評估業(yè)務(wù)檔案管理新規(guī)制度

評定業(yè)務(wù)檔案管理制度

第一章

總則第一條

為了規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理，有效地保護和利用檔案，明確業(yè)務(wù)檔案歸檔內(nèi)容、歸檔形式、保管期限、管理責(zé)任和其它檔案管理工作中關(guān)鍵事項，依據(jù)《中國檔案法》、《中國資產(chǎn)評定準(zhǔn)則》，結(jié)合企業(yè)實際制訂本制度。第二條

本制度適適用于企業(yè)辦理評定業(yè)務(wù)和辦理和價值估算相關(guān)其它業(yè)務(wù)形成業(yè)務(wù)檔案。企業(yè)辦理其它業(yè)務(wù)形成業(yè)務(wù)檔案，可參考本制度管理。第三條

業(yè)務(wù)檔案是指資產(chǎn)評定師及其執(zhí)業(yè)人員在實施業(yè)務(wù)過程中形成，反應(yīng)評定程序?qū)嵤┣闆r、支持評定結(jié)論工作統(tǒng)計和相關(guān)資料。企業(yè)業(yè)務(wù)檔案，是評定證據(jù)載體，是出具評定匯報關(guān)鍵依據(jù)。企業(yè)業(yè)務(wù)檔案是考查業(yè)務(wù)工作依據(jù)，是企業(yè)全方面質(zhì)量管理工作關(guān)鍵組成部分。第四條

業(yè)務(wù)檔案包含紙質(zhì)文檔、電子文檔或其它介質(zhì)形式文檔。第五條

業(yè)務(wù)檔案全部權(quán)屬于企業(yè)。第二章

組織管理第六條

企業(yè)由

副總經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案組織管理工作，由綜合部負(fù)責(zé)評定業(yè)務(wù)檔案登記及日常管理工作，設(shè)一名檔案管理人員。檔案管理部門和檔案工作人員職責(zé)是全方面負(fù)責(zé)企業(yè)業(yè)務(wù)檔案搜集、整理、立卷、調(diào)閱、銷毀等檔案管理工作；各業(yè)務(wù)部門應(yīng)該指定專員專職（或兼職）負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案管理工作，配合檔案管理部門檔案管理人員完成業(yè)務(wù)檔案移交、歸檔等工作；項目責(zé)任人應(yīng)該負(fù)責(zé)對所承接業(yè)務(wù)項目標(biāo)業(yè)務(wù)檔案歸檔過程和歸檔質(zhì)量全方面負(fù)責(zé)，是本項目檔案質(zhì)量直接責(zé)任人。第七條

檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)檔案管理相關(guān)要求及企業(yè)要求，恪盡職守、認(rèn)真負(fù)責(zé),

嚴(yán)格保密，不得外傳，不得丟失。第八條

檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應(yīng)辦理檔案交接手續(xù)，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。交接手續(xù)辦理完成后，移交人、接收人、監(jiān)交人要在移交表上簽章。移交人必需辦完移交手續(xù)后方可調(diào)離該崗位。第三章

業(yè)務(wù)檔案整理第九條

業(yè)務(wù)檔案首先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理1.項目責(zé)任人在評定匯報以后30日內(nèi)，立即將工作底稿和評定匯報等資料整理歸檔，任何人不得將應(yīng)歸檔資料拒絕歸檔或據(jù)為己有。2.

工作底稿通常不包含已被替換工作底稿初稿或財務(wù)報表初稿、對不全方面或初步思索統(tǒng)計、存在印刷錯誤或其它錯誤而作廢文本，和反復(fù)文件統(tǒng)計等。因多種原因造成評定業(yè)務(wù)未完成就終止而形成底稿，報企業(yè)總經(jīng)理決定保留或銷毀。3.

針對同一基準(zhǔn)日，不一樣評定目標(biāo)，委托資產(chǎn)范圍重合評定業(yè)務(wù)，出具兩個或多個評定匯報，應(yīng)將其視為不一樣業(yè)務(wù)分別整理底稿，形成對應(yīng)類型業(yè)務(wù)檔案。4.整理資料要做到完整有序，索引號要和目錄保持一致，反應(yīng)工作底稿間勾稽關(guān)系。5.資產(chǎn)評定檔案歸檔內(nèi)容參考格式見附件一。第十條

整理后評定工作底稿，要按工作底稿目錄次序排序，底稿需由項目責(zé)任人、部門責(zé)任人簽字后交給檔案管理部門。第十一條

檔案管理部門人員整理。檔案管理人員整理是業(yè)務(wù)檔案最終把關(guān)，要嚴(yán)格根據(jù)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容和底稿中目錄次序做深入整理。在整理過程中要注意以下事項：1.要拆除底稿中全部金屬物，以防裝訂時發(fā)生意外。2.紙張超出規(guī)格，在不影響資料完整前提下可剪裁，不能剪裁可加以折疊，折疊紙張要確保裝訂后不影響閱覽全部內(nèi)容；破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規(guī)格，要用白紙給予裱襯；傳真資料要復(fù)印后才能裝訂。3.如發(fā)覺底稿中有問題，如：評定人員、項目責(zé)任人等相關(guān)人員沒有簽字，關(guān)鍵歸檔資料不全、頁碼混亂等，要立即將檔案退回給相關(guān)人員，補齊后重新整理、驗收。第十二條

業(yè)務(wù)檔案登記。檔案管理人員在整理業(yè)務(wù)檔案同時應(yīng)填好《業(yè)務(wù)檔案記錄表》?！稑I(yè)務(wù)檔案記錄表》上關(guān)鍵信息應(yīng)和企業(yè)《發(fā)文統(tǒng)計》保持一致。1.

資產(chǎn)評定匯報《業(yè)務(wù)檔案記錄表》應(yīng)包含：序號、匯報文號、簽發(fā)人、項目責(zé)任人、參與評定人員和簽發(fā)日期，被評定單位名稱、地址、聯(lián)絡(luò)方法、資產(chǎn)總額，評定類型和匯報類型，收費情況等信息。2.

利用計算機登記，為預(yù)防停電或計算機故障等原因影響檔案使用，每次登記后應(yīng)立即形成紙質(zhì)文件。第十三條

業(yè)務(wù)檔案裝訂和護封。將整理并登記好底稿進行裝訂、打頁碼，并附封皮、封底。1.

裝訂。裝訂要做到牢靠、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。2.

打頁碼。3.

護封。業(yè)務(wù)檔案封面應(yīng)有企業(yè)全稱、業(yè)務(wù)單位全稱、匯報文號、卷數(shù)、頁數(shù)、入檔盒號、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。應(yīng)用黑色水筆、正楷字體填寫以上內(nèi)容，字體要清楚工整。4.

檔案管理人員應(yīng)立即將已移交業(yè)務(wù)檔案進行整理、登記和裝訂。第十四條

業(yè)務(wù)檔案裝盒。檔案裝訂、護封后應(yīng)立即裝盒。本著便于查找、利用標(biāo)準(zhǔn)，檔案盒封面寫清企業(yè)名稱、檔案類型和年號；檔案盒脊部寫清檔案類型、年號、檔號、卷數(shù)和盒流水號等內(nèi)容。第十五條

業(yè)務(wù)檔案碼放。檔案盒應(yīng)以檔號從小到大、從上往下、從左往右次序碼放,檔案碼放不得過擠，方便于檔案查閱和整理。為了節(jié)省空間和開支，對于比較厚、卷數(shù)多業(yè)務(wù)檔案，能夠在檔案脊部貼上醒目標(biāo)標(biāo)有年號和檔號標(biāo)簽，直接按次序豎排在檔案柜里也可。第四章

業(yè)務(wù)檔案保管第十六條

設(shè)專柜保管業(yè)務(wù)檔案，要做好防偷竊、防火、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防光、防污染，確保業(yè)務(wù)檔案安全。檔案柜上應(yīng)插有注明柜號、檔案種類、年號、檔號卡片；對于檔案較多評定機構(gòu)應(yīng)做檔案查找索引，該索引只要包含檔案名稱、年號、柜號、層號就能夠了，有些比較特殊檔案需要單獨存放，可在備注欄中注明。第十七條

電子檔案等管理。在評定活動中形成電子文檔或其它介質(zhì)形式文檔均應(yīng)搜集齊全，立卷歸檔。電子或其它介質(zhì)形式關(guān)鍵工作底稿，如評定業(yè)務(wù)實施過程中重大問題處理統(tǒng)計，對評定結(jié)論有重大影響現(xiàn)場勘查統(tǒng)計、詢價統(tǒng)計和評定估算過程統(tǒng)計等，應(yīng)該同時形成紙質(zhì)文檔，分別保留。第五章

業(yè)務(wù)檔案調(diào)（借）閱第十八條

業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱1.企業(yè)業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案，須經(jīng)本部門責(zé)任人同意；非業(yè)務(wù)部門因工作需要借閱檔案，須經(jīng)企業(yè)責(zé)任人同意，然后在檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，方可借閱。借閱后應(yīng)立即歸還，最長久限不得超出一周，自借閱當(dāng)日起算。2．公安機關(guān)、法院、檢察院依法推行職責(zé)需了解相關(guān)情況，應(yīng)同時出示介紹信和能夠證實經(jīng)辦人身份證件，經(jīng)企業(yè)責(zé)任人同意后，才能辦理查閱手續(xù)。3.

資產(chǎn)評定協(xié)會和監(jiān)管機構(gòu)依法進行質(zhì)量檢驗，應(yīng)同時出示介紹信和能夠證實經(jīng)辦人身份證件，經(jīng)企業(yè)責(zé)任人同意后，才能辦理借閱手續(xù)。4.

其它依法能夠查閱情形。5．借閱檔案時，借閱人應(yīng)負(fù)擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露原委托方商業(yè)機密時，也不得外借她人。6.

檔案借閱人應(yīng)該保持案卷整齊，不得勾畫、涂改、偽造、拆頁，損毀和丟失，不得私自抄錄、復(fù)制，確需抄錄、復(fù)制，應(yīng)取得企業(yè)責(zé)任人同意，并在抄錄件、復(fù)印件上注明起源。第十九條

業(yè)務(wù)檔案歸還1.

歸還檔案時，檔案管理人員要檢驗檔案完整性，檔案收回后，借閱人要記得辦理退還手續(xù)。2.

歸還檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)要求借閱人恢復(fù)原樣，必需時填寫《業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失匯報單》說明原因并由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和企業(yè)責(zé)任人簽字后存檔，并追究借閱人責(zé)任。3.

借閱人員若將檔案丟失，應(yīng)填寫《業(yè)務(wù)檔案毀損、丟失匯報單》，寫清丟失原因，由責(zé)任人簽字蓋章、檔案管理人員和企業(yè)責(zé)任人簽字后存檔，并保留追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任權(quán)利。第二十條

業(yè)務(wù)檔案拆卸。業(yè)務(wù)檔案裝訂后不得隨意拆卸，如因業(yè)務(wù)匯報補充、修訂等原因確需拆卸，須附上“業(yè)務(wù)檔案更改說明”，按要求同意后，由檔案管理人員拆卸并立即裝訂。第二十一條

包含離職職員檔案清理。當(dāng)業(yè)務(wù)人員辦理離職手續(xù)時，應(yīng)由檔案管理人員清理相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，并在其步驟表上簽署意見；若存在有欠交工作底稿或未歸還業(yè)務(wù)檔案情況，檔案管理人員應(yīng)催其立即上交；若已將責(zé)任轉(zhuǎn)移給其它職員，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)；如已丟失，按檔案丟失制度處理。未查清前不得辦理離職手續(xù)。第六章

業(yè)務(wù)檔案銷毀第二十二條

評定業(yè)務(wù)檔案自評定匯報日起最少保留十年。國家法律、法規(guī)另有要求，依據(jù)其要求。評定機構(gòu)不得在要求保留期內(nèi)對已完成歸檔評定業(yè)務(wù)檔案刪改或銷毀。保留期屆滿后，對確無保留價值檔案，由檔案管理人員會同相關(guān)部門提出書面銷毀意見，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)企業(yè)關(guān)鍵責(zé)任人書面同意后銷毀并進行監(jiān)銷。第二十三條

評定業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊應(yīng)列明銷毀檔案名稱、卷號、冊數(shù)