EnP-012 記錄控制程序-ISO50001能源管理體系

公司LOGO記錄控制程序編號(hào)EnP-012版次A發(fā)行部門體系管理部生效日期20XX-05-08修訂履歷：版本修訂內(nèi)容制訂審核批準(zhǔn)批準(zhǔn)日期A版新版發(fā)行20XX-05-08文件分發(fā)：會(huì)簽分發(fā)部門名稱份數(shù)會(huì)簽人會(huì)簽分發(fā)部門名稱份數(shù)會(huì)簽人□■生產(chǎn)部□■品質(zhì)部□■PMC部□■行政部□■儲(chǔ)運(yùn)部□■財(cái)務(wù)部□■業(yè)務(wù)部□■體系管理部□■采購(gòu)部□■設(shè)計(jì)部編寫審核批準(zhǔn)ByDate20XX-04-2920XX-05-0720XX-05-081.0目的：對(duì)記錄進(jìn)行有效的控制和管理，以保證產(chǎn)品能源行為符合要求及為有效運(yùn)行提供證據(jù)，為驗(yàn)證和制定糾正措施和預(yù)防措施提供依據(jù)。2.0適用范圍:適用于符合能源管理體系要求以及有效運(yùn)行的記錄控制。本程序?qū)τ涗浀奶顚?、?biāo)識(shí)、保管、歸檔、借閱、保存期限和銷毀作出了規(guī)定。3.0職責(zé):3.1體系管理部歸口管理記錄。3.2各部門負(fù)責(zé)記錄的設(shè)計(jì)、使用、收集、保存、歸檔。4.0工作程序：4.1記錄的分類4.1.1與體系運(yùn)行有關(guān)的記錄，如管理評(píng)審記錄、內(nèi)部管理體系審核報(bào)告、合同評(píng)審記錄、供方評(píng)定記錄、糾正和預(yù)防措施記錄等。4.1.2與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄，如投訴記錄、顧客反饋記錄、不合格品記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄等。4.1.3來(lái)自供方的記錄也應(yīng)作為這些記錄的組成部分。4.2記錄格式的設(shè)計(jì)a）相關(guān)部門根據(jù)工作需要，設(shè)計(jì)相應(yīng)的記錄表格，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，但應(yīng)遵循以下原則：不重復(fù)、簡(jiǎn)潔、一表一用、不留空白欄。b）記錄格式的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮產(chǎn)品和過(guò)程的特性、控制的要求、證實(shí)策劃的安排所需的數(shù)據(jù)、可追溯性所要求的內(nèi)容等。4.3記錄格式的審定批準(zhǔn)管理者代表負(fù)責(zé)審定批準(zhǔn)設(shè)計(jì)的記錄。應(yīng)確保：a)所設(shè)計(jì)的記錄是產(chǎn)品和過(guò)程證實(shí)以及可追溯性必需的，不存在不適合的重復(fù)和交叉；b)設(shè)計(jì)的項(xiàng)目合理，指標(biāo)正確；c)格式安排合理、適用，設(shè)計(jì)版式美觀。4.4記錄的應(yīng)用和保管4.4.1管理者代表審定后，統(tǒng)一由綜合管理部進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)的規(guī)則按《文件控制程序》的規(guī)定，并建立《記錄清單》保持最新?tīng)顟B(tài)。4.4.2記錄由指定的人員使用于規(guī)定的場(chǎng)合和事項(xiàng)，應(yīng)確保填寫及時(shí)、真實(shí)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)清晰、項(xiàng)目完整。確因筆誤可采取“劃改旁注”方式更正。4.4.3各部門建立“部門記錄清單”并保持最新?tīng)顟B(tài)。記錄人應(yīng)妥善保管，避免污損和丟失，按部門規(guī)定的時(shí)間上交。4.4.4管理者代表在每年檢查文件使用管理狀況時(shí)檢查記錄的使用管理情況，保存檢查和糾正不符合的記錄。4.4.5記錄格式的修訂采用換版方式，按《文件化信息管理控制程序》規(guī)定的換版原則進(jìn)行。綜合管理部在發(fā)放新的記錄時(shí)，應(yīng)清收作廢版本記錄。作廢版本記錄利用于其他用途應(yīng)加施“作廢”標(biāo)識(shí)。4.5記錄的收集、整理和貯存4.5.1部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)崗位人員上交的記錄審驗(yàn)。應(yīng)根據(jù)記錄的性質(zhì)和保存期限分類整理、裝訂，確保齊全并安全貯存。4.5.2各類記錄的保存期限和保存方式如下：a）管理評(píng)審、體系審核、體系驗(yàn)證、目標(biāo)考核、數(shù)據(jù)分析資料、重大事故追溯、外部檢測(cè)報(bào)告等記錄——由綜合管理部保存，保存期至少3年；b）其他記錄由歸口管理部門保管，保存期依據(jù)記錄對(duì)產(chǎn)品和體系的重要性確定2-3年的保存期，其中已做統(tǒng)計(jì)分析的記錄保存期可定為2年。c）法律法規(guī)和合同有明確要求的記錄，其保存期從其規(guī)定。4.6記錄的利用和處置4.6.1日常生產(chǎn)和工作過(guò)程記錄的數(shù)據(jù)，歸口管理部門收存后應(yīng)按數(shù)據(jù)分析的要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。4.6.2內(nèi)部人員借用歸檔記錄應(yīng)具借條，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可借閱。外部人員借閱記錄應(yīng)獲得管理者代表批準(zhǔn)。4.6.3保存期滿的記錄，統(tǒng)一