公司合同保管管理制度

公司合同保管管理制度一、概述公司作為一個(gè)法人實(shí)體，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與眾多的合作方簽訂了各種合同，如采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同等等。這些合同是公司經(jīng)營(yíng)的重要依據(jù)，也是公司權(quán)利和義務(wù)的體現(xiàn)，因此，公司必須對(duì)合同進(jìn)行規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的保管和管理。二、合同保管的范圍和要求合同保管的范圍應(yīng)包括所有涉及公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合同，包括采購(gòu)、銷售、租賃、服務(wù)、勞務(wù)等各種類型的合同。合同保管的具體要求如下：1.統(tǒng)一編號(hào)：所有合同應(yīng)有唯一的合同編號(hào)，并建立電子和紙質(zhì)合同檔案。2.分級(jí)保管：根據(jù)合同重要性，紙質(zhì)檔案應(yīng)分級(jí)保管。3.合同備份：根據(jù)公司的備份策略，經(jīng)過(guò)掃描將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并在備份設(shè)備上存儲(chǔ)備份。4.合同出借使用：合同禁止私人用途，嚴(yán)禁向外借出。5.合同注銷：在合同結(jié)束或到期后及時(shí)進(jìn)行注銷處理，注銷后將紙質(zhì)公章、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)章銷毀或存檔。三、合同管理流程合同檔案管理應(yīng)遵循以下流程：1.合同簽訂當(dāng)一份合同被簽訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照制度執(zhí)行，由法務(wù)部門或?qū)Ｘ?zé)崗位進(jìn)行備案，并建立所屬項(xiàng)目檔案及相關(guān)聯(lián)單證文件。相關(guān)人員應(yīng)對(duì)合同的重要條款進(jìn)行解讀、審核和確認(rèn)。2.合同存儲(chǔ)合同紙質(zhì)原本或掃描電子文檔應(yīng)根據(jù)保密等級(jí)存放在指定的保險(xiǎn)柜內(nèi)，由專業(yè)管理人員進(jìn)行單獨(dú)保管。對(duì)于重要合同，公司應(yīng)當(dāng)采取保全或銀行托管等措施進(jìn)行保管。3.合同備份公司應(yīng)根據(jù)合同備份策略，進(jìn)行掃描備份。將紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)為電子合同，并進(jìn)行多重備份存儲(chǔ)，確保合同完整性和安全性。4.合同查閱合同存儲(chǔ)在保險(xiǎn)柜內(nèi)，紙質(zhì)文件應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行查閱。電子文件由授權(quán)人員通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行查閱，查看合同應(yīng)嚴(yán)格按職責(zé)權(quán)限執(zhí)行。5.合同注銷當(dāng)合同到期、完成或解除時(shí)，應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行注銷處理。對(duì)于紙質(zhì)合同，應(yīng)銷毀或存檔公章、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)章及掃描件，確保合同不會(huì)被復(fù)制和濫用。四、合同管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)當(dāng)建立合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子管理，并配備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)保障合同數(shù)據(jù)的保護(hù)。合同管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)以下功能：合同存儲(chǔ)：實(shí)現(xiàn)合同文檔的檔案保存、備份、檢索和更新。合同審批：實(shí)現(xiàn)合同審批的流程、人員和權(quán)限設(shè)置，確保合同相關(guān)部門之間的協(xié)同工作。合同提醒：實(shí)現(xiàn)電子合同的到期提醒、超期提醒，并可設(shè)置預(yù)警閾值和時(shí)間。合同查詢：實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的智能查詢功能，包括合同編號(hào)、合同名稱、合同類型、合同金額等指標(biāo)的查詢。合同統(tǒng)計(jì)：實(shí)現(xiàn)合同統(tǒng)計(jì)分析功能，包括合同金額、合同期限、合同數(shù)量等指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)分析。五、風(fēng)險(xiǎn)提示在合同管理中，存在以下潛在的風(fēng)險(xiǎn)：紙質(zhì)合同遺失：由于管理不善、泄密等原因，導(dǎo)致紙質(zhì)合同遺失或損毀。電子合同安全風(fēng)險(xiǎn)：合同存儲(chǔ)在電子設(shè)備上，存在病毒攻擊、黑客攻擊以及技術(shù)故障等風(fēng)險(xiǎn)。合同備份不規(guī)范：如備份存儲(chǔ)不規(guī)范或備份策略不完善等，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)備份丟失、數(shù)據(jù)覆蓋等問(wèn)題。合同管理流程不規(guī)范：合同管理流程不規(guī)范，可能導(dǎo)致合同出錯(cuò)或者延誤時(shí)間開(kāi)展業(yè)務(wù)。六、總結(jié)建立科學(xué)的合同管理制度可以有效規(guī)范公司的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、保證合同的完整性