費用管理制度總論

費用管理制度總論一、總則為有效的降低公司的運營成本，提高公司競爭力，加強費用的監(jiān)管并明確監(jiān)管人責任，嚴格把好費用開支關，堵塞費用開支上的漏洞，切實把不合理的費用支出壓下來，特制定本制度。公司費用實行總量控制，分類管理，歸口控制，適時監(jiān)控的分類分部門的條塊管理模式。這里的費用是一個管理概念，指公司除商品采購成本以外的所有費用。各級費用管理的責任承擔者，都必須做到責任內容清楚，職權范圍明確，考核獎懲分明，貫徹責、權、利三結合。費用管理責任承擔者對所承擔的經濟責任，要具備下列三項條件：能了解所分管費用指標的要求和資料來源；能了解所分管費用指標的實際執(zhí)行情況和計算依據；能調節(jié)、控制所監(jiān)管費用指標的耗費數。二、費用報銷基本要求及原則報銷費用必須以合理、合法、真實的憑證為依據，原始發(fā)票不得臆造、涂改，不得偽造發(fā)票。發(fā)生的費用必須按規(guī)定分類填寫公司統一的報銷單據，不得隨意填寫。各種原始憑證必須大小寫一致，不得涂改，并注明附件張數和所屬部門和職務，內容和項目必須齊全。原始憑證必須按公司規(guī)定的程序進行審核、簽字，相關手續(xù)必須完備。出納人員要嚴格遵守費用報銷制度，認真審核各種憑證，對不合法的原始票據應拒絕報銷，檢查封面金額與所附單據是否相符，并要承擔責任，凡不符合規(guī)范報支的，按報支額的15%處以罰款。各種原始憑證由所屬費用項目的相關配合部門審核并呈報審批，門店費用一律由門店財務主管初審，門店經理簽字后方可呈報總部審批，否則總部不予審批。各種當月費用報銷必須在每月25日前送呈有關領導審批，各級領導應及時審批，防止造成費用入帳逾期現象。分公司副總及副總監(jiān)以上人員費用均需公司總裁審批。各財務部門應加強各項費用憑證的審核工作，對不符合公司制度的及越權審批的費用和支出一律不得報支。凡在審計中發(fā)現，將對相關財務審核人員進行處罰，并按報支金額的15％處以罰款。對于手續(xù)或填寫不符要求的一律退回修改、補全手續(xù)、重填憑證；對于不得報支的費用項目，一律退回拒付；對于超期申報的費用，根椐規(guī)定進行報支。責任明確原則。對于車船等交通費、業(yè)務招待費、手機費等必須誰發(fā)生誰報支，不準代報，不準多人合并報支，如發(fā)生合并填單，一律以一人標準核報。施工制作小組費用，由組長負責本組報銷。費用最低原則。若為同性二人同時外省出差，住宿費根據級別按單人標準核報。若為長期外出（如現場制作、支援），除特殊情況外，一律乘坐公交車。費用劃分原則。對外省出差，住宿費單獨填制“差旅費”單據；交通費及市外補貼在同一“差旅費”單據上填列，市外補貼以出差時間滿12小時起計算。費用清晰原則。各報銷單據上必須注明所屬部門。差旅費必須明確填寫所屬日期及業(yè)務內容，交通費寫明出差地點、時間、乘坐線路和車費，對于統一票價的車票，寫明核報金額。嚴格保管各類費用憑據，不得以其他單據代替；手機費必須寫明報銷月份和手機號碼和職務；業(yè)務招待費必須寫明招待客戶，陪客人員姓名。否則一律退回不得報支。費用申請原則。業(yè)務招待必須事先申請，根椐權限經部門經理或主管總監(jiān)審批后方可使用，未經審批的一律不得報支，如有特殊原因，必須事先電話請示。凡招待本公司職工的費用，原則上不得報支，如有特殊原因必須經申請審批后使用。費用上限原則。凡手機費額定報支在150元以上的人員，一律不得使用充值卡號。對于外省出差的通訊費超支部分，在核定標準5倍以下的，30%由個人負擔，70%由公司報銷，并提供漫游電話清單；超過核定標準5倍以上的，一律由個人承擔。及時報支入帳原則。為保證財務核算的正確性、及時性，費用報支原則上當月費用當月報支，因出差等原因，超出報支日期的應寫明情況，否則按下列標準：費用發(fā)生后，15天內按照費用全額報銷；費用發(fā)生后，22天內按照費用全額80％報銷；費用發(fā)生后，30天內按照費用全額60％報銷；費用發(fā)生后，37天內按照費用全額40％報銷；費用發(fā)生后，45天內按照費用全額20％報銷；費用發(fā)生45天后，全額不得報銷。當月25日前費用一律在當月30日前報支，凡存在逾期費用全額入帳的，財務人員承擔補交或追回不應予以報銷的部分。特殊情況：手機電話費報支一律按公司標準報銷，當月費用次月報支。預申報原則。各職能部門和分公司對數額較大或由于特殊原因而未支付的當月費用，應由各經辦人員將詳細清單在每月25日前交財務部備案，財務部據此作為費用預提，對未在財務部備案的費用，財務部有權拒付。三、費用開支計劃及監(jiān)管責任公司各職能中心、各分公司、各部門、各門店必須在每月底根據下月工作計劃制定本部門費用開支預算，由財務中心匯總備案，經公司辦公會議或總裁審批，即為公司當月的費用開支預算，并下達各部門費用開支指標。公司對各種費用分類管理，并根據費用特性和公司實際情況進行定額和定率管理，各級責任人員對管理權限內的費用負有監(jiān)管責任，并同績效考核掛鉤。公司同時授予副總裁、分公司總經理、各職能中心總監(jiān)對計劃內費用開支的審批相關權限。公司費用開支預算留有彈性，并根據實施情況調整或變更授權。審批權限及程序：凡公司費用開支預算內審批程序為：費用由當事人或費用發(fā)生部門申請；并確保真實性、合理性。主管部門經理或門店經理審查確認；并確保真實性、合理性。財務部門審核審批流程的完整性、是否超預算等；對大額支出及超預算部分由總裁、副總裁、職能中心總監(jiān)或分公司總經理審批；出納檢查單據的完整性和合法性；付款。凡公司預算外開支，一律最后報總裁審批或授權副總裁審批。四、人工費用管理人工費用包括所有人員基本工資（包括級差）、獎金、促銷費、飯貼、勞動保險費等支出。人事部門確定各崗位的工資標準，對各門店、各經營實體進行定編定崗，對各部門、各門店基本工資、飯貼、勞動保險費進行總包干，即不能超過所定數額，超過定額的需說明理由，并向分管副總裁申報批準后方可發(fā)放。各分公司根椐總部獎金發(fā)放標準及考核規(guī)定，人事行政部制定審核各部門獎金分配方案，由人力資源中心審批存檔。獎金政策應能結合銷售額、毛利率或毛利額等實行浮動性總額控制。財務管理中心、信息管理中心總監(jiān)對本中心和分公司職能人員所發(fā)生的人工費用，負第一責任；各分公司總經理對（除上述兩個職能部門外）分公司范圍內人工費用負第一責任；其它職能中心總監(jiān)對本中心發(fā)生的人工費用負有第一責任，并對各分公司對口職能部門所發(fā)生的人工費用負監(jiān)控責任；人力資源中心總監(jiān)和分管副總裁對公司全部人工費用負有總額控制責任。負第一責任人員應在工資表、獎金發(fā)放表等人工費用支出表上簽字確認。人力資源部門編制工資表、獎金發(fā)放表等人工費用報表時應嚴格按部門編制且各分公司格式統一，準確計算出各經營實體真實的人工費用。人力資源中心對格式的統一性負責，分公司人事行政部對金額的正確性負責，并負責準確計算個人所得稅。分公司財務部經理應審核各核算單位人工費用是否超出計劃標準，并及時上報總部財務管理中心。開展促銷活動時，促銷費發(fā)放方案必須先經由財務部同意，分公司總經理審批后方可開展。人力資源部門負責實施執(zhí)行，以加強對人工費支出的控制。促銷費開支由營銷部統計銷售數據，經財務部復核后交人事行政部統一編制，編制完畢后返營銷部審核確認。五、物流費用管理費用內容：物流費用包括運雜費用：指門店之間的商品調撥費用和配送費用等，包括：送貨車輛的通行費、停車費、燃料費等；外叫人力車、機動車費用。保管費用：包括外倉租金、內倉租金、倉庫人工費用以及其他有關倉儲支出等。由于物流費用受銷售情況影響較大，公司對物流費用依據銷售變化情況實行定率管理，各分公司物流部門負責管理所屬物流費用，應提高效率，有效降低物流費用，各分公司物流部門經理對所屬各類物流費用發(fā)生負有第一責任，物流管理中心是物流的綜合管理部門，負責整個集團物流開發(fā)和資源整合。物流管理中心總監(jiān)應對所有發(fā)生的物流費用負有最終監(jiān)管責任。自有車輛按照物流管理中心的規(guī)定進行規(guī)范管理，對購買的燃料財務上必須進行列帳處理，并根據每月實際耗用數進行核消；購燃料必須開具增值稅發(fā)票，并按規(guī)定進行抵扣（成立物流公司的分公司除外）。長期外叫車輛應簽訂合同，所有合同均需物流管理中心確認及備案，并交付一定數量的押金，并交分公司財務部備案。分公司外借倉庫的租賃合同，必須經物流管理中心總監(jiān)、集團總裁審批，報財務管理中心備案后實施。物流部對車輛的管理必須符合物流管理中心的車輛管理要求。物流部在掌握車輛維護、用車、油耗情況基礎上，制定當月車輛費用開支計劃。油費報銷，需由駕駛員在發(fā)票背面注明行車起訖路程，由車輛管理人員根據里程表、耗油標準、加油時間、數量、用車記錄復核，經物流部經理簽字驗核。對車輛實施中大維修前須提出書面報告，說明原因和預計費用，報銷時在發(fā)票上列明詳細費用清單，由物流部根據車輛維修情況復核，經物流經理簽字驗核。駕駛員行車補助在工資中列支發(fā)放。六、廣告費用管理費用內容：包括各類媒體廣告及宣傳性支出，DM、展臺等支出以及應向廠方可收部分的收入。營銷管理中心根據批準年度銷售計劃制定各分公司年度廣告收支計劃和成本預算，經總裁審批后交連鎖管理中心及財務管理中心備案。連鎖管理中心根據營銷部門的年度支出計劃和成本預算，籌劃傳播途徑，分解廣告費用并報公司總裁審批。各分公司營銷部根據年度廣告收支計劃，制訂每月廣告收支計劃，由分公司總經理審批，交財務部備案；分公司連鎖部負責籌劃傳播途徑，分解廣告費用。注：廣告回收計劃必須詳細到供應商、品類交財務部掛應收，應收廣告費必須得到供應商確認。廣告費的回收由營銷部相關業(yè)務員負直接責任。財務部憑廣告成本預算和應收計劃進行支付，沒有應收計劃、超出預算和應收未完成的，財務部有權停止付款。七、租賃費用管理租賃費，僅指營業(yè)場地租賃費，各門店租賃支出和各供應商租賃攤位以及店面轉租、展示廳等租賃收入，不包括倉庫租賃費、辦公租金。連鎖管理中心根據公司發(fā)展需要負責門店的開發(fā)工作，包括選址、租賃費的談判工作等；行政部負責審核合同條款的嚴謹性、合法性；租賃辦公場所和賣場經營用地、分公司的經營場地租賃合同，店面轉租、設立展示廳等合同和協議，必須經連鎖管理中心總監(jiān)、集團總裁審批，租賃合同最終由總裁簽訂。合同簽定后原件必須交行政部統一管理，并由分公司財務部、分公司人事行政部、分公司連鎖管理部、財務管理中心備案。合同簽訂后，租賃費的支出由人事行政部按合同負責支出審核；對于無合同的，一律退回。財務部承擔復審工作，對于不符合同要求的一律拒付。八、辦公費用管理辦公費用包括水電費、固定電話費、移動通訊費、辦公租金、辦公用品、其他行政辦公費等。公司對辦公費用原則上實行預算責任包干制，總部各職能中心總監(jiān)，各分公司總經理對所屬單位發(fā)生的辦公費負第一責任，各分公司人事行政部門對所屬分公司發(fā)生的辦公費用負有監(jiān)管責任，行政部對整個集團公司發(fā)生的辦公費用負有監(jiān)管和控制責任。水電費。由行政部根據門店面積、季節(jié)變化制定各部門的控制標準，對于超過標準的，由該部門自行分解承擔。標準的調整由部門提出申請，行政部最終審批。水電費必須開具增值稅發(fā)票，供財務作為抵扣入帳。固定電話費。由行政部制訂使用標準，原則上與門店大小、銷售直接掛鉤；對于超過標準的，由該部門自行分解承擔。標準的調整由部門提出申請，行政部最終審批。移動電話費。由行政部制訂各崗位的核報標準，由使用人提出申請，各分公司人事部按統一標準審核執(zhí)行。通訊費涉及漫游費造成超過標準的，根據出差事實，按公司財務制度執(zhí)行。辦公租金。分公司根據公司發(fā)展需要負責辦公場所選址、租賃費的談判工作等；行政部負責審核租金的合理性、合同條款的嚴謹性、合法性；租賃合同最終由總裁簽定。合同簽定后原件必須交行政部，分公司財務部、分公司人事行政部備案。辦公用品。實行包干制，總部各職能中心總監(jiān)對本部門、各分公司總經理對所屬單位發(fā)生的辦公費負責，各分公司人事行政部門對所屬分公司發(fā)生的辦公費用負有監(jiān)管責任，行政部對整個集團公司發(fā)生的辦公費用負有監(jiān)管和控制責任。按總公司報支標準報支，各單位每月應對超出預算外所有辦公費用應上報總部行政部，由總部行政部經理簽字，并報集團主管副總裁確定是否報銷并負責處罰。九、差旅費用管理費用內容：差旅費包括行政生活車輛耗油費、過路過橋費、停車費、年檢費、養(yǎng)路費；員工因公出差發(fā)生的乘車費、住宿費、船票、機票和市外補貼；因工作需要租借房屋的租金及相關費用；外派人員補貼；行政車輛費用；經理級以上自購車輛補貼等。出差費用中出租車費應嚴格控制，車費、住宿費、出差補貼、外派補貼、乘坐標準、宿舍租借費應按總公司規(guī)定報支；行政車輛使用費報銷：車輛使用費包括汽油費、維修費、路橋費、泊車費、駕駛員補貼。行政部在掌握車輛維護、用車、油耗情況基礎上，制定當月車輛費用開支計劃。油費報銷，需由駕駛員在發(fā)票背面注明行車起始路程，由行政部根據里程表、耗油標準、加油時間、數量、用車記錄復核，經行政部經理簽字驗核。車輛維修前須提出書面報告，說明原因和預計費用，報銷時在發(fā)票上列明詳細費用清單，由行政部根據車輛維修情況復核，經行政經理簽字驗核。駕駛員出車補助在工資中列支發(fā)放。各分公司總經理、各職能中心總監(jiān)，應對所屬單位發(fā)生的差旅費用負責。十、招待費用管理費用內容：招待費包括因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送存貨、外協商品補貼應酬招待開支等。各單位因公請客的餐費、禮品費、旅游費、贈送存貨、外協商品補貼等應事先申請并得到批準。原則上不允許先斬后奏，因特殊原因無法事先辦理的，事后須及時報告有關領導。參與招待活動的人員中（副總裁以上除外），以最高級別的人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。應酬招待開支報銷應根據公司對外接待辦法文件中規(guī)定標準辦理；請客應酬一般在公司定點酒店、賓館進行。各單位超出預算外的招待費用應上報總部行政部經理審核后報集團主管副總裁批準。各分公司總經理、各職能中心總監(jiān)應對所屬單位發(fā)生的招待費用負責。十一、保險費用管理費用內容：保險費包括對總部和分公司財產等投保而交納的各項保費；員工投保而交納的各項保費不在此列中。行政部應制定財產保險計劃和預算，總裁辦相關責任人員審核，并報集團主管副總裁審批。總部行政部及各分公司行政部門對于投保財產的位置轉移或內容更改等進行適時統計匯總，及時通知保險公司變更補充保險合同，避免因合同不符造成對公司的不利和損失?？偛啃姓控撠煴ｋU費的監(jiān)控管理，并制定公司保險費管理制度，當出現索賠事項時，及時向保險公司索賠，把損失降到最低。總部行政部應監(jiān)督催收返還保險款，收回后交財務部門入帳。十二、修理費用管理費用內容：修理費用包括車輛的維修保養(yǎng)、以及電腦、傳真、復印機以及家用電器等各類財產的維修以及購置的修理配件。分公司運輸車輛的維修保養(yǎng)由各分公司物流部負責，制定月度維修保養(yǎng)計劃和費用預算，報物流管理中心審批；計劃內日常維修費用由分公司總經理審批。分公司其他財產的維修保養(yǎng)由各分公司行政部負責，制定月度維修保養(yǎng)計劃和費用預算，報總部行政部審批；計劃內日常維修費用由分公司總經理審批?？偛控敭a（包括行政車和其他財產物資）由總部行政部負責，制定月度維修保養(yǎng)計劃和費用預算，報分管副總裁審批。因個人使用不當造成財產損壞需修理的，由個人自行修理，公司不墊支修理費。對于資產的大修理或大額保養(yǎng)，上述負責部門需提前申請，說明原因和預計費用，獲得批準后方可實施。財產維修應獲取增值稅發(fā)票，供財務作為抵扣入帳。十三、房屋裝修費用管理費用內容：房屋裝修費用是指用于經營、商品保管、辦公、食堂等自有及租借房屋的日常裝修支出等。房屋裝修必須事先提出申請，注明費用預算，經相關職能部門、領導審批同意后方可實施。分公司及門店經營場所、倉庫、辦公場所的裝修費用必須將申請報總部相關職能中心、集團總裁審批后，在核定預算費用內列支；申請及編制預算的負責部門分別為：經營場所由連鎖部負責，倉庫由物流部負責，辦公場所由人事部負責；各職能中心負責相應職能部門的裝修申請、預算的審核工作。分公司及門店裝修費用報銷，在預算費用內支出由各分公司連鎖部初核，由連鎖管理中心復審，財務部按預算復核；超出預算外裝修費用交總部相關職能中心總監(jiān)審核，報集團總裁審批。總部辦公場所及分公司辦公場所的裝修費用由總部行政部負責提出申請、編制預算。不管是否超出預算，裝修費用報銷由總部行政部審核，報集團總裁審批。房屋裝修一般由房產分公司基建部安排發(fā)包、施工、驗收、核價、結算、付款等各項工作。各申請部門對完工房屋進行復檢、審價等監(jiān)督工作。十四、稅金和財務咨詢管理費用的管理費用內容：稅金和財務費用主要包括工商年檢費、各項稅金繳納、報表審計、稅務財務等咨詢費用、聘請會計師事務所進行查帳、驗資、資產評估、清帳發(fā)生的費用、銀行利息費用等。財務管理中心對稅金和財務費用進行統一籌劃和監(jiān)管。對于各分公司發(fā)生的非經常性費用，包括報表審計、資產評估、稅務財務等咨詢費用使用前必須用書面申請，經財務管理中心總監(jiān)審核，總裁審批后支付。借款、銀票手續(xù)費、質押費用及其它銀行手續(xù)費按銀行收費標準支付。十五、其他費用管理工會經費是指所屬工會組織各種活動費用、療養(yǎng)、所發(fā)放的獎品、生日蛋糕、工會探望職工的費用和補助等。工會費用使用計劃必須上報總公司工會主席進行審批，2000元以上均需總裁審批，并在計劃內進行使用。教育經費是指用于職工培訓費用、購買教材、參考資料等費用。外訓人員需公司主管副總裁審批,到總部行政部辦理手續(xù)并備案,購買相關參考資料（含錄象、錄音、光盤等）等必須由人事行政部進行登記后，方可報支，對職工參加相關培訓必須簽訂服務期限合同，未簽訂的一律不得報支。福利基金是指用于職工福利性支出，包括給予員工進行商業(yè)性保險支出等。外訓人員需公司主管副總裁審批,到總部行政部辦理手續(xù)并備案，購買相關參考資料（含錄像、錄音、光盤等）等必須由人事行政部進行登記后，方可報支，對職工參加相關培訓必須簽訂服務期限合同，未簽訂的一律不得報支。財產盤盈虧是指公司各項財產的報損、報溢金額（不包括非正常損失