Excel在會計與財務中的應用課件：Excel在會計憑證中的應用

3.1建立并美化會計科目表3.2建立會計憑證表3.3專家設置Excel在會計憑證中的應用3.1建立并美化會計科目表3.1.1建立會計科目表3.1.2美化會計科目表2024/4/182建立會計科目表格式的具體操作步驟如下。步驟1：打開Excel，將工作表標簽“sheet1”重命名為“會計科目表”，并在A1單元格輸入“B公司會計科目表”。步驟2：在A2:E2單元格中分別輸入各列標題：科目代碼、總賬科目、明細科目、余額方向、賬戶名稱，如圖所示。3.1.1建立會計科目表步驟3：添加“記錄單”工具。點擊工作簿左上角“自定義快速訪問工具欄”如圖所示，選擇“其他命令”，在彈出的自定義窗口中點擊下拉箭頭，選擇“不在功能區(qū)中的命令”找到“記錄單”功能將其添加至右側，點擊“確定”。3.1.1建立會計科目表步驟4：利用記錄單功能錄入科目信息。選擇A2:D2區(qū)域，點擊記錄單功能，系統(tǒng)出現(xiàn)提示窗口，單擊“確定”，出現(xiàn)記錄單窗口，在記錄單中依次錄入會計科目信息。例如：科目代碼“1001”，總賬科目“庫存現(xiàn)金”，余額方向“借”。當前信息錄入完畢后，可按回車鍵或單擊“新建”繼續(xù)錄入下一條會計科目信息，如圖所示。3.1.1建立會計科目表步驟5：錄入明細科目信息。在利用記錄單錄入會計科目信息時，需要根據B公司“應交稅費”科目開設的明細科目，錄入明細科目信息。由于B企業(yè)作為小規(guī)模納稅人符合免征增值稅的條件，因此在“應交稅費——應交增值稅”科目下開設應交稅金、已交稅金、減免稅金三個三級科目，同時設置“應交稅費——未交增值稅”明細科目，如圖所示。3.1.1建立會計科目表步驟6：利用IF函數填寫“賬戶名稱”。前面已經填寫了“總賬科目”和“明細科目”，利用IF函數填寫完整的“賬戶名稱”。公式解析：此處IF函數的含義為：如果單元格C3為空值，那么公式返回單元格B3中的內容，否則返回單元格B3和C3中的內容，中間用“——”連接。公式中的“&”符號為文本運算符。3.1.1建立會計科目表前面已經制作完成了“會計科目表”，但是表格略顯粗糙。接下來對該表格進行美化處理。步驟1：美化表名稱。選中A1:E1單元格，在開始功能區(qū)的“對齊方式”組中單擊“合并后居中”按鈕。在字體組中設置為“華文行楷”、16號字、藍色字體。如圖所示。3.1.2美化會計科目表3.1.2美化會計科目表步驟2：美化表格。選中A2:E97，在開始功能區(qū)的“樣式”組中選擇“套用表格格式”，選擇“淺色”|“淺藍”樣式，如圖所示。在彈出的“套用表格式”對話框中在“表包含標題”復選框打鉤。步驟3：凍結標題行。由于該表格有97行，當用戶在查看后幾行內容時，無法辨別表格內容對應的標題是什么。因此，要凍結標題行，具體操作為：①選中A3單元格，②在“視圖”功能區(qū)“窗口”組中選擇“凍結窗格”，這樣設置后，即使垂直滾動條向下滾動，前兩行的內容也會一直固定在頁面頂端，如圖所示。3.1.2美化會計科目表3.2建立會計憑證表3.2.1設計會計憑證表3.2.2自動生成憑證號3.2.3自動顯示賬戶名稱3.2.4自動生成總賬代碼和總賬科目3.2.5美化會計憑證表3.2.6填寫會計憑證表2024/4/1811設計會計憑證表格式的具體操作步驟如下。步驟1：在“會計科目表”后新建工作表，并重命名為“會計憑證表”。步驟2：設計標題行。在A1:J1單元格輸入：日期、序號、憑證號、摘要、科目代碼、賬戶名稱、總賬代碼、總賬科目、借方金額、貸方金額，如圖所示。3.2.1設計會計憑證表步驟3：為防止科目代碼輸入錯誤，此處設置數據驗證。①選中E2單元格，②在“數據”功能區(qū)的“數據工具”組中選擇“數據驗證”命令。步驟4：選中B2單元格，在“開始”功能區(qū)“數字”組中打開下拉框選擇“文本”命令，將B2單元格設置為“文本”格式，如圖所示。3.2.1設計會計憑證表步驟5：設置“科目代碼”數據驗證。選擇E2單元格，點擊“數據-數據驗證”，在彈出的“數據驗證”對話框中“設置”選項卡下設置允許為“序列”，在“來源”中點擊按鈕，選擇“會計科目表”中選則A3:A97單元格區(qū)域，再點擊該按鈕返回，如圖所示。設置好以后，選中E2單元格時會提供下拉箭頭進行選擇，如圖所示。3.2.1設計會計憑證表3.2.1設計會計憑證表步驟6：選中K2和L2單元格，在“開始”功能區(qū)“數字”功能區(qū)中選擇“會計專用”命令，如圖所示。利用Excel進行會計憑證表編制時，可以利用文本運算符“&”和TEXT函數，以“年月日+序號”自動生成會計憑證的編號。步驟1：A2單元格輸入第一個日期“2020-8-1”。由于公司剛起步，所以序號設置為2位數字文本足夠用，在B2單元格輸入“01”，如圖所示。步驟2：在C2單元格輸入公式：=TEXT(A2,“yyyymmdd”)&B2，如上圖所示。3.2.2自動生成憑證號步驟1：E2單元格輸入“1002”（也可以通過下拉箭頭進行選擇，但實務中直接輸入效率更高）。步驟2：選中F2單元格，編輯欄輸入公式：=VLOOKUP(E2,會計科目表!A:E,5,FALSE)，如圖所示。公式解析：此處VLOOKUP函數的含義為：以E2單元格的數據“1002”為線索，在“會計科目表”A~E列的首列中精確匹配“1002”所在行，取該行第5列（即E列）的數據。3.2.3自動顯示賬戶名稱步驟1：選中G2單元格，在編輯欄輸入公式：=VALUE(LEFT(E2,4))，如圖所示。公式解析：此處LEFT函數含義：以文本格式提取E2單元格的數據前4位（左邊4位）字符。此處VALUE函數的用途：LEFT函數取出了4位數（即一級科目代碼），但是該數字為“文本格式”，故此處利用VALUE函數將其轉換為數字格式。3.2.4自動生成總賬代碼和總賬科目

步驟2：選中H2單元格，在編輯欄輸入公式：=VLOOKUP(G2,會計科目表!A:E,2,FALSE)，如圖所示。此處VLOOKUP函數的含義與F2單元格相似。3.2.4自動生成總賬代碼和總賬科目在開始功能區(qū)的“樣式”組中選擇“套用表格格式”，選擇“淺色”|“淺藍”樣式。在彈出的“套用表格式”對話框中在“表包含標題”復選框打鉤。美化后的表格，如圖所示。3.2.5美化會計憑證表通過以上的設置，會計憑證表已經制作完成，接下來只需要結合案例，將表格內容填寫完整即可。在填寫第3行時，A3單元格輸入日期后，前兩行格式會自動套用到第3行，同時第2行輸入的公式、數據有效性等也會自動填充到第3行，如圖所示。注意：此處F3:H3單元格出現(xiàn)的錯誤提示是由于E3單元格沒有輸入導致，將科目代碼E3單元格錄入后F3:H3就會顯示正常。3.2.6填寫會計憑證表按引例表述，填寫完成的結果如圖所示。3.2.6填寫會計憑證表按引例表述，填寫完成的結果如圖所示。3.2.6填寫會計憑證表3.3專家設置3.3.1保護會計憑證表3.3.2撤銷會計憑證表保護2024/4/1824實務中，為了防止他人篡改或自己不小心改動，需要對編輯好的工作表設置保護。為工作表設置保護的具體操作步驟如下。步驟1：切換到“會計憑證表”，打開“保護工作表”對話框。打開的方式有3中。方法一：單擊“開始”功能區(qū)“單元格”組中“格式”下拉按鈕，選擇“保護工作表”命令，如圖所示。2024/4/18253.3.1保護會計憑證表實務中，為了防止他人篡改或自己不小心改動，需要對編輯好的工作表設置保護。為工作表設置保護的具體操作步驟如下。方法二：在“審閱”功能區(qū)“保護”組中單擊“保護工作表”命令，如圖所示。2024/4/18263.3.1保護會計憑證表實務中，為了防止他人篡改或自己不小心改動，需要對編輯好的工作表設置保護。為工作表設置保護的具體操作步驟如下。方法三：右擊“會計憑證表”標簽，選擇“保護工作表”命令，如圖所示。2024/4/18273.3.1保護會計憑證表步驟2：“保護工作表”對話框“取消工作表保護時使用的密碼”文本框中設置工作表保護密碼，在“允許此工作表的所有用戶進行”列表框中選擇允許在保護工作表中可以進行的操作，單擊“確定”按鈕，如圖所示。2024/4/18283.3.1保護會計憑證表步驟3：彈出“確認密碼”對話框，再次輸入設置的密碼，單擊“確定”按鈕，如圖所示。保護工作表以后，在工作表中修改數值時，會彈出右圖所示的提示框，此時工作表將不會被誤操作。被保護的工作表標簽會出現(xiàn)一個鎖的標志。2024/4/18293.3.1保護會計憑證表3.3.2撤銷會計憑證表保護步驟1：打開“撤銷工作表保護”對話框同樣有三種方法。方法一：單擊“開始”功能區(qū)“單元格”組中“格式”下拉按鈕，選擇“撤銷保護工作表”命令，如圖所示。3.3.2撤銷會計憑證表保護方法二：在“審閱”功能區(qū)“保護”組中單擊