Excel基礎知識培訓

基礎知識

Excel是Microsoft公司推出的辦公軟件Office中的一個重要組成成員,也是目前最流行的關于電子表格處理的軟件之一.它具有強大的計算、分析和圖表等功能，是公司目前最常用的辦公數(shù)據(jù)表格軟件。在Word中也有表格,在Excel表格與W表格的最大不同在于Excel表格具有強大的數(shù)字運算和數(shù)字分析能力.Excel中內(nèi)置的公式和函數(shù),可能幫忙用戶進行復雜的計算.由于E在數(shù)據(jù)運算方面有強大的功能,使它成為用戶辦公必不可少的一個常用辦公軟件。Excel簡介啟動Excel程序單擊【開始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeExcel2003】菜單命令，即可啟動Excel應用程序。Excel工作界面工作表標簽列標活動單元格行號工具欄標題欄工作表標簽任務窗格工作表標簽菜單欄繪圖工具欄名稱框公式編輯框

Excel的工作界面與word的工作界面有著類似的標題欄、菜單、工具欄，也有自已獨特的功能界面，如名稱框、工作表標簽、公式編輯框、行號、列標等。單元格

Excel中的每一張工作表都是由多個長方形的“存儲單元”組成，這些長方形的“存儲單元”即是單元格。這是Excel最小的最小的單位。輸入的數(shù)據(jù)就保存在這些單元格中，這此數(shù)據(jù)可是字符串、數(shù)學、公式等不同類型的內(nèi)容。列標和行號：

Excel使用字母標識列，從A到IV，共256列，這些字母稱為列標；使用數(shù)字標識行，從1到65536，共65536行。每個單元格通過“列標+行號”來表示單元格的位置。如：B1，就表示第B列第1行的單元格。Excel工作界面名稱框和公式編輯框

名稱框用來對Excel電子表格中的單元格進行命名和名稱的顯示。利用名稱框，用戶可以快速定位到相應的名稱區(qū)域。公式編輯框用于輸入和顯示公式或函數(shù)的區(qū)域。工作薄工作簿是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件。標題欄上顯示的是當前工作簿的名字。Excel默認的工作簿名稱為“book1”。每個工作簿包含多個工作表，默認狀態(tài)工作薄包含３張工作表，但是３張工作表往往不能滿足用戶的需要，所以一個工作簿中可能包含多張工作表，最多時一個工作簿中可能包含255張工作表。工作表工作表是由單元格組成，在excel中一張工作表由256×65536個單元格組成。Excel中默認新建的工作簿包含3個工作表，工作表的標簽名為sheet1、sheet2、sheet3?？赡芡ㄟ^單擊工作表標簽在不同的工作表之間進行切換。Excel工作界面選擇多列（或多行）單元格，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊選擇【隱藏】命令，即可隱藏單元格的列（或行）。行、列隱藏行、列的基本操作行的隱藏與列的隱藏方法相同。要恢復單元格的顯示，可以通過選擇被隱藏單元格的前后兩列單元格，然后單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【取消隱藏】命令，即可重新顯示被隱藏的單元格。行、列取消隱藏行、列的基本操作格式設置選擇單元格后，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇【設置單元格格式】菜單選項，如圖：單元格屬性的設置

Excel中為了方便對數(shù)據(jù)處理，可以通過定義單元格的“數(shù)字”選項卡，來定義不同的單元格數(shù)據(jù)格式。例：輸入商品編號’033264’如果直接輸入，“033264”中的第一個“0”會被忽略掉。此類數(shù)據(jù)已經(jīng)不是數(shù)字，這是我們需要通過先將單元格的數(shù)據(jù)格式修改成“文本”類型后，再在該單元格處輸入“033264”。格式設置單元格屬性的設置【對齊】選項卡，可以對單元格的文本進行對齊方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自動換行”選項，在單元格內(nèi)容比較多需要用多行來進行顯示時，可能使用這個選項達到換行的效果。格式設置單元格屬性的設置Excel中的字體、邊框、圖案的設置與word里面的基本相同。數(shù)據(jù)格式－對齊對橫向合并，一般不用“合并單元格”，用“水平對齊”中的“跨列居中”對豎向合并，可以改變文字方向?qū)渥卧?，可以使用“縮小字體填充”對大單元格應在“垂直對齊”上選“居中”工作表的基本操作表間切換單擊表標簽，可以進行表格間的切換。Excel中，當前的表格標簽為白色，默認的非當前表格為淺灰色。標簽的重命名在表標簽上雙擊鼠標，當光標變成“I”狀態(tài)后，即可進行編輯修改狀態(tài)，對表標簽進行重命名。工作表的基本操作更改標簽的顏色在表格的上方，單擊鼠標右鍵，彈出快捷菜單，選擇工作表標簽顏色命令，如圖在彈出的顏色面板中，選擇所需要的顏色，然后單擊確定按鈕，單擊另外一個工作表后，即可看到效果。如圖工作表的基本操作若要選擇相鄰的多張工作表，可以通過shift鍵+單擊實現(xiàn)；若要選擇不相鄰的多張工作表，可以通過ctrl+單擊實現(xiàn)。工作表的基本操作多表的選擇選擇相鄰的多張工作表選擇不相鄰的多張工作表工作表的基本操作多表的操作多表的操作：1.復制/替換同一數(shù)據(jù)到全部工作表，按SHIFT/CTRL+單擊，選中需要的工作表后，在任意一個工作表的單元格上，右鍵—“粘貼。2.從多個工作表刪除同一列或行里的數(shù)據(jù)，按SHIFT/CTRL+單擊，選中需要的工作表后，在任意一個工作表上，刪除數(shù)據(jù)，在其他工作表中，會自動對應刪除。3.打印全部工作表。按SHIFT/CTRL+單擊，選中需要的工作表后，單擊左上“文件”---“打印預覽”---按照實際設置“頁面設置”后，單擊“打印”添加工作表在工作表標簽上單鼠標右鍵，彈出快捷菜單，然后選擇【插入】命令，在彈出的對話框中選擇【工作表】即可工作表的基本操作工作表的基本操作1.在工作表標簽上單鼠標右鍵，彈出快捷菜單，然后選擇【刪除】命令2.按住SHIFT/CRTL+左鍵刪除全部或者特定工作表。刪除工作表移動工作表在表標簽上，長按鼠標左鍵，當在工作表標簽上方出現(xiàn)‘▼’，長按左鍵之后拖動工作表標簽，到需要的位置，松開左鍵。工作表的基本操作數(shù)據(jù)的處理排序排序可以讓表格中的數(shù)據(jù)按某種規(guī)則排列，數(shù)據(jù)間的順序只有兩種：升序與降序。對于數(shù)值，Excel按數(shù)值大小排序；對于文本，Excel將根據(jù)字母順序、首字母的拼音順序或筆畫順序來排序，空格將始終被排在最后。簡單排序選中要排序內(nèi)容，單擊工具欄中的升序排序或降序排序按鈕，可以完成簡單的排序。升序排列按鈕降序排列按鈕數(shù)據(jù)的處理復雜排序通過單擊數(shù)據(jù)菜單下的【排序】菜單命令，彈出“排序”對話框，如圖提示：排序?qū)υ捒蛑?，最多可以設置3個關鍵字。數(shù)據(jù)的處理篩選通過單擊數(shù)據(jù)菜單下的【篩選】菜單命令數(shù)據(jù)的處理自動篩選通過單擊數(shù)據(jù)菜單下的【篩選】菜單命令

【自動篩選】數(shù)據(jù)的處理分類匯總通過單擊數(shù)據(jù)菜單下的【分類匯總】菜單命令數(shù)據(jù)的處理分類匯總根據(jù)設定不同的條件得出一不同的結果：數(shù)據(jù)的處理（一）篩選，分類匯總之后的高級復制粘帖操作。一個有著大量基礎數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)表中，當經(jīng)過一系列的篩選和分類匯總操作之后，往往得出的數(shù)據(jù)，不能直接用“復制”—“粘帖”來復制到其他表中。如圖：先選定需要復制的工作表，之后點擊“編輯”—點擊“定位”—找到”定位條件”—選擇“可見單元格”，做完以上步驟之后，在按常規(guī)復制方法，復制單元格。示例圖，如下：數(shù)據(jù)的處理（二）篩選，分類匯總之后的高級復制粘帖操作。示例圖如下：例如：=SUM(B2:B5）公式運算=公式(起始點:終止點)公式運算以“求和”為例選擇要求和的數(shù)據(jù)，并多選一格用于顯示結果，然后單擊工具欄上的自動求和按鈕。求平均值、計數(shù)等操作如此類推。提示：系統(tǒng)自動顯示所選區(qū)域“求和”計算錯誤跟蹤對公式或者函數(shù)的循環(huán)引用可能需要錯誤追蹤，在“自定義\工具欄”下選“循環(huán)引用”，即打開“循環(huán)引用”錯誤追蹤的工具條單元格錯誤類型：#####錯誤→ → 寬度不夠或者負日期 #VALUE!錯誤 → 參數(shù)不正確，不能返回結果值#DIV/O!錯誤 → 不能被零整除（除數(shù)為零）#NAME?錯誤 → 引用名稱錯誤或引用不存在的名稱#N/A錯誤 → 找不到值#REF!錯誤 → 引用不存在的單元格或區(qū)域#NUM!錯誤 → 參數(shù)錯誤，或者數(shù)值過大、過小#NULL!錯誤 → 不正確的單元格運算或引用例如：#####錯誤解決方法：增大列寬插入圖表通過單擊插入菜單下的【圖表】菜單命令提示：可以在插入圖表前選定數(shù)據(jù)區(qū)域，也可在選定圖表類型后再選定數(shù)據(jù)區(qū)域插入圖表：以折線圖為例Step1：提示：可以根據(jù)不同的需求選擇不同的折線類型Step2：可以選擇數(shù)據(jù)區(qū)域Step2：可以增加新系列（常用于對比分析）設定系列對應的數(shù)據(jù)區(qū)域Step3：設定圖表標題、x軸和y軸說明等Step4：設定圖表插入的位置（當前工作表或者其他）Step5：完成（可以進行調(diào)整圖表位置、大小、字體等）打印工作表打印工作表之前，需要對工作表的頁面進行設置，單擊菜單文件下的頁面設置，如圖頁面選項卡：可以進行方向、縮放、紙張大小的設定。頁邊距選項卡：可以對打印表格頁邊距進行設置。打印工作表頁眉/頁腳選項卡：可以對打印文件設置頁眉、頁腳。打印工作表我們可以通過單擊自定義頁眉或自定義頁腳來進行自定義頁眉、頁腳。工作表選項卡：可以設置要打印的區(qū)域，默認是全部區(qū)域。如果是多頁打印，可以將表頭部分設置為“打印標題”，這樣便可以在每頁出現(xiàn)標題內(nèi)容。打印工作表有兩種方法：文件菜單下的打印命令工具欄上的打印按鈕打印工作表Excel表的實用技巧文本編輯按住Ctrl+鼠標左鍵，是選中特定的單元格，按住SHIFT+鼠標左鍵，是選中從光標位置到結束單元格?？焖俨檎遥梢允褂脝柼??)和星號(*)作為通配符。如果想查找這倆個符號，只需要在前面加上(~).編輯：1.分數(shù)的輸入，如果直接輸入“1/5”系統(tǒng)會變成“1月5號”，解放方法是，先輸入“0”，然后再輸入空格，之后輸入分數(shù)“1/5”。2.不連續(xù)單元格填充同一個數(shù)據(jù)，按住Ctrl選中不連接的單元格，在輸入數(shù)據(jù)后，按住CTRL+回車，這樣所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。文本編輯在Excel表中，巧用雙擊定位。定位到行