如何提升企業(yè)整體作業(yè)流程效率王玉榮

欄目：專欄期目：12月刊怎樣提升企業(yè)整體步驟效率步驟管理在中國王玉榮你說：步驟即使優(yōu)化了，不過實(shí)際實(shí)施時(shí)，多個(gè)步驟間還是會(huì)發(fā)生時(shí)間/資源沖突，計(jì)劃老是被臨時(shí)工作和會(huì)議打亂，怎么辦？我說：協(xié)同業(yè)務(wù)運(yùn)作時(shí)鐘，固化步驟會(huì)議，實(shí)現(xiàn)節(jié)奏運(yùn)作。在實(shí)際工作中，我們時(shí)常碰到步驟不能按計(jì)劃實(shí)施問題，以下是企業(yè)里常常出現(xiàn)多個(gè)情況：步驟上需要領(lǐng)導(dǎo)參與和決議會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)卻出差了，只能一拖再拖；原來應(yīng)該12月份完成年度經(jīng)營計(jì)劃預(yù)算要到第二年二季度才能定下來，指導(dǎo)意義大打折扣；產(chǎn)品上市了，才發(fā)覺新品畫冊、POP海報(bào)還沒到；全部說市場和銷售應(yīng)該象空軍和陸軍一樣協(xié)同作戰(zhàn)，可是我們線上線下總也配合不上……分析以上問題，我們發(fā)覺，原因往往是因?yàn)槎鄠€(gè)步驟上運(yùn)作時(shí)間沒有協(xié)同，如市場部門和銷售部門分別根據(jù)自己節(jié)奏進(jìn)行工作推進(jìn)，同向不一樣力；或是多個(gè)步驟上全部需要步驟實(shí)施人出現(xiàn)了資源沖突，尤其在需要高層參與節(jié)點(diǎn)。企業(yè)運(yùn)作是一個(gè)整體系統(tǒng)，它最終目標(biāo)是要處理企業(yè)整體步驟效率提升，實(shí)現(xiàn)步驟間運(yùn)作協(xié)同。正如某企業(yè)高層所說，“期望能有一張企業(yè)運(yùn)行全景圖，能夠看到各條業(yè)務(wù)線全部能有計(jì)劃運(yùn)作，整體協(xié)同配合”。那么這張所謂“運(yùn)行全景圖”就是我們要對(duì)步驟運(yùn)作時(shí)間進(jìn)行協(xié)調(diào)，對(duì)步驟所需要資源進(jìn)行整合，從而確保全部些人員根據(jù)統(tǒng)一時(shí)鐘有序運(yùn)作，形成穩(wěn)定節(jié)奏，實(shí)現(xiàn)多組織多步驟運(yùn)作協(xié)同。步驟運(yùn)作時(shí)鐘設(shè)計(jì)和優(yōu)化從宏觀角度來看，步驟運(yùn)行時(shí)鐘設(shè)置時(shí)首先要考慮企業(yè)業(yè)務(wù)特征和外部環(huán)境影響，如衣飾企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行表現(xiàn)出顯著季節(jié)特征，快消品企業(yè)淡旺季特征等，這種運(yùn)行時(shí)鐘多半以年為周期，是企業(yè)戰(zhàn)略步驟和重大業(yè)務(wù)運(yùn)行活動(dòng)所遵照運(yùn)作時(shí)鐘。如某鞋服企業(yè)將每十二個(gè)月分為6個(gè)產(chǎn)品季，明確各產(chǎn)品季運(yùn)作時(shí)鐘，橫向形成各產(chǎn)品季計(jì)劃運(yùn)作根本，確保各產(chǎn)品季目標(biāo)計(jì)劃達(dá)成，縱向在同一時(shí)間點(diǎn)上進(jìn)行各部門資源協(xié)同（圖1）；某企業(yè)大型經(jīng)銷商年會(huì)時(shí)鐘優(yōu)化，既考慮避免和外部大型事件沖突，同時(shí)還要考慮考慮市場開啟原因，春運(yùn)原因等。圖1某鞋服企業(yè)產(chǎn)品季運(yùn)作時(shí)鐘從中觀上來看，經(jīng)過步驟運(yùn)作時(shí)鐘優(yōu)化，從時(shí)間角度來處理跨組織資源難以統(tǒng)籌協(xié)調(diào)問題。比如，我們常常會(huì)發(fā)覺臨時(shí)召開一個(gè)會(huì)議時(shí)難以召集齊需要參與人員，或要處理問題全部是零碎，難以提升效率，針對(duì)這種情況，就需要對(duì)多個(gè)步驟時(shí)鐘和會(huì)議進(jìn)行整合。如某營銷組織經(jīng)過步驟時(shí)鐘優(yōu)化，使得總部品牌和銷售職能管理人員在上半月能夠跑市場，搜集信息和問題，在每個(gè)月下旬集中在總部討論問題和改善；同時(shí)對(duì)于區(qū)域自下而上提報(bào)部分產(chǎn)品、價(jià)格、促銷等需求審批步驟，統(tǒng)一時(shí)鐘，使總部審批時(shí)間統(tǒng)一放在每個(gè)月下旬，經(jīng)過這種改善，推進(jìn)品牌和銷售線上線下配合，提升了步驟審批效率，同時(shí)在總部和區(qū)域企業(yè)自上而下形成一個(gè)穩(wěn)定運(yùn)行節(jié)拍。從微觀上來看，經(jīng)過逐步將部分運(yùn)行時(shí)鐘固化，使例外管理向例行管理轉(zhuǎn)移，使過去隨機(jī)式管理向計(jì)劃式管理轉(zhuǎn)移。如某企業(yè)高層重大運(yùn)行決議會(huì)，能夠改變按需召開往例，步驟優(yōu)化為固定在每個(gè)月20號(hào)左右召開。這么不僅對(duì)未來時(shí)間有了明確預(yù)期，而且能夠方便高層統(tǒng)籌安排時(shí)間計(jì)劃。經(jīng)過以上案例，我們發(fā)覺會(huì)議是運(yùn)行時(shí)鐘關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和校時(shí)器，很多決議和協(xié)同問題全部經(jīng)過會(huì)議來處理，那么實(shí)現(xiàn)協(xié)同，也能夠從步驟上配套會(huì)議著手。步驟上會(huì)議配套設(shè)計(jì)以C企業(yè)會(huì)議設(shè)計(jì)舉例，日化行業(yè)C企業(yè)是全球500強(qiáng)。在中國，該企業(yè)新產(chǎn)品上市成功率在80%左右，而通常企業(yè)新產(chǎn)品上市成功率也就在20%～30%，那么C企業(yè)是怎樣取得如此高新產(chǎn)品上市成功率呢？關(guān)鍵在于C企業(yè)有一個(gè)端到端新產(chǎn)品上市步驟，新產(chǎn)品上市前先確定一個(gè)上市時(shí)間，然后倒排工期（見圖2）。也就是說，產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、市場宣傳、銷售等各個(gè)步驟全部是圍繞上市時(shí)間來展開。不過，企業(yè)經(jīng)過什么來控制整個(gè)步驟各個(gè)步驟進(jìn)度、質(zhì)量和成本呢？圖中有3種會(huì)議形式，用3種不一樣符號(hào)表示?！舜涡缕吠七M(jìn)具體操作項(xiàng)目組需要開會(huì)議。每個(gè)月項(xiàng)目組全部要召開一個(gè)對(duì)各方面進(jìn)度、質(zhì)量和成本進(jìn)行監(jiān)控會(huì)議?！衿奉惤?jīng)理開會(huì)議。每兩個(gè)月左右就要開一個(gè)對(duì)某產(chǎn)品品類下各個(gè)新產(chǎn)品推進(jìn)進(jìn)度、質(zhì)量和成本進(jìn)行監(jiān)控會(huì)議。企業(yè)高層開會(huì)議。這類會(huì)議相對(duì)較少，且集中在多個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，比如項(xiàng)目立項(xiàng)、上市計(jì)劃書確定步驟來組織召開對(duì)應(yīng)會(huì)議。圖2新產(chǎn)品上市步驟和會(huì)議結(jié)合企業(yè)會(huì)議通常會(huì)存在以下問題：常常召開十萬火急臨時(shí)會(huì)議；有固定正式會(huì)議，但會(huì)議效率不高：缺乏議程控制，議題本身和會(huì)議類型不匹配；有些議題，該參與人沒有到場，無法做出決議；來參與會(huì)議人很多時(shí)候不知道自己來參與這個(gè)會(huì)議目標(biāo)。參與者本身問題：“一言堂”，隨意打斷她人講話，陳說成績多，分析問題少；經(jīng)過步驟上配套會(huì)議卡片設(shè)計(jì)，并依據(jù)業(yè)務(wù)運(yùn)作需要明確了哪些步驟節(jié)點(diǎn)召開哪些議題會(huì)議，會(huì)議參與人員和角色、會(huì)議規(guī)則，使得會(huì)議效率得以提升。表1顯示了某企業(yè)戰(zhàn)略制訂步驟上戰(zhàn)略質(zhì)詢會(huì)會(huì)議卡片設(shè)計(jì)示例。表1某企業(yè)會(huì)議卡片設(shè)計(jì)示例對(duì)多個(gè)步驟會(huì)議進(jìn)行梳理整合，打造友好會(huì)議體系我們以供給鏈步驟為例，來體會(huì)供給鏈計(jì)劃管理怎樣經(jīng)過三層會(huì)議體系進(jìn)行協(xié)調(diào)。首先，關(guān)注供給鏈步驟上有哪些決議要做，這些決議項(xiàng)就是會(huì)議必需議題（見圖3）。圖3供給鏈步驟上各類決議第一層決議包含供給鏈戰(zhàn)略層面。包含庫存（周期庫存、安全庫存、季節(jié)性庫存）、運(yùn)輸（運(yùn)輸模式、運(yùn)輸路徑和網(wǎng)絡(luò)選擇、自主或外包）、設(shè)施（生產(chǎn)方法、制造方法、柔性能力）、信息（需求估計(jì)和集合、信息共享）等。第二層決議包含供給鏈運(yùn)行計(jì)劃層面。比如年度、季度市場估計(jì)，計(jì)劃庫存等。第三層決議包含運(yùn)行協(xié)調(diào)，即實(shí)施層面問題。假如把這些決議納入不一樣會(huì)議中去，供給鏈戰(zhàn)略會(huì)議需要在年底開1-2次，以確定明年供給鏈戰(zhàn)略關(guān)鍵、在物流和生產(chǎn)各個(gè)步驟有沒有新戰(zhàn)略舉措等；每個(gè)季度和月度需要召開供給鏈計(jì)劃體系層次會(huì)議及運(yùn)行分析會(huì)議等；在具體實(shí)施層面召開產(chǎn)銷協(xié)調(diào)會(huì)、營銷預(yù)備會(huì)議等?？紤]到這些會(huì)議之間關(guān)聯(lián)，比如要在開營銷預(yù)備會(huì)議以后，才能開產(chǎn)銷協(xié)調(diào)會(huì)；同時(shí)考慮各會(huì)議參與人員時(shí)間，進(jìn)行時(shí)鐘協(xié)同或會(huì)議合并，如需要高層參與多個(gè)會(huì)，在時(shí)間方面安排銜接或合并為一個(gè)會(huì)議多個(gè)議題。我們把這些會(huì)議合理分布到時(shí)間軸上，就得到一張會(huì)議地圖（見圖4）。圖4供給鏈步驟上會(huì)議地圖從供給鏈步驟包含會(huì)議再擴(kuò)大到整個(gè)企業(yè)步驟會(huì)議，就形成企業(yè)級(jí)會(huì)議體系。對(duì)于企業(yè)等級(jí)會(huì)議體系，其特點(diǎn)和作用為：企業(yè)級(jí)會(huì)議體系綜合表現(xiàn)了企業(yè)運(yùn)作節(jié)奏和運(yùn)作方法；企業(yè)級(jí)會(huì)議體系改善幫助企業(yè)管理者愈加好地利用“時(shí)間”這一不可再生資源，根