精益5S管理培訓經典8.辦公室5S管理5243

1精益5S管理培訓經典教材全套(共11講)第八部分：辦公室5S管理文編：52432辦公室整理整頓要點高級管理者辦公室5S要點辦公室5S管理3共獨區(qū)分·公私區(qū)分·柜架管理·資料歸位·桌面狀態(tài)·抽屜狀態(tài)·張貼管理·事務管理

減少活頁夾、文件和單據的數(shù)量；公司外部、其它部門的文件盡早做答送出；擴大辦公室的使用空間；減少遺漏或送出的失誤。

目的要點1.辦公室的整理整頓要點辦公室整理整頓4資料整理受控文件和資料；公用展示類文字資料；個人文字資料。分類受控文件應使其從編制審批、發(fā)放、更改到保管均要受控；質量記錄的標識、收集、編目、歸檔、保管等均應受控；公用展示類文字資料置于公共場所并由專人管理；個人文字資料個人管理；所有文字資料都應有標識；所有文字資料都要按方便取用的原則，按使用頻度、重要性等分類放于固定的位置；規(guī)定文字資料的舍棄原則，及時銷毀無用文字資料，提倡及時處置、不堆積文件的良好習慣；定期整理、整頓、檢查。原則5資料整理S/L標準書責任人:XX保管期限:機種停止后3年123456文件夾編號或必要時用斜線活頁夾顏色管理。?藍色：管理類。

?綠色：制造、其它類。

?黃色：藍圖類。

?紅色：標準、規(guī)格類。

分類方式：

?按客戶分類。

?按形式分類。

?按一般文件分類。

?按主題分類。

?按標題分類。

67資料柜整理管理責任者架子表示標簽區(qū)域標示柜子內表示標簽8桌面整理待處理已處理2009-6-289

一般的桌子有兩個或以上的抽屜，東西經常隨意雜亂地放入抽屜內。在并排的抽屜內，也許可發(fā)現(xiàn)不僅有鉛筆、圓珠筆、筆記本、橡皮擦、名片及剪刀，而且又有牙刷、糖果、香水、阿斯匹林、錢幣、裝飾珠寶、繃帶及其他物品。這些東西先要依用途分類，在僅有兩個抽屜的桌子時，可分為辦公用品及私人用品，各占用一個抽屜。再來要決定每一項物品的最大放置量。例如，我們決定抽屜內放置的最大量為兩支鉛筆、一支圓珠筆、一塊橡皮擦、一本筆記本等。任何超過最大數(shù)量的物品，均須從抽屜內去除，放在室內一個角落的辦公用品儲存區(qū)；有時可以稱此儲存區(qū)為“循環(huán)金庫”。當抽屜內的用品用完之后，員工可以此金庫加以補充。接著，負責管理金庫的員工要注意存貨數(shù)量，當下降至設定的最少量時，必須再訂購補充進來。借著將辦公抽屜的東西削減至最低量，我們可以剔除將鉛筆、紙張及化妝品等必需的東西混在一起的現(xiàn)象。這種過程能開發(fā)員工的自律能力、改進保存記錄的能力以及強化工作的效率能力。抽屜整理2009-6-2810辦公室5S活動表區(qū)分活動內容五分鐘5S活動1檢查你的著裝狀況和清潔度2檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來，如橡皮擦、回形針、文件及其他3整理和徹底清潔桌面4檢查存放文件的位置，將文件放回他們應該放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屜內的私人物品6檢查檔案柜、書架及其他夾具等，將放得不恰當?shù)奈锲犯恼^來十分鐘5S活動1實施五分鐘5S活動的所有內容2用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設備3固定可能脫落的標簽4清潔地面5傾倒垃圾簍內的垃圾6檢查電源開關、門窗、空調等是否已關上11

高級領導包括：董事長、董事、總經理、高級主管等。做好高級領導辦公區(qū)5S的重要性、必要性：高級領導辦公區(qū)是公司職場的一個重要組成部分；做好高級領導辦公區(qū)5S活動，有利于增強他們對5S的實質認識和直接感受，使他們真正下定決心，堅定不一的支持公司5S活動推行；辦公室或區(qū)域，經常有客戶來訪，是體現(xiàn)公司5S效用的窗口。

把高級領導辦公區(qū)當作是神圣、私人、保密的地區(qū)不敢或不便染指的想法是錯誤的。高級領導辦公區(qū)如何做5S？2.

高級管理者辦公室5S要求121、常整理：將私人物品與工作用品分開存放；明確不要品的歸類。實施方法：設置衣帽架；設置私人物品存放儲柜；由秘書或助理人員制定不要清單擺放在領導用的記事本首頁或備忘錄中，便于領導日常清理不要品；

每周末助理全面核實并協(xié)助整理，去掉過時或不要資料。實施內容：132、常整頓：規(guī)劃好抽屜、儲存柜，用標貼定位，鎖扣齊備；文件資料用顏色、編碼或款式不同的資料夾分類歸檔，建立目錄索引；公告物、計劃、備忘錄。實施方法：助理在定位標貼前應先征求領導意見，以本人方便取放為原則；文件資料由秘書協(xié)助歸檔；正在處理中的資料用“IN”“OUT”兩層資料架分類；將公布板面格局區(qū)分標示；過時公告物由秘書及時清理。實施內容：143、常清掃：辦公室、辦公桌、文件的清掃。實施方法：領導辦公桌明確劃分為本人清掃責任區(qū)。每日例行5分鐘清潔，辦公室外及室內其他區(qū)域可由他人協(xié)助完成；過期文件、報章雜志由秘書、助理及時清理；邀請安排領導參與員工清掃活動

。實施內容：154、常清潔：接受清潔檢查和巡查；主動不定期巡查。實施方法：助理協(xié)助領導定期自檢前3S的落實情況；提供5S稽查標榜、記錄表等備領導巡查。實施內容：165、常