安檢設(shè)備采購項目檔案管理

安檢設(shè)備采購項目檔案管理目錄第一節(jié)檔案管理概述 1一、檔案管理部門職責(zé) 1二、檔案管理人員職責(zé) 1三、檔案資料管理要點(diǎn) 3第二節(jié)檔案管理方案 5一、管理目的 5二、適用范圍 5三、管理方案 5四、管理細(xì)則 7五、管理重點(diǎn) 12六、管理條件 13七、管理思考 14第一節(jié)檔案管理概述一、檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對本單位的技術(shù)圖書資料實(shí)行業(yè)務(wù)管理，并根據(jù)本單位經(jīng)營管理的需要編制各種檢索工具，積極開展檔案的提供利用工作。2.貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本企業(yè)檔案管理制度。3.負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)各部門檔案人員和有關(guān)人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核計劃，會同有關(guān)部門、單位搞好各類檔案的鑒定、銷毀、移交工作。4.做好各類檔案的管理和統(tǒng)計工作，編制各種專題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案的復(fù)制、修裱及檔案庫房安全措施的落實(shí)，確保檔案的完整和安全。二、檔案管理人員職責(zé)1.人員配置表格：職務(wù)姓名持何種資格證件已承擔(dān)項目情況證書名稱級別共計人數(shù)2.人員具體職責(zé)：（1）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)：①領(lǐng)導(dǎo)本公司的檔案管理工作。②審定本公司案管理各項制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。③解決檔案工作中的實(shí)際問題。（2）主管檔案工作辦公室主任：①組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。②抓好本公司檔案建設(shè)與管理工作。③定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。（3）檔案管理員崗位：①對公司各個辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。②負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案以及有關(guān)資料。③貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項方針政策，建立健全檔案室的各項規(guī)章制度。④對檔案實(shí)行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全鄉(xiāng)各項工作服務(wù)。⑤辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。（4）兼職檔案員責(zé)任：①協(xié)助檔案管理員做好本機(jī)關(guān)各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。②負(fù)責(zé)檔案信息微機(jī)錄入及信息化管理工作。③辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。三、檔案資料管理要點(diǎn)1.重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過服務(wù)中心經(jīng)理或其指定責(zé)任人驗收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。2.檔案保管由專人負(fù)責(zé)，以達(dá)到文件管理要求，做到檔案標(biāo)識清晰，分類明確，易查找；檔案出室由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關(guān)責(zé)任；檔案入室時經(jīng)過檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重需追究借閱人員的責(zé)任，檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件。3.檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時，必須經(jīng)過審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。4.檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定必須由服務(wù)中心經(jīng)理或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當(dāng)文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效文件。5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。6.采用各種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲存方法。7.盡可能把其它形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存，便于查找和利用。8.電腦文件由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類管理，并定期清除過期失效文件。9.原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的文件目錄，當(dāng)文件狀況有所變動時，應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。10.檔案的鑒定由管理處經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé)，對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。11.檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存，為工作方便可設(shè)置部門開架檔案。第二節(jié)檔案管理方案一、管理目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、管理方案1.檔案資料的收集：（1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。（2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。（3）歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月25日前。2.檔案資料的標(biāo)識：各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。3.檔案資料的日常管理：（1）電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。（2）文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。（3）文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。4.檔案借閱：（1）借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（2）檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級。（3）借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。（4）借檔人必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞。5.檔案銷毀：（1）對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷毀。（2）執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字，最后，把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。四、管理細(xì)則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等。（2）公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件。（3）本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等。（4）公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等。（5）重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。（6）反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等。（7）公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報。（8）本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料。（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料。（10）本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財務(wù)檔案資料；（14）各種實(shí)物檔案；（15）其他具有利用和保存價值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求（1）歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。（2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。（3）聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（4）子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。（5）各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。3.檔案資料的歸檔時間：（1）即時歸檔：下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：①公司規(guī)定的密級文件。②重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等。③合同、協(xié)議書等正本及過程資料。④公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料。⑤其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。（2）定期歸檔：①部門應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部。②部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；（3）電子聲像檔案的歸檔：①重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時進(jìn)行、隨辦隨歸。②一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。③每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。4.歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級、保管期限如下：文件等級文件類型保管期限一級秘密文件公司各項規(guī)章制度、簡介、執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)、經(jīng)營計劃、管理決策，單位往來發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內(nèi)部人員任免、獎勵、處分等文件材料，財務(wù)報表、賬冊、資產(chǎn)核算，合同及司法文書等永久二級重要文件會議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報告、請示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級普通文件員工考勤，前臺的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉庫管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷毀，后勤方面的費(fèi)用申請、辦公用品管理、采購、出車及維修三年5.檔案交接：（1）部門內(nèi)檔案交接：部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政人事部見證。（2）檔案移交公司的流程：①經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單。②行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對。③檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份。6.檔案保管：（1）檔案編號：檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。（3）檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。（4）檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個人不得隨意修改，建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。五、管理重點(diǎn)1.重視和完善庫房建設(shè)：檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障?？傮w上檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但一些單位不具備這樣的條件。在實(shí)際工作中應(yīng)注意，不是任何一間辦公室都可作為庫房，除了樓層的選擇要考慮安全性以外，庫房門窗等應(yīng)專門加固，增強(qiáng)防范功能。還應(yīng)盡量做到庫房與辦公室、閱覽室分開，指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。2.區(qū)分管理和日常管理：如果是保密級別很高的檔案，要與其他檔案分別保管，如有條件還應(yīng)該指定專人保管，并設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，從保管條件上確保涉密檔案的安全，在檔案的日常管理中，涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等，應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)。3.涉密檔案使用完畢后應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時匯報，查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。提高工作人員的保密素質(zhì)。檔案管理人員要時刻警惕，防止檔案的損壞確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。管理人員具有知密早、知密多、知密深特點(diǎn)，因此，涉密檔案管理人必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，把保守秘密作為神圣的職責(zé)和必盡的義務(wù)。4.認(rèn)真對待檔案的保管期限與保密期限：確定檔案保管期限，必須正確分析和監(jiān)別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而涉密的文件與檔案，在授權(quán)機(jī)關(guān)做出解密前，任何人和單位不得擅自決定解密和隨意對外提供。六、管理條件1.領(lǐng)導(dǎo)重視：領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提條件，有人認(rèn)為檔案工作就是事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想表明了一些人對它缺乏了解，與信息時代的檔案管理需求不適應(yīng)。2.健全檔案管理制度：規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性，必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，與單位檔案管理工作相適應(yīng)。規(guī)章制度應(yīng)簡明實(shí)用，具有可操作性，簡便易行。要堅持制約束的雙向性，既約束職工也約束管理層，要堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性，有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。3