2024年采購合同管理制度集合9篇

第頁2024年采購合同管理制度[集合9篇]選購 合同管理制度1

一、檔案資料

招標過程中全部的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必需整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司全部項目（含分公司項目）都必需統(tǒng)一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必需由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必需統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥當保管，總公司將不定期的對各分公司保管的.檔案進行抽查。

二、歸檔及備案時間

總公司項目，在項目分成前必需完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標通知書前必需完成除中標通知書外的全部檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司剛好將應由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料剛好交回總公司。

監(jiān)管機構(gòu)資料備案時間：

1、電子資料

電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速馬路管理處“職工之家”房建工程施工招標），全部與本項目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續(xù)。

2、除未中標人投標文件外的全部檔案資料，資料整理時應留意按過程依次整理，特殊是招標過程比較困難的項目。

2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的全部檔案資料必需裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。

2.2湖南省政府選購 項目檔案資料檔案盒內(nèi)應設盒內(nèi)書目不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊書目，標注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：

2.2.1盒內(nèi)書目

2.2.2備案資料

2.2.3招標文件

2.2.4投標文件正本

2.2.5中標通知書

2.2.6資料移交登記表

2.2.7客戶反饋看法表

2.2.8其它資料

成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋看法表不裝訂）。

公開招標選購 歸檔盒內(nèi)書目：

邀請招標選購 歸檔盒內(nèi)書目：

項目負責人：ｘｘ

日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

選購 合同管理制度2

為了提高公司選購 效率、明確崗位職責、有效降低選購 成本，滿意公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資選購 流程，加強與各部門間的協(xié)作，特制定本制度。

一、請購及其規(guī)定

1.請購的定義

請購是指某人或者某部門依據(jù)生產(chǎn)須要確定一種或幾種物料，并根據(jù)規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2.請購單的要素

完整的請購單應包括以下要素：

⒂請購的部門;請購物品所屬項目;請購的用途;請購的物品名;請購的物品數(shù)量;請購的物品規(guī)格;請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;請購的物品的要求時間;請購如有特別須要請備注;請購單填寫人;請購部門主管;請購單審核人;選購 副總審核;財務審核人;公司總經(jīng)理。

3.請購單及其提報規(guī)定

⑴請購單應根據(jù)要素填寫完整、清楚，由公司領(lǐng)導審核批準后報選購 部門;⑵固定資產(chǎn)申購根據(jù)附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報;

⑶其他材料設備及工程項目申購根據(jù)附表二(物資選購 申請表)的格式填寫提報;⑷日常零星選購 根據(jù)公司印制的根據(jù)附表三(物資選購 審批單)的格式填寫提報;

⑸請購部門在提報請購單是應要求選購 部簽字接收人請購部門備份;

⑹涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

⑺遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的狀況，可以電話或其他形式請示，

征得同意后提報選購 部門，簽字確認手續(xù)后補。

⑻假如是單一來源選購 或指定選購 廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必需作出書面說明。⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報選購 部。

4.公司物資請購單的提報部門

⑴公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報;

⑵公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報;⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二.請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

1.請購的接收要點

⑴選購 部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否根據(jù)規(guī)定填寫完整、清楚，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批;

⑵接收請購單時應遵循無安排不選購 ，名稱規(guī)格等不完整清楚不選購 ，圖紙及技術(shù)資

料不全不選購 ，庫存已超儲積壓的物資不選購 的原則;

⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

⑷對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應剛好通知請購部門。

2.請購單的分發(fā)規(guī)定

⑴對于請購單選購 部應根據(jù)人員分工和崗位職責進行分工處理;

⑵對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;

⑷重要的項目選購 前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。

3.選購 周期的規(guī)定

⑴單次選購 金額預算在1萬元以下的零星選購 項目或預算在1萬元以下可市區(qū)選購 的物資及產(chǎn)品的選購 周期不應超過5天;

⑵單次選購 金額預算在1萬元以上的項目比價選購 ，選購 周期不應超過15天;⑶請購部門應根據(jù)以上規(guī)定的時間提前提報請購單選購 部如未能按時完成選購 任務

時應向領(lǐng)導說明緣由;

⑷遇到緊急選購 應匯報公司領(lǐng)導實行快速優(yōu)先選購 的策略。

三.詢價及其規(guī)定

1.詢價前應仔細批閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應剛好的與請購部門溝通;

2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包選購 ;

3.對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

4.全部選購 項目上必需向生產(chǎn)廠家或服務商干脆詢價，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價;

5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以舉薦選購 替代品;

6.詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價;

7.在詢價時遇到特別狀況應書面報請公司領(lǐng)導批示。

四.比價、議價

1.對廠商的供應實力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認;

2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

3.收到供應單位第一次報價后應向公司領(lǐng)導匯報狀況，設定議價目標或志向中標價格。

4.重要項目應通過肯定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;

5.參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

五.比價、議價結(jié)果匯總

1.比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;

2.比價、議價結(jié)果匯總應根據(jù)附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，根據(jù)肯定依次逐一審核;

3.如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。

六.合同的簽訂及其規(guī)定

1.合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律愛護。廣義合同指全部法律部門中確定權(quán)利、義務關(guān)系的協(xié)議。

⑴合同正文應包含的要素

1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

2)選購 物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不行分割的部分;

3)包裝要求;

4)合同總額應含稅，特別狀況應注明;

5)付款方式;

6)工期;

7)質(zhì)量保證期;

8)質(zhì)量要求及規(guī)范;

9)違約責任和解決糾紛的方法;

10)雙方的公司信息;

11)其他約定。

⑵合同簽訂及其規(guī)定

1)如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，留意保密責任;

2)擬定合同條款時肯定要將各種風險降低到最低;

3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包選購 時要求供貨方供應分項報價清單;

4)遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的.狀況時務必請廠商派代表來場幫助清點;

5)質(zhì)保期肯定要明確從什么時候起先并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;

6)具體約定發(fā)票的供應時間及要求;

7)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;

8)違約責任肯定要具體、詳細;

9)比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

10)合同簽訂應根據(jù)附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

11)合同巡簽審查通過后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效;

12)簽訂的全部合同應剛好報送財務部門。

七.付款及合同執(zhí)行

1.付款規(guī)定

⑴根據(jù)進度付款的選購 項目必需確保質(zhì)檢合格方可付款;

⑵根據(jù)貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;

⑶財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特別狀況狂延期付款的應剛好通知選購 部并匯報公司領(lǐng)導。

2.合同執(zhí)行

⑴已簽訂合同由選購 部項目負責人負責跟進，由選購 部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，選購 部應剛好提出建議或補救措施，并剛好通知請購部門及公司領(lǐng)導;

⑵已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應剛好駕馭合作單位對于合同義務和責任的履行狀況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約;

⑶合同在履行期間應根據(jù)上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應剛好協(xié)商并簽訂補充合同。

八.報驗與入庫

1.報驗

⑴供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，選購 部應剛好的通知質(zhì)檢部門進行驗收;

⑵對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;

⑶達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收;⑷質(zhì)檢部門在接到選購 部報驗通知后應剛好報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)

檢不剛好延誤生產(chǎn)部門運用或不能入庫的狀況質(zhì)檢部門應負主要責任;

⑸用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。

2.入庫

⑴公司全部的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收;⑵合同標的物在運達公司后選購 部應剛好通知請購部門，由請購部門剛好支配卸貨與搬運;

⑶質(zhì)檢部門未剛好驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受;

⑷質(zhì)檢部門已閱歷收的產(chǎn)品倉庫應剛好的入庫，并剛好出具入庫清單;

⑸質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務根據(jù)公司財務規(guī)定入庫。

選購 合同管理制度3

公司為進一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。

二、公司在業(yè)務經(jīng)營過程中，收取相應客戶的資質(zhì)、往來的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

三、合同檔案管理原則

1、公司經(jīng)營產(chǎn)品的選購 、銷售均須訂立合同。

2、業(yè)務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的.完整、完全和有效利用。

3、銷售部指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司全部銷售業(yè)務合同文檔。

四、合同章管理原則

1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務運用的合同章發(fā)放到銷售部。

2、業(yè)務合同章除因工作須要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

3、各業(yè)務部門、業(yè)務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可運用。若因工作須要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，運用完畢后即行交回。

五、合同文檔的管理要求

1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明緣由，剛好處理并追究相關(guān)人員責任。

3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

4、合同檔案管理人員應依據(jù)實際須要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各業(yè)務員可查閱合同文檔，確因工作須要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特別狀況不得外借。

五、附則：

1、本制度自審批通過之日起實施。

2、本制度由銷售部負責說明。

六、附件：《合同檔案登記表》

選購 合同管理制度4

1.目的：加強選購 部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范選購 管理體系，制訂本制度。

2.適用范圍：適用于選購 部對內(nèi)部文件及檔案的限制。

3.職責：

3.1選購 檔案管人員：負責選購 部全部文件的整理及歸檔。

3.2選購 經(jīng)理：負責選購 檔案文件調(diào)閱、銷毀等事項的審批。

4.檔案管理方法：

4.1歸檔內(nèi)容分類：

4.1.1選購 內(nèi)部文件的`歸檔。

選購 部工作中需存檔的文件，選購 訂單、應付賬款對賬單、工作安排、選購 安排、入庫單、退貨單及選購 部門相關(guān)管理文件資料。

4.1.2公司其他部門供應的文件歸檔。

公司其他部門供應的圖紙、選購 申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

4.1.3外來或外放文件的歸檔。

供應商資料、選購 合同、報價單、對賬單聯(lián)絡函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。

4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。

選購 部的臺賬、電子檔的文件記錄。

4.2檔案保存期限：

4.2.1公司內(nèi)部往來文件需保存3年。

4.2.2公司外部往來文件需保存5年。

4.2歸檔要求：

4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，根據(jù)文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實性。

4.2.2全部文檔均要編號，并建立書目，逐項填寫清晰，書寫工整。

4.2.3全部存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導簽字或蓋章，是有效文件。

4.2.4選購 部檔案要有專人、專位的保管。

4.2.5選購 部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。

4.3檔案調(diào)閱：

4.3.1需查閱或借閱選購 部文件時，需向選購 部領(lǐng)導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續(xù)，得到選購 領(lǐng)導簽字批準。

4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執(zhí)行平安和保密制度，不得泄露。

4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)選購 經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特別狀況借出，必需經(jīng)理選購 經(jīng)理審批簽字。

4.3.4選購 檔案管理人員，要剛好收取借閱的檔案，避開遺失。

4.4檔案銷毀

4.4.1選購 檔案保管期限已滿或已失效，須要銷毀時由選購 部檔案管理人員提出銷毀看法，編制銷毀清單，該清單永久保存。

4.4.2辦理銷毀手續(xù)，必需經(jīng)由選購 經(jīng)理批打算，方能銷毀。

4.4.3選購 檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務和合同改造完畢為止。

選購 合同管理制度5

1.公司選購 合同的內(nèi)容

公司選購 合同的條款構(gòu)成了選購 合同的內(nèi)容，應當在力求詳細明確，便于執(zhí)行，避開不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：

(l)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

商品的品種應詳細，避開運用綜合汽;商品的規(guī)格應詳細規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。

(2)商品的質(zhì)量和包裝

合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明豎家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出肯定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退方法的商品，應寫明詳細條款;對商品包裝的方法，運用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標記及包裝物的處理等，均應有具體規(guī)定。

(3)商品的價格和結(jié)算方式

合同中對商品的價格要作詳細的規(guī)定，規(guī)定作價的方法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價方法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。

(4)交貨期限、地點和發(fā)送方式

交(提)貨期限(日期)要根據(jù)有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際狀況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。

(5)商品驗收方法

合同中要詳細規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的方法、期限和地點。

(6)違約責任

簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭遇的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種狀況時應付違約金或賠償金：

①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;

②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;

③逾期發(fā)送商品。

購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。

(7)合同的變更和解除條件

合同中應規(guī)定，在什么狀況下可變更或解除合同，什么狀況下不行變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。

此外，選購 合同應視實際狀況，增加若干詳細的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。

2.選購 合同的簽訂

(l)簽訂選購 合同的原則

①合同的當事人必需具備法人資格。這里所指的法人，是有肯定的組織機構(gòu)和立支配財產(chǎn)，能夠立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權(quán)利和擔當義務，依照法定程序成立的企業(yè)。

②合同必需合法。也就是必需遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關(guān)合同管理的詳細條例和實施細則的規(guī)定。

③簽訂合同必需堅持同等互利、充分協(xié)商的原則。

④簽訂合同必需堅持等價、有償?shù)脑瓌t。

⑤當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。托別人代簽，必需要有托證明。

⑥選購 合同應當采納書面形式。

(2)簽訂選購 合同的程序

簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一樣看法，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：

①訂約提議。

訂約提議是指當事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必需具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內(nèi)受自己提議的約束。

②接受提議。

接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，假如附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內(nèi)容復協(xié)商的過程，就是要約—新的要約一再要約—直到承諾的過程。

③填寫合同文本。

④履行簽約手續(xù)。

⑤報請簽證機關(guān)簽證，或報請公證機關(guān)公證。

有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必需簽證的合同，雙方可以協(xié)商確定是否簽證或公證。

3.公司選購 合同的管理

選購 合同的管理應當做好以下幾方面的工作：

(l)加強對公司選購 合同簽訂的管理

加強對選購 合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的.打算工作加強管理，在簽訂合同之前，應當仔細探討市場須要和貨源狀況，駕馭企業(yè)的經(jīng)營狀況、庫存狀況和合同對方單位的狀況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款供應信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要根據(jù)有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。

(2)建立合同管理機構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置特地機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行狀況，剛好發(fā)覺問題，實行措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，親密雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。

(3)處理好合同糾紛

當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以干脆向起訴。

(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象

合同的履行狀況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順當進行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。

選購 合同管理制度6

一、請購及其規(guī)定

1.請購的定義

請購是指某人或者某部門依據(jù)生產(chǎn)須要確定一種或幾種物料，并根據(jù)規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2.請購單的要素

完整的請購單應包括以下要素：

請購的部門;請購物品所屬項目;請購的用途;請購的物品名;請購的物品數(shù)量;

請購的物品規(guī)格;請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;請購的物品的要求時間;

請購如有特別須要請備注;請購單填寫人;請購部門主管;請購單審核人;選購 副總審核;

財務審核人;公司總經(jīng)理。

3.請購單及其提報規(guī)定

⑴請購單應根據(jù)要素填寫完整、清楚，由公司領(lǐng)導審核批準后報選購 部門;

⑵固定資產(chǎn)申購根據(jù)附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報;

⑶其他材料設備及工程項目申購根據(jù)附表二(物資選購 申請表)的格式填寫提報;

⑷日常零星選購 根據(jù)公司印制的根據(jù)附表三(物資選購 審批單)的格式填寫提報;

⑸請購部門在提報請購單是應要求選購 部簽字接收人請購部門備份;

⑹涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;

⑺遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的狀況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報選購 部門，簽字確認手續(xù)后補。

⑻假如是單一來源選購 或指定選購 廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必需作出書面說明。

⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報選購 部。

4.公司物資請購單的提報部門

⑴公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報;

⑵公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報;⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。

二.請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

1.請購的.接收要點

⑴選購 部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否根據(jù)規(guī)定填寫完整、清楚，檢查請

購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批;

⑵接收請購單時應遵循無安排不選購 ，名稱規(guī)格等不完整清楚不選購 ，圖紙及技術(shù)資料不全不選購 ，庫存已超儲積壓的物資不選購 的原則;

⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;

⑷對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應剛好通知請購部門。

2.請購單的分發(fā)規(guī)定

⑴對于請購單選購 部應根據(jù)人員分工和崗位職責進行分工處理;

⑵對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;

⑷重要的項目選購 前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。

3.選購 周期的規(guī)定

⑴單次選購 金額預算在1萬元以下的零星選購 項目或預算在1萬元以下可市區(qū)選購 的物資及產(chǎn)品的選購 周期不應超過5天;

⑵單次選購 金額預算在1萬元以上的項目比價選購 ，選購 周期不應超過15天;

⑶請購部門應根據(jù)以上規(guī)定的時間提前提報請購單選購 部如未能按時完成選購 任務

時應向領(lǐng)導說明緣由;

⑷遇到緊急選購 應匯報公司領(lǐng)導實行快速優(yōu)先選購 的策略。

三.詢價及其規(guī)定

1.詢價前應仔細批閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應剛好的與請購部門溝通;

2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包選購 ;

3.對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;

4.全部選購 項目上必需向生產(chǎn)廠家或服務商干脆詢價，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價;

5.對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以舉薦選購 替代品;

6.詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價;

7.在詢價時遇到特別狀況應書面報請公司領(lǐng)導批示。

四.比價、議價

1.對廠商的供應實力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認;

2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;

3.收到供應單位第一次報價后應向公司領(lǐng)導匯報狀況，設定議價目標或志向中標價格。

4.重要項目應通過肯定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;

5.參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。

五.比價、議價結(jié)果匯總

1.比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;

2.比價、議價結(jié)果匯總應根據(jù)附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，根據(jù)肯定依次逐一審核;

3.如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。

選購 合同管理制度7

第一條、為加強選購 工作的管理，提高選購 工作的效率，制定本制度，公司全部需求物料必需由公司選購 部統(tǒng)一選購 ，其全部的選購 人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)并開展各項工作;

其次條、選購 部作為一個職能部門，在生產(chǎn)訂單的詳細實施中擔負了不行推卸的重要責任，選購 工作的好與壞，會干脆影響到生產(chǎn)訂單的質(zhì)量、工期與成本;

第三條、建立高效、好用與完善的選購 工作流程是提高選購 效率與較低成本最有效的方法。

第四條、在生產(chǎn)訂單實施的過程中，選購 部須要生產(chǎn)、財務、倉儲、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順當?shù)耐瓿蛇x購 工作，每個部門之間的聯(lián)系都須要一個標準的規(guī)劃，來提升工作效率，削減工作失誤，為生產(chǎn)訂單的大貨順當實施做出各自的責任。

其次章：選購 部人員職責

第五條、全部負責物資選購 的人員必需充分駕馭市場信息，剛好預料市場供應改變，確保質(zhì)量過關(guān)，價格低廉，供貨剛好;

第六條、推行合同管理制度，大宗物資選購 原則上要與供貨方簽訂合同，具體注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款支付方式與違約責任等，否則，造成的損失由選購 人員負責;

第七條、實行選購 質(zhì)量制度，選購 人員對所選購 物品的質(zhì)量負有全面責任，如因失職而選購 偽劣產(chǎn)品，應當由選購 人員無條件退換選購 物資，禁止選購 人員收受回扣，如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節(jié)輕重進行肅穆處理;

第八條、實行比價選購 制度，物資選購 要貨比三家，確保所選購 物資價格低廉，質(zhì)量上乘，大宗物資選購 建議實行招投標制度;

第九條、剛好幫助財務部比照欠款數(shù)額或者合同要求支配對供應商進行付款;

第十條、全部選購 人員，在選購 完成后需做好材料選購 的技術(shù)檔案，檔案的內(nèi)容包括供應商電話、材料產(chǎn)地、品名、規(guī)格、檔次、單價、顏色、數(shù)量、質(zhì)量、供應實力、是否需定做加工、可供選擇的供應商名單等等，特殊是技術(shù)部選購 的材料，檔案必需清楚完整無誤，以備批量選購 時不延誤生產(chǎn)。

第三章：公司物料選購 范圍

第十一條、主要是公司日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的設備、原料、材料、協(xié)助用料、包裝物、低值易耗品、辦公用品、機械零配件與后勤物品等都屬于公司選購 制度管理的范疇內(nèi)。詳細可分為四大類：生產(chǎn)部物資、技術(shù)部采樣、修理用備件、辦公設備與后勤物資。

第四章：選購 工作流程

第十二條、在生產(chǎn)訂單的初始運作階段，選購 部應依據(jù)倉儲部門書面《材料申購單》的詳細內(nèi)容和要求，大宗物資選購 須進行投標報價，并將具體的一份《材料訂購合同》報經(jīng)公司總經(jīng)理簽批后，再起先實施選購 工作;

第十三條、生產(chǎn)訂單正式運作后，倉儲部門應當在第一時間起先進行所需材料的選購 打算工作;

第十四條、倉儲部門依據(jù)訂單合同和對比庫存后的實際需求，對選購 部下達《材料申購單》，此單由倉儲部門主管申請?zhí)顚?，然后須交?nèi)控部經(jīng)理簽字，填寫時應注明申購物資的`型號、顏色、材質(zhì)與要求等詳細的技術(shù)參數(shù)和數(shù)量，應用庫存材料的同時應注明是否協(xié)作存?zhèn)}物資的運用和存?zhèn)}材料的生產(chǎn)廠家等信息，也包括打樣，倉儲部門主管、內(nèi)控部經(jīng)理與生產(chǎn)副總簽字后生效，一式三份，一份由倉儲部門申請主管留存，一份發(fā)往選購 部并附樣品，一份公司財務部總監(jiān)處;

第十五條、選購 部接到《材料申購單》后，依據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實際狀況，向合格供應商中的三家以上單位發(fā)出材料詢價信息;

第十六條、供應商依據(jù)要求確認后，要剛好將報價信息反饋到我司的選購 部門;

第十七條、選購 部依據(jù)幾家供應商的對比探討后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購合同》，同時向收貨的倉儲部門發(fā)送通知其打算收貨的指令;

第十八條、供應商依據(jù)《材料訂購合同》支配生產(chǎn)運輸，各項詳細要求以與我司簽訂的供貨合同為準，如有須要各種合格證和材質(zhì)證明書的，供應商必需隨貨攜帶;

第十九條、倉儲部門在所需材料到場后，應由內(nèi)控部專人負責進行材料質(zhì)量檢查，倉管員與質(zhì)檢員在檢查中，必需將供應商的《材料送貨單》與我司的《材料申購單》相比照，質(zhì)檢員負質(zhì)量責任，倉管員負數(shù)量責任，在質(zhì)量和數(shù)量都精確無誤后才能進行收貨入庫，供應商結(jié)賬應憑本公司《材料入庫單》為準;

其次十條、倉儲部門在為供應商填寫《材料入庫單》時，此《材料入庫單》必需是一式四份，分別有存根聯(lián)〈倉儲部〉、回單聯(lián)〈供應商〉、選購 聯(lián)〈選購 部〉與財務聯(lián)〈財務部〉，其《材料入庫單》上必需要有倉管員、質(zhì)檢員或選購 員共同簽字。

第五章：選購 結(jié)賬規(guī)定

其次十一條、公司全部月結(jié)的原材料所運用的《材料入庫單》增至四聯(lián)：分別為存根聯(lián)、回單聯(lián)、財務聯(lián)和選購 聯(lián);

其次十二條、訂購的月結(jié)原材料送到倉庫入庫后，由倉庫開具《材料入庫單》并簽收，回單交給供應商帶回作為月結(jié)憑證;財務聯(lián)、選購 聯(lián)于次日上午集中至倉儲主管處，由專人分別移交到財務部和選購 主管處;存根聯(lián)留倉庫備查;

其次十三條、各月結(jié)原材料的結(jié)算日期截止到每月的二十五日，財務部在每月二十六日至二十七日對各月結(jié)供應商的原材料賬目進行匯總，并打印“月結(jié)材料結(jié)算清單”于每月二十八日移交給選購 部主管。選購 部主管收到“月結(jié)材料結(jié)算清單”后即與選購 聯(lián)進行核對;

其次十四條、供應商到月底結(jié)算時干脆與選購 部主管對賬。對賬相符后，由選購 部主管在“月結(jié)材料結(jié)算清單”上簽字，再由選購 部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購合同》附件，經(jīng)財務總監(jiān)審核簽字后，由選購 部主管依據(jù)各供應商的詳細狀況再交給財務部支付貨款;

其次十五條、供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者一般發(fā)票，財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款，匯款以后，財務部應當剛好將匯款單據(jù)反饋給選購 部負責人;

其次六章：訂購的非月結(jié)原材料送到倉庫入庫后，也同樣必需要有本公司倉管人員、質(zhì)檢人員與選購 人員的簽字，方可為效，否則不予結(jié)賬。

第六章：選購 運作紀律

其次十七條、選購 部門在接到倉儲部門的《材料申購單》后，要仔細實地進行核實考查，為防止多報多采或有少報少采的現(xiàn)象，倉儲部門負責人與選購 部門負責人都必需嚴格遵守公司的《物料運用損耗標準》，嚴禁任何人利用職務之便徇私舞弊或坑害公司的利益，嚴禁有超標報料和選購 之行為;

其次十八條、本公司無論哪個部門需求材料的，都必需先行到倉儲部領(lǐng)取，若倉庫里的確沒有的，且必需須要申購的，也應由倉儲部門負責人來申購，所缺物品須要選購 的，必需由本公司選購 部門實施特地選購 ，其它任何部門任何人選購 之，均無效，本公司不予報銷，但總經(jīng)理特批者除外;

其次十九條、本公司關(guān)于物料選購 程序中所涉及到的各種簽批單據(jù)，簽批人必需嚴格到場執(zhí)行，特別狀況因外出而不能到場剛好辦理簽批手續(xù)的，簽批人應實行事前授權(quán)的方式去進行辦理，不得拖延、耽擱單據(jù)的暢通運作，本公司嚴禁單據(jù)在簽批時有漏簽、不簽、補簽或超期簽批之不良現(xiàn)象;

第三十條、本公司對非生產(chǎn)性物料價格，原則上屬于五百元以下零星選購 的資金由財務總監(jiān)核準簽批，在五百元以上大額選購 的資金，在財務總監(jiān)審批后報總經(jīng)理核準簽批。

第七章：選購 數(shù)據(jù)考核

第三十一條、本部門考核權(quán)歸于公司的財務部總監(jiān)處，以每批次生產(chǎn)訂單為一基準，考核重點是在生產(chǎn)訂單量與選購 實物量的吻合性，其中兼顧公司的《物料運用損耗標準》，對在考核和監(jiān)督中所暴露出來的各項問題或涉及到其它與此相關(guān)部門的人員，公司將照章嚴懲不怠。

選購 合同管理制度8

為加強合同管理,避開失誤,提高經(jīng)濟效益,依據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實際狀況,制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。

一、選購 合同的內(nèi)容

公司選購 合同的條款構(gòu)成了選購 合同的內(nèi)容,應當在力求詳細明確,便于執(zhí)行,避開不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:

l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量

商品的品種應詳細,避開運用綜合品名;商品的規(guī)格應詳細規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。

2、商品的質(zhì)量和包裝

合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出肯定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退方法的商品,應寫明詳細條款;對商品包裝的方法,運用的包裝材料,包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標記及包裝物的處理等,均應有具體規(guī)定。

3、商品的價格和結(jié)算方式

合同中對商品的價格要作詳細的規(guī)定,規(guī)定作價的方法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的扣價方法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序,同時約定開票事宜。

4、交貨期限、地點和發(fā)送方式

交(提)貨期限(日期)要根據(jù)有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實際狀況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運,還是自提。

5、商品驗收方法

合同中要詳細規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的方法、期限和地點。

6、違約責任

簽約一方不履行合同,必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行,因此違約方應負物質(zhì)責任,賠償對方遭遇的損失。在簽訂合同時,應明確規(guī)定,供應者有以下三種狀況時應付違約金或賠償金:

(1)不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;

(2)不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;

(3)逾期發(fā)送商品。

7、合同的變更和解除條件

合同中應規(guī)定,在什么狀況下可變更或解除合同,什么狀況下不行變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。

此外,選購 合同應視實際狀況,增加若干詳細的補充規(guī)定,使簽訂的合同更切實際,行之有效。

二、合同的審查批準

1、合同在正式簽訂前,必需按規(guī)定上報領(lǐng)導審查批準后,方能正式簽訂。

2、合同原則上由部門負責人詳細經(jīng)辦,擬訂初稿后必需經(jīng)公司領(lǐng)導批閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必需經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是:

(1)合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利實力和行為實力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。

(2)合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權(quán)利、義務是否詳細、明確;文字表述是否準確無誤。

(3)合同的可行性。包括:當事人雙方特殊是對方是否具備履行合同的實力、條件;預料取得的經(jīng)濟效益和可能擔當?shù)娘L險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。

(4)依據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H須要,合同還應當或可以呈報法律顧問把關(guān),或請公證處公證。

三、選購 合同的簽訂

1、簽訂選購 合同的原則

(1)合同的當事人必需具備法人資格或法人托付的代理人資格。

(2)合同必需合法。也就是必需遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關(guān)合同管理的詳細條例和實施細則的規(guī)定。

(3)簽訂合同必需堅持同等互利、充分協(xié)商的原則。

(4)簽訂合同必需堅持等價、有償?shù)脑瓌t。

(5)當事人應當以自己的`名義簽訂經(jīng)濟合同。托付別人代簽,必需要有托付證明。

(6)選購 合同應當采納書面形式。

2、簽訂選購 合同的程序

簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商,取得一樣看法,并簽署書面協(xié)議的過程。

四、公司選購 合同的管理

1、加強對公司選購 合同簽訂的管理

加強對選購 合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的打算工作加強管理,在簽訂合同之前,應當仔細探討市場須要和貨源狀況,駕馭企業(yè)的經(jīng)營狀況、庫存狀況和合同對方單位的狀況,依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款供應信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要根據(jù)有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。

2、建立合同管理機構(gòu)和管理制度,以保證合同的履行企業(yè)應當設置特地機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行狀況,剛好發(fā)覺問題,實行措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯(lián)系,親密雙方的協(xié)作,以利于合同的實現(xiàn)。

3、處理好合同糾紛

當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時,雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時,企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以干脆向法院起訴。

4、信守合同,樹立企業(yè)良好形象

合同的履行狀況好壞,不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順當進行,而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此,加強合同管理,有利于樹立良好的企業(yè)形象。

選購 合同管理制度9

第1章總則

第1條為加強公司對選購 合同的管理,規(guī)范選購 作業(yè),依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度,特制定選購 合同管理制度。

第2條本制度適用于公司化工生產(chǎn)物料、設備、辦公用品等的選購 管理工作。

第3條公司選購 部在授權(quán)范圍內(nèi)負責選購 合同的擬定、簽訂與履行等工作,財務部負責審核選購 合同,并按合同進行付款。

第4條公司嚴格遵循同等自愿、互惠互利、誠懇信用的原則訂立選購 合同。

第5條合同必需實行書面形式,經(jīng)協(xié)商有關(guān)修改合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等,均為合同的組成部分。

第6條合同內(nèi)容必需完整,條款應當明確