行政文秘主管崗位說明書

辦公室文秘工作說明書第一部分崗位規(guī)格說明一．基本資料崗位名稱：辦公室文秘崗位編碼：所在部門：行政管理部定員標(biāo)準(zhǔn)：1人直接上級(jí)：職系：崗位分析日期：2012/5/16—2012/5/21二．崗位職責(zé)（一）概述在***直接領(lǐng)導(dǎo)下全權(quán)負(fù)責(zé)公司文秘工作；會(huì)議通知起草、組織、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)籌備、會(huì)議記錄與整理等會(huì)務(wù)工作；公司總結(jié)匯報(bào)材料編寫及下屬公司總結(jié)材料匯總；對(duì)外發(fā)文核稿，收文管理；公司各種文檔資料的收集、整理、分類歸檔、保管；公司證照保管；制定公司辦公室管理相關(guān)管理制度。（二）工作職責(zé) 日常文秘崗：1.在公司法務(wù)主管協(xié)助下起草公司各項(xiàng)管理制度草案，提交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核后進(jìn)行修改、擬定；2.及時(shí)、準(zhǔn)確地向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員傳達(dá)總部及有關(guān)部門的通知事項(xiàng)；3.編寫公司總結(jié)匯報(bào)材料，匯總下屬公司計(jì)劃、總結(jié)材料；4.起草、核定對(duì)外發(fā)文稿，做好各類行政文件，信函、報(bào)告等材料的收發(fā)、轉(zhuǎn)遞工作，制作、傳送文件審閱單及傳閱文件；5.收集、整理公司各類檔案資料（人事檔案除外）、合同（勞動(dòng)合同除外）、規(guī)章制度文件，分類歸檔，做好保存工作；6.做好清退歸檔資料的登記和立卷工作；7.公司檔案資料的借閱、登記；8.公司刊物、大事記等的發(fā)放；9.與領(lǐng)導(dǎo)溝通，合理安排領(lǐng)導(dǎo)日程；10.保管公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、基本戶銀行開戶許可證，辦理注冊(cè)、變更、年檢手續(xù)；11.保管公司印鑒（財(cái)務(wù)印鑒除外），登記印鑒使用記錄；12.協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)起草有關(guān)行政文件；13.做好來客接待工作；14.公司通訊錄（電話、郵箱）的整理、制作及修訂；會(huì)務(wù)崗：1.起草并下發(fā)會(huì)議、培訓(xùn)通知；2.安排會(huì)議室的使用，準(zhǔn)備會(huì)議資料，布置會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)；3.會(huì)議室衛(wèi)生、環(huán)境的日常維護(hù)與管理；4.記錄會(huì)議內(nèi)容，備份會(huì)議資料，并存檔；5.統(tǒng)計(jì)培訓(xùn)參加人員名單、人數(shù)和部門、職級(jí)；6.租借培訓(xùn)場(chǎng)地，發(fā)放培訓(xùn)資料，調(diào)試現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備，準(zhǔn)備并茶水；7.培訓(xùn)期間簽到表的設(shè)計(jì)、印制，及現(xiàn)場(chǎng)簽到；三．其他職責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作，并將完成情況及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。四．監(jiān)督及崗位關(guān)系（一）所受監(jiān)督和所施監(jiān)督1.所受監(jiān)督：辦公室主管直接接受行政管理部經(jīng)理的監(jiān)督指導(dǎo)。2.所施監(jiān)督：（二）與其他崗位關(guān)系1.內(nèi)部聯(lián)系：本崗位與其他部門有；2.外部聯(lián)系：（三）本崗位職位晉升階梯圖******辦公室文秘（四）本崗位橫向平移情況五．工作內(nèi)容與工作要求工作內(nèi)容工作要求1.掌握文秘工作相關(guān)專業(yè)知識(shí)2.具有一定的外語水平，能夠運(yùn)用英語進(jìn)行簡單的聽、說、讀、寫。3.具有一定的計(jì)算機(jī)水平，能夠使用計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化軟件。4.具有嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心的工作態(tài)度，能夠保證文檔完好歸類保存及會(huì)務(wù)工作順利進(jìn)行。（二）招聘本崗位員工應(yīng)考核的內(nèi)容1．政治思想素質(zhì)和對(duì)文秘工作的熱愛程度。2.計(jì)算機(jī)操作知識(shí)。3.英語水平。（三）上崗前應(yīng)接受的培訓(xùn)內(nèi)容1.了解公司整體情況、行政管理部主要職能和責(zé)任，熟悉公司和行政管理部現(xiàn)行各種規(guī)章制度。2.掌握行政管理部人員分工情況，了解公司文秘工作情況。3.協(xié)作意識(shí)、服務(wù)意識(shí)。（四）上崗后應(yīng)繼續(xù)教育訓(xùn)練的內(nèi)容檔案管理知識(shí)、秘書知識(shí)、寫作能力。十三．績效管理從德、能、勤、績四個(gè)方面對(duì)員工進(jìn)行考核，以領(lǐng)導(dǎo)評(píng)定為主，自我評(píng)定和同級(jí)評(píng)定為輔進(jìn)行，其中領(lǐng)導(dǎo)評(píng)定占70%，同級(jí)評(píng)定占20%，自我評(píng)定占10%。本崗位工作考核的內(nèi)容1.德：良好的職業(yè)道德修養(yǎng)，敬業(yè)愛崗，忠于職守。2.能：（1）業(yè)務(wù)能力：①文秘專業(yè)知識(shí)和實(shí)際運(yùn)用能力；②處理突發(fā)事件的能力、協(xié)調(diào)能力；（2）管理水平：具有一般的計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào)能力。3.勤：出勤率達(dá)到98%。4.績：（1）是否按工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)的指令圓滿完成工作任務(wù)；（2）是否保證公司檔案資料的完好保管及會(huì)務(wù)工作的順利進(jìn)行；（二）本崗位工作從時(shí)間角度考核要求1.定期聽取下屬人員的工作匯報(bào)。2.每月向行政管理部經(jīng)理提交書面工作報(bào)告1次。3.根據(jù)工作進(jìn)展情況，隨時(shí)向行政管理部經(jīng)理提出合理化意見和建議。4.每年年初，制定全年工作計(jì)劃，年末根據(jù)工作完成的實(shí)