往來對帳操作流程的補充規(guī)定

往來對帳操作流程的補充規(guī)定鑒于《往來對帳管理制度》執(zhí)行中存在的一些問題，為了明確各崗位的工作職責，加快公司債權債務的確認，根據(jù)《往來對帳管理制度》作以下操作規(guī)定：往來對帳的范疇：內部應收款、其他應收款、其他應付款、應收帳款、應付帳款、商品采購。往來對帳組功能1、核對、處理2003年12月31日前產生的長期未確認帳務；2、抽查、檢查、確認各崗位債權債務的確認情況；3、對往來對帳中發(fā)生的違規(guī)事項，提出處罰和整改意見（結算、物流、核算等崗位）；4、協(xié)助執(zhí)行債權追繳訴訟。債權債務確認崗位分工A、內部往來以及其他往來：截止2004年8月份后已核對清楚的內部應收款帳目，每月核對工作由核算組執(zhí)行，往來管理人員負責抽查和解決前期未達帳項。B、商品采購帳：2004年1月1日后新增的供應商和2004年7月份后已確認余額的供應商，由進貨結算員負責與供應商確認往來余額，往來管理人員負責復查和解決前期未達帳項。應付帳款、應收帳款的帳務核對工作由往來管理人員執(zhí)行。D、往來帳目調整：往來對帳人員填寫《調帳通知單》，往來主管或財務經(jīng)理簽字后由核算會計進行帳務調整，有關憑證、單據(jù)的復印件作為會計原始憑證；未達帳項的調整時間不能超過30天，由財務經(jīng)理安排執(zhí)行。往來對帳資料保管A、供應商提供的文字資料以及電子表格作為會計檔案保管，可以留下對帳記錄和說明，但不能涂改；供應商提供的電子電格，應單獨加密備份，凡是供應商提供的帳務資料要求其加蓋財務專用章或公章。B、供應商確認的原件應作為當月的會計檔案，與會計憑證一并裝訂保管，債權債務確認單一定要加蓋公司或財務專用章和對帳人員簽名原件。C、使用電子表格勾對方法核對帳目的確認表，分別用紅、蘭表示已勾對和未勾對金額，保留每一步確認的結果。所有往來確認單等資料在員工異動時辦理交接手續(xù)，否則出現(xiàn)的遺失、差錯由往來主管、分管副經(jīng)理、財務經(jīng)理承擔。商品調撥1、調出方根據(jù)調入方的請貨申請發(fā)貨，以倉管員發(fā)貨單和請貨單作為“內部發(fā)出商品”的附件。2、調出方根據(jù)調入方的收貨單開出增票，雙方當月核對“在途商品”余額，由調出方負責核對。3、調入方以請貨單原件和倉庫收貨單作為“商品采購”的附件。4、調出方設立單據(jù)傳遞備查帳，由單據(jù)傳遞受托人在備查帳上簽字，收件方在收到單據(jù)后2日內傳真回執(zhí)，雙方每月核對一次，由調出方負責。5、如果查實是收件人未回執(zhí)造成的差錯，給予當事人200元的處罰，核算主管或核算會計作為內部單據(jù)傳遞的責任人。6、公司之間、集團總部與分公司以及分公司內，應嚴格按照核算細則規(guī)定區(qū)分貨款、資金劃撥、和代墊費用三項，以便于核對。7、集團總部為分公司代墊費用（如工會費、職務津貼、社保費和代購物品等），開出的內部轉帳通知單上備注“集團總部”字樣。分公司為其他分公司代墊的費用在開出的內部轉帳通知單上備注“分公司”字樣。8、分公司與分公司之間的資金往來由集團總部作為中轉戶，集團總部與分公司下的各門店發(fā)生的資金往來需由分公司作為中轉戶，如需直接往來的請申請報批。商品采購對帳流程：每個供應商應在每季最后一個月、最后一次結款時應提交貨到票未到的明細表，以此作為結款時的必須有附件。經(jīng)銷合作方式供應商的核對1）進貨：與供應商確認在途的發(fā)票（供應商已發(fā)貨已開票，未入），及時查明原因，防止發(fā)票的遺失，特別對于退回重開的發(fā)票要求供應商限期換開；確認在途的貨物（供應商已發(fā)貨，未收），特別是供應商發(fā)貨與收貨的差異數(shù)，查明相關原因；確認發(fā)貨未開票數(shù)（供應商已發(fā)貨未開票），并監(jiān)控供應商開票的及時性尤其是預付款的供應商。2）退貨：與供應商確認在途退貨，已退供應商未收的長時間在途的要核實在途原因，供應商已收而業(yè)務系統(tǒng)未出的查明未及時入系統(tǒng)的原因，督促相關部門調整；確認在途發(fā)票（供應商發(fā)票已開，未收），及時催收退貨紅字發(fā)票，如為退換貨要求限期處理并將退換貨相關記錄在業(yè)務系統(tǒng)中對沖。3）零庫存：①廠家直送的：供應商開具的發(fā)票未能在系統(tǒng)中勾對的催促業(yè)務部門及時補下訂單。②庫存數(shù)量為零但有余額的：核對后及時調整。代銷合作方式供應商的核對：需確認的代銷數(shù)與供應商的開票數(shù)、庫存結余數(shù)等，供應商結款時必須附對帳確認單。與供應商確認完畢后出具確認單，并需對方簽字蓋章，對于上述原因產生未達事項超過3個月未處理的供應商列入黑名單，采取發(fā)函、停止結算等措施。每月10日前由往來主管統(tǒng)一上報的相關資料：1、往來