評(píng)估業(yè)務(wù)檔案管理新規(guī)制度

評(píng)定業(yè)務(wù)檔案管理制度

第一章

總則第一條

為了規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，明確業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容、歸檔形式、保管期限、管理責(zé)任和其它檔案管理工作中關(guān)鍵事項(xiàng)，依據(jù)《中國(guó)檔案法》、《中國(guó)資產(chǎn)評(píng)定準(zhǔn)則》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制訂本制度。第二條

本制度適適用于企業(yè)辦理評(píng)定業(yè)務(wù)和辦理和價(jià)值估算相關(guān)其它業(yè)務(wù)形成業(yè)務(wù)檔案。企業(yè)辦理其它業(yè)務(wù)形成業(yè)務(wù)檔案，可參考本制度管理。第三條

業(yè)務(wù)檔案是指資產(chǎn)評(píng)定師及其執(zhí)業(yè)人員在實(shí)施業(yè)務(wù)過(guò)程中形成，反應(yīng)評(píng)定程序?qū)嵤┣闆r、支持評(píng)定結(jié)論工作統(tǒng)計(jì)和相關(guān)資料。企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是評(píng)定證據(jù)載體，是出具評(píng)定匯報(bào)關(guān)鍵依據(jù)。企業(yè)業(yè)務(wù)檔案是考查業(yè)務(wù)工作依據(jù)，是企業(yè)全方面質(zhì)量管理工作關(guān)鍵組成部分。第四條

業(yè)務(wù)檔案包含紙質(zhì)文檔、電子文檔或其它介質(zhì)形式文檔。第五條

業(yè)務(wù)檔案全部權(quán)屬于企業(yè)。第二章

組織管理第六條

企業(yè)由

副總經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案組織管理工作，由綜合部負(fù)責(zé)評(píng)定業(yè)務(wù)檔案登記及日常管理工作，設(shè)一名檔案管理人員。檔案管理部門(mén)和檔案工作人員職責(zé)是全方面負(fù)責(zé)企業(yè)業(yè)務(wù)檔案搜集、整理、立卷、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等檔案管理工作；各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)該指定專(zhuān)員專(zhuān)職（或兼職）負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)檔案管理工作，配合檔案管理部門(mén)檔案管理人員完成業(yè)務(wù)檔案移交、歸檔等工作；項(xiàng)目責(zé)任人應(yīng)該負(fù)責(zé)對(duì)所承接業(yè)務(wù)項(xiàng)目標(biāo)業(yè)務(wù)檔案歸檔過(guò)程和歸檔質(zhì)量全方面負(fù)責(zé)，是本項(xiàng)目檔案質(zhì)量直接責(zé)任人。第七條

檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)檔案管理相關(guān)要求及企業(yè)要求，恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé),

嚴(yán)格保密，不得外傳，不得丟失。第八條

檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完成后，移交人、接收人、監(jiān)交人要在移交表上簽章。移交人必需辦完移交手續(xù)后方可調(diào)離該崗位。第三章

業(yè)務(wù)檔案整理第九條

業(yè)務(wù)檔案首先由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)整理1.項(xiàng)目責(zé)任人在評(píng)定匯報(bào)以后30日內(nèi)，立即將工作底稿和評(píng)定匯報(bào)等資料整理歸檔，任何人不得將應(yīng)歸檔資料拒絕歸檔或據(jù)為己有。2.

工作底稿通常不包含已被替換工作底稿初稿或財(cái)務(wù)報(bào)表初稿、對(duì)不全方面或初步思索統(tǒng)計(jì)、存在印刷錯(cuò)誤或其它錯(cuò)誤而作廢文本，和反復(fù)文件統(tǒng)計(jì)等。因多種原因造成評(píng)定業(yè)務(wù)未完成就終止而形成底稿，報(bào)企業(yè)總經(jīng)理決定保留或銷(xiāo)毀。3.

針對(duì)同一基準(zhǔn)日，不一樣評(píng)定目標(biāo)，委托資產(chǎn)范圍重合評(píng)定業(yè)務(wù)，出具兩個(gè)或多個(gè)評(píng)定匯報(bào)，應(yīng)將其視為不一樣業(yè)務(wù)分別整理底稿，形成對(duì)應(yīng)類(lèi)型業(yè)務(wù)檔案。4.整理資料要做到完整有序，索引號(hào)要和目錄保持一致，反應(yīng)工作底稿間勾稽關(guān)系。5.資產(chǎn)評(píng)定檔案歸檔內(nèi)容參考格式見(jiàn)附件一。第十條

整理后評(píng)定工作底稿，要按工作底稿目錄次序排序，底稿需由項(xiàng)目責(zé)任人、部門(mén)責(zé)任人簽字后交給檔案管理部門(mén)。第十一條

檔案管理部門(mén)人員整理。檔案管理人員整理是業(yè)務(wù)檔案最終把關(guān)，要嚴(yán)格根據(jù)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容和底稿中目錄次序做深入整理。在整理過(guò)程中要注意以下事項(xiàng)：1.要拆除底稿中全部金屬物，以防裝訂時(shí)發(fā)生意外。2.紙張超出規(guī)格，在不影響資料完整前提下可剪裁，不能剪裁可加以折疊，折疊紙張要確保裝訂后不影響閱覽全部?jī)?nèi)容；破損、卷角、折皺、裝訂線(xiàn)過(guò)窄和紙張小于規(guī)格，要用白紙給予裱襯；傳真資料要復(fù)印后才能裝訂。3.如發(fā)覺(jué)底稿中有問(wèn)題，如：評(píng)定人員、項(xiàng)目責(zé)任人等相關(guān)人員沒(méi)有簽字，關(guān)鍵歸檔資料不全、頁(yè)碼混亂等，要立即將檔案退回給相關(guān)人員，補(bǔ)齊后重新整理、驗(yàn)收。第十二條

業(yè)務(wù)檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)務(wù)檔案同時(shí)應(yīng)填好《業(yè)務(wù)檔案記錄表》?！稑I(yè)務(wù)檔案記錄表》上關(guān)鍵信息應(yīng)和企業(yè)《發(fā)文統(tǒng)計(jì)》保持一致。1.

資產(chǎn)評(píng)定匯報(bào)《業(yè)務(wù)檔案記錄表》應(yīng)包含：序號(hào)、匯報(bào)文號(hào)、簽發(fā)人、項(xiàng)目責(zé)任人、參與評(píng)定人員和簽發(fā)日期，被評(píng)定單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)絡(luò)方法、資產(chǎn)總額，評(píng)定類(lèi)型和匯報(bào)類(lèi)型，收費(fèi)情況等信息。2.

利用計(jì)算機(jī)登記，為預(yù)防停電或計(jì)算機(jī)故障等原因影響檔案使用，每次登記后應(yīng)立即形成紙質(zhì)文件。第十三條

業(yè)務(wù)檔案裝訂和護(hù)封。將整理并登記好底稿進(jìn)行裝訂、打頁(yè)碼，并附封皮、封底。1.

裝訂。裝訂要做到牢靠、整齊、美觀(guān)，不壓字，不漏頁(yè)，不影響閱讀。2.

打頁(yè)碼。3.

護(hù)封。業(yè)務(wù)檔案封面應(yīng)有企業(yè)全稱(chēng)、業(yè)務(wù)單位全稱(chēng)、匯報(bào)文號(hào)、卷數(shù)、頁(yè)數(shù)、入檔盒號(hào)、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。應(yīng)用黑色水筆、正楷字體填寫(xiě)以上內(nèi)容，字體要清楚工整。4.

檔案管理人員應(yīng)立即將已移交業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整理、登記和裝訂。第十四條

業(yè)務(wù)檔案裝盒。檔案裝訂、護(hù)封后應(yīng)立即裝盒。本著便于查找、利用標(biāo)準(zhǔn)，檔案盒封面寫(xiě)清企業(yè)名稱(chēng)、檔案類(lèi)型和年號(hào)；檔案盒脊部寫(xiě)清檔案類(lèi)型、年號(hào)、檔號(hào)、卷數(shù)和盒流水號(hào)等內(nèi)容。第十五條

業(yè)務(wù)檔案碼放。檔案盒應(yīng)以檔號(hào)從小到大、從上往下、從左往右次序碼放,檔案碼放不得過(guò)擠，方便于檔案查閱和整理。為了節(jié)省空間和開(kāi)支，對(duì)于比較厚、卷數(shù)多業(yè)務(wù)檔案，能夠在檔案脊部貼上醒目標(biāo)標(biāo)有年號(hào)和檔號(hào)標(biāo)簽，直接按次序豎排在檔案柜里也可。第四章

業(yè)務(wù)檔案保管第十六條

設(shè)專(zhuān)柜保管業(yè)務(wù)檔案，要做好防偷竊、防火、防塵、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防光、防污染，確保業(yè)務(wù)檔案安全。檔案柜上應(yīng)插有注明柜號(hào)、檔案種類(lèi)、年號(hào)、檔號(hào)卡片；對(duì)于檔案較多評(píng)定機(jī)構(gòu)應(yīng)做檔案查找索引，該索引只要包含檔案名稱(chēng)、年號(hào)、柜號(hào)、層號(hào)就能夠了，有些比較特殊檔案需要單獨(dú)存放，可在備注欄中注明。第十七條

電子檔案等管理。在評(píng)定活動(dòng)中形成電子文檔或其它介質(zhì)形式文檔均應(yīng)搜集齊全，立卷歸檔。電子或其它介質(zhì)形式關(guān)鍵工作底稿，如評(píng)定業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程中重大問(wèn)題處理統(tǒng)計(jì)，對(duì)評(píng)定結(jié)論有重大影響現(xiàn)場(chǎng)勘查統(tǒng)計(jì)、詢(xún)價(jià)統(tǒng)計(jì)和評(píng)定估算過(guò)程統(tǒng)計(jì)等，應(yīng)該同時(shí)形成紙質(zhì)文檔，分別保留。第五章

業(yè)務(wù)檔案調(diào)（借）閱第十八條

業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱1.企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)因工作需要借閱檔案，須經(jīng)本部門(mén)責(zé)任人同意；非業(yè)務(wù)部門(mén)因工作需要借閱檔案，須經(jīng)企業(yè)責(zé)任人同意，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后應(yīng)立即歸還，最長(zhǎng)久限不得超出一周，自借閱當(dāng)日起算。2．公安機(jī)關(guān)、法院、檢察院依法推行職責(zé)需了解相關(guān)情況，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證實(shí)經(jīng)辦人身份證件，經(jīng)企業(yè)責(zé)任人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。3.

資產(chǎn)評(píng)定協(xié)會(huì)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)依法進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，應(yīng)同時(shí)出示介紹信和能夠證實(shí)經(jīng)辦人身份證件，經(jīng)企業(yè)責(zé)任人同意后，才能辦理借閱手續(xù)。4.

其它依法能夠查閱情形。5．借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)負(fù)擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露原委托方商業(yè)機(jī)密時(shí)，也不得外借她人。6.

檔案借閱人應(yīng)該保持案卷整齊，不得勾畫(huà)、涂改、偽造、拆頁(yè)，損毀和丟失，不得私自抄錄、復(fù)制，確需抄錄、復(fù)制，應(yīng)取得企業(yè)責(zé)任人同意，并在抄錄件、復(fù)印件上注明起源。第十九條

業(yè)務(wù)檔案歸還1.

歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要檢驗(yàn)檔案完整性，檔案收回后，借閱人要記得辦理退還手續(xù)。2.

歸還檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁(yè)等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必需時(shí)填寫(xiě)《業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失匯報(bào)單》說(shuō)明原因并由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和企業(yè)責(zé)任人簽字后存檔，并追究借閱人責(zé)任。3.

借閱人員若將檔案丟失，應(yīng)填寫(xiě)《業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失匯報(bào)單》，寫(xiě)清丟失原因，由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和企業(yè)責(zé)任人簽字后存檔，并保留追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任權(quán)利。第二十條

業(yè)務(wù)檔案拆卸。業(yè)務(wù)檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務(wù)匯報(bào)補(bǔ)充、修訂等原因確需拆卸，須附上“業(yè)務(wù)檔案更改說(shuō)明”，按要求同意后，由檔案管理人員拆卸并立即裝訂。第二十一條

包含離職職員檔案清理。當(dāng)業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員清理相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，并在其步驟表上簽署意見(jiàn)；若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況，檔案管理人員應(yīng)催其立即上交；若已將責(zé)任轉(zhuǎn)移給其它職員，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦理離職手續(xù)。第六章

業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀第二十二條

評(píng)定業(yè)務(wù)檔案自評(píng)定匯報(bào)日起最少保留十年。國(guó)家法律、法規(guī)另有要求，依據(jù)其要求。評(píng)定機(jī)構(gòu)不得在要求保留期內(nèi)對(duì)已完成歸檔評(píng)定業(yè)務(wù)檔案刪改或銷(xiāo)毀。保留期屆滿(mǎn)后，對(duì)確無(wú)保留價(jià)值檔案，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)提出書(shū)面銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)企業(yè)關(guān)鍵責(zé)任人書(shū)面同意后銷(xiāo)毀并進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。第二十三條

評(píng)定業(yè)務(wù)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)列明銷(xiāo)毀檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)