中建三局公司檔案分類管理制度

中建三局公司檔案分類管

理制度ThedocumentwaspreparedonJanuary2,2021中建三局公司檔案分類管理制度總則主要內(nèi)容本方案規(guī)定了**公司（以下簡稱“公司”）檔案分類方法、各類別檔案類目設(shè)置、管理流程、歸檔范圍和保管期限等，確定了公司檔案管理的基本方法。制定依據(jù)本方案依據(jù)《**檔案分類管理辦法》，結(jié)合各類別檔案管理辦法，以公司全部檔案實(shí)體為對象，依據(jù)主營業(yè)務(wù)和管理職能的特點(diǎn)，科學(xué)劃分類別，優(yōu)化管理流程，細(xì)化歸檔范圍，建立有序完善的檔案分類管理體系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。分類管理原則分類原則：分類清晰、層次適度、體系穩(wěn)定、具擴(kuò)展性。管理原則：體系健全、流程完整、范圍明確、期限準(zhǔn)確。適用范圍本辦法適用于公司總部、司屬各單位。分類規(guī)則全宗號設(shè)置全宗是指一個獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機(jī)整體。全宗號是立檔單位的唯一編號，通常由檔案館或上級檔案機(jī)構(gòu)給定，**辦公廳負(fù)責(zé)給定所屬機(jī)構(gòu)的全宗號。通常全宗號長期固定不變。全宗號結(jié)構(gòu)由6位數(shù)字標(biāo)識，全宗號前兩位為二級子企業(yè)順序號，中間兩位為三級子企業(yè)順序號，后兩位為四級子企業(yè)順序號。公司所屬各單位全宗號及分支機(jī)構(gòu)代碼號詳見附件1。類目設(shè)置類目共設(shè)10個，即黨群類、行政類、人力資源類、財務(wù)資金類、成本與審計(jì)類、投資類、工程類、規(guī)劃設(shè)計(jì)類、銷售類、項(xiàng)目類。一般情況應(yīng)保持穩(wěn)定，不得改變。標(biāo)識、編號及排列方法標(biāo)識符號檔案分類中的類目標(biāo)識符號一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。黨群類 1行政類人力資源類TOC\o"1-5"\h\z財務(wù)資金類 4成本與審計(jì)類 5投資類 6工程類 7規(guī)劃設(shè)計(jì)類 8銷售類 9項(xiàng)目類 10檔號編制規(guī)則檔號基本結(jié)構(gòu)基本結(jié)構(gòu)：全宗號-類目號-年度（項(xiàng)目號）-順序號（案卷號）年度和項(xiàng)目號可根據(jù)需求進(jìn)行細(xì)分、添加或刪減；采用立卷歸檔的檔案編號可根據(jù)需求設(shè)置案卷號。采用目錄號輔助檔案編號的方式可繼續(xù)沿用。年度4位數(shù)字。項(xiàng)目號項(xiàng)目（專題）順序號（或設(shè)備順序號、產(chǎn)品順序號）。保管期限分為永久、30年和10年。沿用永久、長期、短期代碼標(biāo)識，即：永久：Y；30年：C；10年：D。目錄號同一全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的目錄號，一個目錄號只能給定一個類目。案卷號案卷的排列順序號，通常為4位數(shù)字。順序號文件的排列順序號，通常為4位數(shù)字。檔號的編制方法編號時，各層級中用“-”隔開；年度和項(xiàng)目號之間用“.”隔開。編號排列方法示例：檔案的編號排列各類檔案以件為單位進(jìn)行整理，采用按大類分屬類的排列方法，即歸檔文件在同一年度、同一保管期限內(nèi)，按機(jī)構(gòu)、時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報表等成套性文件可集中排列，并按排列順序逐件編號。檔號基本結(jié)構(gòu)：由全宗號、類目號、年度、保管期限和順序號組成。檔號示例：全宗號-類目號-年度-保管期限-順序號020801-1-2013-Y-0001案卷排列各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號體例依次排列，即按各類案卷順序排列。個別單位由于檔案形成規(guī)律和利用特點(diǎn)不同，為方便提供利用，在保持檔案有機(jī)聯(lián)系和成套性的原則下，可以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序，保持相對穩(wěn)定。黨群類檔案（1）管理辦法管理職責(zé)黨群工作部為黨群類檔案的主管部門，負(fù)責(zé)對各項(xiàng)目文件材料收集、整理歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項(xiàng)目負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目黨群類文件材料進(jìn)行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項(xiàng)目績效考核指標(biāo)。歸檔范圍黨群類檔案是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料，具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位黨群類歸檔文件通常以“件”為單位整理。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，請示文與批復(fù)文可為一件。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實(shí)有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當(dāng)增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況進(jìn)行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人審核簽字。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。行政類檔案（2）管理辦法管理職責(zé)辦公室為行政類檔案的主管部門，負(fù)責(zé)對各項(xiàng)目文件材料收集、整理歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項(xiàng)目負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目行政類文件材料進(jìn)行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項(xiàng)目績效考核指標(biāo)。歸檔范圍行政類檔案是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位行政類歸檔文件通常以“件”為單位整理。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，請示文與批復(fù)文可為一件。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實(shí)有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當(dāng)增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況進(jìn)行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人審核簽字。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。人力資源類檔案（3）管理辦法（見附件2、5）財務(wù)資金檔案類（4）管理辦法管理職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)財務(wù)資金類檔案的驗(yàn)收及入庫集中管理工作。財務(wù)資金部負(fù)責(zé)歸檔文件的收集、整理、立卷、編制會計(jì)檔案保管清冊及移交工作。歸檔范圍財務(wù)資金類檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財務(wù)報告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要中料和證據(jù)。具體見附件2。整理單位財務(wù)資金類檔案通常組卷管理，按照文件形式（名稱）整理組卷。歸檔要求財務(wù)資金類檔案應(yīng)完整、齊全、準(zhǔn)確。遵循其形成的自然規(guī)律，保持其相互間的有機(jī)聯(lián)系。凡涉及單位名稱的填寫必須是規(guī)范全稱。利用財務(wù)軟件進(jìn)行會計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)同時制成紙質(zhì)材料一并移交檔案部門。移交財務(wù)資金類檔案，原則上應(yīng)保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，辦公室門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)資金部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。保管期限為15年以上的財務(wù)資金類檔案向檔案部門移交。保管期限為15年以下的由財務(wù)資金部自行保存。歸檔時間：當(dāng)年形成的財務(wù)資金類檔案，在本會計(jì)年度終了后，可暫由財務(wù)資金部保管3年，期滿后，即于次年6月底以前由財務(wù)資金部編制會計(jì)檔案移交清冊（一式二份）和財務(wù)資金檔案實(shí)物一并移交辦公室。交接雙方逐項(xiàng)核對后簽字認(rèn)可，并經(jīng)移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人審核簽字，各留一份備查。成本與審計(jì)類檔案（5）管理辦法管理職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)成本與審計(jì)類檔案的驗(yàn)收及入庫集中管理工作。成本與審計(jì)部為成本與審計(jì)類檔案的主管部門，負(fù)責(zé)對各項(xiàng)目文件材料收集、整理歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項(xiàng)目負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目成本與審計(jì)類文件材料進(jìn)行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項(xiàng)目績效考核指標(biāo)。歸檔范圍成本與審計(jì)類檔案是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的內(nèi)控、審計(jì)、合同、招投標(biāo)等工作的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位成本與審計(jì)類歸檔文件通常以“卷”為單位整理。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實(shí)有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當(dāng)增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況進(jìn)行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人審核簽字。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。投資類檔案（5）管理辦法管理職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)投資類檔案的驗(yàn)收及入庫集中管理工作。投資部為投資類檔案的主管部門，負(fù)責(zé)對各項(xiàng)目文件材料收集、整理歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項(xiàng)目負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目投資類文件材料進(jìn)行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項(xiàng)目績效考核指標(biāo)。歸檔范圍投資類檔案是項(xiàng)目前期立項(xiàng)、可行性研究等工作的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位投資類歸檔文件通常以“卷”為單位整理。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實(shí)有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當(dāng)增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況進(jìn)行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人審核簽字。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。工程類檔案（5）管理辦法管理職責(zé)簽約主體與施工主體一致時，簽約主體單位負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目檔案的全程管理及全部檔案的集中入庫管理。簽約主體與施工主體不一致時，簽約主體單位驗(yàn)收核心檔案并集中入庫管理，施工主體單位負(fù)責(zé)檔案的全程管理及全部檔案集中入庫管理。聯(lián)合體項(xiàng)目按參股比例確認(rèn)管理責(zé)任單位。辦公室門負(fù)責(zé)工程檔案的驗(yàn)收及入庫集中管理工作，并應(yīng)在項(xiàng)目開工前進(jìn)行檔案工作交底。工程部負(fù)責(zé)施工資料管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查及竣工驗(yàn)收審核工作。項(xiàng)目為工程項(xiàng)目資料管理責(zé)任單位。技術(shù)部門負(fù)責(zé)施工資料的收集、整理和移交工作，商務(wù)部門負(fù)責(zé)經(jīng)營資料的收集、整理和移交工作，綜合管理部門負(fù)責(zé)綜合管理、聲像、榮譽(yù)等資料的收集、整理和移交工作。項(xiàng)目應(yīng)建立檔案管理責(zé)任體系，明確項(xiàng)目公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門、具體人員的管理職責(zé)。應(yīng)將檔案管理責(zé)任納入項(xiàng)目績效考核，檔案驗(yàn)收合格后方可兌現(xiàn)績效獎金。歸檔范圍工程類檔案是各項(xiàng)工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價值的文件材料和竣工圖等。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位工程項(xiàng)目檔案通常組卷管理，按照單位工程-專業(yè)-分部-分項(xiàng)進(jìn)行組卷?？⒐D可按單位工程、專業(yè)組卷。歸檔要求工程類文件應(yīng)真實(shí)反映工程質(zhì)量的實(shí)際情況，并與工程進(jìn)度同步形成、收集和整理。歸檔文件必須真實(shí)有效、完整齊全。歸檔文件均應(yīng)為簽署、蓋章齊全的原件。當(dāng)出現(xiàn)復(fù)印件時，應(yīng)加蓋復(fù)印件提供單位的公章，注明復(fù)印日期，并有經(jīng)手人簽字。利用計(jì)算機(jī)打印的文件必須采用手工簽名的方式。歸檔的文件材料要字跡清楚、圖面整潔。不得用圓珠筆、鉛筆或純藍(lán)墨水等易褪色的書寫材料書寫、繪制。工程施工文件中文字材料幅面尺寸規(guī)定宜為A4幅面（297山山X210mm）,均采用70g以上白色書寫紙制作。圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。工程施工文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。所有竣工圖均應(yīng)在圖標(biāo)欄上方空白處加蓋竣工圖章（50mmX80mm）?？⒐D章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥。利用施工圖改繪竣工圖必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/—89）統(tǒng)一折疊成人4幅面（297山山*210山山），圖標(biāo)欄露在外面。多單位合作的項(xiàng)目，總包方一般應(yīng)保存全套文件，分包方應(yīng)保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件，涉及多個單位責(zé)任的文件，應(yīng)各保存一份原件。歸檔時間應(yīng)于項(xiàng)目決算完成后6個月內(nèi)向辦公室移交歸檔。規(guī)劃設(shè)計(jì)類檔案（5）管理辦法管理職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)規(guī)劃設(shè)計(jì)類檔案的驗(yàn)收及入庫集中管理工作?？偛恳?guī)劃設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)圖紙標(biāo)識，并進(jìn)行接收、登記、發(fā)放、回收、移交等日常管理；負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工前的各階段設(shè)計(jì)圖紙分類存檔整理工作項(xiàng)目前期部負(fù)責(zé)項(xiàng)目竣工時圖紙分類整理歸檔工作。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項(xiàng)目績效考核指標(biāo)。歸檔范圍規(guī)劃設(shè)計(jì)類檔案是是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位投資類歸檔文件通常以“卷”為單位整理。歸檔要求設(shè)計(jì)圖紙編制要求所有圖紙要標(biāo)明項(xiàng)目、專業(yè)、圖名、圖號、版次及出圖日期，并有完備的簽字蓋章手續(xù)及施工圖目錄。移交項(xiàng)目現(xiàn)場用于施工管理及成本核算的施工圖紙，規(guī)劃設(shè)計(jì)部應(yīng)將圖紙折疊成相同規(guī)格，并分專業(yè)裝訂成冊。移交區(qū)域公司存檔的竣工圖，要求折疊成A4大小，圖標(biāo)欄一律在右下角，并要露出圖章。竣工圖編制說明：凡按施工圖進(jìn)行施工，沒有變更的工程，由施工單位負(fù)責(zé)在原設(shè)計(jì)施工圖上加蓋“竣工圖”標(biāo)志章，即作為竣工圖；凡在施工中有一般性變更，能夠在原設(shè)計(jì)施工圖上加以修改補(bǔ)充的，可不重新繪制竣工圖，由施工單位在修改部位上用紅色筆杠改，并在修改部位附近空白處引線指示，蓋上修改標(biāo)志章（修改標(biāo)志章統(tǒng)一規(guī)定尺寸為30mmX10mm）,注明修改單日期、字、號、條，并蓋上竣工圖章后即作為竣工圖。在原施工圖上進(jìn)行修改補(bǔ)充的，要求圖面整潔，線條清晰，字跡工整，使用繪圖墨水進(jìn)行繪制，嚴(yán)禁用圓珠筆或其它易退色的墨水繪制或更改注記。所有竣工圖必須是新藍(lán)圖；由于修改較大而使原圖圖面不清、辨認(rèn)困難的，應(yīng)將修改部位框出，然后在本張圖的空白處或增頁繪制；竣工圖的繪制工作必須依據(jù)在施工過程中確已實(shí)施的《施工圖設(shè)計(jì)評審表》、《設(shè)計(jì)變更審批表》、《設(shè)計(jì)變更聯(lián)系單》（參見《設(shè)計(jì)變更管理辦法》）以及隱蔽工程驗(yàn)收或?qū)こ踢M(jìn)行的實(shí)測實(shí)量等形成的有效記錄進(jìn)行編制，以確保圖物相符；竣工圖的繪制（包括新繪和改繪）必須符合國家制圖標(biāo)準(zhǔn)，使用國家規(guī)定的法定繪圖單位和文字；深度及表達(dá)方式應(yīng)與原設(shè)計(jì)圖相一致；竣工圖要有施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人及監(jiān)理工程師的簽字確認(rèn)。設(shè)計(jì)圖紙電子版本要求：施工圖的電子文件必須為DWG格式，電腦建筑效果圖應(yīng)為JPG格式。施工圖電子文件目錄表要求采用Word、Excel或txt文本軟件編制；電子版本要求分項(xiàng)目、類別用光盤裝載，除圖形文件外，還要有漢字字形庫、壓縮解壓工具和其他保證能夠完整地再現(xiàn)圖形的工具和軟件。圖紙接收、發(fā)放及移交方案圖、施工圖：各部門根據(jù)需求填寫各部門《圖紙需求表》，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審批后，交給規(guī)劃設(shè)計(jì)部；規(guī)劃設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)按照各部門《圖紙需求表》的要求與出圖單位聯(lián)系，并接收圖紙；規(guī)劃設(shè)計(jì)部進(jìn)行圖紙標(biāo)識，并通知需求部門人員取回圖紙；發(fā)至項(xiàng)目前期部的圖紙，由項(xiàng)目前期部人員接收后發(fā)放給現(xiàn)場工程師、監(jiān)理及施工單位；發(fā)放、接收圖紙均要填寫《圖紙發(fā)放登記表》，由接收人簽名確認(rèn)?？⒐D：項(xiàng)目竣工后，由項(xiàng)目前期部負(fù)責(zé)督促施工單位編制竣工圖紙質(zhì)版本一式四套；編制完畢的紙質(zhì)竣工圖，經(jīng)項(xiàng)目前期部根據(jù)《設(shè)計(jì)變更審批表》等資料審核無誤后，與工程竣工資料一同移交市城建檔案館紙質(zhì)一套，同時向物業(yè)管理公司移交一套紙質(zhì)竣工圖，向公司規(guī)劃設(shè)計(jì)部移交竣工圖紙紙質(zhì)版本一套；圖紙移交時均要填寫文件交接清單，由交接雙方簽名確認(rèn)。圖紙標(biāo)識編號規(guī)劃設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)對方案圖、施工圖進(jìn)行編號。規(guī)劃設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)按以下規(guī)定將保存的竣工圖紙編號：圖紙分類：方案圖、施工圖、竣工圖。設(shè)計(jì)圖紙的管理及利用設(shè)計(jì)圖紙?jiān)谡硗戤叢匆?guī)定發(fā)放后，項(xiàng)目前期部保存一份正式文本，由項(xiàng)目前期部人員分類按編號順序存放。圖紙?zhí)峁┙o日常施工參考使用，非項(xiàng)目前期部人員借用、調(diào)用、查閱要填報文件借閱記錄，經(jīng)項(xiàng)目前期部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方能借出。由規(guī)劃設(shè)計(jì)部、項(xiàng)目前期部保存的方案圖、施工圖及竣工圖要永久保存，并供日后利用。圖紙變更當(dāng)圖紙發(fā)生變動時，規(guī)劃設(shè)計(jì)部需將新生效版本發(fā)放給相關(guān)部門，并填寫《圖紙發(fā)放登記表》；規(guī)劃設(shè)計(jì)部應(yīng)明確具體作廢的和修改的圖紙編號，并形成《修改圖與原圖對照表》。規(guī)劃設(shè)計(jì)部組織回收失效圖紙并確認(rèn)后，需留做憑證的，規(guī)劃設(shè)計(jì)部要保留一份備查，并在圖紙上加蓋作廢印章，其余副本銷毀。銷毀圖紙之前要填寫《文件銷毀審批清單》，并經(jīng)過項(xiàng)目公司經(jīng)營層或董事會批準(zhǔn)。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。銷售類檔案（5）管理辦法管理職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)銷售類檔案的驗(yàn)收及入庫集中管理工作。銷售部為銷售類檔案的主管部門，負(fù)責(zé)對各項(xiàng)目文件材料收集、整理歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查、統(tǒng)一管理和評價反饋。項(xiàng)目負(fù)責(zé)對本項(xiàng)目銷售類文件材料進(jìn)行整理與歸檔。歸檔文件收集、整理和移交情況應(yīng)納入各項(xiàng)目績效考核指標(biāo)。歸檔范圍銷售類檔案是各單位在經(jīng)營管理工作中產(chǎn)生的具有保存價值的文件材料。具體歸檔范圍及保管期限詳見附件2。整理單位銷售類歸檔文件通常以“卷”為單位整理。歸檔要求業(yè)務(wù)部門在文件材料辦理完畢后，應(yīng)及時將具有保存價值的文件材料收集齊全、完整并集中保管。歸檔文件應(yīng)真實(shí)有效、齊全完整，為簽署、蓋章齊全的原件。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制；整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。業(yè)務(wù)部門應(yīng)按整理要求將歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、鑒定、編號、著錄、裝盒等。在文件首頁右上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、機(jī)構(gòu)、保管期限、件號、頁數(shù)。文件材料的歸檔份數(shù)：通常每份文件保存一份原件，重要的、利用頻繁的和有專門需要的檔案適當(dāng)增加份數(shù)。文件材料紙質(zhì)版和電子版應(yīng)一并歸檔，并保持二者內(nèi)容、形式的一致。檔案部門應(yīng)對歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況進(jìn)行檢查，檢查合格后辦理移交手續(xù)。業(yè)務(wù)部門向檔案部門移交歸檔文件時，應(yīng)將歸檔文件目錄一并移交，并經(jīng)移交部門和接收部門負(fù)責(zé)人審核簽字。營銷電子檔案歸檔要求營銷電子檔案庫的建立和分工銷售部負(fù)責(zé)建立項(xiàng)目營銷電子檔案庫，內(nèi)容包括全部CI應(yīng)用成品電子檔、全部宣傳品及銷售道具電子檔，管理范圍包括項(xiàng)目營銷電子檔案的匯總、分類、編號和按要求格式存儲。單個項(xiàng)目營銷電子檔案的內(nèi)容內(nèi)容包括文檔和圖檔兩類，為方便儲存、管理和利用，均需使用電子文檔或圖檔。內(nèi)容目錄詳見附件。圖檔質(zhì)量要求以滿足專業(yè)印刷為標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一由專業(yè)公司按標(biāo)準(zhǔn)拷盤或刻錄。以TIF格式為主，JPG格式為輔。精度分為A、B兩級，其中A級圖檔文件大小為15M，供普通印刷用；B級為40M，供戶外展板用。營銷電子檔案庫的管理和使用資料應(yīng)進(jìn)行動態(tài)管理，隨時更新和補(bǔ)充，并及時向上一級傳遞。營銷電子檔案庫屬于保密資料，應(yīng)由營銷管理部指定專人制作、更新、管理。利用和拷貝資料應(yīng)事先進(jìn)行審批和登記，說明使用目的、方式，項(xiàng)目營銷電子檔案的使用由營銷管理部負(fù)責(zé)管理。歸檔時間應(yīng)于第二年6月底前向檔案部門移交。項(xiàng)目類檔案管理辦法管理職責(zé)辦公室負(fù)責(zé)項(xiàng)目類檔案的驗(yàn)收及入庫集中管理工作。公司各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔