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文檔簡介
審計(jì)園地2012PAGE2—PAGE5—矩陣型組織結(jié)構(gòu)在審計(jì)項(xiàng)目管理中的應(yīng)用在債務(wù)審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、財(cái)政審計(jì)大格局等需要進(jìn)行大規(guī)模資源整合的項(xiàng)目中,當(dāng)前以處室為單位的行政組織架構(gòu)與全局性大項(xiàng)目所要求的組織管理模式還不完全適應(yīng),在一定程度上存在著窩工、效率低下、苦樂不均等問題。如何通過科學(xué)配置審計(jì)資源來提高效率,是審計(jì)現(xiàn)場管理的一個(gè)重點(diǎn)和難點(diǎn)。因此,審計(jì)項(xiàng)目管理模式的創(chuàng)新勢在必行,這也是更好地推動(dòng)和服務(wù)國家治理的需要。一、職能型審計(jì)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)存在的問題當(dāng)前,在審計(jì)項(xiàng)目中,大多采取的是職能型組織結(jié)構(gòu),即由某個(gè)審計(jì)業(yè)務(wù)部門具體組織某一項(xiàng)目的實(shí)施,該部門的負(fù)責(zé)人就是這個(gè)項(xiàng)目的行政上級。在審計(jì)機(jī)關(guān)發(fā)展的初期,審計(jì)項(xiàng)目規(guī)模較小,采取職能型組織結(jié)構(gòu)有其必然性。一方面,可以不斷強(qiáng)化審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)部的專業(yè)化分工,增加部門內(nèi)部對某一專業(yè)領(lǐng)域的知識積累,提升審計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì);另一方面,審計(jì)人員通過依托一個(gè)相對穩(wěn)定的職能部門,可以獲得一條順暢的晉升途徑。但是,當(dāng)前的審計(jì)項(xiàng)目和被審計(jì)對象逐步呈現(xiàn)出大型化和復(fù)雜化的特點(diǎn),例如,財(cái)政審計(jì)大格局涉及財(cái)政審計(jì)、農(nóng)業(yè)審計(jì)、資源環(huán)保審計(jì)、行政事業(yè)審計(jì)等多個(gè)業(yè)務(wù)部門;作為經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)重點(diǎn)的國有企業(yè)具有規(guī)模大、跨地區(qū)、跨行業(yè)的特點(diǎn),組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜,業(yè)務(wù)量、資金量龐大,審計(jì)組通常由若干個(gè)審計(jì)小組組成,審計(jì)地點(diǎn)呈分散化、異地化。這種結(jié)構(gòu)因而也出現(xiàn)了明顯的不足:(一)容易形成職能孤立,協(xié)調(diào)較為困難。這種方式組織的人員趨向于只關(guān)注本部門,在完成指派任務(wù)時(shí)忽略其他部門的要求。由于孤立的職能群體考慮整個(gè)組織與目標(biāo)時(shí)的角度受到限制,因此想達(dá)到跨部門的協(xié)作相當(dāng)困難。例如,在大型審計(jì)項(xiàng)目中,牽頭審計(jì)業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人通常是項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)員或項(xiàng)目協(xié)調(diào)員,雖有一定的決策權(quán),但也僅限于可以定期組織項(xiàng)目調(diào)度會議之類的工作,在人員和其他資源配置、審計(jì)項(xiàng)目管理等方面的協(xié)調(diào)難度較大;參與審計(jì)的各個(gè)業(yè)務(wù)處室更為注重的往往是所分工的審計(jì)領(lǐng)域,整個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)則往往被忽略。主要表現(xiàn)在處室之間缺乏有效溝通,合作意識不強(qiáng),習(xí)慣于各自為戰(zhàn),人力資源整合的效果受到影響。(二)不能很好地適應(yīng)復(fù)雜性和技術(shù)性強(qiáng)的項(xiàng)目要求。隨著審計(jì)不斷開辟新的領(lǐng)域,復(fù)雜性增強(qiáng)的同時(shí),對審計(jì)技術(shù)的要求越來越高,需要精通財(cái)政、金融、企業(yè)、資源環(huán)境、工程技術(shù)、財(cái)務(wù)會計(jì)的多種類型專業(yè)人員。因此,審計(jì)項(xiàng)目組長需要將跨組織的成員集中起來,迅速組成高效的團(tuán)隊(duì),實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成功。而這種項(xiàng)目通常需要多個(gè)部門的共同合作,但這種組織結(jié)構(gòu)在跨部門之間的合作與交流方面存在一定困難。(三)不能很好解決審計(jì)任務(wù)繁重與人員不足之間的矛盾。當(dāng)前,審計(jì)任務(wù)繁重、人員短缺成為不爭的事實(shí),單靠一個(gè)部門的人員來完成工作,往往存在心有余而力不足的情況,難以實(shí)現(xiàn)對集體行動(dòng)中機(jī)會主義的遏制以及公共利益持續(xù)發(fā)展。目前,多中心理論被廣泛運(yùn)用于各種公有資源和公共事務(wù)的治理中。在審計(jì)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)中,也可以借鑒該理論來創(chuàng)建多個(gè)分權(quán)管理中心(項(xiàng)目審計(jì)組),各中心有著自我秩序和自我生長的自組織行為,各中心的協(xié)同行為超越各要素自身的單獨(dú)作用,形成整個(gè)系統(tǒng)的統(tǒng)一作用和聯(lián)合作用。4.審計(jì)項(xiàng)目之間存在著共享資源的壓力。通常情況下,實(shí)行矩陣式組織的企業(yè)一般是中等規(guī)模,擁有中等數(shù)量的產(chǎn)品線,而且在不同產(chǎn)品共同靈活地使用人員和設(shè)備方面組織有很大壓力。這樣的結(jié)構(gòu)在工作目標(biāo)日漸復(fù)雜、需要大量的資源共享的情況下是有其獨(dú)特優(yōu)越性的。審計(jì)機(jī)關(guān)在規(guī)模和審計(jì)項(xiàng)目的數(shù)量上均屬于中等水平,在當(dāng)前形勢下,不能大到為每個(gè)項(xiàng)目安排足夠的審計(jì)人員,于是審計(jì)人員只能以項(xiàng)目服務(wù)的形式被安排承擔(dān)審計(jì)任務(wù),審計(jì)項(xiàng)目之間存在著共享稀缺資源的壓力。因此,對于審計(jì)機(jī)關(guān)而言,在審計(jì)項(xiàng)目中實(shí)行矩陣型項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)具有必然性。(二)矩陣型項(xiàng)目組織模式的優(yōu)勢。對于審計(jì)機(jī)關(guān)而言,在審計(jì)項(xiàng)目中應(yīng)用這種模式具有必然性。通過運(yùn)用這一管理模式,認(rèn)真計(jì)劃、科學(xué)組織、動(dòng)態(tài)管理、合理評價(jià),科學(xué)調(diào)配審計(jì)現(xiàn)場的人力資源,科學(xué)安排審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)度,合理安排審計(jì)時(shí)間,有效控制審計(jì)成本,將審計(jì)資源統(tǒng)籌管理、有效利用,從而實(shí)現(xiàn)審計(jì)資源持續(xù)不斷地合理優(yōu)化配置。1.能夠充分利用資源,提高工作效率。在以項(xiàng)目為導(dǎo)向的組織模式中,項(xiàng)目是工作的焦點(diǎn),有專門的人負(fù)責(zé)管理整個(gè)項(xiàng)目,負(fù)責(zé)在規(guī)定的時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量要求條件下完成項(xiàng)目,他擁有對所有資源的最大的項(xiàng)目控制權(quán),包括成本和工作人員。當(dāng)有多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行時(shí),審計(jì)機(jī)關(guān)可以平衡資源以保證各個(gè)項(xiàng)目都能完成其各自的進(jìn)度、費(fèi)用及質(zhì)量要求,能夠充分利用資源來支持盡可能多的項(xiàng)目,克服了以往那種部門之間忙閑不均的情況和以行政命令調(diào)配人員的問題。審計(jì)機(jī)關(guān)可以在最短的時(shí)間內(nèi)調(diào)配人才,從而提高工作效率。2.有助于創(chuàng)新審計(jì)思路。由于項(xiàng)目組織是覆蓋業(yè)務(wù)部門的,它可以臨時(shí)從業(yè)務(wù)處室抽調(diào)所需的人才,所以項(xiàng)目可以分享各個(gè)部門的技術(shù)人才儲備,形成橫向的管理線路,實(shí)現(xiàn)多學(xué)科的有效合作,可以多角度、多方法解決項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的問題,有助于創(chuàng)新審計(jì)思路和方法。3.滿足快速反應(yīng)的要求。矩陣型組織適于在不確定環(huán)境中進(jìn)行復(fù)雜的決策和經(jīng)常性的變革,項(xiàng)目組的靈活性使之能夠?qū)?xiàng)目的需求(如技術(shù)或時(shí)間上)可以做出快速反應(yīng),也可以對組織內(nèi)部的要求也能做出較快的響應(yīng),使得團(tuán)隊(duì)更加靈活、高效,具有極強(qiáng)的戰(zhàn)斗力,從而能夠應(yīng)對不斷變化的外界環(huán)境。4.有助于建立學(xué)習(xí)型組織,提高審計(jì)人員的綜合素質(zhì)。矩陣型組織鼓勵(lì)共同合作和團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí),有助于建立學(xué)習(xí)型組織,通過不斷的學(xué)習(xí)使每個(gè)人實(shí)現(xiàn)自我優(yōu)化、自我設(shè)計(jì)、自我創(chuàng)造、自我監(jiān)控、自我修正,有助于形成自我超越、改善心智模式、建立共同愿景、團(tuán)體學(xué)習(xí)、系統(tǒng)思考的五項(xiàng)修煉。在矩陣型組織中,審計(jì)人員能有更多機(jī)會接觸不同項(xiàng)目,這種不定期的組合有利于信息交流,互相學(xué)習(xí),取長補(bǔ)短,提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、實(shí)行矩陣型項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的配套性措施應(yīng)當(dāng)指出,矩陣型組織管理模式也存在著一定的不足,例如,在多項(xiàng)目中有主次之分,容易引起項(xiàng)目組長之間對資源的爭奪;項(xiàng)目組長主管項(xiàng)目的行政事務(wù)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目的技術(shù)與資源支持,但在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,項(xiàng)目組長必須就各種問題,如資源分配、技術(shù)支持等與部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行談判,如果項(xiàng)目組長在這方面沒有很強(qiáng)的能力,就會影響到項(xiàng)目的成功;這種組織模式違反了命令單一性的原則,項(xiàng)目組成員有兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo),即項(xiàng)目組長和部門負(fù)責(zé)人,當(dāng)他們的命令有分歧時(shí),會令成員感到左右為難,無所適從。因此,為了保證這種管理模式的有效運(yùn)作,需要建立一系列的配套措施。這些配套措施有針對單一項(xiàng)目管理的,也有針對項(xiàng)目組合管理的。(一)單一項(xiàng)目管理。1.消除本位主義思想,建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)文化和團(tuán)隊(duì)認(rèn)同感。(1)實(shí)施審計(jì)項(xiàng)目化管理后,審計(jì)項(xiàng)目組的審計(jì)人員所在的組織接近扁平化組織,對于習(xí)慣于職能型管理的審計(jì)人員也是不小的挑戰(zhàn),甚至?xí)邢麡O和排斥的心理,因此要加強(qiáng)與審計(jì)人員的思想溝通和教育,讓其明白新的管理體制對審計(jì)機(jī)關(guān)發(fā)展的重要性,讓他們拋掉狹小的本位主義,積極適應(yīng)項(xiàng)目管理方式。(2)在審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行過程中,為了實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置,需要實(shí)現(xiàn)跨部門合作,這與各部門職責(zé)及工作安排不可避免地產(chǎn)生一些沖突,因此,應(yīng)當(dāng)在組織內(nèi)部營造鼓勵(lì)合作的氛圍,建立軟性的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)文化。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)作為一個(gè)任務(wù)單元,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)文化是審計(jì)文化一個(gè)必不可少的組成部分,它為其成員提供了一種認(rèn)同感,進(jìn)而激發(fā)對團(tuán)隊(duì)的責(zé)任感,使成員有理由向團(tuán)隊(duì)貢獻(xiàn)其精力和忠誠。良好的團(tuán)隊(duì)文化能夠增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力與個(gè)人成就感,建立成員之間相互信賴、相互支持、相互依存的關(guān)系。2.健全績效管理機(jī)制。在原有的考核機(jī)制中,未解決不同部門的利益分配問題,導(dǎo)致了形式上項(xiàng)目是一個(gè)整體,實(shí)際上執(zhí)行的各個(gè)部門有著各自的業(yè)績需求,不利于發(fā)揮整體合力,削弱了應(yīng)有的團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢。因此,應(yīng)當(dāng)建立以審計(jì)項(xiàng)目為主體的績效管理機(jī)制。(1)審計(jì)人員績效管理。在對審計(jì)人員的績效管理上,可以分為工作業(yè)績、綜合素質(zhì)以及職業(yè)發(fā)展三個(gè)方面。工作業(yè)績的考核由項(xiàng)目組來進(jìn)行;綜合素質(zhì)包括職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能,這部分考核由審計(jì)人員所屬的職能處室進(jìn)行;職業(yè)發(fā)展這一指標(biāo)是對前面兩個(gè)指標(biāo)的總結(jié),對于審計(jì)人員的發(fā)展?jié)摿ψ鲆粋€(gè)總的評定,根據(jù)評定的結(jié)果做出職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。這部分考核由審計(jì)機(jī)關(guān)人事部門進(jìn)行。(2)審計(jì)組績效管理。應(yīng)改變目前對審計(jì)結(jié)果考核的方式,實(shí)行對審計(jì)組項(xiàng)目成本和進(jìn)度的過程考核,可以利用項(xiàng)目掙值管理中的費(fèi)用執(zhí)行指標(biāo)、進(jìn)度執(zhí)行指標(biāo)等來進(jìn)行綜合評價(jià);在審計(jì)成果考核方面,可以沿用當(dāng)前較為成熟的審計(jì)成果考核方式。3.要對項(xiàng)目進(jìn)展過程進(jìn)行密切跟蹤,注重細(xì)節(jié)和過程控制??茖W(xué)調(diào)配審計(jì)現(xiàn)場的人力資源,整合審計(jì)力量,安排工作時(shí)應(yīng)當(dāng)讓每個(gè)人發(fā)揮自己的能力和特長,做到人盡其才,并及時(shí)檢查和指導(dǎo)他們的工作??茖W(xué)安排審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)度,合理安排審計(jì)時(shí)間,有效控制審計(jì)成本。加強(qiáng)對調(diào)查了解、審計(jì)實(shí)施、審計(jì)報(bào)告階段的質(zhì)量管理,有效防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。探索建立審計(jì)現(xiàn)場的有效溝通機(jī)制,保障信息的上傳下達(dá),及時(shí)掌握工作動(dòng)態(tài)。加強(qiáng)項(xiàng)目完成后的質(zhì)量評估、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)工作。(二)項(xiàng)目組合管理。對于審計(jì)機(jī)關(guān)而言,每年安排和實(shí)施的項(xiàng)目很多,因此實(shí)行項(xiàng)目組合管理是必要的。1.加強(qiáng)審計(jì)計(jì)劃精細(xì)化管理。建立審計(jì)機(jī)關(guān)總體戰(zhàn)略評估指標(biāo)及方法,按照標(biāo)準(zhǔn)對項(xiàng)目優(yōu)先級進(jìn)行排序。根據(jù)項(xiàng)目的分組來編制各項(xiàng)目計(jì)劃,做好各專業(yè)審計(jì)項(xiàng)目的有機(jī)結(jié)合,避免重復(fù)審計(jì)減少工作量,提高審計(jì)工作的效率和效果。細(xì)化審計(jì)目標(biāo)和具體工作重點(diǎn),如在財(cái)政大格局審計(jì),可把各個(gè)子項(xiàng)目的中觀或微觀審計(jì)目標(biāo)整合到財(cái)政審計(jì)的大目標(biāo)上來,設(shè)置宏觀統(tǒng)一、微觀多樣的有梯度有層次的審計(jì)目標(biāo)。統(tǒng)一境內(nèi)外機(jī)構(gòu)審計(jì)對象,發(fā)揮財(cái)政審計(jì)、環(huán)境審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組的作用,以項(xiàng)目為載體配置審計(jì)資源,確保重點(diǎn)任務(wù)的完成。對項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控,記錄項(xiàng)目進(jìn)展、管理過程、關(guān)鍵點(diǎn)等,反饋給項(xiàng)目計(jì)劃人員,以做出相應(yīng)的調(diào)整。對審計(jì)項(xiàng)目的整個(gè)管理過程的有效性做出評估,對項(xiàng)目管理過程中獲取信息的質(zhì)量進(jìn)行評估,對項(xiàng)目管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié),并與審計(jì)的戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行比較,發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有戰(zhàn)略目標(biāo)的不足,及時(shí)調(diào)整和修正戰(zhàn)略目標(biāo),以實(shí)現(xiàn)審計(jì)事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。2.加強(qiáng)信息共享。信息不對稱是導(dǎo)致資源整合失衡的主要原因,因此應(yīng)將信息技術(shù)的應(yīng)用貫穿于國家審計(jì)項(xiàng)目管理的全過程,在各專業(yè)審計(jì)數(shù)據(jù)庫間建立有效的數(shù)據(jù)交換和共享,消除管理中信息“孤島”和信息傳遞失真,通過信息共享將資源信息在一定的時(shí)空范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)對稱,從而降低資源交易成本,提高效率。應(yīng)結(jié)合獨(dú)立實(shí)施的各專業(yè)審計(jì)項(xiàng)目,將微觀審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題可提升到宏觀層面與全局高度進(jìn)行分析研究,充分揭示苗頭性、傾向性和普遍性的突出問題,撰寫綜合審計(jì)信息,從完善體制機(jī)制上提出審計(jì)建議,從而發(fā)揮審計(jì)服務(wù)于國家治理的作用。3.以流程優(yōu)化來加強(qiáng)審計(jì)機(jī)關(guān)質(zhì)量管理。審計(jì)機(jī)關(guān)質(zhì)量管理中,應(yīng)該注重流程優(yōu)化,把重點(diǎn)放在認(rèn)識、改善和控制缺陷原因上,而不是放在法規(guī)部門的質(zhì)量檢查等活動(dòng)上,要對審計(jì)過程中造成質(zhì)量不穩(wěn)定的因素采取控制措施,采用層層負(fù)責(zé)、全員參與的管理模式,實(shí)現(xiàn)審計(jì)質(zhì)量目標(biāo)。要將目前主要依靠定性質(zhì)量管理逐步向量化管理轉(zhuǎn)變,以數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ),測量影響質(zhì)量的所有因素,評估系統(tǒng)、跟蹤審計(jì)結(jié)果,并追溯審計(jì)業(yè)務(wù)流程和其他可預(yù)測因素。要進(jìn)行預(yù)防性的積極管理,提前采取前瞻性、預(yù)防性的控制、糾偏措施,來保證審計(jì)過程朝著預(yù)期的目標(biāo)發(fā)展。4.進(jìn)行內(nèi)外部資源的有效整合。通過審計(jì)機(jī)關(guān)內(nèi)外部人力資源、審計(jì)技術(shù)資源及信息資源的整合,以及共同實(shí)施審計(jì)時(shí)的“上下聯(lián)動(dòng)”和“橫向聯(lián)動(dòng)”等方式,將資源、知識技能、技術(shù)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效組合,把各種資源在時(shí)間和空間上加以合理的配置,充分發(fā)揮資源的杠桿效應(yīng),以實(shí)現(xiàn)資源效用的最大化,提高政府審計(jì)的效率與效果。5.培養(yǎng)職業(yè)化的項(xiàng)目組長,不斷提高項(xiàng)目管理技能。項(xiàng)目組長在項(xiàng)目管理中起著非常重要的作用,他是一個(gè)項(xiàng)目全面管理的核心和焦點(diǎn)。在審計(jì)組織內(nèi)部,除了要培養(yǎng)審計(jì)技術(shù)人員之外,也要培養(yǎng)一支專業(yè)的項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì),在項(xiàng)目組長的能力要求方面,即包括管理技能和技術(shù)技能,也包括個(gè)性因素。(1)掌握和運(yùn)用項(xiàng)目管理方面的系統(tǒng)知識。應(yīng)當(dāng)通過培訓(xùn)和崗位實(shí)踐等方式不斷提高項(xiàng)目組長的管理技能,使其具備項(xiàng)目所屬學(xué)科或?qū)I(yè)的基礎(chǔ)知識,拓展與項(xiàng)目相關(guān)的經(jīng)濟(jì)、法律方面的知識。同時(shí),還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)其技術(shù)技能,使其具備運(yùn)用管理工具和技巧的專門知識和分析能力,掌握和熟練運(yùn)用項(xiàng)目綜合管理、范圍管理、時(shí)間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理的知識。(2)培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)力素養(yǎng)。審計(jì)機(jī)關(guān)可以通過評估項(xiàng)目組織的領(lǐng)導(dǎo)力素質(zhì),來選拔合格的項(xiàng)目組長,也可以通過培訓(xùn)來培養(yǎng)潛在項(xiàng)目組長的領(lǐng)導(dǎo)力素質(zhì)。項(xiàng)目組長的領(lǐng)導(dǎo)能力包括:在審計(jì)進(jìn)度、質(zhì)量、成本等方面處于壓力之下的情況下能夠管理好自我情緒;要有相信能完成好任務(wù)的自信力;具有分析性思考能力,能夠?qū)?fù)雜的問題和情況分解至可操作的具體步驟;能溝通過定期或不定期與團(tuán)隊(duì)成員的交流,主動(dòng)獲取信息,這是項(xiàng)目組長收集反饋、調(diào)整計(jì)劃、協(xié)調(diào)項(xiàng)目成員間關(guān)系的先決條件;利用團(tuán)隊(duì)成員的經(jīng)驗(yàn),用創(chuàng)新性思維來改進(jìn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的表現(xiàn);關(guān)心團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人發(fā)展、工作積極性和學(xué)習(xí)情況;在遇到不
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