淺談溝通在秘書工作中的運(yùn)用

溝通在秘書工作中的運(yùn)用5-淺談溝通在秘書工作中的應(yīng)用摘要：秘書工作，不在于細(xì)瑣和謹(jǐn)慎，而在于溝通。良好的溝通能力，是判斷你是否能成為一個(gè)秘書的重要指標(biāo)。秘書溝通，歸根結(jié)底也就是人際關(guān)系，隨著社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)秘書隊(duì)伍有了很大的發(fā)展，但是我國(guó)秘書人才在各種能力方面還存在著欠缺與不足。有效溝通，首先要了解溝通的障礙在哪里，這樣才能針對(duì)這些障礙尋到解決的技巧。溝通作為秘書工作者與社會(huì)之間重要的信息交流活動(dòng)，在組織的正常運(yùn)行中是大量存在和至關(guān)重要的。而秘書人員對(duì)于一個(gè)組織來講，在組織內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào)中發(fā)揮著重要的作用。如何認(rèn)識(shí)溝通協(xié)調(diào)原則在秘書工作中的作用，秘書如何運(yùn)用溝通原則更好的開展工作，需從理論上進(jìn)行分析，也需要每一個(gè)秘書人員認(rèn)真思考。關(guān)鍵詞：秘書溝通秘書工作秘書溝通的概念與意義秘書溝通的概念。狹義的秘書溝通是指社會(huì)組織在公關(guān)活動(dòng)中所進(jìn)行的組織與公眾間的信息溝通，目的是為了達(dá)到建立良好公眾關(guān)系的既定目標(biāo)。由于公共關(guān)系溝通是建立在人際交往基礎(chǔ)之上的溝通，所以，廣義的秘書溝通，包括所有的人際溝通、組織溝通以及組織與人際間的相互溝通。但是，秘書溝通是為了協(xié)調(diào)關(guān)系、塑造形象，所以要講究原則，要講究計(jì)劃性，這樣才能稱為溝通藝術(shù)。秘書溝通的意義。對(duì)于一個(gè)秘書來說，-交流溝通的能力非常重要，它與人際關(guān)系的好壞有很大的關(guān)系。如果你與同事的關(guān)系不錯(cuò)，即使偶爾說話不到位，他也不會(huì)跟你計(jì)較；相反，如果你們直接按的關(guān)系鬧得不愉快，那你說的每一句話，他都要從雞蛋里挑出骨頭來。秘書在企業(yè)中作為領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶間的橋梁，應(yīng)該落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)指示，反饋同事意見和要求，維護(hù)企業(yè)與客戶關(guān)系，消除公司內(nèi)部各種溝通屏障。因此，溝通能力是企業(yè)秘書的基本技能之一。提升溝通藝術(shù)，對(duì)維護(hù)和諧人際關(guān)系，提高工作效率都非常重要。秘書如何靈活運(yùn)用溝通原則[1]提高溝通中心理適應(yīng)能力。溝通工作，往往將那些本來就應(yīng)該由組織管理者承擔(dān)的壓力加到秘書工作者身上，對(duì)秘書的心理壓力往往會(huì)在照成很大的影響。因此，在溝通中，秘書要善于進(jìn)行心理的自我調(diào)試，提高心理調(diào)適能力。強(qiáng)的心理調(diào)適能力，擺正自己的位置，調(diào)整好自己的心態(tài)，才能承擔(dān)高強(qiáng)度、高標(biāo)準(zhǔn)的秘書工作。秘書的提高心理調(diào)適能力主要有三個(gè)方面：保持心理正常張力，以適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作環(huán)境、人際環(huán)境的能力。緩解、調(diào)節(jié)自己在處理日常事務(wù)、公共生活、社交行為中所產(chǎn)生的心理壓力和精神狀態(tài)，獲得心理、保持心理健康的能力。在心理調(diào)試中選中某種途徑和掌握、運(yùn)用一定方法的能力。提高應(yīng)對(duì)溝通中突發(fā)事件的能力。秘書應(yīng)該對(duì)突發(fā)事件做有效的緩沖，給組織領(lǐng)導(dǎo)提供有效的參考意見。秘書應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力主要有以下三個(gè)方面：有效掌握有關(guān)信息，及時(shí)捕捉帶有傾向性、潛在性問題，制定可行預(yù)案，爭(zhēng)取把問題解決在萌芽狀態(tài)的能力、保持頭腦清醒、對(duì)事件進(jìn)行科學(xué)分析、敏銳把握事件潛在影響，密切掌握事態(tài)發(fā)展情況的能力。準(zhǔn)確判斷、果斷行動(dòng)能力和及時(shí)整合各種資源、有序應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。把握好溝通原則在工作中的運(yùn)用。及時(shí)。有效的與各界進(jìn)行溝通，及時(shí)傳遞信息，達(dá)到溝通目的。如果危機(jī)發(fā)生，秘書不能第一時(shí)間與媒體公眾進(jìn)行溝通，就會(huì)造成不信任，相反，正面信息公布不及時(shí)，對(duì)企業(yè)同樣有巨大的損失。因此，作為秘書，要和領(lǐng)導(dǎo)一樣，對(duì)溝通工作有時(shí)間上的概念，要異常敏感，及時(shí)做出反應(yīng)，防止工作出現(xiàn)被動(dòng)。推功攬過。秘書要把握好自身的定位，當(dāng)活動(dòng)取得成功時(shí)要記得，功勞是屬于老板的；當(dāng)活動(dòng)出現(xiàn)漏洞時(shí)，要多從自身尋找原因。當(dāng)然，對(duì)于這些，領(lǐng)導(dǎo)者其實(shí)是心知肚明的，秘書在活動(dòng)中推功攬過對(duì)自己來講只是暫時(shí)的損失，相反會(huì)為自己今后的工作和發(fā)展帶來更大的好處。適度。秘書在進(jìn)行溝通的時(shí)候要積極主動(dòng)，但同時(shí)也應(yīng)該避免溝通過度。不要包攬不屬于自己的問題，不要口無遮攔引火上身，也不要隨便污蔑同行，也不要自爆猛料。一個(gè)成熟的秘書應(yīng)該把握溝通的適度原則，不該說的不說，不該做的不做，在溝通上掌握好分寸，做到適度。秘書職場(chǎng)溝通技巧秘書與領(lǐng)導(dǎo)層的溝通。秘書在職場(chǎng)上打拼，需要與各種不同的人協(xié)調(diào)和溝通。管理大師皮魯克斯說：“一個(gè)人必須要精通與領(lǐng)導(dǎo)相處的策略，才能以最完美的方式通向成功之路，因?yàn)槊總€(gè)人都不是孤立的，都是處在一定的等級(jí)關(guān)系之中的?！泵貢穷I(lǐng)導(dǎo)的左右手，很多事情都要借助于秘書，面對(duì)一個(gè)出色的秘書來說，應(yīng)該與領(lǐng)導(dǎo)有諸多默契，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的各種動(dòng)作，都能心領(lǐng)神會(huì)，唯有如此，秘書才能配合，唯有如此，秘書才能從容地應(yīng)對(duì)和處理各項(xiàng)事務(wù)。不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格。因此在與領(lǐng)導(dǎo)溝通中要注意：不找借口，多方面溝通。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，不找任何借口推拖。無論做什么事情，秘書都要記住自己的工作職責(zé)，把領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情辦好。這樣才能體現(xiàn)秘書的能力。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的溝通方式多種多樣，但不管是用什么溝通方式，都要措辭準(zhǔn)確、謙虛、禮貌，語氣要平和、聲音適中。不能在與領(lǐng)導(dǎo)的溝通中，打斷領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，要耐心等領(lǐng)導(dǎo)講完，或者征得領(lǐng)導(dǎo)同意后再講。抓住重點(diǎn)，及時(shí)反饋。秘書人員每天都要處理大量的信函、接聽許多電話，由此便會(huì)儲(chǔ)存大量的信息，這就要求秘書人員要將重要的信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。反饋信息時(shí)要注意，分清主次，抓住重點(diǎn)，扼要切意想不到的效果。去繁冗，講效率。秘書說要必須簡(jiǎn)潔明了，講究效率，使自己講出的話一語中的、邏輯嚴(yán)密、詞約意豐，分清主次詳略、兼顧面。要做到長(zhǎng)話短說并非易事，秘書可以通過限制說話時(shí)間、創(chuàng)造說短話的語言環(huán)境等方法，提高說短話的能力。去尷尬，善機(jī)變。秘書工作中難免會(huì)遇到一些休養(yǎng)差、偏激或者有意刁難、以勢(shì)壓人的人，對(duì)待這些人，秘書應(yīng)力求做到處變不驚、鎮(zhèn)定自若，這種機(jī)變不是見風(fēng)使舵、八面玲瓏，而是機(jī)智的表現(xiàn)。[4]秘書工作中可能遇到的溝通障礙及解決技巧認(rèn)知方面。我們每個(gè)人都有自己獨(dú)特的認(rèn)知框架和偏好的交流方式。我們認(rèn)識(shí)事物的方法和模式主要受個(gè)人的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)、文化背景、社會(huì)地位以及個(gè)性特征的影響。溝通中最常見的錯(cuò)誤，就是試圖用自己所認(rèn)知的框架去影響別人的認(rèn)知框架，從而解釋某種行為。為了避免這種錯(cuò)誤，我們應(yīng)該先了解他人的信息接受方式，對(duì)癥下藥選擇合適的交流手段，這樣才能是要傳達(dá)的交流意圖得到比較完整、準(zhǔn)確的理解。其次，領(lǐng)導(dǎo)者和下層都要有不斷學(xué)習(xí)的精神，這樣才能跟上科學(xué)發(fā)展的步伐。最后還要樹立強(qiáng)烈的信息意識(shí)，溝通意識(shí)。“為政之妙在于協(xié)調(diào)溝通。”只要做好溝通協(xié)調(diào)、信息傳遞工作，才能使行政人員的思想、情感得到交流。層級(jí)方面。阻礙組織成員信息和情感溝通的因素很多，但最主要的還是組織成員間因地位不同而造成的心理隔閡，這種情況被管理學(xué)者稱之為位差效應(yīng)。管理實(shí)踐證明，位差效應(yīng)所造成的不利是顯而易見的。為了避免位差效應(yīng)，首先，管理者在溝通和交流過程中，應(yīng)盡最大的努力獲取第一手材料，少用或不用經(jīng)過各職位層次傳遞過來的信息，日本管理學(xué)家在實(shí)踐中證實(shí)：信息每經(jīng)過一個(gè)層次，其失真率約為10%~15%，上級(jí)向他的直接下屬所傳遞的信息平均只有20%~25%被正確理解，而下屬向他們的直接上級(jí)所反映的信息被正確理解的則不超過10%。其次，作為較高層次的管理者，應(yīng)該努力堅(jiān)持走群眾路線，注意實(shí)際和調(diào)查研究，既主張和允許下屬報(bào)喜，更提倡和鼓勵(lì)下屬報(bào)憂；加強(qiáng)自己民主意識(shí)的修煉，平易近人，不恥下問，適時(shí)地表露一下自己的弱點(diǎn)，不僅不會(huì)有失體面，反而會(huì)拉進(jìn)和下屬的心理距離。作為下屬，則更應(yīng)該實(shí)事求是，不辭辛苦，為上級(jí)提供真實(shí)有效的信息。模糊障礙。在收到模糊訊息時(shí)，秘書經(jīng)常不敢透過詢問來確認(rèn)其意義，因?yàn)閱柫司痛碜约翰粔虺墒?、?jīng)驗(yàn)不足。當(dāng)需要再次將此信息傳遞出去的時(shí)候，秘書自身往往也是含糊其詞，不愿擔(dān)負(fù)任何將訊息明確化的責(zé)任，于是一個(gè)傳一個(gè)，大家都假裝聽懂了，怕稍有遲疑就顯出自己的無能，實(shí)際上沒有一個(gè)人能真正聽懂。最后，這種傳話游戲就將最初的訊息傳得面目全非，從而影響了整個(gè)行政活動(dòng)的效率。為了避免這種障礙，我們應(yīng)盡量多用具體化的語言，一定要用抽象語言補(bǔ)不可的時(shí)候，則應(yīng)鼓勵(lì)對(duì)方多反饋，以促進(jìn)彼此的了解，減少使用專業(yè)術(shù)語，使用容易理解的語言，增加傳遞內(nèi)容的可接納性，溝通語言要選擇正確，簡(jiǎn)潔，適當(dāng)，經(jīng)濟(jì)。偏見障礙。在秘書行業(yè)中，偏見經(jīng)常發(fā)生在上下級(jí)之間，下屬往往會(huì)覺得領(lǐng)導(dǎo)不通情達(dá)理，只注重成績(jī)，不為職工著想。而上級(jí)則往往覺得職工只顧個(gè)人利益，不與組織同心同力，只講報(bào)酬不講工作。為了避免這種狀態(tài)，我們應(yīng)該了解，秘書與領(lǐng)導(dǎo)、與下屬的需求層次是不同的，如果站在領(lǐng)導(dǎo)的位置，應(yīng)該設(shè)身處地的多為下屬考慮考慮，而下屬也應(yīng)該多一些集體的榮譽(yù)感，要學(xué)會(huì)換位思考?？傊貢瞧髽I(yè)不可缺少的職位，是企業(yè)的中心樞紐，為了能夠更好更有效的開展工作，每個(gè)秘書工作人員必須從各方面要求自己，提升自己，做好溝通工作，配合好各層的要求，和諧配合，提高企業(yè)的功能和效率。注釋：[1]唐博論公關(guān)溝通原則在秘書工作中的運(yùn)用/p-112244430.html[2]佚名淺談秘書工作中的溝通技巧/p-207577231.html[3]大家博士后論秘書與同事關(guān)系的處理方法/forum.php?mod=viewthread&tid=1257157&page=1&authorid=2217472[4]鐘小安秘書說話的藝術(shù)《秘書之友》2004.08期參考文獻(xiàn)：鄧石華宋湘綺職業(yè)秘