辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計方案

云南省廣播電視廳辦公自動化系統(tǒng)1.1項目設(shè)計方案綜述在滿足現(xiàn)有應(yīng)用的基礎(chǔ)上，注重以后對數(shù)據(jù)倉庫方案的支持與避免重復(fù)投資，選擇了SQL本方案最大的篇幅集中在應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)方案上，要緊的1.1.1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計云南省廣播電視廳的辦公自動化系統(tǒng)以Browser/Server作為整個系統(tǒng)的基本模式，Browser/Server結(jié)構(gòu)是現(xiàn)代前Internet/Intranet所提供的基本服務(wù)模式，同時也是在本系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計中所使用的模體，用戶無需熟悉與安裝各類網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件子系統(tǒng)，就能夠通過資源(包含各類文本、數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)等)。1.1.2群件平臺選型Notes的復(fù)制機制可使所有成員的信息保持同期更新，能夠一起使用，創(chuàng)建電子表格、繪圖、圖形、圖表與產(chǎn)品一覽辦公室組件(如MicrosoftOffice、IE)的集成，可使用戶在使用Notes文檔安全文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)LotusNotes是一個分布式的多媒體文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。Notes數(shù)據(jù)庫的基本元素就是文檔，它能夠同時包含結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息，能夠LotusNotes也是一個基于超文本的系統(tǒng)，因此Notes文檔中能夠包含郵件與通信機制建了供評議的文檔后，能夠向所有的評閱者發(fā)一個郵件使群件平臺利用復(fù)制技術(shù)將位于遠程(比如北京)服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫“拷貝”到本地(比如上海)服務(wù)器上。無需上海的用戶連接到位于北京的服務(wù)器上，復(fù)制技術(shù)即可使他們保安全機制構(gòu)務(wù)必打破原有的界限，在企業(yè)內(nèi)與企業(yè)之間共享更多的寫、刪除等)訪問什么樣的資源。ACL操縱的資源包含服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫、數(shù)部分用戶對這些字段的訪問。加密使用了編碼過程中未被篡改。Notes同時也是一個完備的Internet應(yīng)用平臺。Not利用Lotus提供的InterNotesWebNavigator,Notes用戶能夠?qū)nternet上存在的大量信如提交與傳送(通信),研討數(shù)據(jù)庫與資料數(shù)據(jù)庫的共享(協(xié)作),與客戶代理與應(yīng)用開發(fā)利用InterNotesWebPublisher,用戶能夠很方便地將Notes數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)發(fā)表到跨平臺的支持支持。所有的NotesClient,不管其運行在什么環(huán)境下，均能訪問所有的N1.1.3辦公工作流程實現(xiàn)功能信息查詢(包含專用信息與公共信息)電子郵件系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)使用簡便圖形方式，郵件的收發(fā)不僅僅是局限在I簽報簽報、報告管理信息流程文件會簽查閱會簽查閱查閱會簽查閱按“提交”按鈕即可完成會簽文件的發(fā)送工作，文件會自動發(fā)送到所需審批的部文件會簽信息流程各相關(guān)部門提交承辦單位發(fā)文日程安排從其它的管理系統(tǒng)自動獲得，如會議安排發(fā)出后，有關(guān)人日程安排表日程安排表日程安排子系統(tǒng)要求、意見協(xié)調(diào)、安排各部門領(lǐng)導(dǎo)日程安排表一序新建項目回到今天顯示兩天顯示一周顯示兩周顯示整月收件箱草稿3發(fā)件箱所有文檔日歷文件夾和視圖Q歸檔2討論線索④④-全天-圖朋友生日第11周還剩41周會議管理會議管理系統(tǒng)提供一套自動化的會議通知安排及存檔等管理功能，該系統(tǒng)包含會議申請、會議安排、會議通知、會議查詢等模塊。該系統(tǒng)是基于多媒體應(yīng)用進行開發(fā)的，可通過觸摸屏進行查詢，并能夠記錄重要領(lǐng)導(dǎo)會議紀(jì)要信息流程意見與建議通知與布告通知文件庫人事管理金狀況與發(fā)送各類通知。具體分為下列內(nèi)容：職員人事狀況表、職員考勤記錄、薪金一覽表、人事事務(wù)管理(發(fā)送各類通知)。職員人事狀況表考勤管理薪金一覽表人事事務(wù)管理專用信息證券行情下屬單位信息意見與建議國家政策法規(guī)存放本單位法規(guī)文件及國家有關(guān)的法規(guī)文件。法規(guī)文件由單位法規(guī)位的內(nèi)部員工及下屬單位可按法規(guī)名稱、主題詞與類別等進行查信息反饋1.2開發(fā)工具1.3功能模塊簡介1.3.1個人辦公功能個人辦公是辦公人員處理個人事務(wù)的系統(tǒng)，是用戶開始日常辦公的工作平臺?；竟δ馨和ㄓ嶄浫粘贪才庞浭卤拘畔⒅谱鞴ぞ呒刹寮厕k公功能公共辦公支持用戶進行公共事務(wù)的處理，包含參加各類討論、發(fā)表公告、投稿、到各部門查找信息、填寫各類辦理單等等。為了便于所有的用戶參與，公共辦公中的功能使用WWW瀏覽器實現(xiàn)。公共辦公頁面也能夠設(shè)計成具有企事業(yè)單位個性風(fēng)格的主頁。(1)組織機構(gòu)組織機構(gòu)模塊利用樹狀結(jié)構(gòu)描述用戶的組織模型。每個部門都能夠建立自己的主頁(介紹部門情況),在本系統(tǒng)內(nèi)公布自己的部門信息(提供部門資料)、建立自己的WWW信息查詢站點、連接到部門特有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、建立部門信息咨詢窗口等等，包含各類與部門有關(guān)的應(yīng)用。比如：財務(wù)部能夠在自己的站點上提供財務(wù)報表、提供財務(wù)咨詢服務(wù)、同意用戶填寫借款單等等。用戶能夠利用本系統(tǒng)建立起一個網(wǎng)上虛擬組織，它與真實的用戶組織機構(gòu)一樣。每個部門都能夠在自己的站點上提供部門特殊的信息與服務(wù)。當(dāng)其他用戶需要查詢某個部門的信息或者要求某種服務(wù)時，他只需要沿著這個虛擬系統(tǒng)找到相應(yīng)的部門，就能夠查找相應(yīng)的資料、或者進行咨詢、或者進行業(yè)務(wù)操作(如填寫借款單)。由于本系統(tǒng)把管理權(quán)限交給了具體的部門，因此每個部門都能夠在自己的權(quán)利范圍內(nèi)公布各類信息、而且用戶能夠通過超鏈接把具體的業(yè)務(wù)系統(tǒng)掛接到WWW上。在系統(tǒng)運行的過程中，用戶還能夠隨時連接上新開發(fā)的功能模塊。因此，系統(tǒng)具有良好的生長性、可擴充性、易用性。組織機構(gòu)中還包含人員信息，人員信息能夠由管理員保護，也能夠由用戶個人保護。人員信息管理除提供人員基本信息，如工作部門、職位、辦公電話、郵件地址等的保護外，還提供個人Internet口令保護與短信息個性化服務(wù)設(shè)定等功能，同時，組織機構(gòu)的人員信息還能夠與服務(wù)器的注冊用戶同步。(2)電子論壇電子論壇用于大家通過計算機網(wǎng)絡(luò)，對某一議題自由地發(fā)表見解、進行提問與解答、收集某一方面的意見等。由于我國用戶計算機的應(yīng)用水平還不是很高，通常在單位內(nèi)部很少能用起來，只有在計算機非常普及的情況下，用戶才習(xí)慣于在網(wǎng)上討論問題。但電子論壇能夠用來在單位內(nèi)部收集各類意見，如意見箱、民意調(diào)查等，或者用來做問題咨詢、疑難解答等。結(jié)合組織機構(gòu)，每個部門還能夠建立自己部門的電子論壇，用于在部門內(nèi)部進行討論。(3)電子公告牌公告牌是一個應(yīng)用得比較廣泛的功能，用于在單位內(nèi)部公布各類通知、通告等。通過設(shè)置系統(tǒng)的權(quán)限，能夠?qū)μ囟ǖ目蛻羧汗几黝惿鐣?、?jīng)濟、金融信息等。假如結(jié)合組織機構(gòu)系統(tǒng)，每個部門還能夠建立自己部門的公告牌系統(tǒng)，用于在部門內(nèi)部公布公告。比如：新聞視點、廣而告之、公告欄等。(4)信息采編信息采編用于采輯各類信息。它在各政府機關(guān)、企事業(yè)單位都有很大的作用。在信息采集系統(tǒng)中，各分支機構(gòu)、橫向平級單位、下級單位或者其他作者，把要發(fā)表的信息通過網(wǎng)絡(luò)(Lan、Wan)傳送到信息采集數(shù)據(jù)庫中，管理員對信息采集數(shù)據(jù)庫中收集到的信息進行匯編整理，并對信息的發(fā)表與采納情況進行登記，最后能夠形成刊物在網(wǎng)上發(fā)表。電子刊物系統(tǒng)用于各類電子刊物的編輯、出版、發(fā)行。它在各政府機關(guān)、企事業(yè)單位都有很大的作用。在電子刊物系統(tǒng)中，信息的來源能夠是信息采編系統(tǒng)、也能夠是用戶輸入的各類信息、或者者是從其他電子新聞中收集來的信息，最后形成一期刊物，在網(wǎng)絡(luò)上公開發(fā)行。結(jié)合組織機構(gòu)系統(tǒng)，每個部門還能夠建立自己部門的電子刊物，用于發(fā)表本部門的刊物。比如：項目管理部能夠建立質(zhì)量跟蹤周報、財務(wù)部能夠建立財務(wù)月報、市場部能夠建立市場快訊等等。在實際工作中，下級單位要經(jīng)常向上級單位或者領(lǐng)導(dǎo)報送資料，為此我們專門提供了一個信息上報模塊，通過此模塊能夠?qū)崿F(xiàn)信息在上下級部門或者平級部門之間的流淌，幫助領(lǐng)導(dǎo)簡單快速地找到所需要的信息。提供企事業(yè)內(nèi)部各類共享資源(如會議室、汽車、房間等)的預(yù)定、審批、使用與統(tǒng)計。避免共享資源的沖突，合理安排資源的使用。(8)會議管理不管在政府機關(guān)還是企事業(yè)單位，會議都是日常辦公的一個重要構(gòu)成部分。會議管理模塊能夠幫助用戶起草會議計劃、安排會議、發(fā)放會議通知與在會后整理會議記錄等等，極大地方便了用戶辦公。工作流系統(tǒng)在日常工作中，工作流是無處不在的。如收發(fā)文、會議紀(jì)要、設(shè)備申報、月度工作計劃等。我們對工作流的定義是，工作流是對企業(yè)(或者政府)的功能與運行規(guī)則，通過與組織機構(gòu)/崗位角色的對應(yīng)關(guān)系，用圖，并對過程的運行提供辦理、監(jiān)督、操縱與跟蹤的手段，規(guī)范企業(yè)(或者政府)的業(yè)務(wù)過程，提高辦事效率。工作流系統(tǒng)的目標(biāo)不僅僅是處理過程，也不僅僅是使事物從一個地方流到另一個地方，而是著眼于管理與引導(dǎo)作業(yè)環(huán)境如何運作的規(guī)則與過程。通過使用計算機化的工作流程解決方案能夠幫助人們把作業(yè)環(huán)境規(guī)范化，減少失誤與重復(fù)勞動，縮短辦理周期，提供過程優(yōu)化的根據(jù)，從而達到提高效率與科學(xué)管理的目的。我們提供的是一個通用的、面向組織與角色的、符合國際工作流管理，借助系統(tǒng)提供的可視化流程定義工具，用戶能夠根據(jù)實際情況定制本單位的工作流程。它不僅支持常見的標(biāo)準(zhǔn)公文如收發(fā)文的辦理，還支持其他各類較規(guī)范的流程，如財務(wù)借款、報銷、出庫審批等流程。所有的辦理過程均能夠通過WWWBrowser進行。文件管理文件管理實現(xiàn)各類公文的分類、歸檔、存儲、編輯、查詢、打印。其中各類公文需具有相應(yīng)的統(tǒng)一格式與保密級別；關(guān)于原有的紙質(zhì)公文，則可通過手工錄入與0CR技術(shù)相結(jié)合，將其轉(zhuǎn)入公文管理系統(tǒng)進行分類歸檔，以供查詢；相應(yīng)公文的查詢與打印只有具有相應(yīng)權(quán)限的人員才可執(zhí)行。地理信息查詢系統(tǒng)地理信息查詢系統(tǒng)給用戶提供了一種非常方便直觀的信息查詢手段。通過WWW瀏覽器，用戶能夠按照各類圖形的直觀指示，方便地查詢到自己所需要的各類信息。比如：能夠按照各部門在企業(yè)的布局圖查詢各部門的信息，也能夠按照地圖查詢各分支機構(gòu)與辦事處的信息等。公共信息查詢公共信息查詢系統(tǒng)包含各類公共信息(時刻表、法律法規(guī)等)、經(jīng)濟信息(經(jīng)濟要聞、財經(jīng)報道、金融信息、股市行情、經(jīng)濟法規(guī)等)、新聞信息(重要政治新聞、國際動態(tài)、新華社消息、環(huán)球信息等),這些數(shù)據(jù)庫基本都是比較簡單的文本數(shù)據(jù)庫(或者者能夠當(dāng)成文本數(shù)據(jù)庫來處理),對計算能力的要求不高，能夠用LotusNotes來管理，利用批處理方式進行錄入，而且LotusNotes支持WWW操作，能夠非常方便地提供WWW查詢功能。信息查詢的基本模塊：電子書庫會議記錄人事管理名片管理政策法規(guī)國土資源企業(yè)名錄郵政編碼通過部件管理，用戶能夠完全根據(jù)自己的需要與實際情況對系統(tǒng)主頁面進行定制，設(shè)計出具有本行業(yè)特色的界面，可定制部分包含頁面標(biāo)題、一個模塊能夠生成不一致的應(yīng)用，如電子論壇能夠建立問題討論、疑難解答、電腦園地、電子論壇等等；公告牌能夠建立新聞公布、每日快訊、公告牌等等。短信息收發(fā)系統(tǒng)該系統(tǒng)要緊為在外出差的用戶提供方便，當(dāng)用戶外出時，由于客觀條件的限制無法及時連到內(nèi)部網(wǎng)上辦公，假如如今有重要的公文需要辦理或者內(nèi)部網(wǎng)上公布了重要的信息，往往由于不能及時得到信息而延誤工作。通過UniversalOffice5.0中提供的短信息收發(fā)系統(tǒng)，用戶能夠方便地設(shè)定自己所需要的短信息服務(wù)內(nèi)容，如郵件提醒、日程安排、公告信息提醒、重要日期提醒等，外出時，一旦有上述信息到達，即可在手機上收到該信息的提示與內(nèi)容摘要。技術(shù)特點全面支持WWW操作UniversalOffice5.0中的所有模塊都支持WWW操作，用戶使用瀏覽器即可在桌面環(huán)境下辦公，符合當(dāng)前的瘦客戶機的趨勢。整個系統(tǒng)界面友好、美觀，使用方便，大大降低了對使用者計算機知識的要求，特別適合于政府機關(guān)與大型企業(yè)單位的信息系統(tǒng)建設(shè)。另外，由于把用戶所有的應(yīng)用都統(tǒng)一到了WWW界面上，使得系統(tǒng)非常易于安裝與保護，當(dāng)軟件需要升級的時候，管理員只需要在服務(wù)器上進行升級，無須在客戶端安裝額外的軟件，極大地減少了系統(tǒng)保護的工作部件化的管理思想UniversalOffice5.0充分表達了部件化的設(shè)計思想，支持模塊的熱插拔，同一個模塊能夠生成多種不一致的應(yīng)用，如電子論壇能夠建立問題討論、疑難解答、電腦園地、電子論壇等等；電子公告牌能夠建立新聞視點、廣而告之、最新消息、公告欄等等。使用文檔型+關(guān)系數(shù)據(jù)庫的信息管理模式在UniversalOffice中，既能夠存儲大量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，方便信息分析與決策，又能夠使用企業(yè)信息的多媒體特點與實現(xiàn)自動工作流的功能。兩種數(shù)據(jù)庫的共同優(yōu)點能夠覆蓋企業(yè)多媒體信息系統(tǒng)的絕大部分功能系統(tǒng)具有良好的跨平臺特性由于使用了LotusNotes、Java等編程技術(shù)，系統(tǒng)能夠在很多流行的平臺上運行，特別適合于異構(gòu)型的網(wǎng)絡(luò)。設(shè)計中考慮了多種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)通過使用防火墻、加密、設(shè)置口令、設(shè)置權(quán)限等手段，充分保證了系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，阻止各類非法的入侵與有意的破壞。既能夠保證企業(yè)內(nèi)部正常的工作流程，防止外界非法入侵，又為企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)的使用者提供了訪問外部信息的手段。能夠方便地掛接各類業(yè)務(wù)子系統(tǒng)在大多數(shù)情況下，用戶都會有自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，因此需要提供一種能夠方便地接入各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的手段。在UniversalOffice中，用戶就能夠方便地接入自己的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)與擴充系統(tǒng)功能，比如各類人事管理、財務(wù)管理、后勤管理、裝備管理等等。而且由于接口開放，用戶能夠在現(xiàn)有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上自己增加新功能。功能特點用戶能夠自定義主頁情況設(shè)計出具有本單位風(fēng)格與特色的主頁，可定制的內(nèi)容包含頁面標(biāo)題、等等。提供短信息服務(wù)短信息服務(wù)能夠滿足用戶移動辦公的需要，當(dāng)用戶外出時，系統(tǒng)能夠按照用戶往常設(shè)定好的服務(wù)內(nèi)容為用戶發(fā)送各類消息與提示，如郵件信息、日程安排等?？梢暬⑷δ艿墓ぷ髁飨到y(tǒng)在工作流系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)過程中，我們認(rèn)真參照了工作流管理委員會制定的工作流標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)中使用的概念與提供的各類接口均符合工作流標(biāo)準(zhǔn)。簡單易用的圖形化過程定義工具與組織機構(gòu)定義工具我們提供的圖形化過程定義工具與組織機構(gòu)定義工具能夠使用戶在簡單的拖拽中輕松地完成流程定義與組織機構(gòu)定義。在過程定義中用戶還能夠使用已經(jīng)定義好的模板快速生成過程，另外系統(tǒng)還設(shè)有合法檢查功能，幫助用戶定義規(guī)范的流程；組織機構(gòu)定義中以樹狀結(jié)構(gòu)來描述組織機構(gòu)，并有規(guī)則排列的功能，使用戶定義的組織機構(gòu)中的層次關(guān)系一目了然。支持全功能工作流程UniversalOffice5.0工作流系統(tǒng)支持各類復(fù)雜業(yè)務(wù)流程。除支持順序、并發(fā)、分支、子過程等基本流程外，還能夠?qū)崿F(xiàn)按條件流轉(zhuǎn)、分發(fā)、傳閱、閱知、特送、等專業(yè)功能?？梢暬鞒瘫O(jiān)控與動態(tài)配置管理員能夠隨時對當(dāng)前正在運行的業(yè)務(wù)流程進行圖式化查詢，并能夠在流程運行圖上針對操縱需要進行相應(yīng)的修改，所做改動將立刻反映到正在運行中的業(yè)務(wù)流程中，而不影響基于同一過程模板創(chuàng)建的其他流功能豐富的個人辦公系統(tǒng)在個人辦公室中，集成了LotusNotes/MicrosoftOutlook的電子郵件功能，提供收件箱、發(fā)件箱、日程安排、通訊錄、記事本、新建郵件、與郵件自動提醒等功能。與MSOffice無縫集成用戶能夠通過安裝MSOffice插件方便地發(fā)送與上載MSOffice文件。比如把Word、Excel、PowerPoint文件在MSOffice界面中作為郵件直接發(fā)送、或者直接上載到電子公告系統(tǒng)中。支持手寫筆與痕跡保留公文在流轉(zhuǎn)審批的過程中需要保留修改的痕跡，我們?yōu)橛脩籼峁┦謱懝P批注與鍵盤批注兩種方式，實現(xiàn)審批過程中的痕跡保留。UniversalOffice可集成的軟件模塊集成指標(biāo)分析系統(tǒng)集成綜合查詢系統(tǒng)集成超級電子檔案(SEAS)其他可集成的軟件包含：基于GIS的設(shè)施、設(shè)備管理：UniversalFM/GIS連續(xù)媒體服務(wù)：0penVideo視頻會議服務(wù)：Netmeeting語音與手寫輸入服務(wù)：IBMViaVoice、漢王/慧筆密件傳輸服務(wù)：SecureExpressSEAS2000綜合文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)對各類信息資源的自動輸入、檢索、瀏覽及輸改輸出與信息郵遞等，能夠大幅度地提高工作多服務(wù)器管理用戶能夠使用同一個客戶端訪問不一致的SEAS2000文檔管理服務(wù)器。關(guān)創(chuàng)建檔案庫與文件庫在系統(tǒng)管理模塊中，用戶能夠根據(jù)需要自己定義檔案庫結(jié)構(gòu)，確定案卷與文件的屬性，卷內(nèi)目錄的格式等。用戶能用戶也能夠建立自己常用的分類模板，按照國家標(biāo)準(zhǔn)與本單位的規(guī)定定義自己的分類碼。然后，用戶能夠利用建好的字典模板與分類模板，在用戶指定同一個檔案庫與文件庫能夠存放于不一致的介質(zhì)上，不一致的介質(zhì)能夠位于不客戶端文檔查詢與管理通過SEAS2000AMS5.0客戶端，各類文件(包含工程圖紙、檔案庫內(nèi)的檔案按照案卷形式組織，每個案卷內(nèi)能夠包含多個信息著錄方式靈活多樣。能夠用表格方式著錄，也可用卡片縮小，旋轉(zhuǎn)。同時能夠在原圖上做多種形式的標(biāo)注。同時能夠瀏檢索與統(tǒng)計檢索方式靈活多樣。用戶能夠通過分類樹直接找到自己所需要的檔案與文客戶端提供個人收藏夾功能，能夠放入檢索到的常用案卷或者統(tǒng)計方式靈活，能夠統(tǒng)計庫內(nèi)