城市橋梁檢測橋梁檢測檔案管理

第一節(jié)檔案管理制度 1一、目的 1二、范圍 1三、職責(zé) 2四、檔案格式 2五、記錄的管理流程 6第二節(jié)橋梁檔案管理 7一、橋梁技術(shù)檔案管理制度 7二、檢測人員檔案 8第三節(jié)橋梁檔案管理的必要性 11一、道路橋梁檔案管理的重要性 11二、道路橋梁檔案管理存在的不足 13三、加強(qiáng)道路橋梁檔案管理的措施 13第一節(jié)檔案管理制度一、目的對各項(xiàng)工作中形成的記錄、資料、往來文件檔案進(jìn)行控制，為質(zhì)量體系有效運(yùn)行和檢測工作負(fù)荷要求提供證據(jù)，為工作改進(jìn)提供依據(jù)。二、范圍適用于質(zhì)量控制和檢測活動(dòng)中的各種質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄、各部門間的往來文件的歸檔管理等。三、職責(zé)1.質(zhì)控室人員負(fù)責(zé)往來文件收集、立卷及各科室立卷的保管；負(fù)責(zé)在崗人員的人事、業(yè)績考核資料的立卷、歸檔管理。2.各科室負(fù)責(zé)與其相關(guān)的往來文件、儀器設(shè)備等資料的收集、立卷。3.財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)會計(jì)賬冊、報(bào)表的立卷、歸檔管理。4.宣傳人員負(fù)責(zé)影像資料的收集歸檔管理。5.質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)會同有關(guān)科室設(shè)計(jì)和統(tǒng)一質(zhì)量記錄、技術(shù)記錄的格式及相關(guān)產(chǎn)品的檢驗(yàn)報(bào)告，做好質(zhì)量體系活動(dòng)與技術(shù)運(yùn)作中形成的各類記錄的收集、整理、立卷與歸檔管理。6.辦公室主任負(fù)責(zé)審批檔案室保存檔案的借閱。7.質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式并批準(zhǔn)實(shí)施。8.各科室在質(zhì)量活動(dòng)和技術(shù)運(yùn)作時(shí)，按要求填寫質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄，做好各類記錄的收集。9.各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)本科室記錄的預(yù)檔和移交。10.技術(shù)主管批準(zhǔn)到期記錄（檔案）的銷毀處理。四、檔案格式（一）記錄格式的確定1.技術(shù)記錄的格式可由各科室設(shè)計(jì)，各科室負(fù)責(zé)人審核。2.質(zhì)量記錄的格式由質(zhì)量管理人員組織設(shè)計(jì)，經(jīng)質(zhì)量主管審核。3.質(zhì)量主管組織評審質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的格式，并批準(zhǔn)實(shí)施。4.所有經(jīng)批準(zhǔn)受控的記錄格式由質(zhì)量管理科室統(tǒng)一編碼標(biāo)識，編制記錄清單，并發(fā)布使用，非受控表格經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核同意后直接投入使用。5.在評審和使用過程中發(fā)現(xiàn)記錄格式不適用時(shí)，由使用部門修改或修訂，經(jīng)相應(yīng)審批后發(fā)布使用。質(zhì)量管理人員負(fù)責(zé)通知有關(guān)部門和人員，發(fā)放新的格式表。6.上級部門規(guī)定的記錄格式直接采用，并將其編碼列入記錄清單。（二）記錄的內(nèi)容要求與改進(jìn)1.格式欄目中所填寫的內(nèi)容必須滿足信息足夠的原則，并科室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；科室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織有掛技術(shù)骨干對記錄格式的必要性、充分性和可溯源性進(jìn)行評定，并隨著實(shí)踐不斷改進(jìn)完善。各科室應(yīng)有記錄格式的控制清單，在批準(zhǔn)起用新格式時(shí)，原有的格式予以廢除停用。2.原始記錄要包含足夠的信息以保證檢驗(yàn)工作的可復(fù)現(xiàn)性。檢驗(yàn)原始記錄的內(nèi)容應(yīng)包括：樣品手里編號、收檢日期、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢測依據(jù)、器材記錄、環(huán)境條件記錄、檢驗(yàn)起止日期、檢驗(yàn)結(jié)果及導(dǎo)出數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)人員和復(fù)核人員簽字等。（三）記錄的填寫1.各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)以上職責(zé)和“記錄的管理流程”要求認(rèn)真做好本科室各項(xiàng)工作記錄填寫的組織、管理工作。2.記錄填寫必須應(yīng)正確、真實(shí)、齊全、清晰、明了，當(dāng)時(shí)予以記錄，不得用鉛筆填寫。3.記錄上必須有記錄人簽名，有審核、批準(zhǔn)要求的，相應(yīng)簽字人應(yīng)按文件規(guī)定要求進(jìn)行審核、批準(zhǔn)、簽字。4.檢測的技術(shù)記錄要記錄技術(shù)操作的過程及結(jié)果再現(xiàn)所需的足夠信息，注意詳細(xì)記錄每次測定條件和環(huán)境條件，不得遺漏。檢測的原始記錄中有檢測人、校核人地簽名。（四）記錄的更改1.當(dāng)記錄中出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)，應(yīng)遵循記錄的更改原則：被更改得原始記錄仍必須清楚可見，不允許消失或不清楚（采樣杠改法）更改后的值應(yīng)在被更改值的右上方，并由檢測人在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。2.如需改正的數(shù)據(jù)或文字篇幅較大時(shí)，可將其劃框線，中間劃一橫線，在方框的右上方標(biāo)識“作廢”兩字，由改正者在改正的內(nèi)容旁簽名或蓋章。3.電子存儲記錄的更改也必須遵循上述更改原則，以免原始數(shù)據(jù)丟失或改動(dòng)。（五）記錄的收集與歸檔1.本單位的記錄檔案實(shí)行分級管理，即由檔案室和各科室分別存檔。2.記錄要定期收集、歸檔。原始記錄隨存檔檢驗(yàn)報(bào)告歸檔。年度辦理完畢的文件、記錄資料由科室兼職檔案員收集、立卷，科室負(fù)責(zé)人審定簽字；記錄檔案卷宗上應(yīng)有記錄的標(biāo)識、記錄的名稱及代碼、歸檔日期、保存期限等內(nèi)容。質(zhì)量管理主管負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件、檢驗(yàn)過程資料的收集編目和歸檔。（六）記錄的保存和管理1.檔案管理注意對各類記錄進(jìn)行分類編目、裝訂保存，按“年度—科室—保存期限分類法”進(jìn)行排列和編制《全引目錄》、《案卷目錄》和《收發(fā)文本》。由辦公室主任、檔案員及有關(guān)科室負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案內(nèi)容確定保管期限。記錄、檔案的保存期一般為5年特殊情況需長期保存的另立冊存檔（如儀器設(shè)備檔案、技術(shù)人員檔案、圖紙等）；超過保存期的記錄、檔案，由保管人造冊，列出銷毀清單，科室負(fù)責(zé)人審核，報(bào)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)銷毀。2.檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜、防火、防塵、防鼠、防光、防潮、防霉。對損失或變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制；設(shè)置記錄檔案框架。3.記錄檔案應(yīng)存放有序，便于存取、檢索和借閱。嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律和制度，執(zhí)行相應(yīng)的保密和保護(hù)所有權(quán)程序。4.電子媒體的記錄應(yīng)確保軟盤、硬盤、光盤不受損壞，確保記錄完整。5.檔案員要及時(shí)對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案統(tǒng)計(jì)登記表》報(bào)上級部門。（六）記錄檔案的借閱1.對一般檔案，人員對記錄的檢索和借閱需經(jīng)相應(yīng)檔案管理科室負(fù)責(zé)人同意，填寫《借閱檔案登記表》，和借閱本專業(yè)范圍的業(yè)務(wù)檔案，受控文件資料借閱按《文件控制程序》執(zhí)行。2.外部人員查閱或拷貝記錄檔案，須經(jīng)質(zhì)量管理科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，其他檔案經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)。所有記錄檔案只可就地查閱，不予外借。3.工作人員借閱檔案資料應(yīng)先提出申請，經(jīng)相關(guān)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后借閱與本人目前從事專業(yè)有關(guān)的資料。借閱人必須妥善保管好檔案資料，發(fā)現(xiàn)有損、撕、涂改或泄露檔案內(nèi)容者，檔案管理者必須及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取適當(dāng)?shù)募m正措施。（八）記錄的清理、處理和銷毀辦公室主任會同檔案員對保存期滿的檔案進(jìn)行審閱，有價(jià)值的檔案繼續(xù)保存，確認(rèn)無需保存而又不能外泄的檔案填寫《檔案銷毀清理冊》報(bào)技術(shù)負(fù)責(zé)人審批同意后，由規(guī)定機(jī)構(gòu)監(jiān)督銷毀。五、記錄的管理流程1.質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄格式的設(shè)計(jì)與審定2.記錄格式的填寫3.記錄的唯一性標(biāo)識4.記錄的收集5.記錄的編目6.記錄的歸檔與保存7.記錄的檢索與查閱、借閱8.記錄的儲存、保管與維護(hù)9.記錄的清理、銷毀和處置第二節(jié)橋梁檔案管理一、橋梁技術(shù)檔案管理制度1.公路橋梁技術(shù)檔案應(yīng)包括橋梁基礎(chǔ)資料、管理資料、檢查資料、養(yǎng)護(hù)維修資料、特殊情況資料等。2.橋梁基礎(chǔ)資料包括以下內(nèi)容：（1）橋梁設(shè)計(jì)施工圖及竣工圖；（2）工程施工竣工資料及部分關(guān)鍵影響資料；（3）橋梁安全管理控制影像資料。3.橋梁管理資料包括橋梁養(yǎng)管單位及其負(fù)責(zé)人、橋梁養(yǎng)護(hù)工程師等的基本資料。管理資料中對橋梁養(yǎng)護(hù)工程師除應(yīng)歸檔個(gè)人基本資料外，還應(yīng)歸檔其業(yè)務(wù)考核情況和年度主要工作情況（年度工作總結(jié)）。4.橋梁檢查資料包括橋梁經(jīng)常檢查、定期檢查結(jié)果、養(yǎng)護(hù)對策建議、特殊檢查建議報(bào)告、養(yǎng)護(hù)建議計(jì)劃等技術(shù)資料，以及檢查的時(shí)間、實(shí)施人員等基本資料。特殊檢查還應(yīng)包括檢測（試驗(yàn)）方案、檢測（試驗(yàn)）報(bào)告、照片及多媒體材料，檢測（試驗(yàn)）方的資質(zhì)證書（復(fù)印件）、業(yè)績證明（復(fù)印件）以及主要檢測人員的資格證書（復(fù)印件）等。5.橋梁養(yǎng)護(hù)維修資料應(yīng)包括以下內(nèi)容：（1）小修保養(yǎng)工程的實(shí)施技術(shù)資料和養(yǎng)護(hù)質(zhì)量評定結(jié)果，以及工程實(shí)施的時(shí)間、組織實(shí)施人員等。（2）橋梁的中修、大修、改建工程的設(shè)計(jì)圖紙、竣工圖紙、施工資料、監(jiān)理資料、監(jiān)控（監(jiān)測）資料、質(zhì)量事故處理報(bào)告、交（竣）工驗(yàn)收等技術(shù)資料，以及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和監(jiān)控（監(jiān)測）等各方的資質(zhì)證書（復(fù)印件）、業(yè)績證明（復(fù)印件）及其主要檢測人員的資格證書（復(fù)印件）等。6.橋梁特殊情況資料主要包括地質(zhì)災(zāi)害、氣象災(zāi)害、超限運(yùn)輸?shù)忍厥馐录木唧w情況、損害程度、處治方案等。7.基本資料缺失的橋梁，應(yīng)根據(jù)歷年檢查、養(yǎng)護(hù)資料，逐步建立和完善其技術(shù)檔案。必要時(shí)，可專門安排有針對性的檢測、試驗(yàn)或特殊檢查，補(bǔ)充、完善橋梁技術(shù)資料。二、檢測人員檔案檢測人員登記表姓名性別出生年月照片參加工作時(shí)間職務(wù)技術(shù)職稱何校畢業(yè)專業(yè)文化程度工作簡歷備注檢測人員培訓(xùn)獲證登記表姓名性別年齡文化程度職務(wù)技術(shù)職稱所在部門專業(yè)培訓(xùn)情況培訓(xùn)單位培訓(xùn)時(shí)間培訓(xùn)項(xiàng)目培訓(xùn)成績培訓(xùn)證號獲證（發(fā)表論文）情況獲證（論文）項(xiàng)目獲證（論文）時(shí)間發(fā)證（發(fā)表論文刊物）單位證書號備注第三節(jié)橋梁檔案管理的必要性道路橋梁工程檔案是科技檔案，存在雙重價(jià)值，即文件的原始價(jià)值和文件的從屬價(jià)值。道路橋梁工程檔案在形成過程中，其文件價(jià)值對文件的形成者在對工程質(zhì)量評定、完工后的維護(hù)管理等從事的其他工程實(shí)務(wù)都具有參考和憑證的價(jià)值。而文件的從屬價(jià)值體現(xiàn)了文件對社會的有用性，文件檔案可以給社會提供參考、借鑒等有用的情報(bào)價(jià)值。因此做好道路橋梁工程檔案管理非常重要，根據(jù)工程檔案的價(jià)值屬性我們知道在文件形成的過程中，控制好文件的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整是必要的。在工程項(xiàng)目建設(shè)中，會涉及到多個(gè)方面的內(nèi)容，因此會出現(xiàn)大量的信息資料，檔案管理的主要目標(biāo)就是完成這些信息資料的整理，真實(shí)有效且內(nèi)容完備的檔案資料能夠?qū)⒐こ坦芾硭接枰泽w現(xiàn)，而且能夠?yàn)楣こ藤|(zhì)量控制提供可靠的依據(jù)，所以，工程檔案管理有著重要的意義。一、道路橋梁檔案管理的重要性1.是道路橋梁建設(shè)養(yǎng)護(hù)的基礎(chǔ)我國對道路橋梁建設(shè)的質(zhì)量要嚴(yán)格把控，進(jìn)行相關(guān)路段的養(yǎng)護(hù)、擴(kuò)建、修建等工作時(shí)，都不是憑空產(chǎn)生出來的想法，必須有大量的數(shù)據(jù)支持，必要時(shí)搜索相關(guān)的數(shù)據(jù)，而道路橋梁檔案管理對這些工作的順利進(jìn)行提供了數(shù)據(jù)支持和保障，在很大程度上能提高相關(guān)人員的工作效率。高速道路橋梁在投入使用后必然會面臨很多問題，而要解決這些問題必須要查詢原始資料。高速道路橋梁建設(shè)和發(fā)展是巨大的工程，在這樣的過程中，會產(chǎn)生大量技術(shù)文件，其中包括圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工方案、管理措施、資金預(yù)算等數(shù)據(jù)和文件，這些文件是進(jìn)行道路橋梁養(yǎng)護(hù)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源和依據(jù)，對道路橋梁的運(yùn)行和發(fā)展有促進(jìn)作用。由此可見，道路橋梁檔案管理能夠提高人們對道路橋梁項(xiàng)目的認(rèn)識，有利于項(xiàng)目工作的開展和推進(jìn)，通過對其中一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)的分析和總結(jié)，能為道路橋梁項(xiàng)目的建設(shè)和發(fā)展提供有效的幫助。2.為道路橋梁不同階段的發(fā)展變化提供數(shù)據(jù)依據(jù)道路橋梁事業(yè)的建設(shè)是一個(gè)看似簡單實(shí)則復(fù)雜的過程，它涉及多個(gè)領(lǐng)域，是一項(xiàng)巨大的工程，在道路橋梁的建設(shè)過程中，特別是路段的設(shè)計(jì)路線和路段的施工進(jìn)度工作都必須有大量的數(shù)據(jù)支持，同樣離不了道路橋梁的檔案管理，整個(gè)道路橋梁項(xiàng)目的許多過程都離不開道路橋梁檔案管理工作，比如審批手續(xù)、投資建設(shè)、施工管理、安全運(yùn)營、后期養(yǎng)護(hù)等過程，從該路段工程的籌建開始，工程可行性實(shí)施方案文件、審批手續(xù)文件、資金預(yù)算等文件都要進(jìn)行檔案信息的收集和整理，接著是專項(xiàng)評估、招標(biāo)文件、合同、設(shè)計(jì)圖紙等數(shù)據(jù)文件，這些過程都必須嚴(yán)格存檔，為后期該路段的發(fā)展變化提供一定的數(shù)據(jù)依據(jù)。檔案記錄了道路橋梁建設(shè)和發(fā)展的所有相關(guān)工作細(xì)節(jié)，對道路橋梁的建設(shè)發(fā)展有著重要的作用，因此我們必須不斷加強(qiáng)道路橋梁檔案管理工作。二、道路橋梁檔案管理存在的不足1.檔案資料不規(guī)范不齊全橋梁養(yǎng)護(hù)工作過去在我新區(qū)沒有系統(tǒng)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，橋梁管理工作更是一片空白，道路橋梁檔案基本沒有，新建道路橋梁的建設(shè)資料因歷史原因由不同部門保管的，在收集過程中，存在應(yīng)付、推諉現(xiàn)象，導(dǎo)致檔資料不規(guī)范，收集不齊全。2.檔案管理人員不專業(yè)檔案管理隊(duì)伍匱乏，不是檔案專業(yè)學(xué)歷科班出身，大多都是“半路出家”，未從事過檔案管理工作，要通過參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、自學(xué)和一定的工作實(shí)踐才能對檔案專業(yè)知識有所了解。很多檔案管理人員都“身兼數(shù)職”，檔案管理工作無法保持在相對穩(wěn)定的狀態(tài)，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)水平低，在檔案交接或整理歸檔中出現(xiàn)原始資料遺漏。3.檔案管理不健全檔案工作雖有管理制度，但執(zhí)行力不夠，很多道路橋梁小修工程，基本不留檔案資料；建設(shè)單位交接來的檔案資料沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、格式，一定程度上影響了歸檔效率；檔案管理信息的收集需要施工單位和管理科室的配合，才能確保檔案管理內(nèi)容的準(zhǔn)確性，而實(shí)際工作中，因部門工作重點(diǎn)的不同和職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致檔案規(guī)范化管理難度增大。三、加強(qiáng)道路橋梁檔案管理的措施1.優(yōu)化檔案管理水平要貫徹《中華人民共和國檔案法》精神，參照國家有關(guān)城市道路橋梁檔案管理的相關(guān)要求，結(jié)合城市道路橋梁管理工作實(shí)際，建立科學(xué)、規(guī)范、可行的的檔案管理機(jī)制，制定道路橋梁檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和道路橋梁建設(shè)交接檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善細(xì)化檔案收集、分類、整理、歸檔、保管、移交、利用、保密等各項(xiàng)工作制度，明確檔案管理人員職責(zé)。通過建立健全檔案管理制度，明確不同職能部門的權(quán)限，明晰相關(guān)責(zé)任及檔案管理流程，做到步步有章可循，件件規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步提升道路橋梁檔案管理水平，確保檔案管理工作順利有序開展。同時(shí)，加大檔案管理的考核力度，對執(zhí)行力度不夠、實(shí)施不到位的科室或個(gè)人，視情節(jié)給予通報(bào)批評或處分。2.提高檔案管理人員能力道路橋梁檔案管理工作是一項(xiàng)積累資料、收集和傳遞信息，服務(wù)于社會的重要工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響道路橋梁檔案管理工作的質(zhì)量，因此檔案管理人員在學(xué)習(xí)和掌握好檔案基礎(chǔ)理論與技能等專業(yè)知識學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，加大信息技術(shù)培訓(xùn)力度，多安排“走出去”參加先進(jìn)行業(yè)檔案的學(xué)習(xí)交流，積極組織檔案管理人員進(jìn)行檔案部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，及時(shí)更新檔案管理水平；充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動(dòng)性、創(chuàng)造性，組織檔案管理人員深入一線施工現(xiàn)場，加強(qiáng)檔案的收集指導(dǎo)；穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍，增強(qiáng)愛崗敬業(yè)，忠于職守的職業(yè)素質(zhì)，努力提高檔案管理人員的管理能力，才能做好新時(shí)期道路橋梁檔案管理工作。3.豐富檔案管理信息將每一條道路、每一座橋梁設(shè)置一個(gè)檔案盒或一個(gè)檔案專柜，及時(shí)收集整理相關(guān)檔案，將相應(yīng)的基礎(chǔ)資料、管理資料、巡查資料、養(yǎng)護(hù)維修資料、依附其建設(shè)的管線資料等