項(xiàng)目管理的領(lǐng)導(dǎo)須知

工程領(lǐng)導(dǎo)須知 IBMPAGEPAGE31IBM應(yīng)用開發(fā)商方案中國(guó)區(qū)小組Fax程領(lǐng)導(dǎo)須知以下條款是為了更好地協(xié)助工程領(lǐng)導(dǎo)在組織內(nèi)的工作。在管理工程之時(shí)，應(yīng)利用這些條款來幫助確定所有的關(guān)鍵問題。我把整個(gè)工程分為4個(gè)主要階段：第一階段啟動(dòng)工程正式開始之前的一段時(shí)間第二階段方案一旦工程工作組開始啟動(dòng)第三階段執(zhí)行/控制一旦工程正式開始第四階段結(jié)束結(jié)束工作我已經(jīng)試圖在每一階段定義一些關(guān)鍵問題。本文檔中某些頁(yè)面中的內(nèi)容相互關(guān)聯(lián)。這些頁(yè)可以用來定義和估計(jì)工程范圍，也可以為過程報(bào)告提供相應(yīng)清單。本文檔旨在呈現(xiàn)一個(gè)仔細(xì)思考的開端，它應(yīng)被視為每一個(gè)區(qū)域都使用的邏輯開始點(diǎn)。根據(jù)每一工程的具體特征，應(yīng)該每一次都已全新的“專業(yè)化〞的態(tài)度去面對(duì)。應(yīng)該以這樣的態(tài)度對(duì)待每一個(gè)工程。工程開始清單該工程任務(wù),需要和良機(jī)已經(jīng)定義了么？答復(fù)：該工程任務(wù)和戰(zhàn)略方案或者綱要性任務(wù)有關(guān)么？答復(fù)：初步的功能和要求明確了么？答復(fù)：有沒有一個(gè)初步的時(shí)間進(jìn)度表，該表包含預(yù)期開始時(shí)間？答復(fù)：對(duì)于整個(gè)工程的本錢，有沒有一個(gè)大概的總體估計(jì)？答復(fù)：對(duì)于下一個(gè)階段的本錢，有沒有估計(jì)？答復(fù)：有沒有做過初步的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估？有沒有考慮過該評(píng)估的根底？答復(fù)：對(duì)于該工程，有沒有做過初步工程環(huán)境分析？例如，可行性分析，法律方面分析，本錢/效益分析答復(fù)：對(duì)于該工程，需不需要任何合約協(xié)議？答復(fù)：該工程應(yīng)該進(jìn)入方案階段么？答復(fù)：第一階段第一階段啟動(dòng)工程任何一個(gè)工程開始之前，都一定要明確目標(biāo)，理解工程范圍，還要搞清參與工程的人力情況。此外，還要明白該工程的本錢以及該工程能為公司帶來的利益。如果組織內(nèi)大多數(shù)你的工程都是由你“提出〞的，卻不是由你想出的，我建議你采取以下步驟。你需要：步驟一：明確工程范圍步驟二：明確工程目標(biāo)——準(zhǔn)備好工程目標(biāo)綜述記?。河涀。捍蠖鄶?shù)成功的工程之所以能夠成功是因?yàn)椋耗愕膫€(gè)人動(dòng)力和信心使得工程能夠成功高層管理層的支持——你必須得到他們的支持，并使他們參與其中團(tuán)隊(duì)動(dòng)力——確保你能夠得到下面中的任一項(xiàng)挑選適宜的人參見你的方案〔如果你有的選擇的話〕適當(dāng)?shù)販?zhǔn)備一些人才〔以防你不能勝任〕明確的目標(biāo)——通常情況下，這由你決定X大多數(shù)不成功的工程之所以不成功是因?yàn)椋簺]有動(dòng)力的團(tuán)隊(duì)沒有才能的領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)條件限制資金條件限制第一階段第一步第一步——明確工程范圍什么時(shí)候用“工程〞這個(gè)詞才是正確的？一個(gè)簡(jiǎn)單的問題，卻往往被忽略。我認(rèn)為把工程分割成不同的任務(wù)是非常重要的。下文可以幫助我們實(shí)現(xiàn)這點(diǎn)。我強(qiáng)烈推薦您和工程發(fā)起人使用以下調(diào)查問卷。調(diào)查問卷分以下幾局部：工程合理性人員預(yù)算時(shí)間交付關(guān)系人分析工程工程合理性1工程背景是什么？〔導(dǎo)致工程提出的環(huán)境的簡(jiǎn)要描述〕2對(duì)組織有什么好處？——對(duì)于組織的價(jià)值3對(duì)于組織來說，該工程是不是必須的？4該工程產(chǎn)生是不是因?yàn)橐韵略颍嚎赡茉蚴欠窆痉较虻母淖児竞诵膶拥母淖児静块T層的改變優(yōu)先權(quán)的改變管理決定由于先前一些沒能完成或開始的工程一份詳細(xì)的分析報(bào)告的結(jié)果5哪一個(gè)具有最大的優(yōu)先權(quán)？時(shí)間/預(yù)算/質(zhì)量6誰(shuí)是工程發(fā)起人？7工程發(fā)起人是不是也是工程擁有者?如果不是,那么誰(shuí)是?8工程的特征是_______________(在下表中勾出)問題是否不知給組織以競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)是有益的加強(qiáng)工作將提高運(yùn)行的效率提高人力資源的效率提高行政效率提高系統(tǒng)效率產(chǎn)生長(zhǎng)期利益產(chǎn)生短期利益導(dǎo)致資金節(jié)省增強(qiáng)部門凝聚力徹底的新改革出于平安的必須b)人員1誰(shuí)是工程發(fā)起人?什么部門的?2誰(shuí)是投資人?3有多少部門參與其中?4對(duì)于這個(gè)工程,有沒有預(yù)選人員?5我們有沒有運(yùn)行工程所需的所有技術(shù)?6我們需不需要外部資源?7考慮到4,5,6——時(shí)間成問題么？這些人員中，有沒有人參與其他工程會(huì)影響該工程？8會(huì)不會(huì)有其他工程優(yōu)先于這個(gè)工程？所以：1我能不能保證這個(gè)工程？2我能不能留住工程工作組人員？9對(duì)于這個(gè)工程，我的權(quán)利在哪一層？10我能不能自己選擇工程組？C〕預(yù)算1工程有沒有做預(yù)算？2工程怎么進(jìn)行開支？3誰(shuí)負(fù)責(zé)預(yù)算？4需不需要說明人工時(shí)？如果需要問題是否需要精確的時(shí)間表么？經(jīng)理會(huì)給我人工時(shí)預(yù)算么？在我繼續(xù)進(jìn)行之前，經(jīng)理要不要大概的估計(jì)？誰(shuí)將提供人工時(shí)的本錢？5在預(yù)算中還需要加哪些本錢？例如，文具，培訓(xùn)，方案，開展，旅游，住宿，電腦運(yùn)行，推銷費(fèi)等。6進(jìn)行預(yù)算需要額外的花費(fèi)么？例如，硬件方面，軟件方面等7預(yù)算是不是最重要的？如果不是，那么是第幾呢？#2，#3……？8有沒有做過本錢-收益分析？如果沒有，需不需要做？如果需要，誰(shuí)來做？我需不需要等預(yù)算完成？9我怎么樣才能保證不超出預(yù)算？需要什么文件？我需不需要一個(gè)工程管理軟件，比方，TIMELINE？10其他說明d〕時(shí)間1工程有沒有一個(gè)開始時(shí)間？2有沒有結(jié)束時(shí)間？3時(shí)間對(duì)于工程的成功來說是不是很關(guān)鍵？4時(shí)間是不是最重要的/如果不是，是第幾/#2，#3……？5我的時(shí)間百分之幾花在該工程上？組員名時(shí)間百分比工程經(jīng)理6我的工作組成員的時(shí)間有多少花在該工程上？組員名時(shí)間百分比7為了執(zhí)行該工程，我是不是應(yīng)該重新安排我的時(shí)間表？如果是，會(huì)影響什么？與此相關(guān)的影響是什么？對(duì)于那些影響到的事情，會(huì)不會(huì)有人來接替我的角色？8如果我覺得另需一些額外資源對(duì)于工程的按時(shí)完成是必須的，會(huì)不會(huì)有人提供我這些資源？9我需不需要證明我要利用一個(gè)工程管理軟件，例如，MicrosoftProject?e〕意見工程的目標(biāo)是什么?什么是不可委協(xié)的?以前相同工程中是否有可取之處?工程的成功應(yīng)該如何測(cè)量?工程小組中有沒有獎(jiǎng)勵(lì),刺激紅利?工程經(jīng)理如何評(píng)判?誰(shuí)來負(fù)責(zé)?誰(shuí)來負(fù)責(zé)工程中的交流相關(guān)人員是不是上層管理客戶投資者組織工程的意見是否是好的交流并且是不斷更新的?工程是否保持機(jī)密,高級(jí)秘密,高級(jí)/低級(jí)概要范圍,時(shí)間,小組,預(yù)算,優(yōu)先性的變化是否影響該意見表?e)相關(guān)人員完成以下顯示你和其他或者潛在負(fù)責(zé)人關(guān)系的圖表,(先看以下例子,然后完成空白表)核算人員核算人員工程組內(nèi)部/外部參謀客戶(擁有人的客戶)最工程感興趣或參與其中的非組員成員公司管理層組員的經(jīng)理工程經(jīng)理工程經(jīng)理的經(jīng)理工程經(jīng)理客戶和投資者問答工程的需求是什么？工程的預(yù)期效果是什么？他們應(yīng)該是什么樣的？你已經(jīng)試過什么？你將會(huì)滿足于什么？你需要工程什么時(shí)候完成？為什么？技術(shù)，時(shí)間進(jìn)度表和本錢的優(yōu)先權(quán)是什么？你如何知道工程已經(jīng)完成？客戶預(yù)期檢查列表范圍和目標(biāo)是否確切的定義了?作用和責(zé)任是否都落實(shí)了?意見單和結(jié)果是否按照以建的標(biāo)準(zhǔn)?需要的資源和信息能夠成功的獲得?客戶的責(zé)任,支持,和參與是否清楚?是否達(dá)成一致的時(shí)間和進(jìn)度表?工程領(lǐng)導(dǎo)須知 IBM工程顧客/投資人總觀(P15)顧客/投資人確定主要興趣所在對(duì)顧客有利處顧客的工程領(lǐng)導(dǎo)須知 IBM步驟2——鑒定工程目標(biāo)準(zhǔn)備工程目標(biāo)陳述基于以上的步驟，你應(yīng)該能夠清楚的鑒定出一些工程目標(biāo)。作為一個(gè)向?qū)?，你?yīng)該能夠做出描述工程各方面的陳述。時(shí)間例準(zhǔn)時(shí)〔日期〕或提前，關(guān)鍵性？預(yù)算例剛好或少于預(yù)算〔$〕質(zhì)量例第一時(shí)間正確做，在公司質(zhì)量實(shí)踐內(nèi)，工程質(zhì)量要求。客戶例滿意標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于工程和小組成員以及小組投資者例滿足標(biāo)準(zhǔn)和交流狀態(tài)小組開展例小組士氣，技術(shù)水平，生產(chǎn)率，粘聚力，責(zé)任心領(lǐng)導(dǎo)例小組領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)的開展，領(lǐng)導(dǎo)成功小組的能力，與其它地方銀行經(jīng)理工作的能力工程圖表模板工程小組的任務(wù)：背景——目的——利益——工程小組的目標(biāo)：S.M.A.R.T.A.(用一個(gè)句子定義將要完成的東西，包括一個(gè)標(biāo)志完成的事件)。工程小組意見表：〔目標(biāo)分割成工程的所有方面?；蚴?-9意見表，或是4-9進(jìn)程目標(biāo)。每個(gè)陳述都是以一個(gè)動(dòng)詞開頭〕工程小組的范圍：〔將要被包括/排除的限制〕工程完成的標(biāo)準(zhǔn)：〔工程成功測(cè)量〕工程小組圖表模板工程小組的任務(wù)：背景——目的——利益——工程小組的目標(biāo)：S.M.A.R.T.A.(用一個(gè)句子定義將要完成的東西，包括一個(gè)標(biāo)志完成的事件)。工程小組意見表：〔目標(biāo)分割成工程的所有方面?；蚴?-9意見表，或是4-9進(jìn)程目標(biāo)。每個(gè)陳述都是以一個(gè)動(dòng)詞開頭〕工程小組的范圍：〔將要被包括/排除的限制〕工程完成的標(biāo)準(zhǔn)：〔工程成功測(cè)量〕工程小組假設(shè)條件，風(fēng)險(xiǎn)，和局限性：〔已經(jīng)作出的決定和其它質(zhì)量信息〕工程小組價(jià)值觀：〔小組最重要的是執(zhí)行該工程，是小組成員價(jià)值觀的最重要的局部〕階段二方案表步驟一：確定人力資源和技術(shù)資源步驟二：形成方案表，包括任務(wù)，責(zé)任和時(shí)間進(jìn)度表步驟三：在實(shí)施之前，使得工程方案停止和達(dá)成一致意見階段二步驟一——確定人力資源和技術(shù)資源主要人物主要技術(shù)可利用度內(nèi)部對(duì)外部通過使用一些管理軟件，如Microsoft工程或是TIMELINE，就有可能列出工程要求的任務(wù)。通過參加資源，就可以建立模板顯示出你將需要的人，資源來完成工程。還能夠粗略的產(chǎn)生所要花的本錢和時(shí)間。階段二步驟二形成工程方案草圖現(xiàn)在有必要把在以前幾步中搜集的信息細(xì)節(jié)話并發(fā)布出來。由于工程方案草圖能夠?yàn)槊總€(gè)人提供透明的清楚關(guān)于你工程的思路，所以工程方案草圖是你工程的根底，是最重要的文檔，同時(shí)使你有時(shí)機(jī)確保你所做假設(shè)的正確，并能夠修正。條款包括：工程名稱工程客戶/戶主主要投資者的名字工程領(lǐng)導(dǎo)的名字核心小組的名字工程目標(biāo)時(shí)間進(jìn)度表大事件/關(guān)鍵點(diǎn)人力需求——具體名字，技術(shù)，你們之間不和確定所有的設(shè)備，機(jī)器時(shí)間，你要求IS支持潛在風(fēng)險(xiǎn)區(qū)的重要局部〔這也許會(huì)松馳或時(shí)間的拖延——比方公共休息日，其它的工程，出走〕使用的跟蹤預(yù)算使用的交流系統(tǒng)使用的操作評(píng)估系統(tǒng)小組的進(jìn)度表，主要投資者/客戶見面由于權(quán)威而做的具體變動(dòng)工程領(lǐng)導(dǎo)須知 IBM工程大事件確定表格〔P22〕大事件確定基準(zhǔn)日期WBS元素負(fù)責(zé)人改變權(quán)大事件說明：大事件完成標(biāo)準(zhǔn)：修改數(shù)量修改日期大事件批準(zhǔn)工程領(lǐng)導(dǎo)須知 IBM網(wǎng)絡(luò)開展核對(duì)列表的問答你想在做的工作活動(dòng)是什么樣？〔活動(dòng)〕你以什么樣的順序做它們？〔邏輯〕每一項(xiàng)活動(dòng)需要的時(shí)間是多少？〔時(shí)間長(zhǎng)度〕做這項(xiàng)任務(wù)你需要從別人那里得到哪些幫助？〔進(jìn)程〕你將要傳遞什么并且要傳給誰(shuí)？〔后繼〕工程領(lǐng)導(dǎo)須知 IBM工程意見/任務(wù)方案工作表〔P24〕WBS任務(wù)說明意見顧客聯(lián)系預(yù)算工程領(lǐng)導(dǎo)須知 IBM階段二步驟三——匯報(bào)和終止這一步是非常重要的，因?yàn)樗粌H可用來檢驗(yàn)?zāi)愕募僭O(shè)，而且還可以看作是一切其它東西建立在其上的媒介。階段三執(zhí)行/控制“執(zhí)行方案〞跟蹤進(jìn)程的更改做1監(jiān)視和反應(yīng)跟蹤進(jìn)程常規(guī)會(huì)議〔給出和得到〕如果有更動(dòng)，反應(yīng)圈做2管理客戶做3交流用E-mail/跟新系統(tǒng)書面的，口頭的，可視的做4解決紛爭(zhēng)做5管理小組數(shù)據(jù)收集時(shí)間表數(shù)據(jù)任務(wù)有沒有及時(shí)的開始？注明開始日期任務(wù)有沒有及時(shí)完成？注明完成日期在任務(wù)進(jìn)程中，預(yù)期的任務(wù)完成日期？有沒有松馳時(shí)間？在關(guān)鍵的時(shí)候我們有沒有受任務(wù)的影響？資源數(shù)據(jù)實(shí)際的努力和剩余時(shí)間與開始預(yù)期相比擬在這一點(diǎn)上完成任務(wù)/階段的百分?jǐn)?shù)執(zhí)行和質(zhì)量數(shù)據(jù)產(chǎn)生的代碼線返工數(shù)與現(xiàn)在質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的吻合度在更動(dòng)管理進(jìn)程中更動(dòng)的數(shù)目實(shí)際本錢與本錢預(yù)算相比小組/投資者數(shù)據(jù)小組遇到的問題小組成員之間的沖突個(gè)人/小組生產(chǎn)率〔小組進(jìn)程〕個(gè)人/小組生產(chǎn)率阻礙因素〔小組進(jìn)程〕小組技術(shù)革新〔不同的新的工作方式〕小組粘聚力/開展突出的問題和提議的改正方案潛在的脫離小組的人潛在投資者的更改組織的變化預(yù)期的問題完成標(biāo)準(zhǔn)基于反應(yīng)的進(jìn)程跟蹤狀態(tài)工程狀態(tài)報(bào)告工程報(bào)告表格工程名稱：開始日期：報(bào)告名稱：報(bào)告目的：負(fù)責(zé)人：報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)：報(bào)告名稱：報(bào)告分配：內(nèi)部外部：報(bào)告分配頻率：〔〕每周〔〕每月〔〕每季〔〕每年〔〕其他固定時(shí)間間隔須包括信息：信息形式：第四步完成最后一步是你必須再訪所有的工程投資人和工作組，以確定該工程已經(jīng)執(zhí)行，并且以近個(gè)到達(dá)所有既定目標(biāo)和目的。再訪某些特定的區(qū)域，在工程執(zhí)行的過程中及時(shí)得到反應(yīng)信息能夠確保你的方法在下次使用時(shí)的作用會(huì)得到提高。工程完成方案內(nèi)容一個(gè)工程的完成方案在工程執(zhí)行階段應(yīng)應(yīng)該開始寫。方案中應(yīng)有以下內(nèi)容：對(duì)于負(fù)責(zé)工程完成方案人員的角色、責(zé)任和權(quán)利的規(guī)定?！步Y(jié)束意見〕在結(jié)束時(shí)要求獲得批準(zhǔn)重新分配可利用的資源工程后回憶合約終止完成報(bào)告有關(guān)責(zé)任和花費(fèi)的調(diào)整和最后提交工程完成分析表問題是否已經(jīng)最后回憶一遍了么？工程結(jié)論已經(jīng)歸檔成文了么？產(chǎn)品和效勞是否