按照發(fā)文處理程序進(jìn)行發(fā)文處理

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院《秘書實(shí)務(wù)》精品課程模塊四秘書辦文模塊任務(wù)二按照發(fā)文處理程序進(jìn)行發(fā)文處理任務(wù)二按照發(fā)文處理程序進(jìn)行發(fā)文處理[知識(shí)目標(biāo)]1、掌握文書發(fā)文程序及各環(huán)節(jié)的要求2、掌握文書發(fā)文各環(huán)節(jié)的要求教學(xué)任務(wù)[能力目標(biāo)]能夠按處理制度進(jìn)行發(fā)文處理[教學(xué)重點(diǎn)]發(fā)文處理技巧[教學(xué)方法]任務(wù)驅(qū)動(dòng)情景式教學(xué)案例教學(xué)[教學(xué)過程][教學(xué)課時(shí)]2課時(shí)[教學(xué)過程]一、任務(wù)導(dǎo)入：天地公司（中外合資公司）請(qǐng)示上級(jí)單位天地集團(tuán)總公司追加購(gòu)車經(jīng)費(fèi)。為此，天地公司的秘書高山將按照發(fā)文處理程序進(jìn)行發(fā)文。[教學(xué)過程]二、任務(wù)分析：

發(fā)文處理是各單位答復(fù)來文或根據(jù)需要向外單位主動(dòng)發(fā)出文件的過程。發(fā)文辦理的全過程分為兩個(gè)階段:第一階段從草擬到簽發(fā)，稱為制文階段，也是發(fā)文辦理的重點(diǎn)階段；第二階段從編號(hào)到分發(fā)，稱為制發(fā)階段。（一）制文階段1.草擬草擬也稱擬稿，就是文件的起草過程，是制文階段的起始環(huán)節(jié)。也是發(fā)文處理工作中的一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。草擬質(zhì)量的好壞，體現(xiàn)了文秘人員的基本功，反映了文稿法定作者即黨和國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體發(fā)布政令，交流信息，開展業(yè)務(wù)的愿望和要求，因此是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作。需要注意的是，公文雖屬應(yīng)用文體之類，但由于其有特定的作者、特定的對(duì)象、特定的性質(zhì)、特定的體式、特定的語(yǔ)言修辭、特定的格式、特定的制作程序，使之又不同于一般的應(yīng)用文，更不同于記敘文、議論文、說明文等一般文章。2.審核 審核也稱核稿，就是在公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，由辦公部門對(duì)公文的內(nèi)容、體式、文字等進(jìn)行全面的核對(duì)檢查。這一環(huán)節(jié)通常是由辦公廳(室)負(fù)責(zé)或由具有工作經(jīng)驗(yàn)、水平較高的秘書人員承擔(dān)。

文稿審核時(shí)應(yīng)著重注意以下幾方面內(nèi)容：（1）審核是否確實(shí)需要行文

這是考慮行文的必要性和可能性?，F(xiàn)實(shí)確實(shí)需要解決某問題，而又具備了解決問題的條件，有可能解決，才能發(fā)文。

(2)有無矛盾抵觸。

審查文稿內(nèi)容與黨和政府的有關(guān)政策、法令以及上級(jí)的指示、決定等有無相互矛盾抵觸之處，與本機(jī)關(guān)以前的發(fā)文有無前后不一致和自相矛盾之處。如發(fā)現(xiàn)問題，則按有關(guān)程序解決。(3)要求、措施是否明確具體和切實(shí)可行檢查文稿的內(nèi)容政策界限是否寫得清楚明確，有無籠統(tǒng)含糊、模棱兩可、前后不一致之處，有無規(guī)定過于機(jī)械、繁瑣之處，檢查文稿中所提的措施是否可行等。(4)處理程序是否完備審核文稿在處理程序上是否妥善完備。如發(fā)文的名義是否合適，是否還需交一定的會(huì)議討論通過，涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍內(nèi)的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會(huì)簽或上級(jí)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)等。(5)文字表達(dá)檢查文字?jǐn)⑹鍪欠裢?、?jiǎn)練、準(zhǔn)確，是否合乎語(yǔ)法邏輯，有關(guān)數(shù)字是否已經(jīng)核對(duì)，寫法是否得當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否正確等。(6)文件體式檢查文種是否適當(dāng)，標(biāo)題是否達(dá)意，密級(jí)、處理時(shí)限定得是否妥當(dāng)，主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)是否符合規(guī)定等。

在審核中發(fā)現(xiàn)的問題，必須逐一加以糾正。一般性的問題，可直接修改；如需作較大的改動(dòng)，應(yīng)附上具體修改意見，退回草擬人或承辦部門共同研究解決。總之，文稿審核是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而重要的工作，審核中必須注意研究、認(rèn)真對(duì)待。3.簽發(fā)

簽發(fā)就是單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿進(jìn)行最后的審核并簽署意見的工作。簽發(fā)是發(fā)文處理過程中最關(guān)鍵的程序，是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的重要形式。

簽發(fā)文件的原則是：(1)凡以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，應(yīng)由機(jī)關(guān)正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。內(nèi)容重要或涉及面廣的文件還必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論通過，然后由主要領(lǐng)導(dǎo)人執(zhí)筆簽發(fā)。(2)一般業(yè)務(wù)、事務(wù)性工作的文件，可由具體分管的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。如是重要問題，也可請(qǐng)正職領(lǐng)導(dǎo)人加簽。(3)有關(guān)日常性工作的文件，經(jīng)授權(quán)可由秘書長(zhǎng)或辦公廳(室)主任簽發(fā)。(4)經(jīng)會(huì)議討論、修改通過的文件，整理后可由會(huì)議主席或秘書長(zhǎng)及其他授權(quán)人簽發(fā)。(5)幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門聯(lián)合發(fā)文，或內(nèi)容涉及其他機(jī)關(guān)部門的公文，應(yīng)實(shí)行會(huì)簽。會(huì)簽是指這些準(zhǔn)備聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)或部門，對(duì)文稿通過協(xié)商，取得一致意見后共同簽發(fā)行文。送請(qǐng)會(huì)簽，應(yīng)由主辦該公文的機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)。(6)簽發(fā)公文過程中，應(yīng)再次認(rèn)真審閱文稿，如發(fā)現(xiàn)問題需作重大改動(dòng)，應(yīng)作出明確批示，可在文稿的右白邊批注意見，或由秘書口頭轉(zhuǎn)告擬稿部門重新修改，待修改并重新譽(yù)清后再作簽發(fā)。(7)簽發(fā)時(shí)應(yīng)在“發(fā)文稿紙”(見表3-5〉的簽發(fā)欄內(nèi)寫明意見，并親署姓名和具體日期。代行簽發(fā)的要注明“代簽”字樣。簽署意見必須明確，不能模棱兩可。字跡要清楚、端正。如需要送機(jī)

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審閱的，要寫明“請(qǐng)某某領(lǐng)導(dǎo)同志審閱后發(fā)”。若審批人圈閱或簽名，應(yīng)當(dāng)視為同意。受領(lǐng)導(dǎo)委托代行簽發(fā)職責(zé)的，要注明“某某代簽”。(8)幾個(gè)機(jī)關(guān)或部門聯(lián)合發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該文件的單位負(fù)責(zé)送請(qǐng)有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。單獨(dú)發(fā)文的成文日期，應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合發(fā)文的成文日期，應(yīng)以會(huì)簽的最后一位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。(一)制發(fā)階段1.編號(hào)編號(hào)即指寫編發(fā)文字號(hào)，同時(shí)也包括編文件的份數(shù)序號(hào)。發(fā)文字號(hào)即文件的編號(hào)，同一份文件只有一個(gè)發(fā)文字號(hào)，它是今后引用、檢索文件的重要依據(jù)，必須按要求來編。發(fā)文字號(hào)要能反映出該文件的制發(fā)機(jī)關(guān)，制發(fā)文件的年代和該文件在制發(fā)當(dāng)年所發(fā)文件中的順序。因此它的結(jié)構(gòu)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，年份應(yīng)標(biāo)全數(shù)，用六角括號(hào)“〔〕”括入，序號(hào)不編虛位(即1不編為001)也不加“第”字。公文份數(shù)序號(hào)是指將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)，通常稱為“份號(hào)”，可編虛位，最多可用7位數(shù)，如“0000001”如果文件只有個(gè)位數(shù)，不能寫成“1”，應(yīng)用兩位數(shù)“01”

表示。聯(lián)合行文，只標(biāo)主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)；“絕密、“機(jī)密”級(jí)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。此外文件印數(shù)較多時(shí)也要編份號(hào)，以便清點(diǎn)文件份數(shù)。

2.復(fù)核復(fù)核就是指在公文正式印刷之前，文書部門對(duì)文件定稿進(jìn)行再次審核的工作。公文復(fù)核是公文正式印制前文秘部門進(jìn)行的最后一次復(fù)審。復(fù)核的重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備；附件材料（在辦理過程中是否有遺失或缺頁(yè)）齊全；格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，是否有錯(cuò)別字、漏字等等3.繕印繕印是指對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)的定稿進(jìn)行排版印制文件正本的過程?？樣∥募话愣际峭ㄟ^打印、膠印、鉛印或復(fù)印的方式來印制文，必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《公文格式》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

繕印公文的具體要求如下：(1)以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，從文字到格式，都不得擅自改動(dòng)。如發(fā)現(xiàn)定稿中確有錯(cuò)漏之處需要改正，也應(yīng)向上匯報(bào)，由擬稿人或?qū)徍巳诉M(jìn)行重新審核和修改。(2)嚴(yán)格按規(guī)定的公文格式制版。公文的繕印過程也就是公文格式標(biāo)準(zhǔn)化、排印規(guī)范化的過程。定稿一般書寫在“發(fā)文稿紙”上，繕印時(shí)就要將定稿的公文格式轉(zhuǎn)化為符合國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的格式。(3)在規(guī)定的時(shí)間范圍內(nèi)印制完成。急件要先印制；保密件要指定專門的印制單位或?qū)Ｈ擞≈啤Ｒ⑼晟频奈募≈乒芾硪?guī)章制度及登記制度。4.校對(duì)校對(duì)就是在繕印文件過程中將印制出來的文本清樣與定稿從內(nèi)容到形式進(jìn)行全面對(duì)照檢查的一道程序。校對(duì)的具體要求（1）要采取“地毯式”檢查的校對(duì)方法，即逐字逐句、逐個(gè)標(biāo)點(diǎn)地進(jìn)行校對(duì)。對(duì)數(shù)字、地名、人名等關(guān)鍵詞語(yǔ)，更要反復(fù)校核，對(duì)公文的發(fā)文字號(hào)、密級(jí)、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、日期、印刷份數(shù)、頁(yè)碼等尤須逐一校核。（2）注意消滅和糾正排版錯(cuò)誤，注意字體、字號(hào)、格式的統(tǒng)一。（3）每次校對(duì)最好由不同的人員進(jìn)行，以免先入為

主和一些個(gè)人因素的局限。通常文稿不長(zhǎng)，一校、二校即可；文稿較長(zhǎng)或很重要，校對(duì)的次數(shù)相對(duì)要多一些。（4）應(yīng)使用統(tǒng)一的校對(duì)符號(hào)進(jìn)行校對(duì)，防止因校對(duì)符號(hào)不一致而發(fā)生誤解。（5）重要公文還應(yīng)將校對(duì)后的清樣送領(lǐng)導(dǎo)人審閱、修改。5.用印用印是指在印好的文件正本的落款處，正確加蓋單位公章，以示文件生效的過程。加蓋單位公章是機(jī)關(guān)行使職權(quán)的憑證，是公文是否有效的標(biāo)志，也是公文格式的一個(gè)組成部分。印章是各種圖章的總稱，目前我國(guó)各級(jí)各類機(jī)關(guān)單位所使用的印章大致分這么三大類：①機(jī)關(guān)單位的公章；②財(cái)務(wù)、稅務(wù)、合同等

專用章；③機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名章。這些印章從文字到規(guī)格，從使用到制發(fā),都有其專門的規(guī)定。要按規(guī)定用印。即在落款處成文日期上用印，做到上不壓正文，下要騎年蓋月。要莊重清晰；印章要蓋正，印色要是朱紅色,要濃淡適宜，印跡要清晰可辨。要以簽發(fā)為依據(jù)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件才可用印。

6.登記即是發(fā)文登記。它是在文件發(fā)出之前對(duì)文件的主要內(nèi)容和基本要素的記錄，以便對(duì)發(fā)出文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、核查等管理。具體內(nèi)容見表3-7“發(fā)文登記簿”。順序號(hào)一一文件在登記簿中順序登記的流水號(hào)。發(fā)文日期一一文件登記發(fā)出的日期，登記后的文件要盡快發(fā)送。發(fā)文字號(hào)一一所發(fā)文件的正式發(fā)文編號(hào)。文件標(biāo)題一一標(biāo)題要登錄全稱。無標(biāo)題文件，要簡(jiǎn)要摘錄文件的內(nèi)容，填人此欄。附件一一根據(jù)需要作為正文的補(bǔ)充說明和參考的材料。密級(jí)一一所發(fā)文件的秘密等級(jí)，沒有密級(jí)的文件不填。份數(shù)一一發(fā)給收文機(jī)關(guān)的文件數(shù)量。發(fā)往機(jī)關(guān)一一收文機(jī)關(guān)的名稱。有些普發(fā)性的文件可登記發(fā)放范圍。歸卷日期一一發(fā)文的底稿和一份正本應(yīng)及時(shí)歸卷保存，并登記歸卷的具體日期。歸入卷號(hào)一一注明在第幾號(hào)卷中。備注一一需要注明的其他情況。7.分發(fā)分發(fā)又叫封發(fā)。是指對(duì)印制完畢、需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過程。分發(fā)是發(fā)文工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。分發(fā)文件總的要求是要使文件準(zhǔn)確、合理地進(jìn)行定向、定速、定量的流動(dòng)。文件分發(fā)由文秘部門承擔(dān)，包括書寫封面、裝入文件、封套封口、登記、發(fā)送文件等一系列工作。做好分發(fā)工作的總體要求是：份數(shù)準(zhǔn)確，書寫正確，封口牢靠，發(fā)送安全，確認(rèn)收文。(1)封裝文件前要先看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級(jí)、有無附件，然后根據(jù)發(fā)送文件份數(shù)，要對(duì)發(fā)出的文件數(shù)量作認(rèn)真清點(diǎn)，確認(rèn)份數(shù)無誤，特別要注意附件是否有漏缺，文件有無缺頁(yè)、倒頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)等現(xiàn)象，文件有無漏蓋印章等問題。(2)文件封面的書寫必須清楚、明白、正確，郵編地址、部門名稱、姓名稱謂都要書寫工整，不得濫用簡(jiǎn)稱和不規(guī)范的字體；文件如有緊急、密級(jí)等特殊要求的必須在封面上蓋上相關(guān)戳記。(3)文件裝入封套時(shí)要注意短于封口，封口要牢靠、嚴(yán)實(shí)，不能用訂書釘封口，應(yīng)用糊糊或膠水封實(shí)，有密級(jí)的文件還要按密封的要求貼上密封條并騎縫加蓋密封章。(4)文件發(fā)送要按照文件自身的情況通過不同的渠道。文件發(fā)送的渠道主要有電信傳送和人工傳送。電信傳送指通過電傳、傳真、網(wǎng)絡(luò)等形式傳輸文件，但對(duì)機(jī)密文件的傳輸必須采用加密方式。(5)大批寄發(fā)的普發(fā)性文件，可印制成套的信封，以節(jié)省書寫時(shí)間，避免書寫差錯(cuò)。四、任務(wù)實(shí)施（一）閱讀資料一：1.收文處理程序2.聯(lián)單式收文登記簿3.收文登記簿（式樣）4、文件處理單5、文件傳閱單（一）6、文件傳閱單（二）閱讀資料二：1.發(fā)文流程圖2.單位文件稿擬稿紙3.發(fā)文登記簿（樣式）4.發(fā)文清單（式樣一）5.機(jī)要文件交寄單（二）作為天地公司的秘書高山可按照如下步驟進(jìn)行《關(guān)于各子公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人向集團(tuán)總公司述職的通知》的收文工作：1、簽收、登記2、審核3、分送4、傳閱5、擬辦6、批辦7、承辦8、注辦（三）作為天地公司的秘書高山可按照如下步驟進(jìn)行《關(guān)于要求追加購(gòu)車經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》的發(fā)文工作：1、草擬2、審核3、簽發(fā)4、編號(hào)5、復(fù)核6、繕印7、校對(duì)8、用印9、登記10、分發(fā)五、案例分析鵬程公司的上級(jí)主管部門催報(bào)年度工作總結(jié)。為此，經(jīng)理辦公室的丁秘書被指名負(fù)責(zé)起草公司年度工作總結(jié)。丁秘