辦公室實(shí)務(wù)（第2版）課件 項(xiàng)目九 會(huì)議工作

項(xiàng)目九會(huì)議工作能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握擬訂會(huì)議議程、日程，提供會(huì)議地點(diǎn)備選方案的要領(lǐng)掌握布置會(huì)場(chǎng)、安排座次、發(fā)布會(huì)議信息、安排會(huì)議食宿、邀請(qǐng)嘉賓的程序與技巧準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品，安排會(huì)議禮儀服務(wù)檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常等的方法和技巧知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)明確秘書要有良好的職業(yè)操守，工作嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真負(fù)責(zé)明確建立秘書職業(yè)意識(shí)，細(xì)致周全、面面俱到

任務(wù)一會(huì)前籌備會(huì)擬定會(huì)議議程、日程，能提供會(huì)議地點(diǎn)備選方案會(huì)布置會(huì)場(chǎng)、安排座次、發(fā)布會(huì)議信息、安排會(huì)議食宿、邀請(qǐng)嘉賓能準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品，安排會(huì)議禮儀服務(wù)能檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備任務(wù)描述一次，某企業(yè)舉辦十周年慶典活動(dòng)，會(huì)務(wù)組會(huì)前起草的“大會(huì)開幕式（送審稿）”中列有“合唱企業(yè)歌曲《××××》”一項(xiàng)。大會(huì)秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時(shí)，擬把此項(xiàng)放在大會(huì)閉幕式時(shí)進(jìn)行，于是把這個(gè)項(xiàng)目在開幕式的程序中刪除了。后來(lái)大會(huì)秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時(shí)，又把該項(xiàng)圈了回來(lái)。會(huì)務(wù)組的人員憑印象只記住了已刪掉合唱企業(yè)歌曲的環(huán)節(jié)，而對(duì)后來(lái)又被圈了回來(lái)一事未加注意。當(dāng)主持人在大會(huì)上宣布合唱企業(yè)歌曲時(shí)，沒有人回應(yīng)，一時(shí)形成冷場(chǎng)。幸好會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)急中生智，立即上臺(tái)揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場(chǎng)。盡管這件事得到及時(shí)補(bǔ)救，但會(huì)后會(huì)議組織負(fù)責(zé)人仍然受到了領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)。會(huì)議組織負(fù)責(zé)人受到批評(píng)的原因是什么?理論知識(shí)擬訂會(huì)議議程、日程選擇會(huì)議地點(diǎn)布置會(huì)場(chǎng)和安排座次一二三五四六邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓安排會(huì)議食宿發(fā)布會(huì)議信息八七九檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常安排會(huì)議禮儀服務(wù)準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品一、擬訂會(huì)議議程、日程會(huì)議議程的涵義會(huì)議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排，會(huì)議主持人要根據(jù)議程主持會(huì)議。會(huì)議議程、日程的內(nèi)容和作用會(huì)議議程的制定程序日程的編制方法會(huì)議議程和日程的區(qū)別會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn)題的概略安排，可冠以序號(hào)或按時(shí)間順序、邏輯順序?qū)⑵淝逦乇磉_(dá)出來(lái)。會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說(shuō)明可附于表后，會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求會(huì)議酒店的類型劃分會(huì)議地點(diǎn)選擇的工作程序會(huì)議類型與地點(diǎn)選擇的關(guān)系二、選擇會(huì)議地點(diǎn)1.交通便利

2.會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模相符3.場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置4.場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾5.選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車場(chǎng)所1.會(huì)議目的與形態(tài)2.實(shí)質(zhì)上的需求，與會(huì)者的期望3.列出清單4.對(duì)會(huì)議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)5.簽訂書面合同6.場(chǎng)地租借的成本必須合理三、布置會(huì)場(chǎng)和安排座次（一）會(huì)場(chǎng)整體布局（二）主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排四、發(fā)布會(huì)議信息會(huì)議信息的內(nèi)容和類型會(huì)議信息工作程序--

分發(fā)傳遞會(huì)議文件發(fā)布會(huì)議信息注意事項(xiàng)發(fā)布會(huì)議信息的程序和媒體的類型會(huì)議信息收集會(huì)議信息篩選會(huì)議信息加工信息發(fā)布會(huì)議信息報(bào)送審核會(huì)議信息收集會(huì)議信息篩選會(huì)議信息加工信息發(fā)布會(huì)議信息報(bào)送審核登記附清退目錄準(zhǔn)備裝封發(fā)出登記附清退目錄準(zhǔn)備裝封發(fā)出五、安排會(huì)議食宿（一）會(huì)議餐飲、住宿的常識(shí)（二）餐飲、住宿工作程序六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓（一）會(huì)議嘉賓的類型和嘉賓邀請(qǐng)的要求（二）邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序（三）會(huì)議嘉賓的安全和保衛(wèi)（四）會(huì)議嘉賓的接待七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

（一）會(huì)議資料、會(huì)議用品的類型

（二）準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品工作程序

（三）選擇會(huì)議用品及會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)該注意的問(wèn)題八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)（一）會(huì)議禮儀服務(wù)的內(nèi)容（二）會(huì)議禮儀服務(wù)工作程序（三）安排會(huì)議禮儀服務(wù)的要求會(huì)議的通用禮儀主持人的禮儀會(huì)議發(fā)言人的禮儀會(huì)議參加人禮儀九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常（一）會(huì)議常用視聽設(shè)備的選用（二）檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常的工作程序（三）檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備是否正常的注意事項(xiàng)（四）遠(yuǎn)程會(huì)議視聽設(shè)備的檢查能在使用辦公設(shè)備時(shí)做好保密工作能安排會(huì)議值班，能接待新聞媒體能進(jìn)行會(huì)議記錄，能收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見和建議能印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)了解會(huì)議值班要求，掌握接待新聞媒體技巧掌握會(huì)議記錄要領(lǐng)，有效收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議的意見和建議的方法知識(shí)目標(biāo)思政目標(biāo)任務(wù)二會(huì)中服務(wù)具備良好的秘書職業(yè)素養(yǎng)，能有條不紊地安排好所有事務(wù)秘書要善于聽取不同的意見，要實(shí)事求是，敢講話、講實(shí)話任務(wù)描述

××公司要召開股東代表大會(huì)，總公司辦公室的人手不夠，從業(yè)務(wù)部和分公司抽調(diào)一些人做會(huì)務(wù)工作。第二分公司的周秘書是“筆桿子”，頗想借此機(jī)會(huì)展露一下自己的才華，主動(dòng)請(qǐng)求為大會(huì)寫工作報(bào)告。然而會(huì)務(wù)組最后確定他的工作是做會(huì)議記錄。周秘書認(rèn)為自己大材小用了。于是，在做這些“小事”時(shí)，周秘書并沒有認(rèn)真聽取與會(huì)者發(fā)言，思想總是在開小差，一會(huì)兒回憶著昨晚電影的精彩片斷，一會(huì)兒又想著會(huì)后約朋友一起吃飯、逛街。這樣一來(lái)，與會(huì)者發(fā)言、會(huì)上決議，周秘書就聽得零零散散，不成系統(tǒng)，自然會(huì)議記錄也記得亂七八糟、錯(cuò)漏百出。后來(lái)，辦公室吳主任檢查會(huì)議記錄情況，發(fā)現(xiàn)周秘書的會(huì)議記錄字跡潦草、內(nèi)容不完整，甚至有些內(nèi)容是亂編亂寫，極為不妥。于是，吳主任嚴(yán)厲批評(píng)了周秘書，并在講評(píng)會(huì)上強(qiáng)調(diào)了會(huì)務(wù)工作要細(xì)致認(rèn)真。這下，周秘書可有些受不了，借故調(diào)回到分公司了。周秘書錯(cuò)在哪里？理論知識(shí)會(huì)議值班工作接待采訪會(huì)議的新聞媒體一二三五反饋會(huì)議信息做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作四收集會(huì)議信息

（一）會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義一、會(huì)議值班工作值班電話記錄值班接待記錄值班日志內(nèi)容意義：值班工作起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，起著保證上級(jí)重要指示、會(huì)議精神及時(shí)傳達(dá)和會(huì)議發(fā)生的重大緊急事情及時(shí)處理，保證會(huì)議順利進(jìn)行的作用。（二）值班工作程序一、會(huì)議值班工作制定值班工作制度明確值班工作任務(wù)（三）編制會(huì)議值班表

（一）接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則和工作內(nèi)容

（二）接待新聞媒體的工作程序（三）接待采訪會(huì)議的新聞媒體的注意事項(xiàng)二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道匯總新聞媒體的各種報(bào)道媒體人員登記為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)安排媒體溝通會(huì)三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作（一）會(huì)議記錄工作（二）會(huì)議記錄和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)工作程序（三）會(huì)議記錄的注意事項(xiàng)（四）會(huì)議記錄及會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的要求四、收集會(huì)議信息（一）會(huì)議信息的作用（二）會(huì)議信息的分類（三）收集會(huì)議信息的要求（四）提供會(huì)議信息服務(wù)（五）會(huì)議信息工作程序齊全

及時(shí)準(zhǔn)確有效五、反饋會(huì)議信息（一）反饋會(huì)議信息的內(nèi)容及要求（二）反饋會(huì)議信息工作程序（三）會(huì)議信息的反饋方式（四）反饋會(huì)議信息的注意事項(xiàng)

口頭反饋書面反饋會(huì)議反饋任務(wù)實(shí)施秘書錯(cuò)在工作態(tài)度不端正。在會(huì)議中，他認(rèn)為自己大材小用了，對(duì)待工作敷衍隨性、眼高手低，導(dǎo)致會(huì)議記錄錯(cuò)漏百出，給后期工作帶來(lái)了不必要的麻煩。能收集、整理會(huì)議文件，做好立卷歸檔工作能整理印發(fā)會(huì)議紀(jì)要、做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作能及時(shí)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)進(jìn)行檢查催辦能力目標(biāo)學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會(huì)議文件的收集、整理、立卷歸檔程序與技巧掌握會(huì)議紀(jì)要的整理印發(fā)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的要領(lǐng)明確會(huì)議決議事項(xiàng)的檢查催辦的方法和技巧知識(shí)目標(biāo)素養(yǎng)目標(biāo)任務(wù)三會(huì)后落實(shí)明確秘書要工作嚴(yán)謹(jǐn)，認(rèn)真負(fù)責(zé)具備秘書職業(yè)素養(yǎng)：具有文字寫作能力、溝通協(xié)調(diào)能力與合作能力任務(wù)描述

某公司日常管理比較混亂，張秘書沒有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的情況。一次，公司與合作方經(jīng)過(guò)幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署的意向書時(shí)，張秘書在自己所保存的文件中無(wú)論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽說(shuō)此事后，中止了與該公司的合作。合作方為什么中止了與該公司的合作？理論知識(shí)會(huì)議文件資料收集整理會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求一二三五傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法四跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神

（一）會(huì)議文件資料收集的要求和內(nèi)容

（二）會(huì)議文件立卷歸檔的意義、范圍和分工、基本原則和方法、立卷工作程序一、會(huì)議文件資料收集整理

（四）會(huì)議文件資料收集整理注意事項(xiàng)

（三）會(huì)議文件資料收集整理工作程序二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求

（二）印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存

（三）會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)

（五）會(huì)議紀(jì)要工作注意事項(xiàng)

（四）會(huì)議紀(jì)要工作程序

（一）整理、編寫會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)打印成文會(huì)議信息收集會(huì)議信息篩選會(huì)議信息加工信息發(fā)布會(huì)議信息報(bào)送審核完善會(huì)議記錄起草編寫會(huì)議紀(jì)要確定印發(fā)范圍領(lǐng)導(dǎo)簽字接收者確認(rèn)信息發(fā)布會(huì)議信息報(bào)送審核印制分發(fā)或歸檔保存打印成文

（一）會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法

（二）會(huì)議付費(fèi)的要求三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

（四）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作注意事項(xiàng)

（三）會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作程序四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神工作程序跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神注意事項(xiàng)會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)催辦登記表會(huì)議名稱時(shí)間地點(diǎn)參加人員主持人出席列席記錄員會(huì)議發(fā)文記錄本頁(yè)—本—頁(yè)會(huì)議決定事項(xiàng)摘要承辦部門傳達(dá)情況辦理情況1．……2．……

（一）會(huì)議決策傳達(dá)落實(shí)的作用

（二）傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的要求

（三）傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策