09 合同管理程序-ISO9001 ISO13485 QSR820 HACCP 14001 45001

PD-QP-09202X/A0第頁受控編號：PD-QP-09有限公司質(zhì)量管理文件合同管理程序編制：審核：批準：生效日期：202X年07月18日202X年07月18日發(fā)布202X年07月18日實施版本變更記錄版本頁次變更內(nèi)容簡單描述生效日期A07新版初次制訂202X-07-18表單編號：QR-DCC-007A01目的明確合同的要求，并通過合同評審確保公司有能力滿足這些要求。2適用范圍適用于公司產(chǎn)品銷售合同、訂單的管理。3職責3.1營銷中心負責確定合同、訂單要求，組織對合同/訂單進行評審，并對合同/訂單的執(zhí)行情況進行跟進。3.2運營中心、采購部等部門參與合同/訂單評審，并實施合同/訂單的有關(guān)部分。3.3總經(jīng)理批準“合同/訂單評審表”。4過程流程圖未通過未通過不是業(yè)務(wù)洽談是新產(chǎn)品嗎？合同/訂單接收合同的簽訂與合同/訂單的執(zhí)行合同/訂單評審合同/訂單的更改/取消合同/訂單的保存立項可行性評審（按《設(shè)計開發(fā)控制程序》）是5作業(yè)程序與控制要求程序工作內(nèi)容輸出文件責任部門/人5.1業(yè)務(wù)洽談5.1.1營銷中心做好與顧客的業(yè)務(wù)洽談。洽談前，要做好充分的準備；洽談過程中，要充分聽取顧客的意見，幫助顧客掌握完整的產(chǎn)品信息，同時要了解顧客的資信情況營銷中心5.1.2銷售員與顧客洽談過程中，如顧客要求我公司開發(fā)新產(chǎn)品，那么銷售員應(yīng)將這些要求形成“顧客新產(chǎn)品購買意向”報營銷中心批準，然后將其送研發(fā)中心。按5.2條款執(zhí)行顧客新產(chǎn)品購買意向營銷中心5.1.3如顧客想購買我公司已有產(chǎn)品，那么業(yè)務(wù)員要就合同的基本要求，如品名、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付、包裝、交貨期、交付方式、結(jié)算方式、品質(zhì)要求、違約責任、仲裁與索賠等，逐條與顧客明確，達成一致意見顧客的合同/訂單應(yīng)送至營銷中心跟單員，按5.3條款執(zhí)行營銷中心5.2新產(chǎn)品立項可行性評審5.2.1研發(fā)中心組織成立多方論證小組,對顧客的新產(chǎn)品意向進行立項可行性評審，填寫“立項可行性評審報告”。詳見《設(shè)計開發(fā)控制程序》立項可行性評審報告研發(fā)中心5.2.2立項可行性評審通過銷售經(jīng)理與顧客簽署“新產(chǎn)品試制技術(shù)協(xié)議”。然后按《設(shè)計開發(fā)控制程序》的要求進行樣品、小批量試產(chǎn)。直到顧客批準通過，方能接收顧客正式合同/訂單新產(chǎn)品試制技術(shù)協(xié)議銷售經(jīng)理5.3接收合同/訂單5.3.1本公司只接收書面的購貨合同/訂單。對于顧客的口頭訂單，銷售經(jīng)理應(yīng)將其記錄在“顧客口頭訂單記錄表”上，用電子郵件發(fā)給顧客，由顧客書面確認后回傳顧客口頭訂單記錄表銷售經(jīng)理5.3.2銷售經(jīng)理組織有關(guān)部門對合同/訂單的評審，填寫“合同/訂單評審表”合同/訂單評審表營銷中心5.4合同/訂單的評審5.4.1合同/訂單評審的要求。合同/訂單評審要保證：顧客的各項要求（規(guī)格、數(shù)量、品質(zhì)、性能、交貨期、結(jié)算方式等）得到確定并形成文件合同或訂單中的各項要求不存在含糊不清之處，多次洽談前后不一致的條款已得到解決合同或訂單符合有關(guān)法律、法規(guī)、標準的要求顧客的潛在要求得到識別，這些要求是預期或規(guī)定用途所必需的本公司的附加要求能確保兌現(xiàn)本公司有履行合同或訂單要求的能力5.4.2合同/訂單的評審營銷中心跟單員從進銷存系統(tǒng)中知道有現(xiàn)貨時，只需將“合同/訂單評審表”送PMC及銷售經(jīng)理進行評審無現(xiàn)貨時，由營銷中心跟單員將“合同/訂單評審表”交PMC就生產(chǎn)能力、生產(chǎn)完成日期進行簽字評審，如庫存中無所需產(chǎn)品的物料，則還應(yīng)將“合同/訂單評審表”送采購部就采購能力、到貨日期進行簽字評審，之后由銷售經(jīng)理就交貨期限進行評審合同/訂單評審表營銷中心跟單員5.4合同/訂單的評審5.4.3評審后，參加評審的部門應(yīng)在“合同/訂單評審表”中的相應(yīng)欄目中簽名，最后將“合同/訂單評審表”送總經(jīng)理批準合同/訂單評審表總經(jīng)理5.4.4在合同/訂單評審過程中，評審人員對合同中有關(guān)內(nèi)容和要求提出疑問或修改建議時，由銷售經(jīng)理負責與顧客聯(lián)絡(luò)，征求其書面意見，經(jīng)協(xié)商確定后的變動事項需在“合同/訂單評審表”中予以記錄合同/訂單評審表銷售經(jīng)理5.5合同的簽訂與合同/訂單的執(zhí)行5.5.1合同評審后，銷售經(jīng)理根據(jù)合同草案與批準的評審結(jié)果，負責與顧客正式簽訂合同，訂單評審通過后即生效5.5.2營銷中心跟單員將合同/訂單及“合同/訂單評審表”中的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為“顧客訂貨要求表”，連同有關(guān)的顧客提供的產(chǎn)品相關(guān)資料分發(fā)有關(guān)部門，作為生產(chǎn)、檢驗、出貨等的依據(jù)顧客訂貨要求表營銷中心跟單員5.5.3營銷中心跟單員應(yīng)建立“合同/訂單跟進控制表”，記錄合同、訂單的執(zhí)行情況。若發(fā)生與合同/訂單不一致的情況，應(yīng)及時與銷售經(jīng)理協(xié)商解決合同/訂單跟進控制表營銷中心跟單員5.6合同/訂單的更改/取消5.6.1若因非顧客原因需修改訂單或合同的產(chǎn)品時，由產(chǎn)生原因的部門通知營銷中心跟單員。營銷中心跟單員及時與銷售經(jīng)理聯(lián)系，銷售經(jīng)理得到顧客的同意后，在原合同或訂單上注明更改內(nèi)容并填寫“合同/訂單更改通知單”，營銷中心跟單員應(yīng)將“合同/訂單更改通知單”送到與合同/訂單修改有關(guān)的部門進行評審，并報送總經(jīng)理批準，然后送至有關(guān)部門合同/訂單更改通知單營銷中心跟單員5.6.2若因顧客提出合同/訂單條款的修改時，應(yīng)由營銷中心跟單員填寫“合同/訂單更改通知單”，經(jīng)與合同/訂單修改有關(guān)的部門評審后送總經(jīng)理批準，然后發(fā)至有關(guān)部門營銷中心跟單員應(yīng)在原合同或訂單中注明修改情況營銷中心跟單員5.6.3顧客取消合同/訂單時，銷售經(jīng)理需與顧客協(xié)商，就本公司已投入的物料、已生產(chǎn)的半成品和成品的處理，以及由此產(chǎn)生的損失，與顧客達成一致意見營銷中心跟單員應(yīng)使用“合同/訂單更改通知單”將合同/訂單的取消情況通知有關(guān)部門合同/訂單更改通知單營銷中心跟單員5.7合同/訂單的保存5.7.1所有已經(jīng)確定的訂單/合同及其后的修訂，以及“合同/訂單評審表”“合同/訂單更改通知單”均由營銷中心負責存檔。存檔時應(yīng)注意將合同/訂單與相應(yīng)的“合同/訂單評審表”“合同/訂單更改通知單”保存在一起營銷中心5.7.2合同/訂單履行中的來往電子郵件應(yīng)予以保存，作為合同/訂單的附件營銷中心6過程績效的監(jiān)視績效指標計算公式（計算方法）指標值監(jiān)視頻率監(jiān)視單位/人6.1合同/訂單評審及時率合同/訂單需半天評審完畢合同/訂單評審及時率合同/訂單評審及時率=（按時完成的合同/訂單評審次數(shù)/合同/訂單評審總次數(shù)）X100%98%月營銷中心6.2訂單交期準確率訂單交期準確率=（1-交期變動訂單數(shù)/訂單總數(shù)）X100%90%月營銷中心7過程中的風險和機遇的控制（風險應(yīng)對計劃）風險應(yīng)對措施其他事項執(zhí)行時間負責人監(jiān)視方法7.1因合同評審不嚴謹導致開發(fā)出的新產(chǎn)品不能滿足顧客要求新產(chǎn)品合同的評審應(yīng)在合同簽訂之前進行，確保顧客的各項要求合理、明確、書面化，確保公司有能力滿足銷售經(jīng)理在檢查各部門評審的有效性的基礎(chǔ)上，在確定“合同/訂單評審表”已得到總經(jīng)理批準的情況下，方可與顧客簽訂正式合同每份新產(chǎn)品的