“通知”的寫作技法

“通知”的寫作技法

一、文種特征

通知是黨政機關(guān)常用的一種公文。在我們黨和國家歷次發(fā)布的公文處理法規(guī)中，一直將其列為主要公文種類之一。從實際情況來看，通知是黨政機關(guān)使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種。

通知適用于發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。由此可以看出，通知文種的適用范圍極廣，呈現(xiàn)出一種明顯的多功能的特性。具體表現(xiàn)為以下三點：

1.發(fā)布性。

即用通知來發(fā)布有關(guān)法規(guī)和規(guī)章，它一般用于黨政機關(guān)內(nèi)部行文，此種通知稱為“發(fā)布性通知”。值得注意的是，在2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中，將通知原有的“發(fā)布規(guī)章”的功用表述刪掉了，從表面上看似乎只能用命令（令）來發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，但實際上這一文種的使用主體級別和所涉及的內(nèi)容范圍有很大的局限性。因此，“刪掉”并不等于不用，上述國務(wù)院發(fā)布的新《辦法》，就仍然使用的是“通知”文種。對于公文法規(guī)中的規(guī)定，我們絕不能機械地去“咬文嚼字”，以致于絕對化、簡單化。

2.指示性。

即指用通知來發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，此種通知稱為“指示性通知”。它具有明顯的指示性，但在內(nèi)容規(guī)格上又不適宜用“指示”行文，于是以“指示性通知”來發(fā)布。同時，這種指示性通知，一般是以機關(guān)辦公部門名義行文，而指示則必須使用領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的名義行文。

3.中轉(zhuǎn)性。

即指用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文。具體分為三種情形：一是“上轉(zhuǎn)下”，即將某一下級機關(guān)的公文批轉(zhuǎn)給所屬下級機關(guān)；二是“下轉(zhuǎn)上”，即將上級機關(guān)的來文轉(zhuǎn)發(fā)給所屬下級機關(guān)；三是“平轉(zhuǎn)平”，即將平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的來文轉(zhuǎn)發(fā)給所屬下級機關(guān)。其中“上轉(zhuǎn)下”稱為“批轉(zhuǎn)性通知”，“下轉(zhuǎn)上”和“平轉(zhuǎn)平”統(tǒng)稱為“轉(zhuǎn)發(fā)性通知”。

二、結(jié)構(gòu)與寫法

通知由于功能的多樣性，其寫作模式及要領(lǐng)也不盡相同。現(xiàn)將幾種主要通知的寫作技法分述如下：

1.發(fā)布性通知。

發(fā)布性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾部分組成：

（1）標(biāo)題。這類通知的標(biāo)題通常由發(fā)文機關(guān)名稱、被發(fā)布的法規(guī)或規(guī)章名稱和文種三要素組成，如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知》（2000年8月24日）、《中共中央關(guān)于印發(fā)（黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例）的通知》（2002年7月9日）、《中共中央關(guān)于印發(fā){中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行））的通知》（2003年12月31日）。

（2）正文。正文一般應(yīng)當(dāng)載明兩層內(nèi)容：一是明確指出所發(fā)布的是什么法規(guī)，該法規(guī)的施行或生效日期及相關(guān)事項說明；二是提出貫徹執(zhí)行的希望或要求。一些十分重要的法規(guī)，文中還要強調(diào)它的重大意義。

在具體表達(dá)次序上，開頭都要通過一個“提前”句式，使用“現(xiàn)將”二字，把所要發(fā)布的法規(guī)、規(guī)章展現(xiàn)給閱者。如“現(xiàn)將《中國共產(chǎn)黨黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》（以下簡稱《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》）印發(fā)給你們，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“現(xiàn)將《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》（以下簡稱《干部任用條例》）印發(fā)給你們，請結(jié)合本地區(qū)、本部門的實際，認(rèn)真遵照執(zhí)行。”

在主體部分，一方面可強調(diào)它的重要性及重大意義，如“《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》是一部十分重要的黨內(nèi)法規(guī)，它的頒布實施，對于我們堅持黨要管黨、從嚴(yán)治黨的方針，發(fā)揚黨內(nèi)民主，加強黨內(nèi)監(jiān)督，維護(hù)黨的團(tuán)結(jié)統(tǒng)一，保持黨的先進(jìn)性，始終做到立黨為公、執(zhí)政為民，必將起到重要作用?！绷硪环矫嬉岢鲐瀼貓?zhí)行的要求，如“黨的各級組織一定要從推進(jìn)黨的建設(shè)新的偉大工程的高度，充分認(rèn)識貫徹實施《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)、廣泛宣傳、嚴(yán)格執(zhí)行《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》。要依據(jù)《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》，認(rèn)真分析本地區(qū)、本部門、本單位黨內(nèi)監(jiān)督方面的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施加以解決；要認(rèn)真開展督促檢查，及時糾正違反《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》的行為，黨員領(lǐng)導(dǎo)干部要在抓好本地區(qū)、本部門、本單位貫徹執(zhí)行《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》工作的同時，切實增強接受監(jiān)督的意識，主動接受黨組織和黨員的監(jiān)督。廣大黨員干部要進(jìn)一步提高認(rèn)識，自覺履行黨內(nèi)監(jiān)督的職責(zé)，正確行使黨內(nèi)監(jiān)督的各項權(quán)利”。

（3）結(jié)尾。主要有兩種情形，或是要求下級反饋貫徹執(zhí)行的情況，如前述的這份發(fā)布性通知的結(jié)尾是：“各地區(qū)、各部門在貫徹實施《黨內(nèi)監(jiān)督條例（試行）》中有哪些問題和建議，請及時報告中央”；在多數(shù)情況下，是用來宣布法規(guī)及規(guī)章的時效，其寫法有的是“從即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，并寫明原有相同的法規(guī)、規(guī)章同時廢止等。

以上是內(nèi)容比較復(fù)雜一些的發(fā)布性通知的寫法。一些內(nèi)容比較簡單的發(fā)布性通知，在寫作上一般只有發(fā)布了什么法規(guī)規(guī)章及其時效兩個方面的內(nèi)容。如2000年8月24日《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國家行政機關(guān)公文處理辦法〉的通知》一文就是如此：

“現(xiàn)發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，自2001年1月1日起施行，1993年11月21日國務(wù)院辦公廳發(fā)布，1994年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》同時廢止”。

2.指示性通知。

指示性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾個部分組成：

（1）標(biāo)題。這類通知的標(biāo)題都是標(biāo)準(zhǔn)式的，即由“制文機關(guān)”、“事由”與“文種”三個要素組成，如《中共中央關(guān)于在全黨興起學(xué)習(xí)貫徹“三個代表”重要思想新高潮的通知》（2002年6月15日）、《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強城市居民最低生活保障工作的通知》（2001年11月12日）、《國務(wù)院關(guān)于促進(jìn)房地產(chǎn)市場持續(xù)健康發(fā)展的通知》（2003年8月12日）等。

（2）正文。正文的寫法主要有兩種形式：一是既有一個獨立且簡短的開頭“撮要”，又有一個總括全文中心并要求下級及時反饋執(zhí)行情況的結(jié)尾，中間主體部分由若干并列的內(nèi)容組成，呈現(xiàn)“總——分——總”的結(jié)構(gòu)模式。這是內(nèi)容復(fù)雜一些的指示性通知相當(dāng)普遍的一種寫法。以《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強城市居民最低生活保障工作的通知》為例，開端處寫有約240多字的“撮要”，用來講明制發(fā)本通知的背景、緣由與目的：

“自1997年國務(wù)院決定在全國建立城市居民最低生活保障制度以來，在各級政府的高度重視和有關(guān)部門的積極努力下，我國城市居民最低生活保障工作取得了較大進(jìn)展。但是，這項工作發(fā)展不平衡，一些地方存在著財政收入不足、屬地管理原則沒有完全落實、管理工作不夠規(guī)范、基層日常管理、服務(wù)工作不適應(yīng)以及最低生活保障與其他保障措施銜接不夠緊密等問題。為切實加強城市居民最低生活保障工作，進(jìn)一步完善保障體系，盡快使符合條件的城市貧困人口都能享受最低生活保障，經(jīng)國務(wù)院同意，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：”。

在開頭“撮要”的統(tǒng)領(lǐng)下，正文部分寫了五個大問題，形成五個部分：一、進(jìn)一步提高認(rèn)識，認(rèn)真抓好城市居民最低生活保障工作；二、認(rèn)真貫徹屬地管理原則，全面落實城市居民最低生活保障制度；三、加大財政投入力度，管好用好城市居民最低生活保障資金；四、建立健全法規(guī)制度，推進(jìn)城市居民最低生活保障工作的規(guī)范化管理；五、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，確保城市居民最低生活保障制度落到實處。這五個問題不是相互孤立的并存，而是體現(xiàn)了一種先務(wù)“虛”，后務(wù)“實”，以“虛”帶“實”的邏輯關(guān)系。還有一個值得注意的地方，即不論寫幾個部分，通常第一部分都是講提高思想認(rèn)識方面的問題，而最后一個部分則是講有關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)的問題，這也算是這類通知寫作的一大特點。

二是開頭有一個開宗明義，交代緣由、背景的“撮要”，然后分條列項提出要求，其結(jié)構(gòu)形式表現(xiàn)為“撮要分條式”，這是較前者內(nèi)容簡單一些的指示性通知的寫法。如2咖年10月8日《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步精簡會議和文件的通知》，就是一篇非常典范的指示性通知。開頭集中說明制發(fā)本通知的“緣由”及“總的要求”，采用欲抑先揚的寫作手法，首先肯定近年來在精簡會議和文件方面所取得的成效：

“近年來，黨中央、國務(wù)院三令五申，要求精簡會議和文件，并采取一些措施，取得了一定成效?！本o接著筆鋒一轉(zhuǎn)，用“但是”引出所存在的問題：“但是各類會議和文件仍然偏多，特別是部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)召開的會議過多過濫，一些會議隨意召集地方政府廳局負(fù)責(zé)人參加，給地方增加了負(fù)擔(dān)；部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)越權(quán)發(fā)文現(xiàn)象十分突出，成為文件過多的主要原因?！边M(jìn)而提出精簡會議和文件的原則要求：“一要提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到精簡會議和文件是克服官僚主義、形式主義的需要；二是深化行政管理體制改革，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理職能，轉(zhuǎn)變工作方式和工作作風(fēng)，把工作重點放在深入實際，深入群眾，加強調(diào)研和督查，集中精力研究和解決實際問題上；三要積極利用現(xiàn)代通信和技術(shù)手段開展工作，加快實現(xiàn)辦公自動化的步伐，改變傳統(tǒng)的主要依靠召開會議和印發(fā)文件來推動工作的做法。”以上屬于開端處的三個小層次，從“成績”到“問題”再到“總的要求”，層層遞進(jìn)、順理成章、層次清晰，令人一目了然，寫得十分成功。

在以上開端“撮要”的前提下，通過一個短語（“為做好精簡會議和文件的工作，現(xiàn)特有關(guān)事項通知如下：”）過渡到此通知的“主體事項”部分，緊緊圍繞“精簡會議和文件”這一主旨，并列講了三個方面的內(nèi)容事項，其中前兩個方面分別就如何精簡會議以及如何精簡文件問題作出了指示，最后一個方面就如何貫徹落實提出了具體要求。在寫法上，采用了撮要標(biāo)目的方式，先用序號標(biāo)明層次，隨即列出段旨句，使行文條理清晰，眉目清楚，便于領(lǐng)會、理解和執(zhí)行。同時，對每項規(guī)定要求的闡述都很明確具體，具有很強的針對性和可操作性。

由于是指示性通知，因而在文中大量地使用了“不得”、“要”、“不要”、“必須”等模態(tài)詞語，表意十分明確，語氣堅定有力，令人不容置疑。而這對于確保通知內(nèi)容的貫徹執(zhí)行，顯然是極為必要的?，F(xiàn)將這份通知的“主體事項”的內(nèi)容摘列于下，可與以上介紹對照一讀：

“一、切實加強管理，精簡各類會議

（一）繼續(xù)大力壓縮會議，能不開的會議堅決不開?！?/p>

（二）嚴(yán)格限制邀請地方政府及其廳局負(fù)責(zé)人和中央管理的企業(yè)的負(fù)責(zé)人參加會議。……

（三）盡量壓縮會期，提高會議質(zhì)量?！?/p>

（四）大興勤儉之風(fēng)，反對奢侈浪費。……

（五）改進(jìn)會議方式，提高會議效率。……

（六）應(yīng)由各部門召開的會議，不得要求以國務(wù)院或國務(wù)院辦公廳的名義召開。……

二、采取有效措施，大力精簡文件

（一）各部門要在進(jìn)一步轉(zhuǎn)變管理職能和減少審批事項上多下功夫?！?/p>

（二）各部門要嚴(yán)格控制向地方政府發(fā)文。

（三）嚴(yán)格控制部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)發(fā)文?！?/p>

（四）各部門要各司其職，各負(fù)其責(zé)。……

（五）要認(rèn)真做好各種簡報的清理、整頓工作?！?/p>

三、加強監(jiān)督檢查，促進(jìn)工作落實

各部門主要負(fù)責(zé)人要高度重視精簡會議和文件的工作，嚴(yán)格把關(guān)，從源頭上控制和解決‘文山會?！瘑栴}?！薄＃ù送ㄖ斠?000年10月23日的各大報紙，新華社北京10月22日電）

（3）結(jié)尾。結(jié)尾部分主要是對有關(guān)單位提出貫徹執(zhí)行的希望和要求。例如上述《國務(wù)院辦公廳關(guān)于進(jìn)一步加強城市居民最低生活保障工作的通知》一文，在主體部分之后，單獨寫了一段文字，強調(diào)做好城市居民最低生活保障工作“關(guān)系到廣大人民群眾的切身利益，各地區(qū)、各有關(guān)部門要按照本通知的要求，認(rèn)真做好組織實施工作。民政部要會同財政部、勞動保障部等部門加大督促檢查力度，及時了解有關(guān)情況，把各項政策措施落到實處”。這個結(jié)尾既與開頭的“撮要”相互照應(yīng)，使全文達(dá)到圓潤縝密，又起總括收束之作用，以進(jìn)一步提高人們的認(rèn)識?？梢娺@份通知的寫作是非常嚴(yán)密的。

3.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的內(nèi)容結(jié)構(gòu)一般由以下幾個部分組成：

（1）標(biāo)題。此種通知的標(biāo)題，通常由批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的機關(guān)名稱、主要內(nèi)容與文種三個要素構(gòu)成。這里講的主要內(nèi)容即被批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）文件的標(biāo)題，例如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)財政部、國家計委關(guān)于進(jìn)一步加強外國政府貸款管理若干意見的通知》（2000年6月10日）、《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)人事部關(guān)于在事業(yè)單位試行人員聘用制度意見的通知》（2002年7月6日）。

在撰寫轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題時，經(jīng)常會遇到幾個“通知”重復(fù)出現(xiàn)的問題，如《×××縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××市人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于××（事由）的通知的通知的通知》。對于這種情況，為了防止重疊和繁瑣，按照慣例，可以省略中間層次（即市政府）和自己所使用的兩個“通知”，只保留文件發(fā)源處的一個文種“通知”。這樣，即可將標(biāo)題簡化為《×××縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)××省人民政府關(guān)于××××（事由）的通知》。為了彌補如此變通后可能出現(xiàn)的遺憾，應(yīng)把被刪掉的中間層次寫進(jìn)公文的開頭，如“近接市人民政府于×月×日發(fā)來省人民政府關(guān)于××××（事由）的通知（×政發(fā)［2005］6號），現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們……”

由于標(biāo)題中已有‘通知’字樣，省略了自己的那個“通知”也不會引起歧義，更不妨礙主題詞中對文種的標(biāo)引。

（2）正文。此種通知的正文，通常要寫明三層意思。以《國務(wù)院批轉(zhuǎn)財政部、國家計委關(guān)于進(jìn)一步加強外國政府貸款管理若干意見的通知》（2000年6月10日）為例，一是表明對被批轉(zhuǎn)文件的態(tài)度：“國務(wù)院同意財政部、國家計委《關(guān)于進(jìn)一步加強外國政府貸款管理的若干意見》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”；二是強調(diào)闡述了批轉(zhuǎn)該文件的重要性和必要性：“利用外國政府貸款是我國引進(jìn)外資的一種重要方式，進(jìn)一步加強外國政府貸款管理工作，是在新形勢下認(rèn)真貫徹中央關(guān)于積極、合理、有效地利用外資，更好地使用國外資金，防止和化解國家主權(quán)外債風(fēng)險，維護(hù)我國政府對外信譽的重要舉措”。最后是提出貫徹執(zhí)行的希望和要求，關(guān)于這層內(nèi)容要視具體情況而定，它可以是一句話，也可以是若干條段，如本文即是一個長句：“各地區(qū)、各部門要統(tǒng)一思想，高度重視，落實責(zé)任，切實做好有關(guān)工作”。

（3）結(jié)尾。要寫明本通知的制發(fā)日期，并加蓋公章。

三、寫作要點提示

1.要講求實效，切忌濫發(fā)通知。由于發(fā)布通知是要求所屬機關(guān)單位貫徹執(zhí)行或周知的，其目的在于指導(dǎo)和推動工作的深入開展，因此，要特別注意發(fā)布的必要性，講求實效，嚴(yán)禁隨意濫發(fā)，嚴(yán)格控制發(fā)文的數(shù)量，做到量度適中。實踐中，有些機關(guān)不分巨細(xì)，逢事必發(fā)“通知”，以致過多過濫，有損通知的嚴(yán)肅性，必須加以糾正。

2.要把握內(nèi)涵，切忌越俎代庖。由于通知具有多功能的特性，因而在實踐中往往備受“偏愛”。有些公文，按其內(nèi)容性質(zhì)及發(fā)文的目的要求本來應(yīng)當(dāng)用“函”、“指示”（新《辦法》中已將指示刪去，但其仍是黨的機關(guān)重要文種）、“意見”或“通告”，卻往往被“通知”代替。甚至有些本來應(yīng)用“啟事”、“聲明”之類的日常應(yīng)用文也隨意用“通知”行文，既失嚴(yán)肅，又有悖法規(guī)規(guī)定，應(yīng)當(dāng)引起高度注意。

3.要明確無疑，切忌阻滯含混。發(fā)布通知是為了解決實際問題并且需要貫徹執(zhí)行的，因此，在寫作時必須做到主旨明確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，用語通暢，令人一目了然。同時，在內(nèi)容上必須符合黨和國家的方針政策以及上級機關(guān)的文件指示精神，還要合乎本地區(qū)、本部門的實際情況。否則，就會從根本上損害通知的質(zhì)量和效用。

4.要面對實際，切忌咬文嚼字。2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布了新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，其中第九條第（五）款對“通知”的適用范圍較1994年1月1日起施行的舊的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》有了一個變化，即刪去了原有“發(fā)布規(guī)章”的內(nèi)容表述，所以有人認(rèn)為今后發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章不得再使用“通知”，而應(yīng)改用“令”。這種認(rèn)識是不妥當(dāng)?shù)摹＞汀巴ㄖ卑l(fā)布規(guī)章內(nèi)容所出現(xiàn)的變化，主要是功用頻率的降低，因為內(nèi)部行文使用“通知”的情形相對“公布令”來講已經(jīng)越來越少了。一份規(guī)章用什么載體來發(fā)布，關(guān)鍵取決于它的行文方式與對象，如屬面向社會，有使用“命令”資格的單位即可用“令”來發(fā)布；如系內(nèi)部行文，就應(yīng)用“通知”。再有，假若認(rèn)為新的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》刪掉了“發(fā)布規(guī)章”就等于再也不能用“通知”來發(fā)布規(guī)章，那么難以數(shù)計的地（市）級以下的政府機關(guān)、部門以及國有企事業(yè)單位所制訂的“類規(guī)章性文件”又用什么來發(fā)布呢?（因為他們是不能使用“發(fā)布令”的），所以，我們必須全面準(zhǔn)確地理解“通知”的含義，切不要機械呆板，也不要咬文嚼字，死摳某一條文。要從紛繁復(fù)雜的公文工作實際出發(fā)，做到活學(xué)活用。2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布《國家行政機關(guān)公文處理辦法》這個行政法規(guī)，其載體就是“通知”而恰恰不是“令”，這就是一個十分鮮明、生動的例證。

5.用語要莊重、切忌平淡無味。指示性通知用語的突出特點表現(xiàn)為莊嚴(yán)鄭重、語氣肯定、不容置疑。為此，要大量使用一些祈使句，如“堅決……”、“盡快……”、“必須……嚴(yán)禁”、“要切實……”、“嚴(yán)格……”等；要使用一些成語和四字格的詞組，這類語句簡短意明、節(jié)奏爽快，有利于增強堅定有力的氣勢。撰寫這種通知，不要因為要求莊重而回避修辭，切忌語言平淡無味