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文檔簡介

TIANJINFOREIGNSTUDIESUNIVERSITY兼職檔案員培訓(xùn)課件文件材料立卷歸檔根底理論

第一局部文件材料立卷根底理論第二局部案卷移交歸檔根底理論

一、文件材料立卷根底理論

〔一〕文件材料立卷制度〔二〕文件材料立卷流程

〔一〕文件材料立卷制度

文件材料立卷,也叫組卷,它是歸檔部門(各職能部門和教學(xué)單位)將辦理完畢的具有查考和保存價(jià)值的一份份文件材料,按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律,依據(jù)文書立卷特征將它們整理成一組組文件集合體——即案卷的工作?!捕澄募牧狭⒕砗暧^工作流程網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)文件立卷的宏觀工作流程包括兩個方面:即文件實(shí)體輔助立卷和文件信息網(wǎng)上立卷〔利用檔案管理信息系統(tǒng)平臺〕?!踩澄募牧狭⒕砦⒂^工作流程

①部門日常預(yù)立卷

定義:各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),預(yù)先編制案卷類目,將平時辦理完畢的文件,隨時按照案卷類目分別立卷。具體做法:每年初為本部門將要形成的文件進(jìn)行分類,每類文件分別準(zhǔn)備一個卷盒;平時在文件辦理完畢以后,分門別類地將文件歸入相應(yīng)的卷盒之中。

不同規(guī)模歸檔部門的預(yù)立卷操作

●處級部門,可以分科室分別做好文件材料的平時立卷工作,第二年統(tǒng)一由兼職檔案員將案卷移交歸檔。●科級部門,可由兼職檔案員集中進(jìn)行平時立卷歸檔工作。

不同規(guī)模歸檔部門的預(yù)立卷操作好處:方便平時文件的管理和利用,便于第二年文件整理歸檔。人事處調(diào)配科勞資管理科師資管理科調(diào)配卷上級文件卷工資滾動卷年度考核卷職稱卷培訓(xùn)卷

②檢查調(diào)整

在平時預(yù)立卷根底上,將每類每一事由的文件材料,根據(jù)立卷要求和方法加以審查調(diào)整,準(zhǔn)備組合成案卷。③卷內(nèi)文件排列要求保持文件之間的聯(lián)系,有條理地依次排列,給每份文件以固定的位置。必須注意幾種固定的排列順序:正件在前,附件在后;存本〔印刷本〕在前,定稿〔簽發(fā)稿〕在后;批復(fù)在前,請示在后;結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。

④擬寫案卷標(biāo)題

案卷標(biāo)題一般由責(zé)任者、年度、內(nèi)容〔問題〕、名稱〔文種〕組成,要求文字簡練,能準(zhǔn)確揭示文件材料內(nèi)容。題名不超過50個字,可先用鉛筆在案卷封皮上填寫,最后由檔案部門審查后統(tǒng)一打印粘貼案卷題目。例:黨辦2021年編號文〔黨群部門〕人事處2021年工資滾動卷〔行政部門〕英語學(xué)院2021-2021年度國家獎學(xué)金卷〔教學(xué)單位〕圖書館2021年工作卷〔教輔部門〕

⑤卷內(nèi)文件編號為了固定卷內(nèi)每份文件的順序位置和方便查閱,卷內(nèi)文件順序應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號。但凡有文字的頁面都必須編寫頁號,任何一卷的頁號均從“1〞開始,其中卷內(nèi)目錄、備考表均不編頁號,案卷的張數(shù)不超過200頁。⑥填寫/錄入卷內(nèi)文件目錄位于卷內(nèi)文件之前,使用檔案管理軟件打印卷內(nèi)文件目錄。⑦填寫卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表位于卷內(nèi)文件之后,必須用碳素水筆或鋼筆填寫。1、本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。2、立卷人:由組本錢卷的專兼職檔案員填寫。3、檢查人:由對案卷進(jìn)行審核的責(zé)任者〔各部門主管檔案工作負(fù)責(zé)人〕簽名。4、立卷時間:填寫立卷的時間。⑧填寫案卷封皮案卷封皮由全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、頁數(shù)、歸檔號、檔號八項(xiàng)組成。由檔案部門統(tǒng)一填寫。⑨裝訂案卷按照卷內(nèi)目錄、文件材料、卷內(nèi)備考表的順序,采用三孔一線法裝訂。裝訂前要求:1、撤除金屬物:去掉材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傥铩?、取齊:所有文件采取左上對齊的方式。3、裝訂:用打孔機(jī)采用三孔一線的方法左側(cè)裝訂。二、案卷移交歸檔根底理論。文件材料歸檔制度:是指將整理立卷的文件移交檔案機(jī)構(gòu)或檔案專門人員保存的規(guī)定。歸檔范圍歸檔制度歸檔時間歸檔驗(yàn)收歸檔手續(xù)

〔一〕文件材料歸檔范圍

但凡本部門活動過程中形成的對學(xué)校及國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體形式的文件材料,均屬于歸檔范圍。請各部門從綜合檔案室網(wǎng)頁下載?天津外國語大學(xué)檔案歸檔范圍?,作為參考進(jìn)行立卷歸檔。應(yīng)歸檔文件材料

〔1〕本部門形成的文件材料①本部門形成的制度、規(guī)章等有查考利用價(jià)值的文件;②處理重要問題形成的文件材料;③召開重要會議的全套文件材料;④重要的請示、報(bào)告、總結(jié)、綜合報(bào)表等?!?〕上級來文:直屬或非直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本部門主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料;特別注意:“帳外文件〞的收集歸檔“帳外文件〞,指未經(jīng)本單位收發(fā)文登記的文件材料。1、會議文件:學(xué)校召開的各種重要會議所形成的文件;學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員外出開會帶回來的各種類型、載體的文件材料。2、規(guī)章制度:學(xué)校及內(nèi)部機(jī)構(gòu)制定的重要的規(guī)章制度、方法等。3、聲像材料:國家及上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人來學(xué)校視察、處理工作;學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的各種聲像材料。4、新聞材料:學(xué)校向電視臺、報(bào)社發(fā)送的新聞稿件、音像材料等應(yīng)收集其底稿或復(fù)制件、翻錄件等。5、大型活動:一些臨時性的大型活動、特別是跨部門舉辦的大型活動等,在活動結(jié)束時,應(yīng)由主辦部門及時收集有關(guān)文件材料?!捕澄募牧蠚w檔時間歸檔時間參照?天津外國語大學(xué)歸檔單位工作職責(zé)及歸檔方法?中關(guān)于歸檔時間的要求辦理。1、各黨政部門和按年度歸檔的部門,應(yīng)在次年六月底前歸檔;2、各教學(xué)單位和按學(xué)年歸檔的部門,應(yīng)在次年度寒假前歸檔;3、科研、基建等部門,應(yīng)在科研成果評定、基建工程完成后兩個月內(nèi)歸檔?!踩澄募牧蠚w檔驗(yàn)收歸檔驗(yàn)收:移交檔案時,交接雙方當(dāng)面檢查,檔案部門根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求者,檔案部門有權(quán)退回,限期整改后重交。1、歸檔文件材料用紙規(guī)格要求統(tǒng)一,一律使用A4型或16開。2、分類清楚,組卷合理,卷內(nèi)文件排列有序

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