計算機導(dǎo)論課件：PowerPoint 演示文稿

9.1工作環(huán)境9.2基本操作PowerPoint演示文稿9.1工作環(huán)境啟動PowerPoint進入如圖9-1所示工作環(huán)境，此時，窗口主體部分可分為三個部分：大綱窗格、幻燈片窗格和備注窗格。1.大綱窗格大綱窗格中包含兩個標(biāo)簽，用于切換顯示當(dāng)前演示文稿中各張幻燈片的內(nèi)容或縮略圖。2.幻燈片窗格幻燈片窗格主要用于顯示和編輯當(dāng)前幻燈片。一張幻燈片通常包括這樣一些組成：編號、標(biāo)題、占位符、表格、插圖、聲音等。(1)編號。編號即幻燈片的順序號，決定各個幻燈片的排列順序和播放順序，由系統(tǒng)自動設(shè)置。增刪幻燈片都會改變幻燈片編號。(2)標(biāo)題。標(biāo)題在大綱窗格中作為幻燈片的名稱，通常也決定了幻燈片的主題。(3)占位符。占位符指幻燈片上各個元素所占的位置，以虛線框顯示在幻燈片窗格中。它通常由幻燈片的版式設(shè)定，用戶也可以根據(jù)需要進行修改。版式是幻燈片上標(biāo)題、文本、表格、圖形、圖像、聲音等內(nèi)容的布局。(4)其它元素。其它元素包括可在幻燈片中插入的各種元素，如文本框、表格等。3．備注窗格備注窗格用于查看和編輯當(dāng)前幻燈片的備注文字。4．視圖切換按鈕視圖切換按鈕用于轉(zhuǎn)換不同的演示文稿展示方式。圖9-1是系統(tǒng)默認(rèn)的普通視圖，提供了三種不同的視圖，分別是普通視圖、幻燈片瀏覽視圖和幻燈片放映視圖。此外，PowerPoint還提供了備注頁視圖。(1)普通視圖。普通視圖是系統(tǒng)默認(rèn)的視圖，綜合了其它三種視圖的優(yōu)點，可以同時觀察到演示文稿中某個幻燈片的顯示效果、大綱級別及其備注內(nèi)容。(2)幻燈片瀏覽視圖?；脽羝瑸g覽視圖將多張幻燈片縮小顯示在同一窗口中，以便增刪或排序幻燈片。在此視圖下不能編輯幻燈片內(nèi)容，要雙擊幻燈片進入普通視圖后才能編輯。(3)幻燈片放映視圖?；脽羝庞骋晥D決定放映幻燈片的形式。(4)備注頁視圖。備注頁視圖用于顯示和編輯備注信息，既可以插入文本，也可以插入圖片等對象。需要注意的是，在普通視圖下備注窗格不能顯示對象信息，只能顯示和編輯文本信息。要切換到備注頁視圖，可以選擇“視圖”→“備注頁”。9.2基本操作9.2.1創(chuàng)建演示文稿1．創(chuàng)建“空白演示文稿”空白演示文稿是基于默認(rèn)模板創(chuàng)建的演示文稿，通常，其中的幻燈片除占位符外不包含任何具體內(nèi)容。2．利用“模板”創(chuàng)建基于模板創(chuàng)建外觀統(tǒng)一的演示文稿。模板可來自“已安裝的模板”、“已安裝的主題”和“我的模板”。3．根據(jù)“現(xiàn)有內(nèi)容新建”基于已有演示文稿創(chuàng)建新演示文稿。9.2.2操作幻燈片1．插入幻燈片選中幻燈片，按下“Enter”鍵，即可在所選幻燈片之后插入一張新的幻燈片，或選擇“開始”→“幻燈片”→“新建幻燈片”可新建特定版式的幻燈片。2．刪除幻燈片選中幻燈片，選擇“開始”→“幻燈片”→“刪除”，或按下“Delete”鍵即可刪除所選幻燈片。3．復(fù)制和移動幻燈片在大綱窗格中選中幻燈片，將其拖到目標(biāo)位置即可移動幻燈片，如同時按下“Ctrl”鍵即可復(fù)制幻燈片。4．文本編輯單擊幻燈片中的文本占位符即可進入文本編輯狀態(tài)。5．更改幻燈片版式選擇“開始”→“幻燈片”→“版式”，打開“幻燈片版式”列表，從中選擇所需版式即可更改幻燈片版式。6．改變幻燈片背景選擇“設(shè)計”→“背景”，打開“背景樣式”列表，選擇需要的背景樣式，或單擊“設(shè)置背景格式”選項進行更細(xì)致的背景設(shè)置。9.2.3添加對象在幻燈片中，可插入對象包括文字、圖片、剪貼畫、藝術(shù)字、超鏈接、影片、聲音、圖表、表格等。1．插入藝術(shù)字藝術(shù)字是一種特殊的圖形。插入藝術(shù)字的方法是：單擊“插入”→“文本”→“藝術(shù)字”，在“藝術(shù)字庫”中選擇一種藝術(shù)字樣式，在新彈出的文本框中輸入想插入的藝術(shù)字內(nèi)容，單擊輸入框以外位置確定輸入結(jié)束。藝術(shù)字四周有8個白色小圓，上部有一個綠色小圓，側(cè)邊還有一個黃色小菱形，這些稱作“控制點”。白色小圓稱縮放控制點，拖動可調(diào)整藝術(shù)字大?。痪G色小圓稱旋轉(zhuǎn)控制點，拖動可旋轉(zhuǎn)藝術(shù)字。若要設(shè)置藝術(shù)字顯示效果，可選擇繪圖工具“格式”選項卡提供的多種編輯操作。2．插入文本框PowerPoint的所有文本都位于文本框中。打開“插入”→“文本”→“文本框”，選擇“橫排文本框”或“垂直文本框”，進入插入文本框狀態(tài)。此時，若單擊目標(biāo)位置，可插入單行文本框；若在目標(biāo)位置上拖出一個區(qū)域，可插入多行文本框。隨著輸入文字增多，單行文本框會向右變長；多行文本框會自動換行。單擊文本框，如文本框內(nèi)有光標(biāo)，表示文本框處于文本編輯狀態(tài)；如文本框內(nèi)無光標(biāo)，表示文本框處于選定狀態(tài)，可以實現(xiàn)文本框移動、刪除等操作。打開文本框快捷菜單，或使用繪圖工具的“格式”選項卡，均可設(shè)置文本框格式并修飾文本。3．插入表格選擇“插入”→“表格”，在“插入表格”對話框中輸入行列數(shù)即可插入表格。選中表格可打開表格工具的“設(shè)計”或“布局”選項卡，通過它們設(shè)置修改表格格式。4．插入插圖PowerPoint中插圖分為六大類：圖片、剪貼畫、相冊、形狀、SmartArt和圖表。(1)插入圖片。PowerPoint支持的圖片文件很多，包括?.jpg、.png、.bmp、.gif、.tif等。插入圖片的方法是：單擊“插入”→“插圖”→“圖片”；在“插入圖片”對話框中設(shè)置要插入的圖片及插入方式。如要設(shè)置圖片格式，可選擇圖片工具對應(yīng)的“格式”選項卡上的各個選項來完成，也可通過圖片的控制點調(diào)整圖片的位置和大小。(2)插入剪貼畫。剪貼畫是Office提供的一個素材集，含有豐富的矢量圖和位圖，用戶可直接選用。插入剪貼畫的方法是：“插入”→“插圖”→“剪貼畫”。在“剪貼畫”任務(wù)窗格中搜索需要的剪貼畫，單擊插入。有時候可能需要使用復(fù)制粘貼才能把剪貼畫插入到幻燈片中。(3)插入相冊。PowerPoint相冊就是PowerPoint演示文稿?？梢酝ㄟ^插入相冊來創(chuàng)建、展示系列照片。插入相冊的方法是：“插入”→“插圖”→“相冊”；可選擇“新建相冊”或“編輯相冊”。前者用于創(chuàng)建相冊，后者則用于修改已存在相冊的效果設(shè)置。(4)插入形狀。形狀是Office的特色之一，用戶可利用它繪制特殊復(fù)雜的圖形。選擇“插入”→“插圖”→“形狀”會列出一個Office提供的形狀集，單擊其中任一形狀，即可在幻燈片上繪制相應(yīng)圖形。形狀大部分都是通過拖動鼠標(biāo)實現(xiàn)繪制的，但是有兩個特例，即“線條”類的“曲線”和“任意多邊形”?！扒€”用于繪制帶有彎度的弧線或曲邊封閉圖形，插入方法是：在起點處單擊，在需要轉(zhuǎn)彎處繼續(xù)單擊，鼠標(biāo)移動過程中曲線形狀會隨之變化，在終點處雙擊，結(jié)束曲線繪制；如終點與起點重合，則繪制曲邊封閉圖形；“任意多邊形”用于繪制折線或多邊形，插入方法與曲線類似。當(dāng)“曲線”和“任意多邊形”繪制完畢后，要改變其形狀，方法是：選中圖形，單擊繪圖工具對應(yīng)的“格式”→“插入形狀”→“編輯形狀”→“編輯頂點”，拖動頂點編輯形狀。(5)插入SmartArt圖形。SmartArt圖形是信息和觀點的視覺表示形式。選擇“插入”→“插圖”→“SmartArt”打開“選擇SmartArt圖形”對話框。選擇不同分類對應(yīng)不同列表選項，單擊需要的SmartArt圖形即可插入。下面以“組織結(jié)構(gòu)圖”為例來稍作說明。如需表達(dá)等級或?qū)哟?，那么組織結(jié)構(gòu)圖是最好的選擇。插入組織結(jié)構(gòu)圖的方法是：選擇“插入”→“SmartArt”→“層次結(jié)構(gòu)”→“組織結(jié)構(gòu)圖”，將插入一個多級組織結(jié)構(gòu)圖，并新增兩個SmartArt工具：“設(shè)計”和“格式”選項卡。①輸入和編輯文本。單擊要編輯修改的圖框使之處于編輯狀態(tài)，即可輸入和編輯文本，包括設(shè)置文本格式。②設(shè)置圖框格式。從圖框快捷菜單中選擇“設(shè)置形狀格式”即可設(shè)置圖框格式。③增加圖框。在SmartArt工具“設(shè)計”選項卡中，單擊“創(chuàng)建圖形”→“添加形狀”可添加新類型的圖框(在后面添加形狀、在前面添加形狀、在上方添加形狀、在下方添加形狀、添加助理)。④刪除圖框。選中圖框，按下“Delete”或“Backspace”鍵即可刪除圖框。⑤改變組織結(jié)構(gòu)圖外觀。選中整個組織結(jié)構(gòu)圖而非某個組成元素，選擇“設(shè)計”→“SmartArt樣式”或“布局”均可設(shè)置組織結(jié)構(gòu)圖外觀。⑥改變組織結(jié)構(gòu)圖版式。SmartArt工具的“設(shè)計”→“創(chuàng)建圖形”→“布局”列表提供了四種版式：標(biāo)準(zhǔn)、兩者、左懸掛、右懸掛。標(biāo)準(zhǔn)，將選定圖框之下的所有圖框居中；兩者，將選定圖框之下的所有圖框以每行兩個的方式水平排列，并將選定圖框在它們的上方居中；左懸掛，將選定圖框之下的所有圖框左對齊垂直排列，并將選定圖框置于它們的右側(cè)；右懸掛，將選定框之下的所有圖框右對齊垂直排列，并將選定圖框置于它們的左側(cè)。(6)插入圖表。插入圖表的方法是：首先，選擇“插入”→“插圖”→“圖表”，插入一個選定類別的圖表和與之關(guān)聯(lián)的默認(rèn)數(shù)據(jù)表；其次，修改數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)，即可得到與數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)一致的圖表。如要設(shè)置圖表格式，必須在圖表編輯狀態(tài)下，從新增的圖表工具“設(shè)計”、“布局”和“格式”選項卡中選擇相應(yīng)的選項來設(shè)置各種效果。例如，選擇“格式”→“形狀樣式”可設(shè)置形狀效果；選擇“設(shè)計”→“圖表布局”可得到不同樣式的圖標(biāo)效果；選擇“布局”→“坐標(biāo)軸”可設(shè)置圖表中的坐標(biāo)效果。5．插入多媒體對象(1)插入聲音。聲音指可識別的音頻文件，包括?.mid、.mp3、.wav、.wma等。在插入聲音前，最好將音頻文件和演示文稿放在同一文件夾中。插入聲音的方法是：單擊“插入”→“媒體剪輯”→“聲音”。若選擇“文件中的聲音”，在“插入聲音”對話框中雙擊音頻文件，在彈出的對話框中選擇“自動”或“在單擊時”?！白詣印敝府?dāng)播放該張幻燈片時聲音自動播放，“在單擊時”指當(dāng)播放該張幻燈片時單擊鼠標(biāo)聲音才會播放。聲音插入后以一個喇叭形狀的圖標(biāo)來標(biāo)識，該圖標(biāo)可在放映幻燈片時隱藏或顯示，在編輯幻燈片時雙擊可試聽，單擊可停止。除了插入來自文件的音頻對象之外，還可以插入其它類型的音頻對象。(2)插入影片。影片指可識別的視頻文件，包括?.asf、.avi、.mpg、.wmv等。在插入影片前，最好將視頻文件和演示文稿放在同一文件夾中。插入影片的方法與插入聲音的方法基本一樣：“插入”→“媒體剪輯”→“影片”。影片插入后，可通過控制點調(diào)整大小，雙擊影片可播放，單擊影片可暫停或繼續(xù)，單擊空白區(qū)域可取消。影片上不能再疊放其它對象，不能通過在影片上放置文本框制作字幕。除了插入來自文件的視頻對象之外，還可以插入其它類型的視頻對象。(3)插入超鏈接。通過超鏈接，可跳轉(zhuǎn)到同一演示文稿的其它幻燈片，或其它演示文稿、Excel文檔、Word文檔、Web網(wǎng)頁、E-mail地址，甚至運行一段程序等。幻燈片中的許多對象，包括文本、圖片等，均可設(shè)置超鏈接。插入超鏈接的基本方法是：選中對象，選擇“插入”→“鏈接”→“超鏈接”，設(shè)置鏈接目標(biāo)。通過“插入”→“鏈接”→“動作”，可設(shè)置激活超鏈接的交互動作：“單擊鼠標(biāo)”和“鼠標(biāo)移過”。由于“鼠標(biāo)移過”方式可能導(dǎo)致意外跳轉(zhuǎn)，所以它更多地用于提示、播放聲音或影片等情況。通過“動作設(shè)置”對話框還可設(shè)置運行程序、播放聲音等更多選項。刪除超鏈接的方法是：在“編輯超鏈接”對話框中單擊“刪除鏈接”，或從對象快捷菜單中選擇“取消超鏈接”。9.2.4統(tǒng)一幻燈片外觀1．母版母版是存儲關(guān)于模板信息的模板的一個元素，這些模板信息包括背景設(shè)計、占位符大小和位置、顏色方案、字體等。每個演示文稿有三類母版：幻燈片母版、講義母版和備注母版。不同的母版控制不同對象的樣式。其中，幻燈片母版用于設(shè)置各種版式的幻燈片。通過“視圖”→“演示文稿視圖”→“幻燈片母版”/“講義母版”/“備注母版”，可編輯不同類型的母版。修改母版，會改變當(dāng)前演示文稿基于該母版的所有幻燈片的外觀。2．模板模板是包含演示文稿樣式的?.potx或?.potm文件，包括幻燈片母版以及背景設(shè)計、占位符大小和位置、顏色、字體等格式。演示文稿都是基于某個模板創(chuàng)建，具有該模板的樣式。默認(rèn)情況下，演示文稿基于默認(rèn)模板創(chuàng)建。通過“設(shè)計”→“主題”，單擊主題列表中任一選項，可重新應(yīng)用對應(yīng)樣式到當(dāng)前演示文稿以改變外觀。PowerPoint提供了許多現(xiàn)成的模板，用戶也可創(chuàng)建模板，方法是：新建一個演示文稿，主要是通過編輯母版設(shè)置所需樣式，將其保存為演示文稿模板?.potx或?.potm文件。3．動畫與切換動畫是指為幻燈片中的文本或其它對象添加的視覺效果或者聲音效果，切換是指在幻燈片切換時添加的視覺效果或者聲音效果，用以突出重點并增加趣味。設(shè)置演示文稿的各種動畫效果可使用“動畫”選項卡各種操作來實現(xiàn)。設(shè)置幻燈片間的切換效果可采用“切換到此幻燈片”區(qū)的各項操作完成；設(shè)置幻燈片上各個元素的動畫效果多使用“動畫”區(qū)的操作來完成。事實上，通常說的動畫方案是PowerPoint預(yù)設(shè)的包括動畫與切換效果的一組設(shè)計。9.2.5輸出演示文稿針對演示文稿用途，演示文稿主要有三種輸出方式。1．播放演示文稿放映幻燈片是播放演示文稿的主要方式。通常，放映幻燈片前要先排列幻燈片：單擊“幻燈片瀏覽”視圖按鈕，或選擇“視圖”→“幻燈片瀏覽”，進入幻燈片瀏覽狀態(tài)；刪除多余的幻燈片；通過單擊“幻燈片瀏覽”工具欄上的“隱藏幻燈片”按鈕，隱藏不用的幻燈片；調(diào)整幻燈片的位置。幻燈片排列完成之后，單擊“幻燈片放映”選項卡上的不同操作來設(shè)置和播放演示文稿。2．打印演示文稿選擇Office按鈕→“打印”中的各個選項可設(shè)置并打印演示文稿，包括以下幾個部分：(1)打印幻燈片。設(shè)置“打印”對話框中的“打印內(nèi)容”為“幻燈片”。(2)打印講