公司檔案管理制度 檔案管理制度(二十篇)

公司檔案管理制度篇一 (二)凡是能準確反映公司各項業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;。 (四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經(jīng)辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。 (一)公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;。 (二)政府、項目批文、合同,公司董事會形成的文件材料;。 (四)資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等);。 (七)公司各部門年度工作計劃(財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔);。 (八)公司有效證照、證件;。 (九)具有法律效力及保存價值的文件;。 (十一)員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;。 (十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;。 (十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;。 (十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。 (五)卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序,依次編寫頁號;。 (六)有關(guān)卷內(nèi)材料的情況說明,都應(yīng)逐填寫在目錄備注內(nèi);。 (七)案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。 (一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結(jié)論;。 (三)物業(yè)公司檔案按公司工作要求清整情況及結(jié)論報辦公室存查;根據(jù)公司要求獨立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報辦公室存查。 (一)借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù),在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為,并應(yīng)及時歸還。 (三)公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準,否則不予借閱;。 (七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;。 (八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理;。 (九)會計檔案一律不準外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。外單位因特殊需要,查閱有關(guān)會計檔案時,應(yīng)持正式公文,并經(jīng)總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、復印,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意方可辦理。 (一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經(jīng)理核定簽注;。 (二)有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復印使用;。 (四)一般檔案管理,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇,對內(nèi)予以及時提供利用;對外按借閱手續(xù)經(jīng)辦公室主任批準辦理。 公司檔案管理制度篇二 為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。 公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。 3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統(tǒng)評價報告；事故調(diào)查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案；應(yīng)急演習信息；承包商和供應(yīng)商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價報告等。 3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。 3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。 3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。 3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。 3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。 3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。 3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。 3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。 3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。 3.12歸檔范圍及保管期限。 3.13歸檔時間： （1）管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。 （2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。 （3）外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。 （4）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。 （5）每年形成的財務(wù)檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。 （6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 （7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。 （8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。 （9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。 （10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。 （11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。 （12）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。 （13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。 檔案借閱是行政部的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度： （1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領(lǐng)導簽字，同時做登記。 （2）本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。 （3）借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導。 （4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。 （5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。 （1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。 （2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖。 （3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應(yīng)追究責任。 （4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。 （5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務(wù)，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。 （6）檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。 （7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 （1）檔案存入檢查： 1）檔案出入行政部要清點、登記。 2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。 （2）行政部管理： 1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。 2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。 3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。 4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。 5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。 8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。 9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學的`統(tǒng)計工作。 10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。 （1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。 （2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。 （3）從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。 （4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門修改、補充。 （5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。 3.18檔案工作人員崗位職責。 （1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。 （2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。 （3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。 （4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。 （5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。 （6）負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。 公司檔案管理制度篇三 一、為規(guī)范檔案管理，保證小貸、擔保業(yè)務(wù)檔案資料（以下簡稱檔案）的安全完整，維護公司及客戶的權(quán)益，特制定本細則。 二、檔案的管理是指對公司已發(fā)生的項目資料、權(quán)屬證明等進行整理，并統(tǒng)一移交檔案管理人員編號歸檔。 三、檔案管理人員應(yīng)建立檔案臺帳及權(quán)證檔案臺帳記錄，便于資料查詢、借閱、管理。 （一）客戶檔案管理由總經(jīng)理制定專人負責。 （二）檔案管理員對客戶檔案資料的安全性負責。 四、檔案的整理與移交 （一）業(yè)務(wù)的具體經(jīng)辦人員（項目經(jīng)理a、b角）為檔案移交人； （七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名稱，雙方簽字確認； （八）檔案管理員對接收的檔案統(tǒng)一編號，并按照檔案號相應(yīng)給檔案中的合同編號。 五、重要權(quán)證資料的移交 （四）檔案管理員應(yīng)將所收到的權(quán)證存入保險柜單獨保存； （五）存檔的權(quán)證應(yīng)按項目按項目編號分開保存，且權(quán)證編號應(yīng)與項目的檔案編號一致。如檔案號為20xx鴻借字第001號檔案對應(yīng)的權(quán)證檔案編號也為20xx鴻借字第001號。 六、檔案的借閱 （二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續(xù)并登記臺帳； （四）檔案管理員核對資料完整無誤后將檔案復位，并登記臺帳。 七、本實施細則自頒布之日起執(zhí)行。學院實驗室工作檔案管理制度衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度工程檔案管理制度。 公司檔案管理制度篇四 第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作效勞，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。 第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。 第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和平安。 第四條企業(yè)檔案工作承受檔案行政管理部門的監(jiān)視和指導。中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理和方法須報國家檔案局備案。 第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行以下職責： （二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作； （三）指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、和歸檔工作； （四）監(jiān)視、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)（含境外機構(gòu)）的檔案工作。 第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。 第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得回絕歸檔。 第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料符合標準。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。 第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進展平安保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。 第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進展鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進展監(jiān)銷。 第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。 第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建立同步開展，不斷提高檔案管理水平。 第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的效勞。 第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準確的檔案。 第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的.利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。 第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置方法》做好檔案的處置工作。國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。 第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出奉獻的人員給予表彰和獎勵。 第十九條企業(yè)應(yīng)當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進展涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案喪失或損壞的直接責任者，依法進展處理。 第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。 第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實施。《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準。 公司檔案管理制度篇五 第一條為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體(以下統(tǒng)稱機關(guān))檔案工作，推進機關(guān)檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。 第二條本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務(wù)活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。 第三條機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。 第四條機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。國家檔案行政管理部門負責全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應(yīng)當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、指導時，應(yīng)當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。 第五條機關(guān)的全部檔案應(yīng)當集中、統(tǒng)一管理。機關(guān)檔案管理應(yīng)當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。 第六條機關(guān)應(yīng)當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系，與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應(yīng)當列入機關(guān)年度財政預算。 第七條機關(guān)應(yīng)當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳(室)(或承擔該職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同)及相關(guān)部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項。 第八條機關(guān)應(yīng)當按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的機關(guān)，應(yīng)當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應(yīng)當反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應(yīng)機關(guān)的檔案進行集中管理。 第九條機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門(以下簡稱機關(guān)檔案部門)應(yīng)當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當指定人員，承擔相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應(yīng)當建立以機關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。 第十條機關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是： (二)制定并組織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃; (四)負責管理機關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作; (七)負責組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、活動; (八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。 第十一條機關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當嚴格限定社會化服務(wù)范圍，嚴格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查。機關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(da/t68)規(guī)定。 第十二條檔案工作人員應(yīng)當為機關(guān)正式在編人員，且政治可靠、遵紀守法、忠于職守，具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景，并定期參加業(yè)務(wù)培訓。不具備前述知識背景的檔案工作人員，應(yīng)當經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓。 第十三條檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的，應(yīng)當在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。 第十四條機關(guān)應(yīng)當分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房，并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房等。檔案庫房應(yīng)當根據(jù)載體類型分別設(shè)置，不具備條件的應(yīng)當根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時，可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。 第十五條檔案辦公用房面積按照《黨政機關(guān)辦公用房建設(shè)標準》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當滿足不同類型檔案閱覽需求，適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應(yīng)當滿足機關(guān)檔案法定存放年限需要，使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的，檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機房等用房面積應(yīng)當滿足業(yè)務(wù)開展需要。 第十六條檔案用房宜集中布置，自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當防潮、防火、避免陽光直射，利于檔案保護。檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層，地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。 第十七條檔案辦公用房建筑設(shè)計應(yīng)當符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》(jgj67)規(guī)定，整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應(yīng)當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施，不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點，其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(jgj25)規(guī)定。 第十八條檔案庫房應(yīng)當根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具，不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當與檔案庫房樓面均布活荷載標準值相匹配。庫房采用密集架的，樓面均布活荷載標準值不應(yīng)小于8kn/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。 第十九條檔案庫房應(yīng)當配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng)，安裝漏水報警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的，應(yīng)當安裝恒溫恒濕設(shè)備，必要時可配備通風換氣、空氣凈化設(shè)備。 第二十條檔案庫房應(yīng)當配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同，可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當安裝甲級防火門，配備火災自動報警設(shè)備。 第二十一條檔案庫房應(yīng)當安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護欄等防護設(shè)施，可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。 第二十二條機關(guān)應(yīng)當按照檔案信息化要求，建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當符合本規(guī)定第五章要求?？h級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的，應(yīng)當滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。 公司檔案管理制度篇六 1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。 4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。 5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。 6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。 8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。 10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。 2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。 3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。 5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。 7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。 8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。 第七條本制度從二oxx年十月一日起執(zhí)行。 公司檔案管理制度篇七 第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。 第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。 第五條歸檔范圍： 1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。 2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第六條檔案的借閱與索?。?1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。 2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準方可摘錄和復制。 3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責任，并及時報告公司主管領(lǐng)導。 第七條檔案的銷毀： 1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。 2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準核對清楚后方可銷毀。 3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。 公司檔案管理制度篇八 第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。 第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。 第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。 第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。 中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。 第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責： 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；指導本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu)的檔案工作。 第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵紀守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。 第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。 第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。 第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管，并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。 第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。 有保存價值的檔案的登記工作。 第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。 第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。 第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實、準確的檔案。 第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。 第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。 國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)淸算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。 第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。 第十九條企業(yè)應(yīng)當建立檔案工作責任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。 第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。 第二十一條本規(guī)定自xx年9月1日起實施?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準。 公司檔案管理制度篇九 更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。 1、員工入職檔案：個人簡歷。 員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。 2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。 3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。 4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關(guān)系，死亡等情形。 1、基礎(chǔ)管理。 1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。 1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。 1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。 1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等），應(yīng)將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。 1．5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。 1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。 1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。 1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。 1．9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 2、檔案的查、借閱。 2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。 2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。 2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。 2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。 2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。 3、查、借閱檔案注意。 3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。 3．2擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。 3．3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。 4、檔案的銷毀。 4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。 4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。 4．3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。 本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。 公司檔案管理制度1、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作。 2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。 3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。 4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。 5、凡需打印的`材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。 6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門辦理。 7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。 9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。 10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導和檢查。 11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。 12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關(guān)領(lǐng)導，及時落實。 13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準確科學有效。 14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。 15、文書要嚴格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。 16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。 17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統(tǒng)一管理。 18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。 公司檔案管理制度篇十 規(guī)范全公司的檔案管理。 2.適用范圍。 分類分部門管理，行政部統(tǒng)一監(jiān)管。 4.職責與權(quán)限。 4.1各部門必須設(shè)兼職的檔案管理員，規(guī)范部門檔案管理。 4.2行政部不定期對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查(每月至少抽查一次)，對違反本制度的.部門有權(quán)進行處罰。 (1)證照類：如營業(yè)執(zhí)照及各類證照。 (2)文件類：分外來文件和內(nèi)部文件。 (3)制度類。 (4)合同類。 (5)計劃總結(jié)和會議紀要類。 (6)財務(wù)類。 (7)圖紙類：工藝文件、圖紙、說明書等。 (8)人事管理類：人事檔案、培訓記錄、健康檔案、安全、消防等等。 6.檔案的歸口存放部門。 (2)其它檔案由歸口部門負責存放。 7.檔案建檔要求。 建立檔案時要有檔案編號和檔案目錄。 8.檔案裝訂。 檔案須裝訂成冊保存，某些特殊珍貴的手稿、照片等，采用卷盒、相冊等保管。 9.保存年限。 原則上公司重要檔案永久保存，進行檔案銷毀時經(jīng)公司領(lǐng)導批準。 10.1借閱。 10.1.1借閱手續(xù)。 (1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)出示經(jīng)公司領(lǐng)導批準的《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)辦人在公司借閱登記表上簽字后方可借閱。 (2)檔案歸還時，檔案管理員填寫歸還日期。 10.1.2檔案借閱審批權(quán)限。 (1)證照類：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。 (2)文件類：由行政部審批，財務(wù)、技術(shù)類等重要文件借閱須由總經(jīng)理或者其授權(quán)人批準。 (3)制度類：由行政部審批。 (4)合同類：由公司總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。 (5)計劃總結(jié)和會議紀要類：由行政部審批。 (6)財務(wù)類：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。 (7)圖紙類：由總經(jīng)理或者其授權(quán)人審批。。 (8)人事管理類：人力資源部審批。 10.1.3借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、損壞、復印所借檔案。 10.1.4借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料。借用檔案原則上當日必須歸還，特殊情況不得超過七天。 10.1.5若人為丟失或損壞檔案，給公司造成經(jīng)濟損失的，行政部對相關(guān)責任人進行內(nèi)部行政或經(jīng)濟處罰。 10.2銷毀。 10.2.1公司任何個人或部門非經(jīng)公司批準，不得銷毀公司檔案。 10.2.2銷毀前按照清冊清點，銷毀時由行政部監(jiān)督銷毀，銷毀后相關(guān)人員在清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況存檔?！稒n案銷毀審批表》由行政部永久保存。 10.3移交。 10.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。 10.3.2移交前，按照清冊清點;移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 11.如有違反本制度規(guī)定的，公司對其進行行政、經(jīng)濟處罰，嚴重時移交司法機關(guān)。 12.附則。 公司檔案管理制度篇十一 為明確管理責任，規(guī)范管理行為，確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用，特制定本制度。 公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。 公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。 （一）綜合管理部負責制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。 （二）財務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作，綜合管理部給予配合。 （三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。 （二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。 （三）做到忠于職守，遵守紀律，嚴格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。 （二）本公司的請示與上級機關(guān)的批復； （三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書； （四）本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)； （五）本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務(wù)、工作總結(jié)； （六）綜治工作材料； （七）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料； （八）本公公司各種證照及所獲各種榮譽、獎勵資料； （九）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料； （十）具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料； （十一）會計憑證，會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。 （一）承辦部門或主辦人應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。 （二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。 （三）管理性檔案在分類立卷時應(yīng)做到：分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷，密級文件要單獨立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。 （四）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 （五）綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進行檢查。 （六）各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案，需付卷內(nèi)目錄，移交目錄一式二份，交接雙方清點核對，并履行簽字手續(xù)。 （一）公司（或部門）管理的檔案應(yīng)有專柜保存，確保完好不丟失。 （二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作； （三）檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施，進行修補和復制。 （四）公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。 （五）每年對檔案進行一次清理，清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進行修補和復制。 必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機密以上級檔案，需經(jīng)公司（部門）負責人批準，原則上不外借，確因工作需要，應(yīng)當天歸還。 （一）檔案借閱限一周內(nèi)歸還，特殊情況需延期的，須辦理續(xù)借手續(xù)； （三）檔案如有丟失、損壞或泄密，須立即追究當事者責任； （四）調(diào)走、辭退人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù)； （五）原則上不對外借閱檔案，外單位需查閱檔案資料者，須經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理登記手續(xù)后，方可借閱。 （六）歸還檔案時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。 （七）傳真件需存檔時，應(yīng)將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。 （八）未經(jīng)公司董事長授權(quán)，任何部門或個人無權(quán)公開檔案。 （一）檔案工作人員必須嚴格按照檔案工作各項規(guī)章制度辦事。 （二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定。 （三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。 （四）外單位查閱、借閱密級檔案，須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導審批，報分管領(lǐng)導批準，方可提供。 （五）秘密檔案不得私自存放，贈送并轉(zhuǎn)借他人，個人外出攜帶機密級以上檔案應(yīng)妥善保管，若泄密要追究泄密者責任。 （六）檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談?wù)摫Ｃ軝n案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。 鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是： （一）反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的，具有長遠利用價值的檔案定為永久保存； （三）對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案，定為短期保存，其期限為15年以內(nèi)。 （四）檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成，并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門和人員修改、補充。 （五）經(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案，或者原有情況已發(fā)生完全改變，其檔案失去保存意義的，經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出，本公司綜合管理部和部門審查同意，公司總經(jīng)理批準，方可銷毀。 （六）經(jīng)批準銷毀的檔案，檔案人員必須列出清單，銷毀檔案的批準人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。 公司檔案管理制度篇十二 依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。 檔案管理人員不能保管本人的檔案。 對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。 （一）、保管員工檔案； （二）、及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料； （三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)； （四）、登記員工工作、工資、獎懲情況； （五）、為領(lǐng)導和有關(guān)部門提供員工的情況； （六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作； （七）、定期向檔案室等部門移交檔案； （八）、辦理其它有關(guān)事項。 （一）、本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表； （二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史等自傳材料； （三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料； （四）、政治歷史審查及甄別復查材料； （五）、員工參入黨、團材料； （六）、獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進事跡材料； （七）、入伍、退伍、辭退職、出國等材料； （八）、處分、取消處分的材料； （九）、任免、工資、職稱等材料； （十）、學歷和評定的技能等材料； （十一）、其它有較大價值的可供參考的材料。 一、調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊登記。 二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。 三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。 四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。 五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導批準，并編制銷毀清冊。 六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。 七、人事檔案材料應(yīng)分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。 八、檔案應(yīng)分類編號后存放，編號應(yīng)與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。 一、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。 二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時，應(yīng)由部門出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。 三、公司級領(lǐng)導、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。 四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。 五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應(yīng)提交報告，分管領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續(xù)。 六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。 七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。 八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個月內(nèi)移交其檔案。 九、員工調(diào)動、辭職，解除勞動合同或被開除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。 十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機要通訊或派專人送取，并履行登記手續(xù)，不準郵寄或交本人自帶。 十一、對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。 接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時，應(yīng)從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。 公司檔案管理制度篇十三 1、局辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作。 2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長或局長授權(quán)的主管副局長簽發(fā)。 3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。 4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料盡可能由各科室自己承擔。 5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長同意，明確印制數(shù)量、完成時限后，交辦公室主任轉(zhuǎn)簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。 6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門辦理。 7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。 8、公文辦理完畢后，由辦公室根據(jù)《檔案法》及其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得保存應(yīng)當歸檔的公文。 9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實情況進行督促檢查并建立督查制度。 10、文書人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時接受政府辦、檔案局的監(jiān)督、指導和檢查。 11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。 12、文件收受及傳閱要及時，一般性文件兩天之內(nèi)必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時送達相關(guān)領(lǐng)導，及時落實。 13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時準確科學有效。 14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時必須由分管局長同意，然后由局長簽批后才可打印并使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。 15、文書要嚴格執(zhí)行借閱，保密等項規(guī)章制度。 16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長簽轉(zhuǎn)。 17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統(tǒng)一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統(tǒng)一管理。 18、年末文件歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。 公司檔案管理制度篇十四 第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。 第二條檔案管理機構(gòu)及其職責 1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。 第三條歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。 4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。 5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。 6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。 8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。 10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 第五條檔案借閱制度 1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。 2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。 3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。 5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。 7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。 8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。 第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。 第七條本制度從二o一一年十月一日起執(zhí)行。 公司檔案管理制度篇十五 第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。 第二條檔案管理機構(gòu)及其職責 1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。 2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。 3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。 4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。 第三條歸檔制度 1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。 2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。 3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復印件。 4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。 5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。 6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。 7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。 第四條檔案保管制度 1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。 3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。 4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。 5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。 6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。 7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。 8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。 10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。 第五條檔案借閱制度 1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。 2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。 3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。 4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。 5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。 7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。 8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。 第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。 第七條本制度從二oxx年十月一日起執(zhí)行。 公司檔案管理制度篇十六 檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。 一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。 二、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。 三、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。 四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。 五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。 六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。 七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。 二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的`和內(nèi)容。 三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。 四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。 五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學校集中銷毀。 六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。 七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。 一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱申請書。 二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。 三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領(lǐng)導批準，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。 四、提供利用檔案時，按學校有關(guān)規(guī)定收費。 五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。 六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。 七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導批準或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。 一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。 二、遵守各項檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。 三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術(shù)，嚴守國家機密。 四、積極開展咨詢服務(wù)；熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。 五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓和指導工作。 一、在主管校領(lǐng)導主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。 二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。 三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。 四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。 五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可存、毀。 六、銷毀檔案前登記造冊（注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員）；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。 一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。 二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。 三、做好安全巡查工作，下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。 四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。 五、發(fā)生火警、火災要迅速報告，并全力撲救。 1、文書人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關(guān)素材，做好前期的準備工作。 2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實、準確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式，做到適時、貼切。 3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。 4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔；對于回收的資料也要及時整理存檔。 5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。 1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴格登記。 2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還，借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。 3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。 4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導批準，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴肅處理。 5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。 6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應(yīng)由指定人員負責，并采取必要的安全措施。 7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時清理。 8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。 9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。 10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應(yīng)的處罰。 11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。 12、若文檔負責人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責任人相應(yīng)處罰。 13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。 14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責任。 公司檔案管理制度篇十七 在發(fā)展不斷提速的社會中，越來越多人會去使用制度，制度一經(jīng)制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據(jù)。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度范例，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。 1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。 2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。 1、公司指定專人負責文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。 3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。 1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。 2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的'正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。 6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。 2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。 3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠