JTAN05-SRM-培訓(xùn)材料-最終用戶-非煤板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)-20140331-V1.0

物資采供管理信息化平臺項目

用戶培訓(xùn)手冊

內(nèi)容：非煤板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)

2014年4月目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例IV物資管理部計劃分配VI計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V進(jìn)出口部計劃處理業(yè)務(wù)流程概述

非煤板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)，是指物資供應(yīng)公司物資管理部收到礦業(yè)使用單位提報的計劃后，收集整理，根據(jù)集采目錄中的維護內(nèi)容，在系統(tǒng)中錄入計劃，提報至集團計劃管理部，集團計劃管理部進(jìn)行計劃分配，分配給物資供應(yīng)公司，再由物資供應(yīng)公司物資管理部分配給進(jìn)出口部，之后進(jìn)行計劃處理，創(chuàng)建合同，再根據(jù)合同創(chuàng)建訂單。

該流程中又按照是否減免稅分為兩種情況：1.減免稅，2.非減免稅。

1.減免稅物資，只對使用單位收取代理費，進(jìn)出口部與供應(yīng)商簽訂合同，在系統(tǒng)內(nèi)流程結(jié)束，在系統(tǒng)外進(jìn)行收貨、銷售、入出庫操作。

2.非減免稅物資，進(jìn)出口部與供應(yīng)商簽訂合同，創(chuàng)建訂單、編輯、下達(dá)，在系統(tǒng)中做收貨、銷售、入出庫等。相關(guān)流程圖：非煤板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)流程流程圖中的圖例說明相關(guān)流程圖：非煤板塊集中采購進(jìn)口物資業(yè)務(wù)流程目錄實際業(yè)務(wù)范例II業(yè)務(wù)流程概述IIV物資管理部計劃分配VI計劃管理部計劃分配III根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V進(jìn)出口部計劃處理實際業(yè)務(wù)范例以物資供應(yīng)公司物資管理部提報了一種集采進(jìn)出口物資計劃，需要集團審批后，由物資供應(yīng)公司進(jìn)出口部代為采購。

接下來的流程中涉及的業(yè)務(wù)流程：采購計劃分配、采購計劃處理、尋源、簽訂合同、根據(jù)合同生成采購訂單。目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例計劃管理部計劃分配IIIIV物資管理部計劃分配VI根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V進(jìn)出口部計劃處理本操作之前的場景集團計劃管理部采購計劃分配和產(chǎn)生計劃批號物資供應(yīng)公司物資管理部計劃提報物資供應(yīng)公司提報計劃到集團，集團分配給物資供應(yīng)公司，并產(chǎn)生計劃批號操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明

物資供應(yīng)公司提報計劃后，集團計劃管理部進(jìn)行計劃分配以及審批產(chǎn)生的計劃批號，此時，這個采購計劃被分發(fā)到物資供應(yīng)公司，由物資供應(yīng)公司繼續(xù)接下來的操作。SAP系統(tǒng)操作說明：1.集團計劃管理部分配采購組集團計劃管理部分配采購組說明1）分配采購組。2）分配至物資供應(yīng)公司點擊“確定”后，采購組織會更新為7020，采購組會更新為10C。3）點擊“創(chuàng)建計劃批號”，跳轉(zhuǎn)到創(chuàng)建計劃批號的界面。132SAP系統(tǒng)操作說明：2.集團計劃管理部創(chuàng)建計劃批號集團計劃創(chuàng)建計劃批號說明1）輸入計劃批號的名稱2）保存計劃批號3）提交審批4）如果沒有維護審批人，會自動審批通過1324本操作之后的場景計劃批號審批完成后，物資供應(yīng)公司獲取采購計劃。本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例計劃管理部計劃分配IIIIV物資管理部計劃分配VI根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V進(jìn)出口部計劃處理本操作之前的場景物資供應(yīng)公司物資管理部將計劃分配給進(jìn)出口部集團計劃管理部分配計劃給物資供應(yīng)公司物資供應(yīng)公司物資管理部分配給進(jìn)出口部操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明

物資供應(yīng)公司接收到集團下發(fā)的采購計劃時，把它分配給進(jìn)出口部，由進(jìn)出口部繼續(xù)接下來的操作。SAP系統(tǒng)操作說明：1.物資供應(yīng)公司物資管理部分配采購組物資管理部分配采購組說明1）分配采購組。2）分配至105物資供應(yīng)公司進(jìn)出口部。點擊“確定”后，采購組會更新為105。3）

此時不用再創(chuàng)建計劃批號了，刷新界面后，采購計劃已分配到進(jìn)出口部了。132本操作之后的場景進(jìn)出口部獲取采購計劃本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例計劃管理部計劃分配IIIIV物資管理部計劃分配VI根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單V進(jìn)出口部計劃處理本操作之前的場景進(jìn)出口部獲取采購計劃，進(jìn)行計劃處理物資供應(yīng)公司分配計劃給進(jìn)出口部進(jìn)出口部接收到采購計劃后，進(jìn)行采購處理操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明進(jìn)出口部接收到采購計劃后，進(jìn)行尋源處理：計劃處理（創(chuàng)建包、包處理），選擇報價供應(yīng)商，部門內(nèi)審批；供應(yīng)商報價、比價后，報價結(jié)果在部門內(nèi)審批；根據(jù)審批的報價創(chuàng)建執(zhí)行合同，并提交審批。

SAP系統(tǒng)操作說明：1.進(jìn)出口部選擇采購計劃選擇采購計劃說明1）選擇采購計劃，點擊“創(chuàng)建采購包”，跳轉(zhuǎn)到創(chuàng)建采購包的界面。1SAP系統(tǒng)操作說明：2.進(jìn)出口部創(chuàng)建采購包創(chuàng)建采購包說明1）此時包的方式有三種：詢價單、招投標(biāo)、共享采購。以下分別介紹。采購訂單方式不使用。1計劃處理三種類型進(jìn)出口部計劃處理的三種類型V招投標(biāo)2共享采購31詢價SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單創(chuàng)建采購包說明1）輸入包的名稱。2）選擇詢價方式：單一來源、競爭性談判、詢價。

單一來源：只有一家供應(yīng)商

競爭性談判：兩家或兩家以上供應(yīng)商

詢價：三家及三家以上供應(yīng)商

我們以單一來源為例。

3）點擊“添加供應(yīng)商”，跳轉(zhuǎn)至“貨源推薦”界面，選擇所要添加供應(yīng)商。

點擊“查看預(yù)選供應(yīng)商”，就可以看見所選擇添加的供應(yīng)商。4）檢查無誤后，點擊“保存”。

再點擊“提交”，若維護了審批人員，會自動觸發(fā)審批流。1234修改包說明1）點擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時包的類型是：詢價，狀態(tài)是“審批完成”。3）點擊“修改包”，跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4）點擊“處理包”，跳轉(zhuǎn)至“包處理”界面SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單1243處理包說明1）點擊“創(chuàng)建詢價單”，提示詢價單已創(chuàng)建成功。1SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單進(jìn)出口部發(fā)布詢價單、報價、中標(biāo)、審批說明此流程詳見尋源業(yè)務(wù)流程SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單根據(jù)中標(biāo)結(jié)果創(chuàng)建執(zhí)行合同說明1）報價的狀態(tài)已經(jīng)變成了“已接受”。2）點擊“創(chuàng)建合同”。3）選擇合同的類型，此流程中選擇“ZS06-進(jìn)口物資集采執(zhí)行合同”。4）點擊創(chuàng)建合同，看到合同創(chuàng)建成功的提示，狀態(tài)是還已保存。SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單2134執(zhí)行合同下達(dá)說明1）點擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點擊“編輯”。4）再點擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點擊“下達(dá)”來發(fā)布合同。6）此時合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護了審批人，自動觸發(fā)審批流。若未維護，系統(tǒng)自動審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時合同的采購方是物資供應(yīng)公司。SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-1.詢價單6541237本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：對減免稅類進(jìn)口物資，在系統(tǒng)中做到合同，流程結(jié)束本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)計劃處理三種類型進(jìn)出口部計劃處理的三種類型V招投標(biāo)2共享采購31詢價1）輸入包的名稱。2）選擇招投標(biāo)方式：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)。公開招標(biāo)：供應(yīng)商未知，所有的供應(yīng)商都可參與邀請招標(biāo)：需要手工添加供應(yīng)商，只有選中的供應(yīng)商可以參加招標(biāo)我們以邀請招標(biāo)為例。3）選擇供應(yīng)商。4）檢查無誤后，點擊“保存”，再點擊“提交”。3124創(chuàng)建采購包說明SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標(biāo)修改包說明1）點擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時包的類型是：招標(biāo)，狀態(tài)是“未提交”。3）點擊“修改包”，跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4）點擊“處理包”，跳轉(zhuǎn)至“創(chuàng)建招投標(biāo)”界面。3142SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標(biāo)處理包—創(chuàng)建招投標(biāo)說明1）點擊“修改包”。2）填寫委托方信息。3）點擊“委托書”，上傳委托書及其他文件。4）檢查后，點擊“保存”或“提交”。至此，進(jìn)入招標(biāo)流程。此時包的狀態(tài)為：審核完成。31243SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標(biāo)根據(jù)招投標(biāo)結(jié)果創(chuàng)建執(zhí)行合同說明招標(biāo)流程全部完成后，包的狀態(tài)為審批完成，且招標(biāo)階段為發(fā)放中標(biāo)通知書，此時可以進(jìn)行后續(xù)處理。1）點擊“包概覽”，查找已處理的包。2）點擊“處理包”。跳轉(zhuǎn)至“創(chuàng)建招投標(biāo)”界面。3）點擊“根據(jù)招標(biāo)結(jié)果生成執(zhí)行合同”。4）顯示“創(chuàng)建執(zhí)行合同成功”。1243SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標(biāo)執(zhí)行合同下達(dá)說明1）點擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點擊“編輯”。4）再點擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點擊“下達(dá)”來發(fā)布合同。6）此時合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護了審批人，自動觸發(fā)審批流。若未維護，系統(tǒng)自動審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時合同的采購方是物資供應(yīng)公司。SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-2.招投標(biāo)6541237本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：對減免稅類進(jìn)口物資，在系統(tǒng)中做到合同，流程結(jié)束本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)計劃處理三種類型進(jìn)出口部計劃處理的三種類型V招投標(biāo)21詢價共享采購3創(chuàng)建采購包說明1）輸入包的名稱。2）選擇共享采購。3）點擊“共享已有合同”，跳轉(zhuǎn)至“共享合同”界面。4）點擊“檢查”，無誤后“保存”、“提交”。3124SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購創(chuàng)建采購包說明1）點擊“查詢”，查詢以前的合同。2）點擊“獲取共享資源”，即保存。3）點擊“取消共享”，即刪除。4）當(dāng)行項目有多條時，點擊“上一條”、“下一條”填寫。5）點擊“退出”，退出此界面。31254SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購修改包說明1）點擊“包概覽”，查詢所創(chuàng)建包。2）此時包的類型是：合同，狀態(tài)是“審批完成”。3）點擊“修改包”，跳轉(zhuǎn)至“修改包”界面。4）點擊“處理包”，跳轉(zhuǎn)至“包處理”界面。3124SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購處理包說明1）點擊“創(chuàng)建執(zhí)行合同”.2）顯示合同創(chuàng)建成功。12SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購執(zhí)行合同下達(dá)說明1）點擊“采購業(yè)務(wù)”標(biāo)題欄下面的“合同管理”。2）打開需要處理的合同行。3）點擊“編輯”。4）再點擊“檢查”。5）檢查無誤后，再點擊“下達(dá)”來發(fā)布合同。6）此時合同已提交審批，它的狀態(tài)是“等待審批”。

如果維護了審批人，自動觸發(fā)審批流。若未維護，系統(tǒng)自動審批，刷新后狀態(tài)更改為已審批。7）此時合同的采購方是物資供應(yīng)公司。SAP系統(tǒng)操作說明：計劃處理-3.共享采購6541237本操作之后的場景合同審批后，狀態(tài)變成已經(jīng)發(fā)布，緊接著就是根據(jù)合同創(chuàng)建訂單注：對減免稅類進(jìn)口物資，在系統(tǒng)中做到合同，流程結(jié)束本操作之后的系統(tǒng)效果詳細(xì)描述本操作之后的單據(jù)目錄II業(yè)務(wù)流程概述I實際業(yè)務(wù)范例計劃管理部計劃分配IIIIV物資管理部計劃分配VI根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單

V進(jìn)出口部計劃處理本操作之前的場景進(jìn)出口部根據(jù)執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單進(jìn)出口部產(chǎn)生執(zhí)行合同由執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單操作名稱詳細(xì)描述操作起因操作之前單據(jù)(來自手工或SAP系統(tǒng))操作概述本操作相關(guān)的說明物資供應(yīng)公司進(jìn)出口部由審批完成的執(zhí)行合同創(chuàng)建采購訂單，編輯下達(dá)。SAP系統(tǒng)操作說明：1.進(jìn)出口部根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單根據(jù)合同創(chuàng)建采購訂單說明1）執(zhí)行合同審批完成后，再顯示這個執(zhí)行合同，狀態(tài)變成“已審批”2）點擊“創(chuàng)建訂單”，看到創(chuàng)建消息12采購訂單的編輯下達(dá)說明1）點擊“編輯”2）點擊“檢查”，看看還有沒有錯誤信息3）沒有錯誤信息，點擊“訂單”來發(fā)布訂單4）看到采購訂單已經(jīng)訂購成功的消息5）發(fā)布后采購訂單狀態(tài)變成了“等待審批”6）執(zhí)行合同轉(zhuǎn)成的采購訂單，一般不需要審批，因此點擊刷新后，訂單會自動審批SAP系統(tǒng)操作說明：2.進(jìn)出口部進(jìn)行采購訂單的編輯下達(dá)54123SAP系統(tǒng)操作說明：2.進(jìn)出口部進(jìn)行采購訂單的編輯下達(dá)訂單下達(dá)后狀態(tài)查看和憑證流程跟蹤說明1）采購訂單發(fā)布后，狀態(tài)變成了“已訂購”，表示已經(jīng)完成采購操作，訂單生效2）點擊跟蹤頁簽3）可以看到，已經(jīng)產(chǎn)生后端