企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃審批內(nèi)容及審批方法

企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃審批內(nèi)容及審批方法一、不編制招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)計(jì)劃編制必須結(jié)合企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)，須配合運(yùn)營(yíng)進(jìn)度安排、整體預(yù)算、資金計(jì)劃等方面來(lái)擬定。不編制招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃，本身就是一個(gè)管理缺陷。造成的不良影響：（1）對(duì)現(xiàn)金流的影響。臨時(shí)增加采購(gòu)造成的資金壓力；（2）對(duì)采購(gòu)成本的影響。加急采購(gòu)會(huì)造成因缺少充足調(diào)研和談判時(shí)間而成本增加；（3）采購(gòu)人員壓力，無(wú)計(jì)劃的采購(gòu)業(yè)務(wù)，造成采購(gòu)時(shí)間集中，采購(gòu)人員不足只能簡(jiǎn)化采購(gòu)程序，舞弊風(fēng)險(xiǎn)較大；（4）針對(duì)一些集中、批量的采購(gòu)業(yè)務(wù)，比如，本來(lái)1項(xiàng)采購(gòu)的采購(gòu)周期是1個(gè)月，但突然發(fā)現(xiàn)招采部門(mén)在一周內(nèi)完成了多項(xiàng)采購(gòu)，這是重要審計(jì)線索，可以查查，保證采購(gòu)程序不會(huì)完整。（5）特殊情況：把方案當(dāng)計(jì)劃，把會(huì)議紀(jì)要當(dāng)計(jì)劃。比如，在營(yíng)銷方案中，會(huì)提報(bào)下月或下季度的采購(gòu)方案，以此作為采購(gòu)計(jì)劃；還有些公司將會(huì)議安排當(dāng)成采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于我們審計(jì)來(lái)說(shuō)，也不是不認(rèn)可，非要當(dāng)成無(wú)效，畢竟“實(shí)質(zhì)重于形式”。但是，那些文件存在一個(gè)權(quán)限問(wèn)題：并不是業(yè)務(wù)部門(mén)同意了就可以列入招采計(jì)劃，需要招采部門(mén)結(jié)合各方因素才能制定好計(jì)劃。二、計(jì)劃分類好的采購(gòu)計(jì)劃需要有：年度采購(gòu)計(jì)劃、季度或月度采購(gòu)計(jì)劃。年度采購(gòu)計(jì)劃需配合企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)和年度目標(biāo)來(lái)設(shè)計(jì)，需要包括所有重大采購(gòu)項(xiàng)。季度和月度采購(gòu)計(jì)劃就根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)進(jìn)度來(lái)編制了。如果只有年度計(jì)劃，或只有月度計(jì)劃，那和沒(méi)有計(jì)劃區(qū)別不大。有個(gè)問(wèn)題：涉及到績(jī)效考核的，比如年度計(jì)劃內(nèi)的采購(gòu)事項(xiàng)參與年度績(jī)效考核，而月度采購(gòu)計(jì)劃可能沒(méi)有考核或權(quán)重較小。這就出現(xiàn)了，重大的采購(gòu)未編入年度計(jì)劃，從而不受重視，造成采購(gòu)質(zhì)量差。三、只有完成時(shí)間，沒(méi)有開(kāi)始時(shí)間這是一項(xiàng)很常見(jiàn)的操作問(wèn)題，也是重大管理缺陷。很多企業(yè)在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，都是招采部門(mén)搜集各業(yè)務(wù)部門(mén)或子公司的采購(gòu)需求，然后確定一個(gè)完成時(shí)間，沒(méi)有設(shè)定整個(gè)采購(gòu)周期。這就造成了一個(gè)問(wèn)題：計(jì)劃中有很長(zhǎng)的采購(gòu)周期，因完成時(shí)間靠后，就一直拖，直到屎憋屁股門(mén)兒了，才開(kāi)始組織招標(biāo)。其質(zhì)量可想而知。四、計(jì)劃過(guò)于提前碰到過(guò)很多種案例：采購(gòu)計(jì)劃提前于業(yè)務(wù)進(jìn)度，等招標(biāo)完成了，供貨單位或施工單位無(wú)法進(jìn)場(chǎng)。很多采購(gòu)合同都會(huì)這樣約定：供貨時(shí)間或開(kāi)工時(shí)間以甲方通知為準(zhǔn)，沒(méi)有通知就無(wú)法供貨或進(jìn)場(chǎng)施工。然后，就會(huì)出現(xiàn)2種結(jié)果，以施工承包為例：招標(biāo)時(shí)，物料或人工價(jià)格較低，中標(biāo)1年或2年后才開(kāi)工，此時(shí)的材料和人工費(fèi)都已經(jīng)大漲，如果此時(shí)施工，承包單位肯定賠本，你說(shuō)他是進(jìn)場(chǎng)還是不進(jìn)場(chǎng)？如果進(jìn)場(chǎng)了質(zhì)量還有保證嗎？如果重新談判，那之前的招標(biāo)還有意義嗎？招標(biāo)時(shí)，物料或人工價(jià)格高，中標(biāo)1年或2年后才開(kāi)工，此時(shí)成本都大降，會(huì)不會(huì)有人提醒簽訂補(bǔ)充協(xié)議來(lái)降低成本呢？這也是一項(xiàng)重要審計(jì)線索：合同日和進(jìn)場(chǎng)日的時(shí)間差。對(duì)于合同價(jià)格有彈性的還好說(shuō)，對(duì)于一些包死價(jià)合同，質(zhì)量和進(jìn)度就容易出問(wèn)題。五、提報(bào)單位不配合無(wú)論是年度計(jì)劃或是月度計(jì)劃，都會(huì)出現(xiàn)需求部門(mén)不配合現(xiàn)象。其實(shí)可以做一個(gè)評(píng)估，比如：計(jì)劃內(nèi)的采購(gòu)項(xiàng)占總采購(gòu)事項(xiàng)的比例。如果計(jì)劃外的采購(gòu)項(xiàng)較多，有2項(xiàng)管理問(wèn)題：（1）需求部門(mén)不配合；（2）采購(gòu)部門(mén)不組織；或者就是公司整體運(yùn)營(yíng)計(jì)劃出現(xiàn)了問(wèn)題。這項(xiàng)看似不重要，但是卻是最扯皮的事兒。如果你接觸過(guò)招采人員就會(huì)發(fā)現(xiàn)，他們抱怨最多的是：“讓需求部門(mén)報(bào)計(jì)劃的時(shí)候都不報(bào)，需要采購(gòu)了，又急的嗷嗷叫！”六、不按計(jì)劃采購(gòu)這和所有的計(jì)劃管理一樣，是一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的管理問(wèn)題：有計(jì)劃不執(zhí)行。這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因：（1）計(jì)劃不合理；（2）臨時(shí)采購(gòu)項(xiàng)過(guò)多；（3）領(lǐng)導(dǎo)安排。如果是一些高管安排的加急采購(gòu)項(xiàng)過(guò)多，就要考慮舞弊問(wèn)題了。七、邊界管理一個(gè)企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，并不全是由一個(gè)部門(mén)承擔(dān)的。比如：營(yíng)銷策劃部或營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)采購(gòu)營(yíng)銷類物料或活動(dòng)；設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)合同的采購(gòu)；項(xiàng)目采購(gòu)零星或現(xiàn)場(chǎng)管理類等等，招采部門(mén)負(fù)責(zé)一些重大的采購(gòu)等等。這時(shí)，就需有一個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的“邊界管理”。主要的管理缺陷是：（1）一項(xiàng)采購(gòu)，今天這個(gè)部門(mén)采購(gòu)，明天那個(gè)部門(mén)采購(gòu)，權(quán)責(zé)不清；（2）硬拆分，比如本就是設(shè)計(jì)、施工一體化的工程，非將設(shè)計(jì)分給設(shè)計(jì)部門(mén)采購(gòu)，將施工分給招采部門(mén)采購(gòu)，最后發(fā)現(xiàn)：設(shè)計(jì)與施工不匹配，不僅增加成本，質(zhì)量還差；（3）有一個(gè)新的采購(gòu)需求，誰(shuí)都不愿意接手，推來(lái)推去，耽誤了工期；（4）兩個(gè)部門(mén)都參與采購(gòu)過(guò)程，最后出了問(wèn)題，來(lái)回踢皮球。八、細(xì)節(jié)審計(jì)：計(jì)劃編制這就看你對(duì)審計(jì)的業(yè)務(wù)熟悉度了，既有管理問(wèn)題，也有舞弊線索：（1）明明是大的采購(gòu)，人員配備很少；（2）根據(jù)進(jìn)度，前面工序的采購(gòu)，放在后面采購(gòu)；（3）計(jì)劃周期不合理：大采購(gòu)周期短，小采購(gòu)周期長(zhǎng)；（4）明明不需要單獨(dú)采購(gòu)的（并入其他采購(gòu)內(nèi)），列了采購(gòu)計(jì)劃，有定向采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；（5）明明需要單獨(dú)采購(gòu)的，卻使用其他項(xiàng)目的招標(biāo)結(jié)果，明面上是為了省事兒，實(shí)際上也有舞弊風(fēng)險(xiǎn)，等等。九、采購(gòu)分類這項(xiàng)問(wèn)題應(yīng)歸類到招標(biāo)采購(gòu)的基礎(chǔ)管理里面，從實(shí)際業(yè)務(wù)出發(fā)來(lái)分類：戰(zhàn)略采購(gòu)、招標(biāo)（私企里多是議標(biāo)）、直接采購(gòu)（壟斷性質(zhì)）、零星采購(gòu)（須三方比價(jià)）。一種特殊的就是，詢價(jià)招標(biāo)（邊找單位、邊報(bào)價(jià)比價(jià)、邊確定標(biāo)底，邊評(píng)標(biāo)中標(biāo)），這是最為常見(jiàn)的招標(biāo)形式，尤其是經(jīng)驗(yàn)較少或管理不太規(guī)范的企業(yè)中，最多也最容易出問(wèn)題。按權(quán)責(zé)分類：有些企業(yè)根據(jù)權(quán)責(zé)不同，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)進(jìn)行分類，比如：一類采購(gòu)到集團(tuán)、二類采購(gòu)到區(qū)域公司，三類采購(gòu)由項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)。采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)是對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中所列價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、采購(gòu)方式和供應(yīng)商選擇等內(nèi)容的可靠性、合規(guī)性和合理性進(jìn)行的審計(jì)。一、應(yīng)獲取的相關(guān)資料包括：貨物采購(gòu)：采購(gòu)策略、采購(gòu)計(jì)劃相關(guān)制度、采購(gòu)計(jì)劃、物資儲(chǔ)備定額補(bǔ)庫(kù)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、產(chǎn)品產(chǎn)量計(jì)劃、生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、在制品期初存量和期末預(yù)計(jì)存量、新產(chǎn)品試制計(jì)劃、物資工藝消耗定額、生產(chǎn)設(shè)備大中小修理計(jì)劃、技術(shù)改造計(jì)劃和物資價(jià)格供應(yīng)狀況、計(jì)劃外采購(gòu)清單等。服務(wù)采購(gòu)和無(wú)形資產(chǎn)采購(gòu)可以獲取年度計(jì)劃、年度預(yù)算（年度資本支出預(yù)算），并根據(jù)發(fā)生頻率和性質(zhì)，參照貨物采購(gòu)類型選取適用的資料。

二、應(yīng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域包括采購(gòu)計(jì)劃依據(jù)不充分、采購(gòu)計(jì)劃審批程序不當(dāng)、采購(gòu)計(jì)劃分解不到位、采購(gòu)計(jì)劃與其他計(jì)劃不協(xié)調(diào)、計(jì)劃外采購(gòu)失控等。

三、審計(jì)內(nèi)容

（一）采購(gòu)計(jì)劃編制依據(jù)的可靠性。

1.審查采購(gòu)計(jì)劃的編制是否依據(jù)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)。采購(gòu)申請(qǐng)是否根據(jù)本期生產(chǎn)計(jì)劃和物資消耗定額確定物資實(shí)際需要量，據(jù)以填具采購(gòu)申請(qǐng)單。

2.采購(gòu)計(jì)劃是否與生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃、物資庫(kù)存控制計(jì)劃和資金計(jì)劃等相協(xié)調(diào)。3.采購(gòu)計(jì)劃的編制是否符合公司的采購(gòu)管理制度、存貨管理制度和資金管理制度。4.對(duì)特殊的采購(gòu)業(yè)務(wù)，是否有論證依據(jù)。

（二）采購(gòu)計(jì)劃審批程序的合規(guī)性。1.審查采購(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人是否按職責(zé)分工和授權(quán)范圍對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)審批。2.對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，有無(wú)要求請(qǐng)購(gòu)部門(mén)或人員調(diào)整采購(gòu)內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。3.特殊的、技術(shù)性強(qiáng)的物資或服務(wù)采購(gòu)，是否進(jìn)行專家論證，是否進(jìn)行適當(dāng)審批。4.對(duì)生產(chǎn)急需或突發(fā)性的緊急采購(gòu)，是否按照相關(guān)制度規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)審批等。

（三）采購(gòu)計(jì)劃所列價(jià)格的合理性。1.審查采購(gòu)計(jì)劃價(jià)格時(shí)，可以上次成交價(jià)格、歷史平均價(jià)或市場(chǎng)價(jià)格作為依據(jù)，判斷計(jì)劃價(jià)格的合理性。2.采購(gòu)價(jià)格異常波動(dòng)的、新購(gòu)物資或服務(wù)應(yīng)作為審計(jì)重點(diǎn)。

（四）采購(gòu)計(jì)劃所列物資數(shù)量的合理性。1.物資采購(gòu)數(shù)量是否考慮了經(jīng)濟(jì)批量。2.是否與生產(chǎn)計(jì)劃、銷售