會務(wù)管理工作指南流程圖

會務(wù)管理工作根據(jù)網(wǎng)上文字材料整理制作2021年4月13日編輯ppt會議工作的根本任務(wù)組織工作文書工作生活管理工作平安保衛(wèi)工作編輯ppt－組織工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定會議議題；

根據(jù)議題安排議程、日程；發(fā)會議通知，負(fù)責(zé)會議報到；對與會人員進(jìn)行編組；布置會場，安排座次；印發(fā)會議證件(出席證、列席證、工作證等)；負(fù)責(zé)會議簽到；會中組織和協(xié)調(diào)；會場其他組織和管理；會外的聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)(負(fù)責(zé)與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的聯(lián)系和組織)。

會議的結(jié)束收尾工作。編輯ppt－文書工作會議文書的起草會議文書編寫

會議文書印發(fā)及管理編輯ppt－生活管理工作與會人員的食宿管理會議的財務(wù)管理會議的交通保障會議的文化活動與會人員的醫(yī)療保健編輯ppt－平安保衛(wèi)工作會議的保密工作會議的警衛(wèi)工作

會場內(nèi)外的平安保衛(wèi)工作編輯ppt會務(wù)工作流程圖會前會中會后編輯ppt－會前確定會議主題與議題確定會議名稱確定會議規(guī)模與規(guī)格明確會議組織機(jī)構(gòu)明確會議所需設(shè)備和工具確定會議時間與會期確定與會者名單選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知安排食住行準(zhǔn)備會議文件材料制作會議證件制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案布置會場會場檢查編輯ppt－會中報到及接待工作組織簽到做好會議記錄會議信息工作編寫會議簡報或快報做好會議值班保衛(wèi)工作做好會議保密工作做好后勤保障工作編輯ppt－會后安排與會人員離會撰寫會議紀(jì)要會議的宣傳報道會議總結(jié)編輯ppt確定會議籌備方案會議籌備方案就是會議方案。它包括會議主題、議題名稱、會議時間、地點、與會人員、議程、日程及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等工程。編輯ppt確定會議主題和議題會議主題是指關(guān)于會議要研究的問題、到達(dá)的目的。確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。議題是對會議主題的細(xì)化。編輯ppt確定會議名稱會議名稱要擬得妥當(dāng)，名實相符。會名不宜太長，但也不能亂簡化。會議名稱一般由“單位+內(nèi)容〞兩個要素構(gòu)成，如“中國共產(chǎn)黨第十五次全國代表大會〞，其中“中國共產(chǎn)黨〞即組織名稱，也可稱單位；“第十五次全國代表大會〞即會議內(nèi)容。有的會議名稱由單位、年度、內(nèi)容構(gòu)成，如廣東省人民政府辦公廳(單位)1997年(年度)總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會〞。有的會議名稱有時間、會議內(nèi)容和會議類型構(gòu)成。如“2002年浙江省公路春運(yùn)票價聽證會〞。會議名稱要用確切、標(biāo)準(zhǔn)的文字表達(dá)。有些會議的名稱是固定的，如董事會等；有些會議名稱是不固定的，應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定，有的名稱中還可以包括時間、范圍等因素。如：“天地公司1998年全體員32,總結(jié)大會〞。編輯ppt確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。同時本著精簡效能的原那么。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。編輯ppt明確會議組織機(jī)構(gòu)編輯ppt確定會議的時間和日期會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。確定會議時間應(yīng)考慮編輯ppt首先是需要如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)方案，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。編輯ppt其次是可能最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。編輯ppt再次是適宜先要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)和主持人時間的適宜。在領(lǐng)導(dǎo)出差返回的當(dāng)天盡量不安排重要會議。有外部人員參加的會議，要考慮邀請的有關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓能否到會。還要考慮本單位或本公司工作或生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，盡量防止在工作或生產(chǎn)銷售的旺季和忙時召開牽涉人員多、時間長的會議。此外要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。編輯ppt最后是會議時間限度據(jù)心理學(xué)家測定，成年人能集中精力的平均時間為45至60分鐘，超過45分鐘，人就容易精神分散，超過90分鐘，普遍感到疲倦。因此，每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。

〔會議議題應(yīng)集中，日程安排應(yīng)高度緊湊，盡量縮短時間。會議連續(xù)進(jìn)行的最正確時間是3小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果呈下降趨勢?！嘲才艜h時間要考慮人們的生理規(guī)律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人們辦事的效率較高。確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。要注意提高效率，盡量開短會。編輯ppt確定與會人員范圍及人數(shù)會議由哪一級人員參加，由哪些單位派人出席，哪些單位派人列席，事先都應(yīng)全面考慮好。秘書部門平時應(yīng)掌握本地區(qū)或奉系統(tǒng)的機(jī)關(guān)和干部人數(shù)的根本資料。在確定會議規(guī)模和人數(shù)之后，應(yīng)進(jìn)一步分配會議人數(shù)及名單。大型會議設(shè)有“組織組〞負(fù)責(zé)考慮這些工作。編輯ppt會議地點問題會議地點，又稱“會址〞。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最正確會址也得考慮多種因素。編輯ppt應(yīng)根據(jù)不同的會議類型來選地點如：國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般應(yīng)在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。假設(shè)，棉花種植會議到深圳去開，鋼鐵生產(chǎn)會議到青島去開，就不可理喻了。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。會議室盡可能不要緊靠生產(chǎn)車間、營業(yè)部、教室等人聲嘈雜的地方，以免受到干擾。編輯ppt應(yīng)考慮交通便利會場位置必須讓領(lǐng)導(dǎo)和與會者方便前往。一般應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)和與會者的工作地點均較近的地方。編輯ppt會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應(yīng)考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。編輯ppt場地要有良好的設(shè)備配置桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機(jī)、投影儀、計算機(jī)、麥克風(fēng)等。編輯ppt場地應(yīng)不受外界干擾應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾〞還包括室外的各種噪音，打進(jìn)會場的，以及來訪和參觀等。因此在場外應(yīng)掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀〞的牌子，并要求關(guān)閉所有的。會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。編輯ppt應(yīng)考慮有無停車場所和平安設(shè)施問題場地租借的費(fèi)用必須合理編輯ppt確定會議議程與會議日程會議議程與會議日程的區(qū)別：

會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序方案，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定

要明確具體，準(zhǔn)確無誤。編輯ppt確定會議議程與會議日程安排會議議程和日程要注意的問題：

要把握會議目的，即了解會議召開的原因。

先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。

例會原那么上要定時召開，且時間不宜過長。時間應(yīng)控制在一個半小時左右，防止出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。

如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最正確時間開會。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最正確的時機(jī)。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上那么安排一些文娛活動。編輯ppt確定會議議程與會議日程大中型會議的議程一般安排如下：

開幕式，上司和來賓致辭；

上司做報告；

分組討論；

大會發(fā)言；

參觀或其他活動；

會議總結(jié)，宣讀決議；

閉幕式。編輯ppt制定會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案會議本錢估算會議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容審核時要逐項細(xì)審編輯ppt會議本錢估算估算方法一會議本錢=2ABT+會議實際費(fèi)用A：全部員工小時平均工資的3倍乘以2：會議引起管理工作停頓造成的損失B：與會者人數(shù)T：開會小時數(shù)會議實際費(fèi)用：包括交通費(fèi)、場地設(shè)施租用費(fèi)、食宿費(fèi)、補(bǔ)助費(fèi)、文具、文件印刷費(fèi)、會議效勞費(fèi)〔茶點〕

估算方法二會議本錢=與會者小時平均工資X會議時間本錢+會議實際費(fèi)用會議時間本錢：與會者會議準(zhǔn)備時間、旅行時間，會議秘書、會議效勞人員工作時間及開會時間的總和。會議實際費(fèi)用：同上編輯ppt會議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容〔一〕文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開支。郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會議通知，那么有會議事項發(fā)電報、、電傳或打進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；假設(shè)召開電視、等遠(yuǎn)程會議，那么使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計算在內(nèi)。會議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。會議場所租用費(fèi)：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。會議辦公費(fèi)：如會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需要的費(fèi)用。編輯ppt會議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容〔二〕會議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。會議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會人員自理一局部，由會議主辦者補(bǔ)貼一局部。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一局部，那么預(yù)算中可不列此項。會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一局部，由與會者承擔(dān)一局部。會議交通費(fèi)：即參會人員交通往返的費(fèi)用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，那么應(yīng)列入預(yù)算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。編輯ppt審核時要逐項細(xì)審要讓起草人員將局部費(fèi)用的細(xì)目表一并承上。如計算設(shè)備租用費(fèi)時，應(yīng)了解：都租用了哪些設(shè)備?設(shè)備租用的行情是怎樣的?不同型號、功能的費(fèi)用差距有多大?主審秘書對這些都需了然于胸。對經(jīng)費(fèi)的把關(guān)，不可太松，否那么會造成浪費(fèi)；也不可太緊，否那么會影響到會議質(zhì)量。編輯ppt印發(fā)會議通知發(fā)會議通知可用書面或、電報兩種形式。通知的內(nèi)容包括會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。發(fā)會議通知一要及時，使與會人員能按時參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。用于涉外業(yè)務(wù)會議的通知，宜用印制精美、設(shè)計獨特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。編輯ppt確定會議住宿和餐飲安排編輯ppt確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作編輯ppt確定會議所需用品和設(shè)備必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人效勞。如果是、播送會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。編輯ppt建立會議組織機(jī)構(gòu)會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組編輯ppt進(jìn)行全面的會前檢查會前檢查是落實各項會議準(zhǔn)備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置和平安保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺效勞人員的就位等。會前檢查包括每個細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時更換；主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置，秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點沒安排好，趕緊打通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。編輯ppt例如1：籌備方案

一、會議主題為了增強(qiáng)本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術(shù)創(chuàng)造和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。二、會議的時間、地點擬定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8：30報到。三、參加會議人員

公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人。總計50人。編輯ppt例如：籌備方案

四、會議議程

會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：

(1)總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報告。

(2)培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。

(3)生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：

(1)分組討論。

(2)人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的方案草案。

(3)主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。編輯ppt例如1：籌備方案

五、會議議題：

(1)技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合競爭力。

(2)技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。

(3)如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。

(4)技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。

六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：

準(zhǔn)備會議所需的