外來文件控制程序

浙江同慶光電科技有限公司管理體系文件（依據(jù):GB/T19001-2015idt9001:2015標(biāo)準(zhǔn)、GB/T14001-2015idtIS014001:2015標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)GB/T28001:2011標(biāo)準(zhǔn)編制）外來文件控制程序文件編號：MSHZ/B01-424版/修：1/0受控狀態(tài)：受控 發(fā)放號：01編制：李德審核：江洪批準(zhǔn)：陳威份發(fā)布日期：二。一六年一月一日實(shí)施日期：二。一六年一月一日目的適用范圍職責(zé)工作程序評審與批準(zhǔn)標(biāo)識發(fā)放與管理5.5外來文件的更改5記錄1目的本程序規(guī)定了對外來文件（不包括外來記錄）的編碼、批準(zhǔn)、發(fā)放的控制程序，以保證外來文件在受控狀態(tài)下使用。2適用范圍本程序文件僅適用于與質(zhì)量管理及服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的外來文件。3職責(zé)3.1外來文件由文件管理員負(fù)責(zé)整理、存檔。4工作程序評審與批準(zhǔn)對為顧客提供服務(wù)所需的外來文件如政府部門或上級管理機(jī)構(gòu)發(fā)布的強(qiáng)制性各類法津法規(guī)、條例，須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等，在使用前由總經(jīng)理進(jìn)行評審后批準(zhǔn)使用，并制定分發(fā)范圍。標(biāo)識經(jīng)批準(zhǔn)使用外來文件由文件管理員接收并蓋"外來文件”章，并對外來文件進(jìn)行編碼,編碼方式按"發(fā)文單位-日期-序號碼"發(fā)文單位-文件發(fā)出的單位序號-文件順序編號取二位數(shù)字，從01開始進(jìn)行日期-取文件的年月的四位43發(fā)放與保管文件管理員根據(jù)發(fā)放范圍復(fù)印，文件原件為正本，如若是傳真文件則先復(fù)印一份以該份復(fù)印文件作為正本。正本存入文件檔案內(nèi)，正本文件的復(fù)印件為副本，作為發(fā)放文件。對于接收的外來完整的裝訂本，則在正本的封面蓋"外來文件”章，在副本的封面亦蓋"外來文件”章后發(fā)放。文件管理員根據(jù)發(fā)放范圍將文件發(fā)給有關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并填寫《文件簽收記錄表》。外來文件必要時也可張貼在有關(guān)的作業(yè)場所，但須做好發(fā)放登記。若需領(lǐng)用外來文件,須填寫《文件發(fā)放審批表》經(jīng)批準(zhǔn)后分發(fā)；若文件嚴(yán)重?fù)p壞或遺失，應(yīng)立即匯報，并書面申請補(bǔ)辦；填寫《文件發(fā)放審批表》經(jīng)批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)。4.4外來文件的更改更改的外來文件接收、發(fā)放與"4.1,424.3"相同。文件管理員在發(fā)放更改的外來文件的同時收回舊文件各級文件管理員收到新版的外來文件后應(yīng)及時將其發(fā)放到相關(guān)部門、場所。若新版文件是舊版文件的替代，則收回舊版文件，文件管理員將舊文件正本從檔案中取出蓋上"作廢”章印，并存入作廢文件檔案內(nèi)，更改的文件正本存入文件檔案內(nèi)，所有舊文件的副本作廢品處理。若新版文件是舊版文件的補(bǔ)充，則將新、舊版文件存放在一起。作廢的外來文件永久性保存。444更改的外來文