單位跨部門溝通、協(xié)調(diào)10大方法與技巧跨部門溝通、協(xié)調(diào)十項(xiàng)基本原則

目錄TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"01.溝通前先做好準(zhǔn)備 3\o"CurrentDocument"02.了解其他部門的語(yǔ)言 3\o"CurrentDocument"03.開誠(chéng)布公是最好的對(duì)策 4\o"CurrentDocument"04.不要害怕沖突 5\o"CurrentDocument"05.呈現(xiàn)事實(shí)專注中心議題 5\o"CurrentDocument"06.多提選項(xiàng)保持彈性 6\o"CurrentDocument"07.創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作 6\o"CurrentDocument"08.尊重溝通對(duì)象的權(quán)力 7\o"CurrentDocument"09.善用幽默 8\o"CurrentDocument"10.確保溝通信息無(wú)誤 801.溝通前先做好準(zhǔn)備在跟同事討論事情之前，先把一些基本問(wèn)題想清楚。不要毫無(wú)準(zhǔn)備就去，否則很可能得不到你想要的東西。下面的幾個(gè)問(wèn)題應(yīng)該事先想清楚：.你希望對(duì)方幫你做什么事？.你認(rèn)為他會(huì)要求你做什么？.如果對(duì)方不同意你提出來(lái)的做法，有沒(méi)有其它選擇方案？.如果雙方?jīng)]共識(shí)，你會(huì)有什么后果？.對(duì)方又會(huì)有什么后果？02.了解其他部門的語(yǔ)言跨部門溝通不良，很多時(shí)候都是“語(yǔ)言不通”所引起。例如：營(yíng)銷部人員平常講的是“相同語(yǔ)言”，他們非常清楚自己部門的規(guī)則、目標(biāo)與期望。同樣地，財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、人資等部門，也有自己的語(yǔ)言與觀點(diǎn)。因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對(duì)方的語(yǔ)學(xué)會(huì)換位思考，試著站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮：a.這么做，對(duì)業(yè)務(wù)部的業(yè)績(jī)有幫助嗎？b.如果我是他，會(huì)接受這種做法嗎？c.這個(gè)方法真的有用嗎？跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機(jī)率降到最低。03.開誠(chéng)布公是最好的對(duì)策你面對(duì)的是必須長(zhǎng)期共事的同事。因此，凡事以誠(chéng)實(shí)為上策，最忌欺騙、隱瞞事實(shí)，破壞信任關(guān)系。部門間一旦缺乏信任感，會(huì)加重彼此的防御心，溝通時(shí)就會(huì)有所保留，甚至隱藏一些重要信息。相反的，互信會(huì)讓雙方在溝通時(shí)打開心防，他們會(huì)明白說(shuō)出自己的需求與考慮，并且提高合作意愿，共同解決問(wèn)題。誠(chéng)信溝通三個(gè)要素：a.錯(cuò)的不要解釋；b.務(wù)必不要爭(zhēng)執(zhí)，不打斷對(duì)方說(shuō)話；c.微笑再微笑。頻繁的互動(dòng)有助于建立彼此的熟識(shí)度，讓你更容易設(shè)身處地想問(wèn)題。因此，時(shí)不時(shí)的跟其他部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無(wú)壞。04.不要害怕沖突在跨部門會(huì)議上，每個(gè)主管為了維護(hù)自己部門的利益，難免會(huì)出現(xiàn)一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，為了怕把氣氛弄僵，往往會(huì)變得沉默寡言，以維持表面的和諧。如果管理團(tuán)隊(duì)在議題的討論上都沒(méi)有沖突，決策質(zhì)量就會(huì)低落。千萬(wàn)別把“沒(méi)有沖突”跟“意見(jiàn)一致”混為一談。有時(shí)候，太過(guò)和諧反而凸顯不了你對(duì)議題的重視，而且問(wèn)題也不會(huì)獲得真正的解決。因此，經(jīng)理人態(tài)度要柔軟，但立場(chǎng)要堅(jiān)定，別太快或太輕易就順從認(rèn)命。記住，你是部門主管，雖然你要和其他部門保持良好關(guān)系，但是，捍衛(wèi)部門及部屬的權(quán)益，更是你責(zé)無(wú)旁貸的使命。05.呈現(xiàn)事實(shí)專注中心議題讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現(xiàn)具體事實(shí)，引導(dǎo)人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當(dāng)?shù)囊軠y(cè)。事實(shí)（例如目前銷量、市占率、研發(fā)經(jīng)費(fèi)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的行為等）可以將溝通過(guò)程中“人”的因素降到最低。在缺乏事實(shí)的情況下，個(gè)人動(dòng)機(jī)可能會(huì)遭到猜疑。但“事實(shí)就是事實(shí)”，它不是出自人的幻想或自私的欲望。因此，可以創(chuàng)造一種強(qiáng)調(diào)議題，而非人身攻擊的氛圍。06.多提選項(xiàng)保持彈性當(dāng)你進(jìn)行跨部門協(xié)商時(shí)，不要執(zhí)著在單一做法上，而是開發(fā)多元選項(xiàng)。例如：一次提出3?5個(gè)方案，讓其它經(jīng)理人有更大的選擇空間。多元選項(xiàng)能讓選擇不再“非黑即白”。經(jīng)理人有較大的彈性調(diào)整自己的支持度，也可以輕易變換立場(chǎng)，不覺(jué)得有失顏面，因此能夠降低溝通時(shí)的人際沖突。07.創(chuàng)造共同目標(biāo)一起合作各部門間一定同時(shí)存在合作與競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系。部門間若想進(jìn)行建設(shè)性的溝通，一定要強(qiáng)調(diào)彼此的合作關(guān)系，競(jìng)爭(zhēng)意味愈淡愈好。合作的關(guān)鍵在于擁有共同目標(biāo)。因此，盡量去創(chuàng)造一個(gè)橫跨各部門的共同目標(biāo)，然后一起努力，就算有爭(zhēng)執(zhí)也沒(méi)關(guān)系。在跨部門溝通中，達(dá)成一致的目標(biāo)需要弄清楚四個(gè)問(wèn)題：.雙方的共同目標(biāo)是什么？.有什么阻礙雙方合作？.創(chuàng)造共同目標(biāo)的資源是什么？.合作的價(jià)值是什么？08.尊重溝通對(duì)象的權(quán)力每個(gè)經(jīng)理人都是各自管轄范圍內(nèi)最有權(quán)力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權(quán)力。因此，當(dāng)你在進(jìn)行橫向溝通時(shí)，一定要挑對(duì)對(duì)象。例如：你們最新的網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷計(jì)劃下周就要上路了，但是信息部門的網(wǎng)站建置還未完成。這時(shí)，不要心急地馬上跑去找負(fù)責(zé)的工程師，你應(yīng)該去找他的主管，進(jìn)行協(xié)調(diào)，找出解決之道?？傊?，跨部門溝通時(shí)一定要注意彼此位階的對(duì)等關(guān)系，以免造成不必要的誤會(huì)。09.善用幽默幽默可以做為溝通時(shí)的緩沖劑，也可視為一種防御機(jī)制。當(dāng)你必須呈現(xiàn)可能會(huì)觸犯到他人的事實(shí)，或是要溝通棘手訊息時(shí)，以輕松或幽默的方式來(lái)傳達(dá)，比較能保留對(duì)方的面子，也有助于正面的溝通。幽默使用法則的四條禁忌：.不談?wù)搶?duì)方家庭；.不以人身攻擊；.不涉及組織敏感話題；.幽默有度，點(diǎn)到即止。10.確保溝通信息無(wú)誤當(dāng)你針對(duì)某件項(xiàng)目或議題，進(jìn)行完跨部門溝通后，務(wù)必要回到自己部門，向部屬清楚傳達(dá)最新進(jìn)度與訊息。很多時(shí)候，跨部門會(huì)議中所決定的事項(xiàng)，必須交由各部門的一線人