正確使用公文附件中的表格

作為公文法定權(quán)威性和組織約束力的外在表現(xiàn)形式，公文格式是黨政機(jī)關(guān)公文處理工作中的重要一環(huán)，規(guī)范的公文格式不是人們隨意強(qiáng)加給公文的，而是公文結(jié)構(gòu)規(guī)律性的一種表現(xiàn)。公文格式規(guī)不規(guī)范不僅影響公文的質(zhì)量和美觀，更直接妨礙公文嚴(yán)肅性和實(shí)用性的發(fā)揮。自2012年國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《格式》）后，我國(guó)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的公文格式總體上是正確的，但也存在個(gè)別不規(guī)范性現(xiàn)象，表格的使用尤其是橫排表格的排版就是其中之一。

一、編排公文表格是用Word還是Excel對(duì)于一些辦公條件較好的黨政機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，公文排版有專(zhuān)門(mén)的定制軟件，但對(duì)于更廣大的基層機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，公文排版一般使用的還是Word，本文所述也僅針對(duì)以Word為工具的公文排版。這就產(chǎn)生了一個(gè)問(wèn)題，公文中如涉及表格，是應(yīng)該使用Word還是Excel？《格式》中對(duì)此并未作出具體規(guī)定。但筆者認(rèn)為，公文附件中如有表格，應(yīng)首先使用Word操作。理由有二：第一，從性質(zhì)上講，Word是文字處理軟件，是展示最終文字結(jié)果的處理工具，而Excel是數(shù)據(jù)處理軟件，其最主要功能在于數(shù)據(jù)的處理，包括數(shù)據(jù)加工計(jì)算、統(tǒng)計(jì)分析、圖表制作、信息傳遞與共享，使用Excel的主要目的不是展示一成不變的視覺(jué)結(jié)果，而是實(shí)時(shí)操作展示不同的數(shù)據(jù)處理結(jié)果。就公文文字的確定性、打印紙張標(biāo)準(zhǔn)的唯一性來(lái)說(shuō)，無(wú)疑適合于使用Word展示表格內(nèi)容；第二，從要求上講，《格式》也有傾向性表達(dá)，《格式》在第三章中提到的“字”概念、“行”概念以及第五章提到的“一般每面排22行、每行排28個(gè)字”等等，這些概念都是Word中的概念。另外，根據(jù)中國(guó)公文寫(xiě)作研究會(huì)對(duì)“附件”的定義，“附件是附屬于正文中的文字材料”，既然是文字材料，那表格也應(yīng)該是文字性質(zhì)的。因此，如果涉及表格，公文排版應(yīng)該首選Word。當(dāng)然，首選并不意味著必選，對(duì)于一些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)匯總表，可能Excel更為適合。這里僅就大多數(shù)情況而言，涉及表格，首選Word，這是其表格性質(zhì)使然，也是公文要求使然，同時(shí)也有利于對(duì)版心、頁(yè)碼等公文格式要素的操作。二、目前公文中橫排表格的排版一般而言，公文中的表格（包括橫排表格）是作為附件的一部分編排于公文主體之后的，按照《格式》要求，其必須跟正文一起裝訂，一起編排頁(yè)碼。但基于文字排版和表格排版的大不相同，目前很多公文表格附件和正文主體的排版經(jīng)常出現(xiàn)兩個(gè)很大的差異：版心位置不同、頁(yè)碼位置不同。（一）版心位置不同《格式》中明確規(guī)定了公文內(nèi)容顯示區(qū)間?！陡袷健贰?.2.1頁(yè)邊與版心尺寸”規(guī)定：“公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37±1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28±1mm，版心尺寸為156mm×225mm”。根據(jù)此尺寸及《格式》給出的式樣可以推算出下白邊為35mm左右，右白邊為26mm左右。這里的“白邊”可以理解為Word文檔中“頁(yè)邊距”的意思。要強(qiáng)調(diào)的是，之所以要求留出如此的“白邊”，一者是為了展示公文的嚴(yán)肅性，四周如此留白無(wú)疑讓中間正文顯得沉穩(wěn)、莊重，便于閱讀，觀感較好；二者也是為了便于擬辦、批示。這也再次說(shuō)明，公文的格式要求并非無(wú)的放矢，而是公文處理工作的必然規(guī)律。但在現(xiàn)實(shí)排版中，很多公文處理者往往將《格式》的版心要求應(yīng)用于公文的文字主體，而附件中表格等內(nèi)容往往又是另外一種版心。比如為了讓一頁(yè)表格盡可能顯示更多內(nèi)容或者為了讓表格內(nèi)容不斷行，經(jīng)常會(huì)擴(kuò)大版心，造成四周“白邊”縮小，尤其是橫排表格更是如此。這無(wú)疑從形式上造成了公文的主附分離，既不美觀也不利于公文的處理，值得引起重視。（二）頁(yè)碼位置不同這里說(shuō)的頁(yè)碼位置，特指的是公文橫排表格的頁(yè)碼，因?yàn)樨Q版表格頁(yè)碼一般與公文文字主體頁(yè)碼無(wú)異。雖然《格式》中單獨(dú)列出一章對(duì)表格頁(yè)碼作出了規(guī)定：“A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。”但在現(xiàn)實(shí)操作中，基于長(zhǎng)久以來(lái)“頁(yè)碼在下邊距”的印象，很多人并不理解“頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致”的真正含義，直接將頁(yè)碼編排在了橫排表格的下方，有些是單雙不分統(tǒng)一在橫排表格正下方，有的是單頁(yè)碼排在橫排表格的右下、雙頁(yè)碼編排在橫排表格的左下，這樣的編排看似符合《格式》的要求，實(shí)際上這不僅違背了《格式》的真正要求，也背離了頁(yè)碼的真正性質(zhì)。就《格式》要求來(lái)說(shuō)，附件表格“頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致”是就裝訂后的效果來(lái)說(shuō)的，不是就編輯過(guò)程來(lái)說(shuō)的。因?yàn)榫庉嫏M排表格和裝訂橫排表格不是同一方向，在編輯橫排表格頁(yè)碼的時(shí)候，頁(yè)碼如果編輯在橫排表格下方，那么裝訂成冊(cè)后頁(yè)碼就會(huì)出現(xiàn)在紙張的右側(cè)。因此，只有在編輯橫排表格時(shí)讓頁(yè)碼編排在表格左下角（單頁(yè)碼）、左上角（雙頁(yè)碼），才能真正保證在裝訂成冊(cè)后，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼位置一致。而就頁(yè)碼性質(zhì)來(lái)說(shuō)，頁(yè)碼的真正作用在于定位要查詢(xún)的內(nèi)容。在翻動(dòng)公文的時(shí)候，我們是把橫排表格和公文正文一起縱向翻動(dòng)的，此時(shí)橫排表格頁(yè)碼編排在表格左下角（單頁(yè)碼）和左上角（雙頁(yè)碼），保持和公文正文的頁(yè)碼一致，才能真正發(fā)揮出頁(yè)碼的查詢(xún)、定位功能。如果橫排表格頁(yè)碼編排在表格下面，裝訂成冊(cè)后頁(yè)碼就會(huì)出現(xiàn)在紙張的右側(cè)，這不僅不利于頁(yè)碼功能的實(shí)現(xiàn)，也會(huì)因?yàn)楦闹黧w頁(yè)碼編排不一致，造成公文主附的斷裂，影響公文的美觀。

三、橫排表格正確排版方法（一）保持正常版心既然附件屬于公文的一部分，附件中如有表格尤其是橫排表格，其版心要求自然跟公文主體一樣。一般而言，在使用Word操作過(guò)程中，橫排表格和正文內(nèi)容是不會(huì)從屬于同一節(jié)的（所謂“節(jié)”是Word中的專(zhuān)有概念，其作用是針對(duì)頁(yè)面設(shè)置不一樣的結(jié)果，一般同一節(jié)的頁(yè)面效果是一致的）。在公文主體設(shè)置好版心后，需要在橫排表格里再次設(shè)置其版心屬性。以金山WPS2019為例，第一步，在需要加入公文橫排表格的前一頁(yè)的最后位置，點(diǎn)擊上方“頁(yè)面布局”選項(xiàng)，在“分隔符”處點(diǎn)擊“下一頁(yè)分節(jié)符”，這樣會(huì)增加單獨(dú)一頁(yè)。第二步，鼠標(biāo)放在新增加的第二頁(yè)位置，設(shè)置紙張方向?yàn)闄M向，設(shè)置上下左右邊距，根據(jù)《格式》中對(duì)版心要求，一般我們可以取上37mm、下35mm、左28mm、右26mm，裝訂線設(shè)置為位置“左”、寬“0”。如此即可保證橫排表格版心合乎要求。（二）規(guī)范橫排表格頁(yè)碼公文中橫排表格的頁(yè)碼其實(shí)算不上一個(gè)難點(diǎn)。不過(guò)很少有人指出其正確做法，《格式》以及最權(quán)威的《〈黨政機(jī)關(guān)公文格式〉國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》也并未給出具體的編排方法，鮮有的出現(xiàn)具體方法的是中國(guó)法制出版社的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例精解與范例》，但其方法只適用于一兩頁(yè)的橫排表格，對(duì)于幾十頁(yè)和上百頁(yè)的橫排表格設(shè)置也是無(wú)能無(wú)力。另外，網(wǎng)上各種操作方法也同樣無(wú)法應(yīng)對(duì)批量的橫排表格頁(yè)碼設(shè)置。這里筆者介紹一種可以批量處理橫排表格頁(yè)碼的方法。還是以金山WPS2019為例，根據(jù)上述“保持正常版心”設(shè)置方法，設(shè)置好相應(yīng)的橫排表格版心、頁(yè)邊距。在橫排表格內(nèi)容已經(jīng)輸入完畢后，依次進(jìn)行如下操作：第一步，雙擊橫排表格的上邊距或下邊距，鼠標(biāo)依次放在上下邊距處，取消上面選項(xiàng)卡位置處的“同前節(jié)”。接著點(diǎn)擊在選項(xiàng)卡位置最右側(cè)出現(xiàn)的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“頁(yè)眉頁(yè)腳選項(xiàng)”，勾選“奇偶頁(yè)不同”。這一步是確保橫排表格單雙頁(yè)碼格式不在表格下方，且設(shè)置頁(yè)碼不會(huì)引起前面頁(yè)碼的變動(dòng)。第二步，判斷橫排表格的第一張是單頁(yè)碼還是雙頁(yè)碼，如果是單頁(yè)碼，則要在表格左下角設(shè)置頁(yè)碼，如果是雙頁(yè)碼，則要在表格左上角設(shè)置頁(yè)碼。第三步，假設(shè)橫排表格的第一張是雙頁(yè)碼，也就是偶數(shù)頁(yè)頁(yè)碼。點(diǎn)擊第一張橫排表格的上邊距，接著點(diǎn)擊彈出的“插入頁(yè)碼”提示，選擇頁(yè)碼格式“1，2，3”，位置“左側(cè)”，應(yīng)用范圍“本頁(yè)及之后”。此時(shí)會(huì)在表格左上角出現(xiàn)頁(yè)碼的文本框，點(diǎn)擊該文本框，如果頁(yè)碼數(shù)字可與前文連續(xù)編排，點(diǎn)擊“重新編號(hào)”，選擇“頁(yè)碼編號(hào)續(xù)前節(jié)”。然后選擇文本框里的頁(yè)碼數(shù)字，將其字體大小設(shè)置為正常格式，然后在其前后各加一橫線和空格。接著點(diǎn)擊文本框外面的旋轉(zhuǎn)標(biāo)示，將其順時(shí)針旋轉(zhuǎn)90°，并適當(dāng)調(diào)整位置。如此，所有雙頁(yè)碼均會(huì)正確編排。第四步，找到第二張橫排表格的頁(yè)碼文本框，將其旋轉(zhuǎn)放在表格的左下角即可。第五步，可以根據(jù)打印預(yù)覽功能，瀏覽