《歸檔文件整理規(guī)則》實施辦法

《歸檔文件整理規(guī)則》實施辦法1、為了適應(yīng)辦公自動化和計算機管理檔案的需要，進一步簡化和規(guī)范文件歸檔整理程序，促進文檔一體化管理，根據(jù)國家檔案局頒布的中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)和浙江省電信實業(yè)集團公司有關(guān)文件精神，結(jié)合本公司檔案工作實際，特制訂本實施辦法。2、范圍本辦法適用于杭州市電信實業(yè)公司及杭州各縣（市、區(qū)）公司文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料整理工作。3、定義3.1歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)材料。3.2歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。3.3件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。報表、名冊、圖冊、期刊等，一冊（本）為一件。同一年度形成的來文與復(fù)文（包括請示與批復(fù)、報告與批示、來函與復(fù)函等）為一件，跨年度形成的可各為一件。4、整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同保存價值，便于保管和利用。5、質(zhì)量要求5.1歸檔文件應(yīng)齊全、完整。對已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。5.2歸檔文件的紙張、書寫、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護的要求。6、整理方法6.1裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。裝訂應(yīng)不影響歸檔文件的閱讀和復(fù)制。6.2分類歸檔文件分類以結(jié)合年度、保管期限、機構(gòu)或文件來源制定。同一全宗應(yīng)盡可能保持分類方案的穩(wěn)定。6.2.1按年度分類將文件按其形成或辦理的年度分類?？缒甓刃纬傻奈募?，應(yīng)在辦結(jié)年度整理歸檔。6.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。按《杭州市電信實業(yè)公司文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(附件一)劃分的保管期限分類。6.2.3按機構(gòu)分類將文件按形成或承辦的機構(gòu)分類。6.2.4按文件來源分類將文件分為發(fā)文(包括帳外文件及上級單位、非隸屬單位針對本單位的指示性文件、對本單位請示所作的批復(fù)及轉(zhuǎn)發(fā)本單位制發(fā)的文件等)和收文兩類。6.3排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表、一項工作（活動）、一件事情、簡報、刊物等成套性文件應(yīng)區(qū)分保管期限后集中排列在一起。6.4編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)等選擇項（見圖1）。6.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。6.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀年，如2000。6.4.3保管期限：標(biāo)注歸檔文件保管期限。分永久和定期兩種。定期保管的文件又按其價值分別標(biāo)注50年、30年、15年、5年四個保管年限。6.4.4件號：文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號在分類方案的最低一級類目內(nèi)按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號按進館要求標(biāo)注。6.4.5機構(gòu)：填寫文件形成或承辦部門的名稱或規(guī)范化簡稱。6.5編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和檔案室編件號順序編制歸檔文件目錄。6.5.1歸檔文件目錄由歸檔文件目錄封面、歸檔整理說明、歸檔文件目錄三部分構(gòu)成，并應(yīng)裝訂成冊。6.5.2歸檔文件目錄封面內(nèi)容包括：全宗名稱、年度等必備項，保管期限、機構(gòu)等選擇項（見圖2）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。封面用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長*寬為291mm*210mm)。6.5.3歸檔整理說明內(nèi)容包括：本年度立檔單位概況，內(nèi)設(shè)機構(gòu)及黨、政主要領(lǐng)導(dǎo)人變化情況；本年度文書檔案整理歸檔情況。6.5.4歸檔文件目錄應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。成套文件亦應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目（見圖3）。6.5.4.1件號：填寫室編件號。6.5.4.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。6.5.4.3文號：文件的發(fā)文字號。6.5.4.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號。6.5.4.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。6.5.4.6頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。6.5.4.7備注：注釋文件需補充和說明的情況。6.6裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。6.6.1根據(jù)分類方案，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。6.6.2檔案盒6.6.2.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm*220mm（長*寬）、盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置為20mm，30mm，40mm等（見圖4a）。6.6.2.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式不同（檔案盒橫放排列，即檔案盒的寬作為脊；檔案盒豎放排列，即檔案盒的長作為脊），在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(沒有全宗號，可暫不填寫)、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)等選擇項（見圖4b、圖4c）。其中，起止件號是填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“一”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，盒號的編制應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)分別從“1”開始編流水順序號。6.6.2.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。6.6.3備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖5）。6.6.3.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。6.6.3.2整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。6.6.3.3檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。6.6.3.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。7、本辦法自頒布之日起實施。實施說明：一、文件歸檔制度及整理原則：文件歸檔執(zhí)行隨辦隨歸制度，但不能機械、教條地理解隨辦隨歸，必須同時遵循文件的形成規(guī)律。具有有機聯(lián)系的文件材料不能機械地按時間先后人為地分割開，而應(yīng)在事情辦理完畢后收集齊全，統(tǒng)一整理。如單位職工代表大會形成的文件，包括會前發(fā)文的通知、會議中形成的決議、會議材料及會后印發(fā)的會議紀要等需要排列在一起；而具有形式上聯(lián)系的文件則不必排列在一起，如任命文件，任命張＊＊的文件與任命王＊＊的文件，實際是兩個事由，可以分開排列。二、歸檔文件的整理單位與裝訂：文件的裝訂，要求去除易銹蝕金屬物后按件裝訂。其中已裝訂成冊不便拆釘?shù)模刹徊疳?。裝訂材料，推薦使用不銹鋼夾及線裝(沿文件左上角斜角踏線，頁數(shù)多的可采用三孔一線)等辦法。三、歸檔文件的分類歸檔文件分類可采用年度—保管期限法、年度—機構(gòu)—保管期限法、年度—文件來源—保管期限等方法。文件數(shù)量較少或計算機應(yīng)用較成熟的單位可使用年度—保管期限法或年度—文件來源—保管期限法；文件數(shù)量較多或計算機尚未應(yīng)用的單位可使用年度—機構(gòu)—保管期限法。各單位可根據(jù)本單位實際情況擇一執(zhí)行，選定后應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定，不得隨意變更。分類方案如下：例：(一)年度—保管期限法：2000年：永久，定期2001年：永久，定期2002年：……(二)年度—機構(gòu)—保管期限分類法：2000年：辦公室……永久，定期市場部……永久，定期財務(wù)部……永久，定期……2001年：辦公室……永久，定期市場部……永久，定期財務(wù)部……永久，定期2002年：……(三)年度—文件來源—保管期限法將同一年度的歸檔文件按文件來源的不同分兩類：一類為本單位形成的正式發(fā)出的文件，及計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同等帳外文件；另一類為收到的文件材料，包括上級單位、同級單位、非隸屬單位制發(fā)的文件材料和下級單位報送的文件材料。即：2000年：發(fā)文……永久，定期收文……永久，定期2001年：發(fā)文……永久，定期收文……永久，定期2002年：……采用此分類方法時應(yīng)注意上級單位及非隸屬單位針對本單位的文件材料，如上級機關(guān)針對本單位的指示性文件、對本單位的請示所作的批復(fù)及轉(zhuǎn)發(fā)本單位制發(fā)的文件等，應(yīng)視同本單位發(fā)文，歸入本單位發(fā)文范圍，而不能機械地將其列入收文范圍。此外，還應(yīng)注意判定文件所屬年度統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期為準(zhǔn)，如2001年形成的2000年度的工作總結(jié)、決算、統(tǒng)計報表歸入2001年度；跨年度形成的文件一律歸入辦結(jié)年度；正文與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、來文與復(fù)文為一件的，分別以正文、轉(zhuǎn)發(fā)文、復(fù)文的日期為準(zhǔn)。四、文件排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。要求盡可能將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件應(yīng)該在事情辦理完畢后收集齊全，然后再進行整理，如有部分文件事后才歸檔，可將這些文件排列在其它事由后面，在歸檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標(biāo)注與前述文件的聯(lián)系。而同一事由內(nèi)文件的排列順序及不同事由文件的排列順序不作統(tǒng)一要求，可根據(jù)時間先后、文號順序或重要程度排列。注意“事由”是指具體的一件事、一個問題、或一段較緊密的工作過程等，這與原來立卷中將一類相同性質(zhì)的文件組成一卷有較大區(qū)別。五、編號室編件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。采用年度—保管期限法的，室編件號應(yīng)在同一年度內(nèi)的同一保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號，如2000年文件，“永久”從“1”開始編流水件號，“定期”從“1”開始編流水件號。采用年度—機構(gòu)—保管期限分類法的，室編件號應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一機構(gòu)的一個保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。采用年度—文件來源—保管期限法的，室編件號應(yīng)在同一年度內(nèi)的同一文件來源的一個保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號，如2000年文件，“發(fā)文”“永久”從“1”開始編流水件號，“發(fā)文”“定期”從“1”開始編流水件號。六、裝盒文件裝盒時，應(yīng)按照分類方法，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。不同形成年度、不同保管類別、(不同機構(gòu)、不同文件來源)的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。一盒裝不下時，順次裝入下一盒。其中采用年度—文件來源—保管期限法的，在“機構(gòu)”欄填寫“發(fā)文”或“收文”。盒號編制例如：年度文件來源保管期限室編件號盒號2000年發(fā)文永久1—20121—562…………2000年發(fā)文 定期1—30131—80281—1303