水庫保安服務(wù)安保檔案管理

水庫保安服務(wù)安保檔案管理目錄第一節(jié)檔案管理工作計(jì)劃 1一、做好檔案管理工作 1二、健全檔案管理制度 2三、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化 2四、提高檔案質(zhì)量管理 3第二節(jié)檔案建立與管理 4一、檔案管理體制 4二、檔案整理程序 7三、檔案保存規(guī)定 8四、檔案統(tǒng)計(jì)工作 10五、檔案利用規(guī)定 10六、檔案移交工作 12七、檔案的鑒定和銷毀 13八、檔案的保密與安全 14第三節(jié)員工的權(quán)利和義務(wù) 16第四節(jié)安保檔案管理 19第一節(jié)檔案管理工作計(jì)劃隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案工作越來越重要。檔案工作是在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存考究價(jià)值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這是毋庸置疑的。不能狹隘地與獲得多少經(jīng)濟(jì)效益劃等號(hào)。檔案的保存和管理目的不是為了謀求利益，而是為了方便、造福于人類，效益最終大多表現(xiàn)為社會(huì)效益。檔案質(zhì)量是檔案的生命線，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。每個(gè)從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。一、做好檔案管理工作檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展是不可或缺的，是社會(huì)的信啟。首先，要對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定和保管的工作，然后對檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行操作、檢索和維護(hù)，使得檔案利用工作的需求得以滿足；其次，重視檔案的保管，可以做到在檔案被需要的時(shí)候可以提供出來；最后，要對重要的檔案進(jìn)行復(fù)印或者微縮，可以成為檔案原件的替代品，避免原件被損壞。檔案的管理不僅僅停留在管理好的層面上，還要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，找出合適的方式方法，在此基礎(chǔ)上對檔案利用的水平進(jìn)行提高，充分地發(fā)揮檔案自身的作用和社會(huì)價(jià)值。由于檔案室在公司中是比較獨(dú)立的一個(gè)部門，檔案管理方法的一直比較傳統(tǒng)，使得我們在工作中的視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實(shí)現(xiàn)思想觀念上的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，推進(jìn)檔案工作創(chuàng)新的氛圍?？偨Y(jié)檔案工作好的經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)確把握檔案工作特點(diǎn)和規(guī)律，用新觀念新思路做好檔案管理工作。二、健全檔案管理制度不斷把關(guān)，努力把好檔案材料的收集關(guān)。要結(jié)合公司自身的管理體制、協(xié)調(diào)各部門，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。積極主動(dòng)、全面、保量、保質(zhì)、保密。檔案管理人員在收集工作中，還必須針對工作的實(shí)際情況，與各部門經(jīng)常保持聯(lián)系，對于收集工作，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，防止和減少檔案材料的流失。這樣不僅對檔案的收集范圍擴(kuò)大了，還促進(jìn)了收集工作的開展。只有做好案卷的收集工作，才能提高案卷的質(zhì)量。三、實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多。因此，只有在檔案管理上下功夫，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。（一）加強(qiáng)管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，要有良好的職業(yè)道德，要有扎實(shí)的檔案知識(shí)、要有辦事細(xì)心的工作態(tài)度以及先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者要不斷地拓寬知識(shí)層面，不斷地提高綜合素質(zhì)，才能跟得上現(xiàn)在的檔案管理工作。（二）掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對檔案工作的要求，更是檔案管理發(fā)展的最終方向。因此，檔案管理工作者要根據(jù)自己公司的情況結(jié)合崗位工作的特點(diǎn)，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，更要注重知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握。（三）檔案管理工作對現(xiàn)代公司制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，立足于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項(xiàng)目使檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。（四）檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，創(chuàng)新是在基本功扎實(shí)的基礎(chǔ)上開辟的道路。檔案管理工作者要熟悉自己所管理的檔案，把熟悉“家底”當(dāng)作天職。按照國家有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。四、提高檔案質(zhì)量管理如何提高檔案全面質(zhì)量管理就是公司領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員參加，以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平，以保證檔案的高質(zhì)量。（一）全體人員參加。要求檔案形成過程中的所有人員，公司領(lǐng)導(dǎo)、如各組（室）的領(lǐng)導(dǎo)、活動(dòng)負(fù)責(zé)人、檔案員等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性、才能保證檔案的高質(zhì)量。（二）樹立檔案質(zhì)量意識(shí)。檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的意識(shí)有著密切關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，高度重視本公司檔案管理工作，用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。（三）檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，提高檔案管理人員的意識(shí)，促進(jìn)檔案科學(xué)管理，用豐富科技信息資源，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。只有好的工作思路和方法，才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。第二節(jié)檔案建立與管理一、檔案管理體制（一）檔案的來源要做好檔案管理在遵循文檔自然形成規(guī)律的大前提下，檔案管理有以下基本要求必須做到：1.及時(shí)記錄、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料翔實(shí)；不錯(cuò)不漏、賬實(shí)相符；妥善保管、查詢方便。2.保證檔案的完整、準(zhǔn)確、新鮮、安全。完整是對檔案的整體性的要求；準(zhǔn)確是指檔案內(nèi)容與實(shí)際情況吻合，即原始的記錄；新鮮是指檔案所反映的信息必須是動(dòng)態(tài)變化的，是最新的客觀、真實(shí)的記錄；安全既包含使檔案內(nèi)容保密，也包括在保管上的安全、妥善。3.做到“三清”，即保安情況清、客戶資料清和服務(wù)狀況清。保安檔案是指保安公司在保安管理的全部活動(dòng)中所形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲像以及其他各種方式和載體的文件材料的總和。檔案的形式是多樣的。從載體上看，有紙張、磁帶、膠卷等；從記錄方法看，有手寫、復(fù)印、攝影、錄像等；從表達(dá)方式上看，有文字、圖像、聲音等；從內(nèi)容上看，有客戶檔案、保安檔案、服務(wù)檔案等；從形式與內(nèi)容的結(jié)合方式看，有圖、檔、卡、冊、表、證、軟件、聲像材料等。4.工作記錄的規(guī)定（1）公司所有員工都要做好工作日志，且當(dāng)日事當(dāng)日記；（2）各項(xiàng)具體的工作按IS09001：2000體系做好相關(guān)表格的記錄；（3）所有記錄必須客觀、真實(shí)、及時(shí)、全面；（4）各項(xiàng)記錄應(yīng)有記錄時(shí)間、記錄內(nèi)容及記錄人；（5）各項(xiàng)會(huì)議要有記錄，由公司或管理處行政人員負(fù)責(zé)。（二）檔案管理辦法1.檔案實(shí)行集中管理分類保管的辦法（1）整個(gè)檔案工作由行政部下屬信息中心統(tǒng)一歸口管理，同時(shí)負(fù)責(zé)對各部門、各管理處及行政掛靠單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考評。（2）檔案分行政、員工、質(zhì)量檢查、項(xiàng)目、設(shè)備設(shè)施、財(cái)務(wù)、環(huán)境事務(wù)、安保、物流九大類。（3）限于客戶服務(wù)地點(diǎn)面積等原因，人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案管理，其余檔案由信息中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。（4）單獨(dú)購買的超過2000元的設(shè)備，其檔案直接歸信息中心管理；與工程項(xiàng)目配套的設(shè)備，由項(xiàng)目歸口部門隨項(xiàng)目檔案一起整理歸檔。引進(jìn)設(shè)備應(yīng)隨翻譯件一同歸檔。2.檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。3.各部門、管理處必須有一名兼職信息管理員，負(fù)責(zé)該部門、管理處的檔案工作，對該部門、管理處所有檔案管理工作，使公司檔案管理形成有機(jī)的網(wǎng)絡(luò)。4.檔案實(shí)行部門預(yù)立卷制。（三）檔案管理操作流程1.檔案的收集是指將保安管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集，并將有價(jià)值的各種資料進(jìn)行集中的過程。2.檔案的分類、保存是指對收集到的所有檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)、合理的分類，并儲(chǔ)存于相應(yīng)的案卷中的過程，其中包括檔案卷宗目錄的編寫、卷內(nèi)目錄的編寫、檔案密級(jí)的設(shè)定、檔案保存期限的確定。3.檔案的電子化是指為了避免檔案的遺失、破損，利用計(jì)算機(jī)信息化的先進(jìn)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息中心，將檔案形成電子版材料儲(chǔ)存于電子檔案庫中，既可方便查詢、提高工作效率，又對檔案的安全性做了一個(gè)保障，是檔案管理發(fā)展的趨勢。4.檔案的利用是檔案價(jià)值的一個(gè)重要體現(xiàn)公司管理者為解決管理過程中的問題時(shí)重要的參考和憑證，也是為公司管理者提供客觀依據(jù)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出管理規(guī)律的過程。5.檔案的移交是保安公司對下屬管理處的一個(gè)有效監(jiān)督，將管理處的管理的真實(shí)情況切實(shí)反映到公司的過程，是保安公司了解下屬管理處情況的一個(gè)有效手段。6.信息的反饋是指保安公司根據(jù)下屬管理處的實(shí)際情況對管理方式方法進(jìn)行調(diào)整和做出事情處理辦法的過程。7.檔案的銷毀是為了降低檔案保存的成本及保存檔案的價(jià)值性，應(yīng)及時(shí)對無價(jià)值的檔案進(jìn)行剔除，并根據(jù)檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。二、檔案整理程序1.根據(jù)以上檔案的分類建立卷宗，即五級(jí)檔案管理文件，編寫卷宗目錄；2.立卷后的案卷應(yīng)按檔案的要求套上硬紙封面或裝盒；3.所有信息在歸檔保存前確定檔案的保存期限、密級(jí)以及檔案編號(hào)，每一卷宗的檔案要編寫卷內(nèi)目錄。（1）卷內(nèi)目錄表（存放于每卷檔案之間）：序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁號(hào)備注按文件的排列順序，每份文件編一個(gè)序號(hào)文件本身的文號(hào)每份文件的題名（即文件標(biāo)題）每份文件正式生效日期每份文件的實(shí)際頁次在確定檔案的保存期限、密級(jí)及檔案編號(hào)后，將按次序?qū)懹谝恍〖垪l上，并貼在檔案文件的右上角。（2）檔案的保存期限、密級(jí)及編號(hào)的填寫方式：保存期限（填寫一年、五年或永久）密級(jí)（填寫一般、秘密、機(jī)密、絕密）編號(hào)三、檔案保存規(guī)定（一）總體規(guī)定1.檔案用地應(yīng)做到辦公、閱覽、庫房三分開；2.存放檔案必須用專用柜架，在排列上架時(shí)，必須按照類別和保存次序，自左而右，自上而下的排列，以便于管理和查找；3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖應(yīng)及時(shí)歸檔，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平方為宜；4.每年底進(jìn)行一次檔案的清理、核對和保管質(zhì)量檢查工作。對破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制；5.檔案室嚴(yán)格做到“七防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體），要重視消防，嚴(yán)禁吸煙和使用明火；6.檔案室要整齊干凈，檔案入庫要注意防霉、防蟲。發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時(shí)采取消毒殺蟲措施加以處理；7.對于照片、錄音磁帶、磁盤、光盤等特殊載體的檔案設(shè)立專門案卷進(jìn)行保存。（二）保存期限的規(guī)定1.對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；2.對公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存；3.凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保存期一律從長；4.保存期限由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員共同確定；5.短期為一年，長期為五年，永久為五年以上（三）使用權(quán)限的規(guī)定1.密級(jí)分為一般、秘密、機(jī)密、絕密四個(gè)等級(jí)。2.一般為保安公司及下屬管理處員工均可利用的檔案，秘密為保安公司相關(guān)職能部門與下屬管理處相關(guān)管理人員方可利用的檔案，機(jī)密為保安公司相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)與下屬管理處相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)方可利用的檔案，絕密為保安公司副總、相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)及下屬管理處主任以上級(jí)別的人員方可利用的檔案。3.使用權(quán)限由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員共同確定。四、檔案統(tǒng)計(jì)工作1.檔案的統(tǒng)計(jì)工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行本公司檔案管理和統(tǒng)計(jì)的有關(guān)規(guī)定。2.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案管理基本情況的統(tǒng)計(jì)，每年一次。3.統(tǒng)計(jì)種類分檔案的數(shù)量、檔案提供利用次數(shù)、檔案利用效果、檔案管理人員情況、檔案設(shè)備和經(jīng)費(fèi)方面的統(tǒng)計(jì)。4.檔案管理員平時(shí)應(yīng)認(rèn)真做好檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保存、利用等日常原始數(shù)據(jù)的記錄和積累，根據(jù)數(shù)量性、廣泛性和工具性的檔案，建立科學(xué)的報(bào)表統(tǒng)計(jì)。5.檔案的統(tǒng)計(jì)工作要全面準(zhǔn)確，保持連續(xù)性、不間斷，注重做好檔案的統(tǒng)計(jì)分析，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門參考、決策，以提高公司檔案管理水平。五、檔案利用規(guī)定檔案的利用必須有嚴(yán)格的借閱、查閱程序方可使用檔案，以防檔案資料的丟失、損壞或機(jī)密材料的泄密，檔案的利用規(guī)定如下：1.管理處員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。2.文書檔案只閱不借；科技檔案借出后一周內(nèi)歸還；書籍15日內(nèi)歸還，如需長期使用者，必須在歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。愛護(hù)檔案，不得丟失、損壞。所謂檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案員管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案只在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。在保證不泄密的前提下，對內(nèi)對外交流檔案目錄。3.電子檔案庫的利用必須通過公司互聯(lián)網(wǎng)信息中心的電子權(quán)限認(rèn)證，并在保安公司互聯(lián)網(wǎng)中心上辦理相應(yīng)的利用手續(xù)及程序方可進(jìn)入電子檔案庫并查閱相應(yīng)權(quán)限的電子檔案資料?；ヂ?lián)網(wǎng)信息中心管理員每天對當(dāng)天的登錄情況及電子檔案的查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如有檔案機(jī)密資料從電子檔案庫泄露，找出查閱人，并追究其相關(guān)責(zé)任。4.借出和歸還非電子版檔案資料時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。5.檔案資料如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫出書面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。6.調(diào)離管理處人員必須清理移交、歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。7.外單位人員查閱本管理處檔案須持所在單位介紹信和本人證件，經(jīng)管理處檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)查閱手續(xù)后在檔案室內(nèi)閱讀。8.非管理處財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)財(cái)務(wù)部門主管并經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)。管理處財(cái)務(wù)人員因工作需查借閱的須經(jīng)財(cái)務(wù)部門主管批準(zhǔn)。（1）檔案借閱表借閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱檔案標(biāo)題歸還檔案標(biāo)題借閱人歸還人檔案管理員確認(rèn)簽字備注（2）檔案查閱審批表查閱時(shí)間查閱檔案標(biāo)題檔案密級(jí)備注查閱目的申請人領(lǐng)導(dǎo)簽字六、檔案移交工作公司下屬管理處應(yīng)定期將公司所需的檔案資料及檔案情況說明移交至公司檔案庫，以便公司了解下屬管理處各方面的切實(shí)情況及儲(chǔ)存具有查考價(jià)值的檔案資料。下屬管理處應(yīng)將能切實(shí)反映管理處各方面管理工作情況的檔案資料和有相當(dāng)查考價(jià)值的檔案資料，按照職能的劃分，將檔案信息移交至相關(guān)的職能部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。另一面，當(dāng)公司或下屬管理處檔案員調(diào)離或離職時(shí)，檔案員應(yīng)提前做好檔案的整理和交接的各項(xiàng)手續(xù)，妥善移交檔案及相關(guān)資料。七、檔案的鑒定和銷毀1.凡是歸入檔案庫并且已超過了原定的保管期限的檔案，由檔案員提出鑒定銷毀申請報(bào)告和鑒定計(jì)劃。2.檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。在鑒定到某一部門的檔案時(shí)，須邀請?jiān)摬块T派員參加。日常的檔案鑒定工作由檔案員負(fù)責(zé)。3.檔案銷毀的程序（1）鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告并報(bào)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清單及報(bào)告由檔案室保存。（2）檔案銷毀時(shí)，應(yīng)請保密保衛(wèi)部門協(xié)同實(shí)地銷毀，同時(shí)，由鑒定小組成員二人以上監(jiān)銷，可送指定的造紙廠打成紙漿或自行焚燒等，并在銷毀清冊上簽名。（3）銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的將根據(jù)國家和管理處有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（4）做好詳細(xì)的銷毀記錄，注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋章后，裝訂成冊歸入檔案保存。（5）檔案銷毀后，檔案中心應(yīng)及時(shí)調(diào)整柜架，整理案卷目錄，在原目錄上注銷，說明鑒定銷毀的時(shí)間。檔案銷毀清單序號(hào)檔案編號(hào)檔案標(biāo)題頁數(shù)所屬部門歸檔日期保管日期銷毀時(shí)間備注審批人：審核人：制表人：監(jiān)銷人：八、檔案的保密與安全（一）檔案的保密1.檔案管理人員核查、借閱者必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和自覺遵守保密的規(guī)定，正確處理保密與利用的關(guān)系。2.檔案的保密材料根據(jù)內(nèi)容分為國家和企業(yè)保密兩類，企業(yè)的檔案保密按照實(shí)際情況的需求分密級(jí)為絕密、機(jī)密、秘密和一般四個(gè)級(jí)別。3.案卷應(yīng)根據(jù)內(nèi)容及價(jià)值正確地劃分保密類別、保存期限。并定期對各類檔案進(jìn)行密級(jí)審查，凡保密檔案已失去保密作用的，有關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知檔案中心解密，以便更好利用。4.保密檔案利用的審批要求。（1）凡查閱保密的重要的案卷由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）凡查閱跨部門的保密案卷，應(yīng)由被查閱案卷部門的負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）或總經(jīng)理審批。（3）凡查本部門的一般檔案，只要與本職工作有關(guān)，通常不需審批，但要向檔案管理人員說明情況，并進(jìn)行查閱登記。（4）凡外單位前來查閱檔案憑介紹信，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可查閱。（5）檔案卷宗應(yīng)保持完整安全，不準(zhǔn)損壞和拆案卷。如確需拆卷使用應(yīng)征得檔案管理員或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。如需復(fù)印保密的重復(fù)材料，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理同意，并注明翻?。◤?fù)?。┘?shù)及處理辦法（文件用途及去處）。（6）嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案保密規(guī)定，凡屬公司重要的會(huì)議記錄、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、人事材料等均屬檔案保密范圍，不準(zhǔn)口談言傳，隨意外流，謹(jǐn)防泄密。（7）檔案室和有關(guān)各部室存放檔案案卷、文件資料的櫥、柜箱，均應(yīng)加鎖，鑰匙由專兼職檔案管理員及指定有關(guān)人員專管。（8）凡發(fā)現(xiàn)檔案材料遺失或失竊，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，不得貽誤時(shí)間，避免造成泄密后果。（9）凡違反公司檔案保密規(guī)定，保密檔案材料泄密、遺失、造成不良影響和損失等后果的，應(yīng)視情節(jié)按照有關(guān)規(guī)定給予必要的處罰。（二）檔案的安全1.防火（1）檔案中心嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁危險(xiǎn)品進(jìn)入，并應(yīng)配備相應(yīng)的防火、滅火器材。如工作需要確需動(dòng)火應(yīng)采取相應(yīng)的措施。（2）使用電熨斗等電器時(shí)應(yīng)注意安全，下班后必須切斷電源。2.防盜（1）檔案重地，非因工作需要人員不得隨便進(jìn)入檔案中心，更不允許進(jìn)入庫房，違者檔案管理員有權(quán)勸其離去。（2）檔案中心工作人員在離開檔案室時(shí)，必須鎖好庫房和辦公室的門，鑰匙嚴(yán)禁外借，未經(jīng)辦公室主任同意不得增配，遺失鑰匙應(yīng)及時(shí)報(bào)告。（3）檔案中心應(yīng)配備和使用防盜器具。在檔案管理過程中引入信息技術(shù)，把檔案管理電子化是優(yōu)化保安檔案管理的有效手段。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有助于我們有計(jì)劃、有步驟地做到整個(gè)公司檔案信息資源共享，同時(shí)也要充分利用其他信息為檔案事業(yè)服務(wù)。在實(shí)際的操作過程中，檔案管理員應(yīng)在檔案歸檔后，立即在保安公司聯(lián)網(wǎng)中心的電子檔案庫中進(jìn)行電子版檔案的處理程序，即檔案資料的電子化、歸入電子檔案庫及檔案保存的電子化。電子版檔案的管理與非電子版檔案管理的程序基本一致的，是現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理之中的應(yīng)用。它既能提高檔案使用率，提高工作質(zhì)量和工作效率。第三節(jié)員工的權(quán)利和義務(wù)一、公司所有員工享有以下權(quán)利：1.平等就業(yè)的權(quán)利。根據(jù)公司管理制度規(guī)定，本公司所有員工，不論資歷、學(xué)歷、年齡、性別，不論工作性質(zhì)，不論職務(wù)高低，都一律平等，享有同等的就業(yè)權(quán)利。在本公司無特殊員工，實(shí)行能上能下的用人制度。2.參加企業(yè)民主管理的權(quán)利。公司倡導(dǎo)全員管理。人人既是員工，又是管理者。實(shí)行民主決策，鼓勵(lì)人人參與管理。3.按勞動(dòng)定額領(lǐng)取報(bào)酬的權(quán)利。員工有權(quán)按勞動(dòng)定額取得報(bào)酬。根據(jù)員工完成工作量的多少及貢獻(xiàn)大小，公司將按本企業(yè)的工資標(biāo)準(zhǔn)給予相應(yīng)的報(bào)酬。4.休息和休假的權(quán)利。公司管理制度規(guī)定，員工享有休息和休假的權(quán)利。非工作日原則不安排加班，確需加班時(shí)，應(yīng)事先通知員工做好安排，并支付相應(yīng)的法定加班報(bào)酬或安排另行休息。5.勞動(dòng)安全衛(wèi)生保護(hù)的權(quán)利。公司所有員工，依法享有勞動(dòng)安全衛(wèi)生保護(hù)的權(quán)利。公司將按勞動(dòng)安全衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放相應(yīng)的保護(hù)用品。6.接受職業(yè)技能培訓(xùn)的權(quán)利。公司在職員工，有接受職業(yè)技能培訓(xùn)的權(quán)利。公司每年為員工提供技能培訓(xùn)的機(jī)會(huì)和空間。7.享受社會(huì)保險(xiǎn)和福利的權(quán)利。公司所有員工，享受法定的社會(huì)保險(xiǎn)和福利的權(quán)利。8.提請勞動(dòng)爭議處理的權(quán)利。員工在工作中與公司發(fā)生勞動(dòng)爭議，有勞動(dòng)爭議處理訴訟的權(quán)利，提請勞動(dòng)爭議仲裁機(jī)關(guān)進(jìn)行勞動(dòng)爭議仲裁。9.法律規(guī)定的其他勞動(dòng)權(quán)利。二、公司所有員工需承擔(dān)下列義務(wù)：1.完成工作任務(wù)。按時(shí)、保質(zhì)、保量完成工作任務(wù)，是公司每位員工最起碼的職責(zé)。2.遵守勞動(dòng)紀(jì)律。公司每位員工必須無條件遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度、勞動(dòng)紀(jì)律及各種行為規(guī)范。3.維護(hù)公司利益。公司每位員工在工作中或工作之外的活動(dòng)中必須遵循公司的企業(yè)理念，自覺地維護(hù)公司的利益和形象。4.提高職業(yè)技能。公司不僅要求員工遵守勞動(dòng)紀(jì)律、完成工作任務(wù)，同時(shí)，要求每位員工與公司同步發(fā)展，不斷提高思想道德素質(zhì)和業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)，把員工的學(xué)習(xí)提高作為員工應(yīng)該承擔(dān)的義務(wù)。5.保守公司秘密。公司要求每位員工，嚴(yán)格按公司保密制度及職務(wù)保密準(zhǔn)則規(guī)定，保守公司的商業(yè)秘密。6.執(zhí)行勞動(dòng)安全衛(wèi)生規(guī)程。公司要求每位員工嚴(yán)格遵守安全衛(wèi)生規(guī)程，確保員工在工作中的人身安全。7.嚴(yán)格遵守職業(yè)道德。職業(yè)道德是企業(yè)形象在員工身上的體現(xiàn)，所以，公司要求每位員工在工作中嚴(yán)格遵循職業(yè)道德規(guī)范，樹立良好的公司形象。三、權(quán)利和義務(wù)的一致性：員工的權(quán)利與義務(wù)是一致的，員工享有應(yīng)有的權(quán)利，同時(shí)，也需承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任與義務(wù)，反之，如果不能很好承擔(dān)義務(wù)，那么，他的權(quán)利也得不到相應(yīng)的保障。第四節(jié)安保檔案管理一、檔案是指將企業(yè)安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)管理工作，用文字、圖表、聲像等不同形式的載體，進(jìn)行收集、歸納和存放保管，即將安保工作臺(tái)賬資料收集整理歸檔。內(nèi)容包括：依據(jù)國家安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)制訂的安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和安全操作規(guī)程，安防和消防設(shè)施狀況、安全檢查、培訓(xùn)教育、發(fā)破案、事故調(diào)查和處理、經(jīng)警和槍支管理等。二、安保臺(tái)賬資料檔案歸檔的范圍：（一）市、縣（市、區(qū)）局和市局直屬單位范圍：1.安全管理機(jī)構(gòu)，包括：機(jī)構(gòu)設(shè)置；安全責(zé)任人、專（兼）職安全管理人員（含注冊安全主任）名冊。2.安全責(zé)任制，包括：職能部門和各崗位的安全職責(zé)；領(lǐng)導(dǎo)履行安全職責(zé)考評的情況；上級(jí)單位與本單位簽訂的安全責(zé)任書；本單位與所管轄的二級(jí)單位簽訂的安全責(zé)任書。3.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)工作的批示、講話的文書或聲像。4.安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)的管理規(guī)章制度；設(shè)備等安全操作規(guī)程。5.日常工作臺(tái)賬記錄，包括：工作計(jì)劃和總結(jié)；消防設(shè)施（設(shè)備）、金庫、倉儲(chǔ)等安全檢查；安全教育、隱患整改、事故調(diào)查和處理等記錄。6.安全教育，包括：安全教育的年度計(jì)劃；參加地方政府有關(guān)部門組織的安全培訓(xùn)、知識(shí)競賽活動(dòng)記錄；安全責(zé)任人、安全管理人員參加安全培訓(xùn)、持證記錄；職工安全教育記錄；特種作業(yè)人員培訓(xùn)、考核、持證上崗記錄等。7.安全檢查記錄，包括：歷次（本單位和上級(jí)單位）安全檢查記錄；重點(diǎn)部位、專項(xiàng)安全檢查記錄。8.事故隱患整改，包括：事故隱患登記；應(yīng)急防范措施；整改要求、計(jì)劃措施；整改結(jié)果等記錄。9.事故調(diào)查和處理，包括：事故上報(bào)、登記記錄，事故調(diào)查報(bào)告、處理結(jié)案材料和防范措施等。安全檢查和事故隱患整改的記錄必須有被檢查（隱患整改）單位負(fù)責(zé)人和檢查（負(fù)責(zé)隱患整改）人員簽名。三、安保檔案工作實(shí)行“同步”管理，即：下達(dá)任務(wù)與提出安全工作要求的文書材料的形成、積累、整理和歸檔同步；檢查工作與檢查記錄材料的形成、積累、整理和歸檔同步；鑒定、驗(yàn)收安防設(shè)施與鑒定、驗(yàn)收建設(shè)工程文件材料的立卷和歸檔同步；發(fā)案（事故）情況、調(diào)查處理、結(jié)案和歸檔同步。四、安保臺(tái)賬檔案資料的歸檔應(yīng)在以下時(shí)間內(nèi)完成：（一）文書和聲像檔案由經(jīng)辦部門或者經(jīng)辦人員在每一項(xiàng)工作任務(wù)完成后移交檔案管理人員歸檔；（二）安防設(shè)施檔案，在任務(wù)下達(dá)后安全主管部門督促承建單位在工程驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)，復(fù)印一份交安全部門歸檔，周期過長的可以按形成階段分期歸檔；（三）重要的安全工作會(huì)議、專業(yè)性技術(shù)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)議的文件材料，在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理、立卷，并移交檔案管理人員歸檔。（四）帶有密級(jí)的安全管理文件材料，應(yīng)由經(jīng)辦人隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。五、收集安保檔案材料時(shí)，應(yīng)保證安保檔案材料的完整。整理材料時(shí)，應(yīng)遵循檔案材料的形成規(guī)律，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和使用