1. 活動策劃 - 完全手冊

1.活動策劃-完全手冊活動安全性保持“通暢”不要讓客人“不知所措”不要有“白白地等待”特殊地體驗2024/4/252客戶心中的“滿意”1.前期準(zhǔn)備初步策劃和預(yù)算初步策劃和預(yù)算活動的特點活動一旦開始就沒有任何彌補(bǔ)的機(jī)會墨菲法則：可能會出錯的問題就一定會出錯活動規(guī)模的兩個決定要素：資金和目標(biāo)活動的費用你要做的第一件事是你準(zhǔn)備為活動話多少錢把所有可能需要的東西都包括進(jìn)來，然后標(biāo)出其中必須要列入的項目活動的目的第二件需要考慮的是活動的目的活動必須有意義，不要將活動用作掩飾內(nèi)部策略的花樣你的目標(biāo)將如何決定你如何制定計劃和舉辦活動2024/4/254前期費用邀請函住宿交通會場租金布置費用食品飲料擺花裝飾音樂娛樂發(fā)言人舞臺布置試聽設(shè)備燈光特殊效果中間費用攝影師座位卡菜單禮品保險保安勞務(wù)費電費宣傳費用宣傳材料公關(guān)費用翻譯費郵寄和手續(xù)費海關(guān)工作人員的工資各種雜費2024/4/255成本的初步估算會議提供產(chǎn)品或公司的最新信息辦公室外的聚會交流觀點需找解決現(xiàn)存問題的辦法提出一些新產(chǎn)品提供培訓(xùn)公司活動答謝員工答謝客戶答謝供應(yīng)商頒獎宴會提出新產(chǎn)品提高公眾知名度供應(yīng)商和本公司員工的聚會為本公司所倡議的籌款活動提供支持提高品牌知名度里程碑式的紀(jì)念（50年慶典或者銷售的關(guān)鍵時刻）大型會議匯集各類人物，交流信息和觀點推出新產(chǎn)品表彰銷售業(yè)績員工、銷售人員、供應(yīng)商、客戶和商人見面的機(jī)會2024/4/256活動的目標(biāo)籌款活動為科研工作籌款吸引媒體關(guān)注提供公眾知名度吸引新的贊助商需求新的支持者和捐款增加自愿者的數(shù)量為未來的活動、贊助和捐款積累通訊地址獎勵活動舉辦特別活動來慶祝銷售業(yè)績的增長匯聚高級銷售人員商討未來的策略促進(jìn)高級銷售人員和高層管理人員在工作外的溝通取得員工家屬和合作伙伴的支持特殊活動吸引媒體的關(guān)注提高公眾知名度吸引新客戶推出新產(chǎn)品表彰答謝2024/4/257活動的目標(biāo)活動委員會或團(tuán)隊盡量使成員的技能和興趣與他們的責(zé)任范圍相匹配與供應(yīng)商打交道，必須制定一個專門的人與他們溝通避免不具備授權(quán)資格的人購買供應(yīng)商的物品活動類型舉辦何種類型的活動時，首先要清楚活動的目標(biāo)客戶時間要求雖然很多細(xì)節(jié)不能確定，但在理想狀態(tài)下，你起碼可以提前一年策劃你的活動列出你所需要的全部項目，規(guī)劃出每個項目所要占的時間行動開始就要考慮到你最終的目標(biāo)，給自己足夠的時間贏取最佳效果2024/4/258初步策劃構(gòu)思是確?；顒映晒εe行的一個重要因素它引領(lǐng)你一步一步地想象活動的全部過程使你預(yù)先注意到那些有潛在問題的環(huán)節(jié)盡量把活動從頭到尾構(gòu)思一遍活動的目的是什么你將在一年中什么時候舉行活動一星期中的哪一天、哪個時間誰來參加活動、哪一種會場最為適合你所舉辦的活動從初期的邀請到后來的操作都必須真實地反映出公司形象，同時也要反映公司的經(jīng)營方式和個人風(fēng)格2024/4/259構(gòu)思成本表在成本表上列出你規(guī)劃的預(yù)算，你可以知道哪些項目可以在不超出預(yù)算情況下添加進(jìn)去成本表也告訴你應(yīng)如何使用資金，幫助你看到還有其他可選項目，并看看圖和在不超出預(yù)算的情況下實施這些項目弄清楚還有什么額外的費用，一定要將其納入到預(yù)算中根據(jù)項目的添加和刪除情況，不斷地更新你的預(yù)算當(dāng)你從創(chuàng)造性的策劃階段進(jìn)入實際操作階段時，你起初安排的項目有可能發(fā)生變化支付計劃在簽訂合同之前，你應(yīng)該準(zhǔn)備一個支付計劃，以便考慮是否需要調(diào)整截止日期2024/4/2510預(yù)算細(xì)分2.組織和時間安排關(guān)鍵任務(wù)時間表日期的選擇有條不紊&關(guān)注細(xì)節(jié)制定關(guān)鍵任務(wù)表之初，你應(yīng)當(dāng)在日歷上確認(rèn)活動舉辦的時間從舉辦時間起向前排出每天應(yīng)當(dāng)做的事情格外注意來賓人數(shù)變更日期和活動取消日期拿出你所有的合同，確保所有重要截止日期成為你的關(guān)鍵任務(wù)時間表上的一部分一定要將最后期限和檢查時間考慮在內(nèi)持續(xù)更新你的關(guān)鍵任務(wù)時間表、成本表和支付計劃當(dāng)你郵寄邀請函時，一定要有一份發(fā)給自己，來判斷郵件延遲2024/4/2512關(guān)鍵任務(wù)時間表工作單就像是作曲家的樂譜一樣它降低了出錯的可能性壓縮了管理的“灰色空間”，減少了印疏漏而可能導(dǎo)致的意外工作單是你的創(chuàng)作指導(dǎo)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)工作單，負(fù)責(zé)控制填人的信息，唯一與供應(yīng)商打交道的人必要時你可以指定一人去協(xié)助準(zhǔn)備工作和監(jiān)督準(zhǔn)備工作的每一個環(huán)節(jié)工作單相當(dāng)于信息指南，其作用在于告訴你的供應(yīng)商你希望如何組織你的活動必須做好記錄，誰負(fù)責(zé)哪些職責(zé)并設(shè)計相應(yīng)的時間點，以保證按部就班進(jìn)行2024/4/2513工作單工作單好像是一本信息手冊必須保證你的客戶看到的是最新修改過的工作單工作單的開頭應(yīng)該是一分通訊錄讓創(chuàng)意指導(dǎo)在中心區(qū)域能夠與所有人聯(lián)系在活動結(jié)束后，你可以利用這份名單給相關(guān)人員寫感謝信工作單的信息應(yīng)該是保密的工作單的作用在于確認(rèn)什么人做什么事必須確保工作單上有任務(wù)的人必須能夠在當(dāng)天準(zhǔn)時到達(dá)現(xiàn)場活動開始前，必須讓所有組委會成員回想一遍他們的職責(zé)2024/4/2514工作單避免活動沖突選取一個好的日子是活動成功的第一個條件一定要事先知道是否有其他活動和你的活動同時進(jìn)行，并是否有沖突節(jié)假日當(dāng)你在另外一個國家或者地區(qū)舉辦活動，一定要考慮到國際和當(dāng)?shù)氐奶厥饧倨诓灰屇愕幕顒优c任何長假或者慶?；顒拥臅r間相互沖突2024/4/2515選對日子最關(guān)鍵會議要充分考慮到經(jīng)銷商的需求心理新車和新產(chǎn)品發(fā)布會一般在秋季進(jìn)行籌款活動客人和支持者是否同時在一個區(qū)域內(nèi)高端人士冬季一般將在國外待很長時間獎勵活動你選擇的時間是否對公司和個人都合適是不是在傳統(tǒng)的家庭團(tuán)聚的時間里讓大家參與活動戶外活動一定要考慮到季節(jié)和天氣因素2024/4/2516一年中什么時候最適合會議、獎勵活動考慮到是否與與會者處理自己業(yè)務(wù)的時間相沖突一定要保證與會者能夠全身心的參加到會議之中公司活動、籌款活動、特殊活動舉辦活動的時間是在早上還是在晚上什么時候開始，什么時候結(jié)束活動要求著正裝還是休閑裝如果與會人員從工作單位來，是否有時間更換衣服志愿者是否有足夠的時間來支持到活動與會員工是都會攜帶家人2024/4/2517一天中某個時間或一周中的某一天主要的節(jié)日—清楚當(dāng)?shù)氐暮蛧H的主要節(jié)日宗教慶?；顒印灰c任何宗教（當(dāng)?shù)刂饕诮蹋┗顒記_突學(xué)校假期—放假期間目標(biāo)客人可能會出遠(yuǎn)門大周末—很多人都希望在大周末能夠好好休息一下運動會—很多人是體育迷，也可以在活動中有所涉及其他特殊活動—考慮到目標(biāo)客戶的特點和喜好，不要有和他們喜歡的事情沖突其他考慮因素—需求量很大的東西，某個高峰期、舞會等等2024/4/2518日期選擇3.位置位置位置地址的要求與選擇位置就是一切找到最適合你活動情況的地點是最重要的因素如果需要場地做出一些特殊的措施（停止?fàn)I業(yè)等）考慮好預(yù)算地點與活動必須清楚在你的活動前這里安排了其他什么活動開始和布置裝飾會場的時間應(yīng)該在合同上落實如果在戶外活動必須考慮到自然因素（天氣、日出日落等）如果你的活動需要移動地點應(yīng)該考慮到交通和時差問題位置的選擇地點與活動要求策劃時，應(yīng)進(jìn)行全面策劃，必須清楚活動對地點的要求根據(jù)你的活動流程，寫出對活動地點和場所的要求想象一下整個過程以便確定對時間和空間的要求要不斷的更新你的成本表，根據(jù)裱花增減項目一定要關(guān)注你的供應(yīng)商與合作伙伴，盡量提高他們的曝光度地址的要求活動活動天數(shù)

當(dāng)天流程

要求/預(yù)算飯店與會場中心的區(qū)別飯店舉行能夠便利的提供客房（如果需要住宿）飯店舉行節(jié)省了客人住所到會場的交通費用飯店服務(wù)人員一般可以幫助搬運貨物和布場預(yù)算的控制簽訂合同之前應(yīng)該注意額外的費用桌椅費用、宴會的額外準(zhǔn)備、保潔費用、超時費用（計算方法）與指定公司合作、水電費用會場的特殊情況是否隸屬工會組織或其他組織、近期場地有無修正，是否存在勞資談判情況是否存在合同和工資的協(xié)商問題，是否存在其他影響活動的特殊情況飯店和會展中心租用會場的時間租用時間一定要寫清楚（包括超時）以放接洽人的變更布置會場的時間是否可以布場，或者有沒有其他服務(wù)人員協(xié)助如果需要收費，是哪些費用，包含什么服務(wù)需要搬走/搬進(jìn)場地物件是否需要支付搬走物件的存儲費用和其他費用如果需要增加物件，是否需要支付其他費用活動期間的服務(wù)活動期間需要什么服務(wù)、服務(wù)的時間與標(biāo)準(zhǔn)或者是費用必須表明常見問題1場地可容納的人數(shù)控制場地人數(shù)不超標(biāo)是會務(wù)組織的事情，不是場地提供者分時/分種類邀請可以有效提高場地的利用率場地的容量有時候取決于洗手間的數(shù)量，要合理搭配區(qū)域劃分情況弄清楚什么事情能做，什么事情不能做，并通知與會者弄清楚會場本身的情況，有哪些事情是不能做的有沒有噪音限制弄清楚周邊環(huán)境是否有噪音的限制如果有噪音的限制，那么限制的分貝和時間分別是什么常見問題2充分考慮人身安全考慮人身安全遠(yuǎn)比考慮買保險要重要得多弄清楚活動和場地可能帶來的危險，并提前預(yù)防和制定補(bǔ)救措施注意限制性規(guī)定歷史遺跡、博物館、美術(shù)館等地對行為舉止等有明確的規(guī)定弄清楚場地的特殊要求，提前通知與會者需要增加的東西現(xiàn)有設(shè)備和設(shè)施能否滿足活動要求如果不能滿足需要增加哪些：燈光、桌椅、展板等這些東西哪些場地本身可以提供，自己布置是否符合會場特殊規(guī)定常見問題3有沒有足夠的餐飲工具考慮到用餐的特點，餐飲工具是否足夠如果是使用公共餐具，餐具的及時整理誰來負(fù)責(zé)必要的話，可以利用標(biāo)記讓每個人只使用一套餐具有沒有雇傭外人，預(yù)算如何有沒有雇傭外人來幫忙，他們的酬勞以及突發(fā)情況的備份人員洗手間的狀況洗手間的數(shù)量是否足夠所有人使用，是否需要特殊標(biāo)記和裝飾衛(wèi)生間是否區(qū)分男女，是否區(qū)分身份，是否區(qū)分角色（會務(wù)與客人）如果安排服務(wù)員，是否提前將小費的事情解決掉常見問題4工作人員的安排員工在哪里休息和用餐，做出明確規(guī)定以免他們聚集、抽煙為員工準(zhǔn)備特殊的洗手間、食品和飲料，以便享用員工經(jīng)驗是否豐富你的員工是否是最專業(yè)、最有經(jīng)驗的如果不是是否需要外聘或者進(jìn)行臨時培訓(xùn)供應(yīng)商有無類似經(jīng)驗了解一下供應(yīng)商有沒有類似活動的成功案例清楚地了解他們的長處、不足以及為本次活動的改變等常見問題5有沒有什么需要特殊說明活動當(dāng)天會場不提供的物品應(yīng)該收拾好，以免客人誤用如果不能搬走或者隱藏就做出明確的標(biāo)記，并提前說明消防和安全措施必須知道當(dāng)?shù)氐囊?guī)章制度和各種許可證確保參加人數(shù)控制在一個合理的范圍提前熟悉所有的安全及消防措施、通道并通知客人最好能夠與當(dāng)?shù)氐臓I救部門保持聯(lián)系常見問題6劇院的用處首先弄清楚劇院的特點和情況，確定它能夠舉辦何種活動確定劇院的哪些空間和設(shè)施是可以使用的弄清楚劇院什么時候能允許你去布景和裝飾弄清楚劇院在你活動前后有無其他活動劇院的使用提前弄清楚劇院的規(guī)章制度及安全措施確定劇院允許你布置到什么程度，哪些可以做，哪些不可以弄清楚劇院的使用時間、停車場、衛(wèi)生間等其他事情劇院帳篷的選擇帳篷可以作為你的的主要場地，也可作為第二場地弄清楚帳篷的種類及規(guī)格，選擇適合你活動的帳篷確定搭建帳篷的場地所有權(quán)及場地實際的情況選擇的原則是：選擇最合適的，而不是最漂亮的帳篷的使用如果情況允許，為男女客人分別設(shè)置獨立的衛(wèi)生間考慮到天氣影響：保暖、照明、避風(fēng)、避雨雪等在戶外盡量設(shè)置一些有吸引力的活動和項目、食品確?？腿四芏紟づ駜?nèi)外進(jìn)行互動、避免帳篷內(nèi)人員擁擠帳篷的使用4.交通交通工具的選擇了解數(shù)量了解哪些人需要乘坐豪華轎車，一共需要多少錢豪華轎車以及轎車的規(guī)格弄清楚轎車司機(jī)的素質(zhì)，確保轎車提前到達(dá)并準(zhǔn)備完善（裝飾、油量等）注意禮節(jié)注意乘坐豪華轎車人員的要求，以及乘坐人員相互的級別是否合適車內(nèi)可以預(yù)先準(zhǔn)備一些宣傳資料、雜志、零食和飲品重要人物安排專門的車和司機(jī)（高素質(zhì)），并提供明顯的標(biāo)志關(guān)注突發(fā)情況要非常了解汽車內(nèi)部和外部的情況，預(yù)先做好出現(xiàn)臨時問題的應(yīng)對方法2024/4/2532豪華轎車大巴的選擇要事情計算行駛的路程和時間以及乘坐大巴的總?cè)藬?shù)如果路程較長，則選擇較為舒適的汽車，并要求包括電視機(jī)和錄像機(jī)大巴的租賃和停放弄清楚大巴租賃的方式和費用（如何計費、如何計算時間等）弄清楚目的地的停車場位置以及容量、費用提前做預(yù)案，如果大巴臨時拋錨，怎么解決是備用車輛還是打的（費用）2024/4/2533大巴停車問題的重要性整個活動起止于停車場停車問題的關(guān)鍵—能夠提放、是否方便/安全停車與活動效果想辦法是客戶愉快從一個地點到另一個地點是否順利是一次活動的重要挑戰(zhàn)事先了解停車場的位置、容量、費用事先弄清楚提車長的關(guān)閉時間，并通知與會者如果有可能盡量讓客戶把車子留在第一次停車的地方2024/4/2534停車問題活動地點的選擇活動的地點是否可以停車，或者需要什么特殊的證件活動地點的交通狀況，客人有哪些交通工具可以選擇停車場與活動舉辦地的距離有多遠(yuǎn)汽車的數(shù)量預(yù)計大約有多少人參與，大約有多少人獨自開車，估算汽車的數(shù)量設(shè)想一下都會駕駛哪些類型的汽車，停車是否可以停放2024/4/2535停車的常見問題停車場的基本情況停車場的所有權(quán)問題以及停車場的安全狀況停車場的開、關(guān)門時間，如果不能延長時間至少通知你的客戶除了固定車位之外，停車場一共能夠容納的停車數(shù)量能否為活動特別區(qū)分出一定特定的區(qū)域停車的費用停車的費用是多少，如何計算以及是否能夠預(yù)付有沒有專門的人員協(xié)助提車或者提供駐車服務(wù)2024/4/2536停車的常見問題停車場的工作安排讓停車場的人了解你所策劃的活動服務(wù)人員與汽車數(shù)量之間的比例是否合適讓他們清楚在什么時間、做什么、需要多少人，以便他們安排換班自己員工和工作人員的車子放在哪里考慮周圍環(huán)境如果有媒體參加，提前為他們安排停車的位置弄清楚附近的公交站點，看看有沒有影響到正常的交通了解一下同時有沒有其他活動正在進(jìn)行，有沒有影響2024/4/2537停車的常見問題5.客人抵達(dá)接待與天氣狀況季節(jié)因素來賓的舒適程度和第一印象至關(guān)重要每個季節(jié)都有自己的特點，這應(yīng)該作為選址的重要因素提前調(diào)查不要只聽口頭描述，提前索取一份當(dāng)?shù)氐奶鞖鉅顩r統(tǒng)計資料即使歷史同期沒有雨雪天氣，也要做好必要的預(yù)備方案高溫往往能夠通過一些手段來解決，不能作為主要的問題天氣狀況可能導(dǎo)致航班的延誤，也可能導(dǎo)致水中生物的變化2024/4/2539天氣狀況抵達(dá)場地周圍的環(huán)境不要只在乎起點，還要弄清楚起點周圍的環(huán)境有時候不僅僅是起點和重點的裝飾，離開和入場的方式也能成為亮點入口的要求下車點的便利性很重要，必須保證任何人（殘疾）都能順利下車入口處必須防雨或者必須準(zhǔn)有紀(jì)念意義的雨具，確?？腿税踩_保入口處安全，大理石或者瓷在濕滑天氣可能容易打滑入口處是否能夠使輪椅方便進(jìn)出，如果不能找到最近的入口2024/4/2540客人抵達(dá)與天氣狀況常見問題飯店提供的服務(wù)提前弄清楚飯店提供哪些服務(wù)，哪些必須要自己解決一定制定一些有經(jīng)驗的門飾來，確保他們能夠解決突發(fā)問題如果場地提供這些門童，是不是需要特殊的著裝和一些費用場地門口有沒有特殊的標(biāo)識說明今天活動的特點存衣的服務(wù)存衣處是不是有足夠的容量，處理的速度是否符合要求是否設(shè)計存衣處的服務(wù)人員滿足存衣高峰期的要求存衣處是否安全，雇傭人員是都需要一定的費用活動員工和服務(wù)人員是否需要特殊的照顧2024/4/2541客人抵達(dá)與天氣狀況常見問題是否準(zhǔn)備看特殊的活動客人下車和下飛機(jī)的時候應(yīng)該是你服務(wù)的第一個環(huán)節(jié)在接待區(qū)營造一些氛圍，讓他們感到一種特殊的感覺客人到達(dá)目的地之后要讓他們感受一下當(dāng)?shù)氐奈幕绻枰谛菹^(qū)等候，準(zhǔn)備一些茶點或者特殊的活動客人到達(dá)房間后，一定準(zhǔn)備一些便條和小禮物讓他們感覺親切會場的布置提前到會場進(jìn)行考察，看看你的設(shè)想能夠?qū)崿F(xiàn)，需要做哪些補(bǔ)充弄清楚布置之前是否有其他活動進(jìn)行，或者布置需要的時間2024/4/2542歡迎曲的常見問題場地的特殊要求提前搞清楚物資什么時候到，應(yīng)該怎么裝卸，場地能夠允許提前搞清楚自己的用電需要，看看場地能否滿足了解插座在什么地方，需不需要進(jìn)行延長線地方規(guī)定有沒有地方性規(guī)定的限制時間、噪音和室內(nèi)外有沒有什么局限2024/4/2543歡迎曲的常見問題領(lǐng)取處的設(shè)置領(lǐng)取處不要設(shè)在容易擁堵的地方，一面造成人員堵塞一定要安排比較有經(jīng)驗的人，以便處理一些臨時性問題領(lǐng)取的物品通行證與票券一定要信息清楚客人登記之后應(yīng)該收到相應(yīng)的指導(dǎo)文件活動日程表場地平面圖作為示意圖其他信息2024/4/2544客人通行與票券領(lǐng)取登記臺的布置場地需要一張藍(lán)圖或者是室內(nèi)設(shè)計圖室內(nèi)設(shè)計圖能夠幫助你決定哪種方案最能滿足你的要求不要把主席臺設(shè)在屋子的一端，另一端的客人可能看不見登記臺的裝飾桌布是否能夠完全遮擋住桌腿（桌裙）如果可以的話，選擇適合本次活動的顏色桌布的質(zhì)量一定要有保障，沒有任何污損的痕跡2024/4/2545登記的常見問題場地的物質(zhì)準(zhǔn)備會務(wù)需要多少把椅子，都需要什么形式的椅子你需要多少個指示牌，指示牌需要怎么設(shè)計能否掛橫幅，橫幅的尺寸和內(nèi)容如何設(shè)計會場的要求會場的墻壁是否可以張貼或者懸掛物件提前弄清楚會場所有插座的位置和數(shù)量場地是否需要外裝線和接線板，如果需要，價錢如何如果停電，是否有提前的預(yù)備方案2024/4/2546登記的常見問題6.活動場地的要求舞臺試聽燈光前期策劃你必須充分考慮場地要求之后，才能選擇理想的活動地點你要列出一張清單，考慮清楚哪方面可以讓步，哪些方面不行空間要恰當(dāng)，不能太小也不能太大確保桌與桌之間有足夠的空間，讓人們能夠清楚地出入2024/4/2548舞臺視聽燈光活動的要求空間的需求雞尾酒會每人8平方英尺提供食品臺的雞尾酒會每人12平方英尺至15平方英尺坐式宴會每人20平方英尺舞池每人平方英尺樂隊：每件樂器20平方英尺功能廳的設(shè)計大廳必須再完全空著的時候去做現(xiàn)場考察把隔斷按照你的要求隔開之后再進(jìn)行一些設(shè)備的調(diào)試會場的布置如果你安排攝像，那么你必須讓攝影師知道自己的就做位置為攝像師也準(zhǔn)備一份流程，讓他知道什么時候鏡頭對準(zhǔn)什么位置策劃時一定要使用詳細(xì)的平面圖注意預(yù)測人力成本，有沒有什么標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)是怎么完成2024/4/2549場地的布置與安排時間上的要求很多前期籌備、安裝、音響測試和彩排的時間考慮在內(nèi)其他需要調(diào)查的事情設(shè)備什么時候能夠拆卸完畢并搬走你可以什么時候開始使用房間還有誰與你同一天進(jìn)入場地并開始布置有沒有時間方面有沖突有沒有安排其他活動與你的活動同時舉行其他活動在中間休息會不會產(chǎn)生噪音，會不會打斷你的活動2024/4/2550其他方面的要求會場的條件你需要幾個舞臺，舞臺的高度和其他要求布置舞臺時，天花板的高度決定著你的活動效果會場中是否有一些柱子、吊燈之類的影響到視線會場的其他問題現(xiàn)有會場的要求能否滿足你的策劃的要求如果需要設(shè)計其他的特效，考慮到費用舞臺的布置是不是還需要其他的飾物或者是懸掛其他飾品會場能不能為殘疾人設(shè)定專門的通道或者作為2024/4/2551舞臺視聽燈光常見問題會場的設(shè)施是不是需要地毯，地毯的顏色及規(guī)格是不是需要舞池，是固定的還是其他的，費用如何餐點的類型，是否允許吸煙，需不需要單獨的吸煙室等場內(nèi)的展示了解室內(nèi)的平面圖設(shè)計圖，分析你展示的商品能不能充分展示地板能夠承受的最大重量能不能滿足你的要求你的展示活動有沒有影響到你的整個活動的順暢程度了解清楚會場的要求和規(guī)則2024/4/2552房間的要求7.客人是誰名單邀請信媒體客人的準(zhǔn)確性確保參加活動的都是應(yīng)該來的人你發(fā)出邀請，應(yīng)該清楚的讓客人知道名單是否可以轉(zhuǎn)讓給他人客人是誰客人的年齡有什么特征客人是獨自來，還是攜帶配偶一起來客人的構(gòu)成，公司人員、朋友和家庭成員還是都有會不會有青少年參加，有大人陪同客人乘坐什么佳通工具，是自己開車還是乘坐其他工具2024/4/2554客人名單住宿情況是不是需要安排住宿，有多少人需要住宿客房是一人一間還是兩人一間，還是需要套房會議廳能夠容納多少人，你打算怎么布置房間是不是要安裝背投，或者設(shè)立翻譯件以及其他要求是不是要為工作人員安排房間餐飲問題晚餐的形式以及桌席的安排，是坐式還是站式的是否需要在用餐時安排一些樂隊或者其他活動2024/4/2555客人的數(shù)量準(zhǔn)備名單至少提前8周的時間來準(zhǔn)備客人名單，確保地址都是有效的，并標(biāo)明互見客人名單A要注意消防部門所規(guī)定的最大房間容量增加容量有多種方法，必須安裝室外的帳篷，增加更多的衛(wèi)生間設(shè)備等注意郵件遞送的時間和客人回復(fù)的日期要清楚你的活動期間是不是與其他節(jié)日相互沖突客人名單B如果名單A的人不能參加活動，將用名單B的人來替換也要注意邀請信遞送的時間和客人回復(fù)的日期2024/4/2556客人名單清單邀請信的趣味性邀請信要注明日期、時間等，活動的地點和著裝要求以后再通知這樣會使人們對你的活動充滿“渴望”一定要信守承諾你的邀請信如果確定在某一時間到達(dá)，要就一定要到達(dá)對方回復(fù)后，你的門票要及時寄出，保證客人有足夠時間領(lǐng)取為了保障餐飲情況，一定要準(zhǔn)確的調(diào)查人數(shù)才行印刷時，要把印刷商的工作時間計算清楚發(fā)送郵件的時候一定要寄給自己一份，以便明白是否會出問題2024/4/2557邀請信了解一下一類郵件的投遞安排表一年中不同的時間也會對郵寄產(chǎn)生影響，可能造成郵寄的延遲了解一下一類郵件的郵資國際郵件的郵費可能和地方的有很大的不同了解一下三類郵件的投遞安排表最長和最短的郵寄時間分別是什么時候，費用是多少不僅要核對地方郵件，也要核對國際郵件要根據(jù)路線的不同做出相應(yīng)的時間調(diào)整公司活動盡量不要采用第三類郵件，容易被當(dāng)成“垃圾”郵件2024/4/2558郵遞信件時的注意問題邀請信應(yīng)包含的內(nèi)容邀請客人的數(shù)量、活動名稱、活動描述日期、時間（開始時間/結(jié)束時間/活動日程安排）舉辦地點、行車路線、停車時間、著裝要求回復(fù)地址、號碼、號碼訂票表（如有需要）、回信信封（可選擇）與設(shè)計師有關(guān)的事項確保設(shè)計人員直銷時間安排，以便有足夠的時間進(jìn)行設(shè)計如果有特殊邀請，看看是不是要收費2024/4/2559邀請信應(yīng)該包含的信息聯(lián)系郵局確保郵局知道自己的時間安排你或許希望有內(nèi)部人員來處理部分工作具體時間因各地特點而有所不同時間安排必須保證在所有的材料和給你工作都能準(zhǔn)時完成的基礎(chǔ)上設(shè)計的如果你事情的策劃和安排不能準(zhǔn)備把握的話，就要稍微推遲一下時間2024/4/2560邀請信應(yīng)該包含的信息媒體的邀請確定你的活動是否需要媒體，需要哪些媒體如果確定要請媒體參與，要確定他們參與的時機(jī)和方式媒體的配合把媒體當(dāng)做客人一樣對待，要讓媒體清楚自己的工作仔細(xì)了解他們有什么要求，并盡量給予滿足要清楚媒體能夠給你的活動帶來的好處和價值必須讓媒體知道他們和你一起工作時能夠感到愉快注意給媒體準(zhǔn)的資料帶中的資料種類，不能參加的要補(bǔ)送過去2024/4/2561媒體區(qū)別對待把他們安排在與大人不同的地點，和成年人分開，并設(shè)計有人抱照顧你可以為孩子準(zhǔn)備不同的主題活動、食品和其他環(huán)節(jié)兒童活動狂歡—游戲節(jié)目可以安排，并且人人都有獎品小型高爾夫—職業(yè)選手講課，大一些的孩子實戰(zhàn)演練其他孩子的游戲—設(shè)計孩子喜歡的游戲和活動父母同意—孩子的活動一定要得到大人的書面同意才可以預(yù)備方案—一定要知道發(fā)生緊急情況，如何和大人聯(lián)系2024/4/2562兒童8.餐飲餐飲策劃人員配置考慮你提供的食物種類不要局限于手頭菜單；要考慮到所有與會者的忌諱與要求告知飯店用餐人數(shù)確保有足夠的食物供給，根據(jù)你的經(jīng)驗來確定到場率確定哪些人需要我們訂餐考慮到供應(yīng)商和工作人員哪些是需要我們幫忙訂餐的在你預(yù)算中留出支付小費的費用把小費和所需要繳納的稅款計算在你的預(yù)算中保持食物供給要根據(jù)宴會的情況決定什么時候結(jié)束，并告知酒店方2024/4/2564餐飲策劃之前仔細(xì)做一個初始預(yù)算對固定開支要做到心中有數(shù)，不固定的開支也要合理的估計最重要的原則是保證食物充足供應(yīng)要清楚什么時候供應(yīng)什么菜品，上菜時盡量不要打擾到客人如何招待早來的客人所有的人員應(yīng)該提前到位，為早來者準(zhǔn)備一些茶點考慮到季節(jié)因素考慮到季節(jié)與客人的要求，特殊菜品應(yīng)該附上菜品的特色及原料、做法關(guān)注食品的外觀要注意到葷素的搭配、主食與湯、菜品的搭配2024/4/2565菜單策劃避免客人排隊盡量多擺幾張桌子，或者在餐臺的兩側(cè)擺放同樣的食物如果想控制飯的總量，就讓服務(wù)人員幫忙盛飯確保餐具隨時都夠用，密切注意可能出現(xiàn)擁擠的區(qū)域不要一成不變盡量每天變化食物的花樣，給客人以新鮮感考慮到食物的“健康搭配”，用餐的方式也可以多種多樣要了解客人要了解客人，為有特殊要求的人準(zhǔn)備相應(yīng)的雜志、報紙等每一個環(huán)節(jié)都是能夠體現(xiàn)的你的“策劃能力”的讓客人清楚，哪些是屬于個人消費，哪些屬于集體消費2024/4/2566早餐充滿情趣會間休息可以安排的充滿情趣茶歇的合理性要清楚應(yīng)該何時何地安排茶歇，以避免發(fā)生沖突2024/4/2567茶歇考慮到與其他餐點的區(qū)別考慮到早晨與午餐、晚餐、茶歇等差別，包括形式與菜品決定形式之后要考慮到場所、天氣及白天和夜晚的限制以及客人的忌口和特殊要求，準(zhǔn)備特殊的食品不要一成不變變換用餐場所，安排不同的餐廳就餐，以免客人感到厭倦會議則正好相反，最好是在同一地點進(jìn)行，這一你可以讓里面所有的東西保持原樣2024/4/2568午餐持續(xù)的時間通常在正餐的一小時之前進(jìn)行，時長控制在1—2小時之間如果活動不提供正餐的話，可以持續(xù)到2個半小時注意氣氛可以加入DIY成分，要客人將食物當(dāng)做是娛樂的一部分可以準(zhǔn)備一些小的活動，或者讓專業(yè)人士對食物進(jìn)行講解，活動必須要吸引客人地點要靈活盡量不要錯過能帶來美好體驗的地方，但是要做好預(yù)防天氣變化的準(zhǔn)備如果選擇夜晚舉行活動，那么必須要在夜晚的時候去考察會場2024/4/2569雞尾酒會洗手間的安排必須有足夠的洗手間使用，而且讓客人清楚的知道洗手間的位置安排專人指引，盡量不要讓宴會之外的人使用專用的洗手間房間的布置如果你希望大家相互交流就把大家安排在一個大廳里，否則就安排在小房間考慮到天氣如果天氣合適，可以把酒會和正餐安排在戶外充足的準(zhǔn)備給你的供應(yīng)商充足的時間，讓他們準(zhǔn)備食物和布置場地2024/4/2570雞尾酒會的安排上菜是一個重要的環(huán)節(jié)一定要注意怎樣才能吸引人們的注意力在上次的方式和裝飾上做文章吸引客人的注意力為素食主義者或者其他特殊要求的客人提供特殊的食品食物的擺放在餐廳的各個區(qū)域都擺放餐臺，以避免客人發(fā)生擁擠或排隊現(xiàn)象如果酒會后有正餐，那么每個人準(zhǔn)備6—8份開胃小菜如果沒有正餐，那么應(yīng)該按照每個人18—30份開胃菜來計算注意用過餐具的處理，確保有充足的干凈餐具，并及時處理用過的餐具2024/4/2571雞尾酒會的餐點晚宴的形式和目的晚宴的形式可以多種多樣，要隨時關(guān)注聚會背后的隱含意義你的目的之一是讓大家相互了解，盡快熟悉起來你的目的之二是要宣傳某種產(chǎn)品或者傳遞某種思想和觀點坐式晚餐一定要在正式開餐之前準(zhǔn)備一些開胃的小菜考慮到座位的安排開放式座位：客人自由選擇坐在哪里，和誰坐在一起事先安排座位：是只指定桌子，還是指定位子，還要考慮到能否相互調(diào)換2024/4/2572晚宴停止毫無意義的修改盲目的修改只會帶來錯誤和困惑隨機(jī)應(yīng)變是很重要的一個因素，包括在最后時刻從容應(yīng)對變化的能力你必須特別注意到這些變化什么時候會對活動有利或者是不利房間的安排預(yù)算允許的話，盡量讓客人做得舒服一些，不是擁擠在一起除了顏色，可以考慮使用特殊的燈光桌椅等裝飾是房間看起來更加的不同要注意禮節(jié)要注意到當(dāng)?shù)氐亩Y節(jié)，桌椅的擺放、鮮花的含義以及客人名字的安排等等2024/4/2573晚宴的安排用餐地點可以讓客人在固定的場所集體用餐，也可以讓他們自由選擇當(dāng)?shù)氐奶厣蛷d主菜不必多，也可以讓客人自選，但是開胃小菜一定要種類豐富特殊的菜品和飲品要讓服務(wù)人員知道應(yīng)該什么時候提供地點考察一定要和承辦商一起考察一下活動場地一定要確保收到一份清晰的書面報價，包括各種收費的明細(xì)確保不要讓清潔、送餐等行為發(fā)生在客人面前讓客人知道哪些菜品是可以選擇的，哪些是需要自己付費的2024/4/2574晚宴的安排酒吧的容量每40—50個客人就至少設(shè)置一個酒吧與娛樂公司簽約的時候一定要特別注意附加條款確定不同角色的職責(zé)了解到不同國家和地區(qū)對于飲酒等活動的限制和規(guī)定要提前做好有人喝醉酒之后發(fā)生意外的備案一定要保證提供的食物和飲品的質(zhì)量如果預(yù)算允許使用含有特殊標(biāo)志的高檔紙巾2024/4/2575酒吧活動安排理清責(zé)任讓所有人員，包括供應(yīng)商、志愿者員工等清楚他們應(yīng)該達(dá)到哪方面要求讓他們感受到自己是活動的一份子，調(diào)動大家的積極性經(jīng)常表達(dá)對他們的尊敬和關(guān)心，多用禮貌和感謝用語信息和交流工作人員對你的要求越清楚，就越能順利的完成任務(wù)你既要與經(jīng)常與你打交道的人又要和幕后的員工會面確保的你的想法和宴會的流程每個人都清清楚楚2024/4/2576人員配置客人什么時候到達(dá)？航班到達(dá)名單上有哪些人？他們是在出發(fā)地報關(guān)還是到達(dá)之后才報關(guān)？他們是乘坐出租車來？還是豪華轎車？還是大巴？機(jī)場會不會通知酒店的人客人們已經(jīng)在半路上了？客人到達(dá)之后要迅速將他們的行李送上房間是不是要給客人送一些小禮物，應(yīng)該什么時候送？送什么？2024/4/2577領(lǐng)班需要知道的問題客人何時到達(dá)飯店？他們需要不需要掃描信用卡？客人中是否包括主辦方愿為其承擔(dān)一切費用的貴賓？客房是不是要把所有鑰匙都交給客人？客人是否會要求客房升級？或者有特殊要求？如何提供殘疾人專用的設(shè)備和設(shè)施？客人是否會對床位有要求？客人是否對隔壁房間的人要特殊的要求？是否有客人提前登記入??？或者提前/推遲結(jié)賬？登記時是否會造成擁擠，是否會要設(shè)立多個臨時登記處？2024/4/2578客房部你改改了解的問題細(xì)節(jié)決定成敗關(guān)注細(xì)節(jié)的理念適用于任何活動或者慶典有效溝通與信息共享有效溝通是其中的關(guān)鍵信息共享及其重要，它的關(guān)鍵是不斷地發(fā)現(xiàn)你所不知道的東西訣竅是永遠(yuǎn)不要主觀臆斷一定要讓所有人知道你的目標(biāo)，如何達(dá)到目標(biāo)以及在何時何地為何到達(dá)這一目標(biāo)2024/4/2579關(guān)注細(xì)節(jié)9.其他考慮事項娛樂攝影飾品了解你的觀眾你舉辦活動的性質(zhì)：公司、藝術(shù)、社交、或者是三者兼有觀眾的特點：年齡結(jié)構(gòu)、性別、行業(yè)和身份等樂隊的名聲如何：表演風(fēng)格、知名度特點制定詳細(xì)的計劃指定詳細(xì)的節(jié)目計劃表，要包含舞臺上所有可能涉及到的事情要清楚所安排的節(jié)目并了解表演內(nèi)容考慮地域特點，如果你在當(dāng)?shù)嘏e辦活動可以考慮到當(dāng)?shù)氐奶厮谆顒?011-8-381娛樂節(jié)目注意表演時間要清楚地了解到節(jié)目什么時候開始，演員什么時候進(jìn)場（提前進(jìn)場）如果需要排練，要提前計算出排練的時間結(jié)束時間往往要預(yù)留一小時機(jī)動時間，以防止某些環(huán)節(jié)超時設(shè)備的問題設(shè)備如何運輸，什么時候到達(dá)，是否影響正常的彩排和演出設(shè)備的裝卸和運輸是不是要收費設(shè)備的完好性，設(shè)備是否完全符合演出的要求演員是否拒絕使用印有公司標(biāo)志的設(shè)備2011-8-382娛樂節(jié)目常見問題演員的招待演員是否需要化妝間，化妝間的大小以及數(shù)量、位置演員的茶歇和膳食是否準(zhǔn)備，準(zhǔn)備哪些，準(zhǔn)備在哪里，用餐的時間演員用餐時是否有專門人員負(fù)責(zé)，不會造成混亂演員的安排演員是否可以和客人進(jìn)行自由交流，是否可以吸煙、喝酒樂隊是否需要中間休息，休息會不會造成活動的中斷要根據(jù)客人的要求為樂隊準(zhǔn)備好一張節(jié)目或者是歌曲的清單演員的服裝有要求嗎，萬一出現(xiàn)事故你能不能聯(lián)系到演員的家屬隨之關(guān)注客人的感受和要求，不同風(fēng)格的音樂會達(dá)到不同的效果2011-8-383娛樂節(jié)目常見問題攝影師的分類一共需要多少名攝影師，是否全部是專業(yè)攝影師攝影師們都各自負(fù)責(zé)拍攝哪些照片，為誰拍照，不要發(fā)生沖突攝影師各自的服裝要求及到場時間照片的要求告知攝影師照片的用途，確定最終照片的風(fēng)格和標(biāo)準(zhǔn)、尺寸、版式照片是否可以作為禮物送給客人，哪些可以送給客人，哪些不可以留意拍攝位置，要隨時留意場地的好的拍攝位置2011-8-384攝影常見問題攝影師的要求了解攝影師能夠把哪些東西提供給你，哪些提供給媒體提前說明攝影師的收費標(biāo)準(zhǔn)和形式清楚照片從拍攝到最終印刷完成需要的時間和費用除了攝影之外，攝影師會不會產(chǎn)生其他方面的費用攝影師的規(guī)范攝影師是否熟悉當(dāng)?shù)氐奈幕吞攸c要明確攝影師的著裝要求和禮儀規(guī)范，一定要符合活動的要求2011-8-385攝影常見問題攝影師的選擇找一個了解當(dāng)?shù)孛骱吞攸c的攝影師非常重要他能夠知道哪些是有價值的，如何能夠拍攝出優(yōu)秀的照片攝影師的歷史了解攝影師的歷史和以前的作品，確保整個攝影師能夠滿足你的要求如果你要拍攝合影，一定要給攝影師一份名單并委派熟悉的人協(xié)助哪些照片最后送給媒體，誰有決定權(quán)2011-8-386攝影常