業(yè)設(shè)置科學(xué)、教師學(xué)位與年齡結(jié)構(gòu)合理、教學(xué)設(shè)施與實踐基地配套的旅游教學(xué)與科研基地。學(xué)院堅持多層次、多途徑辦學(xué)，在職業(yè)教育、應(yīng)用性研究與轉(zhuǎn)化、面向社會、服務(wù)社會等方面做出了積極努力，取得了可喜成績。2005年引進“英國高等教育文憑（HND）”項目，與英方共同培養(yǎng)旅游管理專業(yè)學(xué)生；2006年承擔(dān)了學(xué)校蒙古國留學(xué)生旅游管理專業(yè)教學(xué)與管理工作；2007年與遼寧省金通航空培訓(xùn)公司合作創(chuàng)辦空中乘務(wù)專業(yè)，并于2008年招收了第一屆學(xué)生；2010年與鄂爾多斯市鄂托克前旗教育局合作開辦了旅游管理與服務(wù)職業(yè)教育。多年來，學(xué)院在面向社會開展旅游資源普查、編制旅游規(guī)劃、旅游規(guī)劃評審、培訓(xùn)旅游專業(yè)人才等方面取得了顯著成績，為實現(xiàn)教學(xué)面向市場，服務(wù)社會，走產(chǎn)、學(xué)、研、用發(fā)展道路打下了堅實基礎(chǔ)。1、邀請函的格式content三、邀請函寫作—實訓(xùn)課1）旅游學(xué)院校友邀請函（例子）我們衷心希望您在百忙之中回來看看您的母系，看看您曾經(jīng)學(xué)習(xí)過的地方，會見您的同學(xué)和老師。為了搞好60周年校慶及學(xué)院20周年院慶，做好更充分地準(zhǔn)備和安排，懇切希望您接到邀請函之后，及時給予回復(fù)。請您將邀請函回執(zhí)填好后于一周之內(nèi)發(fā)送電子郵件給我們。關(guān)于學(xué)校校慶活動的安排，請訪問內(nèi)蒙古師范大學(xué)校慶網(wǎng)（）。另，我院還有相應(yīng)的活動安排，將另行通知。報到時間與地點：2012年9月7日，呼和浩特市賽罕區(qū)昭烏達(dá)路81號內(nèi)蒙古師范大學(xué)校本部文史樓一樓南側(cè)旅游學(xué)院會議室1、邀請函的格式content三、邀請函寫作—實訓(xùn)課1）旅游學(xué)院校友邀請函（例子）學(xué)院聯(lián)系方式：聯(lián)系電話：0471－（辦公室）聯(lián)系人：長安（）Email：李文杰（）Email：秦兆祥（）Email：通訊地址：內(nèi)蒙古呼和浩特市賽罕區(qū)昭烏達(dá)路81號郵政編碼：010022此致內(nèi)蒙古師范大學(xué)旅游學(xué)院黨總支書記：王曉霞院長：郝志成1、邀請函的格式content三、邀請函寫作—實訓(xùn)課1、邀請函的格式content三、邀請函寫作—實訓(xùn)課2）會議邀請函（例子）

1、邀請函的格式企業(yè)人力資源管理風(fēng)險防范措施高端研討會

企業(yè)如何提高網(wǎng)絡(luò)招聘在企業(yè)招聘實務(wù)中的權(quán)重及效果課程背景課程地位1課程背景課程背景課程背景課程性質(zhì)能力定位1課程背景《消費者行為學(xué)》是市場營銷專業(yè)的一門專業(yè)主干課程。它是一門研究消費者心理與行為的應(yīng)用性學(xué)科。課程背景課程性質(zhì)并行課程：商務(wù)談判公關(guān)實務(wù)開設(shè)時間：第三學(xué)期1課程背景課程背景課程地位Addyourtitle前導(dǎo)課程管理學(xué)基礎(chǔ)、市場營銷基礎(chǔ)Addyourtitle后續(xù)課程市場調(diào)查與分析、現(xiàn)代推銷技術(shù)周課時：4使學(xué)生充分了解影響消費者行為的各種因素，學(xué)會由消費者行為推測消費者心理的能力。

1課程背景課程背景能力定位2課程建設(shè)歷史沿革與課程發(fā)展教材分析content2課程建設(shè)歷史沿革與課程發(fā)展本?？圃盒I銷專業(yè)的核心主干課程，一個學(xué)期。消費心理學(xué)-消費者行為學(xué)content2課程建設(shè)教材分析教材選用：消費者行為學(xué)(第3版)(普通高等教育“十一五”國家級規(guī)劃教材，高職高專教育市場營銷專業(yè)教材新系)適用性：整合知識要點，案例與時俱進，知識拓展豐富存在問題：本科教材的縮減本，個別知識體例不連貫