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流程管理培訓(xùn)資料流程管理培訓(xùn)財(cái)經(jīng)流程管理辦公室目錄定義如何制訂流程LOVEM圖流程文件規(guī)范性要求流程框架簡(jiǎn)介目錄定義如何制訂流程LOVEM圖流程文件規(guī)范性要求流程框架簡(jiǎn)介定義什么是流程(Process)?流程就是一組共同給顧客創(chuàng)造價(jià)值的相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)進(jìn)程。一組相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng),而非一個(gè)單獨(dú)的活動(dòng);可重復(fù)性的活動(dòng);有輸入和輸出;是為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)所規(guī)定的工作途徑。定義什么是操作指導(dǎo)(OperatingInstruction)?操作指導(dǎo)是對(duì)流程中某一業(yè)務(wù)活動(dòng)具體操作的詳細(xì)描述,是業(yè)務(wù)活動(dòng)詳細(xì)的操作指引文件。操作指導(dǎo)模板、表格操作指導(dǎo)模板、表格流程操作指導(dǎo)模板、表格流程管理手冊(cè)公司流程管理體系模板、表格財(cái)經(jīng)的政策、制度、管理規(guī)定歸在這一層DP與操作指導(dǎo)同級(jí)定義流程文件與行政文件的區(qū)別流程文件行政文件同時(shí)滿(mǎn)足以下條件:1、指導(dǎo)和規(guī)范各部門(mén)/角色固有職責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)運(yùn)作;2、重復(fù)使用/執(zhí)行;3、不是一次性/臨時(shí)文件,需要通過(guò)版本升級(jí)長(zhǎng)期連續(xù)指導(dǎo)業(yè)務(wù)運(yùn)作。1、任命類(lèi)(干部聘用通知);2、關(guān)于各類(lèi)行政事項(xiàng)的通知、通告、規(guī)定、制度、報(bào)告等一次性文件。目錄定義如何制訂流程LOVEM圖流程文件規(guī)范性要求流程框架簡(jiǎn)介如何制訂流程怎樣制訂流程?確定流程設(shè)計(jì)的原則(目標(biāo)、范圍)分析、整理出流程中所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)(用動(dòng)詞詞組表示),并明確活動(dòng)的關(guān)鍵監(jiān)控點(diǎn)(KCP);確定完成每個(gè)活動(dòng)的角色,并明確所屬部門(mén)(要職責(zé)分離);確定每個(gè)活動(dòng)輸入&輸出的名稱(chēng)和形式;確定所使用的IT系統(tǒng)及界面關(guān)系;用LOVEM圖把流程表示出來(lái);對(duì)照流程圖,按流程文件模板的格式編寫(xiě)流程文件;設(shè)計(jì)操作指導(dǎo)、表格及模板,如流程中無(wú)法詳描述清楚各活動(dòng)的工作提示、操作指導(dǎo),可編寫(xiě)各活動(dòng)的操作指導(dǎo)文件及相關(guān)支撐的模板、表格。對(duì)重復(fù)、穩(wěn)定運(yùn)行的流程提出IT需求如何制訂流程1、確定流程設(shè)計(jì)的原則(目標(biāo)、范圍),需考慮四個(gè)要素的影響:客戶(hù)的需求和期望;業(yè)務(wù)策略;流程現(xiàn)狀分析情況;IT戰(zhàn)略和技術(shù)。2、分析、整理出流程中所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)(用動(dòng)詞詞組表示)根據(jù)流程的目標(biāo)和范圍,整理出為達(dá)到該目標(biāo)所需要完成的活動(dòng)清單。自上而下,層層分解,逐漸細(xì)化到完成每個(gè)操作的工作步驟。根據(jù)內(nèi)控要求,明確活動(dòng)的關(guān)鍵監(jiān)控點(diǎn)(KCP);目的——規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),減少出錯(cuò),保障流程符合內(nèi)控要求設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)——流程中的高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)和不可繞過(guò)的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)表達(dá)方式——在流程圖中進(jìn)行標(biāo)識(shí);在流程說(shuō)明中進(jìn)行描述。描述——先描述KCP要實(shí)現(xiàn)的目的,保障的業(yè)務(wù)目標(biāo),再描述為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)應(yīng)該做的事情。如何制訂流程3、確定完成每個(gè)活動(dòng)的角色,并明確所屬部門(mén)根據(jù)完成每個(gè)活動(dòng)所需要的人力資源需求,整理并確定具體執(zhí)行每個(gè)活動(dòng)的角色各角色的設(shè)置和職責(zé)劃分必須符合相互監(jiān)督、互相牽制的原則。4、確定每個(gè)活動(dòng)輸入&輸出的名稱(chēng)和形式活動(dòng)的輸入即活動(dòng)的啟動(dòng)信號(hào);活動(dòng)的輸出即活動(dòng)的結(jié)束信號(hào);明確流程中所有活動(dòng)之間的輸出輸入關(guān)系;如何制訂流程5、確定所使用的IT系統(tǒng)及界面關(guān)系明確流程中活動(dòng)與IT系統(tǒng)的相互關(guān)系,流程與IT系統(tǒng)主要有三種界面關(guān)系:人機(jī)互動(dòng),例如復(fù)雜計(jì)算、文檔庫(kù)、案例庫(kù);在線(xiàn)操作,例如MRPII、工作電子流;批處理,例如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng);目錄定義如何制訂流程LOVEM圖流程文件規(guī)范性要求流程框架簡(jiǎn)介L(zhǎng)OVME圖流程有很多種表達(dá)形式,LOVEM圖是其中的一種,我們推薦使用。(LOVEM)LineOfVisibilityEnterpriseModeling,是IBM公司開(kāi)發(fā)的繪制流程圖的技術(shù),是一種易于理解的圖形語(yǔ)言。在LOVEM圖中能清晰的表明:滿(mǎn)足內(nèi)部客戶(hù)或外部客戶(hù)需求的所有活動(dòng);活動(dòng)之間的時(shí)間先后順序;每個(gè)活動(dòng)的輸入和輸出,以及不同活動(dòng)之間的輸入/輸出關(guān)系;執(zhí)行活動(dòng)的角色(可由不同組織承擔(dān));與信息系統(tǒng)的接口界面;LOVEM圖LOVEM圖的作用分析流程現(xiàn)狀;即通過(guò)對(duì)流程現(xiàn)狀清晰全面的定義,從而發(fā)現(xiàn)導(dǎo)致流程效率迷失的原因設(shè)計(jì)未來(lái)的流程;即能夠準(zhǔn)確、完整的描述未來(lái)流程是如何運(yùn)作的,從而指導(dǎo)和規(guī)范流程的運(yùn)作根據(jù)設(shè)定的目標(biāo)來(lái)監(jiān)控流程即在流程中明確相應(yīng)的控制點(diǎn),并設(shè)定相應(yīng)的指標(biāo)加以測(cè)評(píng)LOVEM圖LOVEM圖LOVME圖模板LOVEM圖的結(jié)構(gòu)可見(jiàn)的線(xiàn)畫(huà)一根水平的虛線(xiàn)來(lái)區(qū)分客戶(hù)的活動(dòng)和我們的業(yè)務(wù)活動(dòng)[頂部]帶狀區(qū)畫(huà)幾根等高的水平線(xiàn)來(lái)區(qū)分不同角色的活動(dòng)[主體部分]角色畫(huà)一根垂直的線(xiàn)把角色和活動(dòng)分開(kāi)[左邊]要明確角色的崗位和部門(mén)自動(dòng)化線(xiàn)畫(huà)一根水平線(xiàn)表示與IT系統(tǒng)的接口〔底部〕人機(jī)交互(在線(xiàn)的上方空白處)/在線(xiàn)操作(在線(xiàn)的上面)/批處理在線(xiàn)的下部空白處)時(shí)間周期畫(huà)一根帶箭頭的水平線(xiàn)表示時(shí)間的進(jìn)程〔底部〕現(xiàn)狀〔在線(xiàn)的上部)/目標(biāo)〔在線(xiàn)的下部)LOVEM圖LOVEM圖LOVEM圖的制作方法1、活動(dòng)的表示每一個(gè)活動(dòng)用一個(gè)活動(dòng)框表示給每個(gè)框的活動(dòng)一個(gè)編號(hào),用三位整數(shù)表示,如001提出需求;要用動(dòng)詞詞組來(lái)描述活動(dòng),如批準(zhǔn)PO,簽訂活動(dòng)活動(dòng)框按活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間順序排列;不同角色共同完成同一活動(dòng)時(shí),活動(dòng)框垂直排列,并用相同的活動(dòng)編號(hào);當(dāng)不同的活動(dòng)在同一時(shí)間完成時(shí),活動(dòng)框垂直排列,并用不同的活動(dòng)編號(hào)表示。003評(píng)審需求003評(píng)審需求同一活動(dòng),不同角色完成005處理物料006處理信息不同活動(dòng),同一時(shí)間完成001提出需求LOVEM圖2、活動(dòng)間信息流程的表示方法用箭頭表示活動(dòng)間信息的輸入輸出關(guān)系在箭頭線(xiàn)上用一個(gè)名詞(或使用圖標(biāo)配合)描述所傳遞的信息每一個(gè)箭頭只表示一種信息的傳遞,不同信息的傳遞應(yīng)使用不同的箭頭表示。不得使用如下圖所示的表示方法001提出需求002審核需求

申請(qǐng)單XXX做什么XXX

做什么LOVEM圖3、活動(dòng)框接口表示方法3.1循環(huán)接口用一對(duì)LOOP連接來(lái)表示一個(gè)活動(dòng)返回到前面活動(dòng)的循環(huán)在循環(huán)接口中標(biāo)明所需循環(huán)的活動(dòng)步驟編號(hào)3.2頁(yè)面接口如果一頁(yè)不能表示完流程所有活動(dòng)時(shí),使用頁(yè)面接口表示兩頁(yè)間活動(dòng)的接口關(guān)系所有接口都是成對(duì)的,就像一對(duì)雙胞胎。005評(píng)審報(bào)告006修改報(bào)告LOOP005LOOP006Ap.1Ap.24、活動(dòng)框多個(gè)輸出的表示方法4.1

AND關(guān)系一個(gè)活動(dòng)在同一時(shí)間有多個(gè)輸出時(shí),使用AND表示,如下圖:4.2

OR關(guān)系一個(gè)活動(dòng)可能導(dǎo)致一個(gè)結(jié)果但需判斷Yes或No,就用OR表示LOVEM圖PLACEanorder001COPYmanager002COPYfinance003PLACEanorder001COPYmanager002COPYfinance003Yes,StockOK.No,StockLOVEM圖LOVEM圖圖例:LOVEM圖LOVEM圖符號(hào)關(guān)鍵控制點(diǎn):流程中的高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)和不可繞過(guò)和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié).

原LOVEM圖中的符號(hào)表示CMP——關(guān)鍵測(cè)評(píng)點(diǎn),需要重點(diǎn)監(jiān)控、測(cè)評(píng),以確保流程滿(mǎn)足目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié);PA——問(wèn)題區(qū)域,流程運(yùn)行中的問(wèn)題多發(fā)區(qū);CSF——關(guān)鍵成功因素,使流程順利運(yùn)作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。KCP1制單會(huì)計(jì)復(fù)核會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)各級(jí)財(cái)務(wù)主管ERP/AP出納部門(mén)KCP接出納付款流程KCP⊕需要分層審批無(wú)需分層審批ERP/AP

核銷(xiāo)預(yù)付款⊕有預(yù)付款無(wú)預(yù)付款供應(yīng)商收貨部門(mén)發(fā)票入庫(kù)單時(shí)間周期1個(gè)工作日0.5個(gè)工作日1個(gè)工作日0.5個(gè)工作日NOTES稅務(wù)部門(mén)檔案室接稅務(wù)處理流程接資料歸檔流程001審核單據(jù)003帳務(wù)處理004005登記臺(tái)帳復(fù)核006分層審批007處理憑證008002NOTES核銷(xiāo)NOTES目錄定義如何制訂流程LOVEM圖流程文件規(guī)范性要求流程框架簡(jiǎn)介流程文件規(guī)范性要求流程文件規(guī)范性要求流程文件的擬制應(yīng)按公司統(tǒng)一發(fā)布的最新模板執(zhí)行;所有文件原則上要求雙語(yǔ)化;適用全球、非中國(guó)區(qū)的流程文件必須提交中、英文兩個(gè)版本,且發(fā)布時(shí)必須在“創(chuàng)建文檔”環(huán)節(jié)同步提交;流程文件發(fā)布前須通過(guò)會(huì)審;流程圖繪制工具推薦使用LOVEM圖;表格和模板無(wú)統(tǒng)一格式,但要求標(biāo)注保存期限:文件編碼和版本標(biāo)于頁(yè)腳左下方;表格或模板的保存期限標(biāo)注于編碼、版本的下一行。流程文件規(guī)范性要求最新流程文件模板查詢(xún)路徑:“DocCenterMgmt.System”——SystemManagement——DocumentManagement——《財(cái)經(jīng)流程文件模板》和《財(cái)經(jīng)操作指導(dǎo)書(shū)模板》

公司流程文件模板,查詢(xún)路徑同上:財(cái)經(jīng)模板與公司模板區(qū)別不大。財(cái)經(jīng)流程模板在公司模板的基礎(chǔ)上增加了流程總體要求、關(guān)鍵角色/職責(zé)、賬務(wù)處理環(huán)節(jié)。此外就是文件表頭上有點(diǎn)小修改,財(cái)經(jīng)與公司操作指導(dǎo)書(shū)模板的區(qū)別僅僅是表頭。流程文件規(guī)范性要求流程文件排版要求流程文件編輯時(shí),文件內(nèi)容要求整齊、美觀(guān)并符合以下要求:(1)文件的章節(jié)條款須用阿拉伯?dāng)?shù)字,示例:22.1a. b. c. 最多四個(gè)級(jí)別,第五級(jí)采用小寫(xiě)英文字母加圓點(diǎn)標(biāo)識(shí)。前四級(jí)條款全部采用左對(duì)齊,第五級(jí)退兩格。(2)字體與字號(hào):頁(yè)眉:10號(hào)字宋體正文:條款和正文均采用小四號(hào)宋體,條款字體加粗,圖表中的文字可視具體情況采用更小號(hào)或更大號(hào);頁(yè)腳:五號(hào)字宋體。目錄定義如何制訂流程LOVEM圖流程文件規(guī)范性要求流程框架簡(jiǎn)介流程框架簡(jiǎn)介公司層面流程框架流程框架簡(jiǎn)介財(cái)經(jīng)流程框架財(cái)務(wù)管理與分析固定資產(chǎn)管理預(yù)算管理成本管理投資管理稅務(wù)管理賬務(wù)管理會(huì)計(jì)政策總賬應(yīng)收核算采購(gòu)核算費(fèi)用核算出納成本核算資產(chǎn)核算關(guān)聯(lián)核算賬務(wù)稽核項(xiàng)目核算稅務(wù)核算資金管理融資管理信用管理現(xiàn)金管理資金計(jì)劃外匯風(fēng)險(xiǎn)管理運(yùn)作支持業(yè)務(wù)支持文檔管理流程管理監(jiān)控行為監(jiān)控投資運(yùn)營(yíng)監(jiān)控流程監(jiān)控流程框架簡(jiǎn)介ISC流程框架流程框架簡(jiǎn)介公司框架與財(cái)經(jīng)流程框架的關(guān)系:財(cái)務(wù)管理與分析固定資產(chǎn)管理預(yù)算管理成本管理投資管理稅務(wù)管理賬務(wù)管理會(huì)計(jì)政策總賬應(yīng)收核算采購(gòu)核算費(fèi)用核算出納成本核算資產(chǎn)核算關(guān)聯(lián)核算賬務(wù)稽核項(xiàng)目核算稅務(wù)核算資金管理融資管理

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