物業(yè)管理公司公文管理制度(七)【物業(yè)管理經(jīng)驗分享】

物管從業(yè)二十年，本文極具參考價值，如若有用請打賞支持，謝謝！物業(yè)管理公司公文管理制度（七）【物業(yè)管理經(jīng)驗分享】物業(yè)管理公司公文管理制度（七）

第一條總則

1．山東XX物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關(guān)、社會組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門之間，建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化，特制訂本制度。

2．公文處理必須做到準確、及時、安全。3．各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范，做到公文種類正確，標題完整，格式規(guī)范，內(nèi)容簡明，措辭妥當(dāng)，發(fā)送單位清楚，附件齊備。

4．一般不能越級行文，呈報的公文應(yīng)一文一事，正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項目名稱全稱。

第二條公文分類1．行文分類要求

1）按收文和發(fā)文對象，分為對外行文和內(nèi)部行文；

2）按是否編號，分為編號文和不編號文；3）編號文按刊印方式，分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物；

4）按公文保密等級，分為絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。

絕密：公司董事長簽發(fā)的相關(guān)文件；機密：公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件；

秘密：在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件；

2．介紹信1）公司辦公室是公司（項目）介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者，須經(jīng)部門經(jīng)理以上級領(lǐng)導(dǎo)批準；

2）開具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章；

3）不允許開具空白介紹信；如確有必要，須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意；4）介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔；

5）因情況變化，介紹信領(lǐng)用人沒有使用介紹信，應(yīng)即退還；

6）如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門經(jīng)理或辦公室報告，及時采取相應(yīng)措施；3．內(nèi)部出版物

內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。（如：”山東XX物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊”、”客戶通訊”）

4．不編號文的范圍1）有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書：如例行會議和活動的一般性通知；

2）由個人署名（注明所任公司職務(wù)）或以公司及下屬部門和公司的名義向個人發(fā)出的非正式函件；

3）非正式對外發(fā)出的下列文書材料：為有關(guān)部門和機構(gòu)及其負責(zé)人代擬的文稿；學(xué)術(shù)性、知識性資料；其他非正式材料；4）內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等；

5）備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內(nèi)部行文。

第三條收（發(fā)）文1.實行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入”收、發(fā)文登記簿”的公文包括：

1）收文類：限時專送件、掛號信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等；

2）發(fā)文類：公司下發(fā)的文件，寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門、各項目的傳真；2.公文傳真的收、發(fā)（除各部門可自行發(fā)送的傳真）均由前臺負責(zé)；

3.除急件外，前臺每日下午3：00前將各部門提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出；

第四條公文格式1.凡以山東XX物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內(nèi)發(fā)出的正式公文，一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙；

2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的”內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單”；

3.各部門對總經(jīng)理呈送的報告，采用統(tǒng)一印制的”呈報批示單”；4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送（報）單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送（報）單位等部分組成。如有附件，應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序；

5.公文紙一般用A4型，左側(cè)裝訂；

6.字體字號選用：公文版頭為小初號加黑宋體字；

公文大標題選用二號(小二號)宋體字；小標題選用三號宋體字；

公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說明、附件說明等均采用四號宋體字；密級采用三號黑體字。

第五條公文辦理

1.草擬公文1）首頁要使用公司統(tǒng)一的公文格式；

2）人名、地名、數(shù)字、引文要準確。時間應(yīng)寫具體的年月，年份要寫全，統(tǒng)一用漢字書寫，如二零零四年五月八日；

3）公文中的數(shù)字，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專用術(shù)語和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外，一般用漢字書寫。在同一公文中，數(shù)字的使用要保持前后一致。2.會簽

1）會簽是指對草擬的公司重要文件，由公司各級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審閱，在文件會簽單提出意見，反饋文件起草部門進行修改后下發(fā)；

2）凡以公司名義向公司內(nèi)各部門發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等，在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)會簽；3）凡對外發(fā)出的正式函件，如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時，應(yīng)由涉及的專業(yè)部門負責(zé)人會簽；

3.行文字號

1）5.3.1公司：魯XX字[200*]第***號2）5.3.2直屬部門：魯XXX字[200*]第***號

X為直屬部門代字，具體如下:

辦公室----辦、管理處----管、市場部---市、財務(wù)部-----財、經(jīng)營管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)簽發(fā)公文必須經(jīng)過發(fā)文單位負責(zé)人簽發(fā)。以各部門名義行文的公文，由各部門負責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件，必須經(jīng)過總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。

4.執(zhí)行

1）辦公室負責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理，公文正本歸檔存查（特殊情況下可留存復(fù)印件）；2）繕印的一切公文須有簽署，符合格式，字跡清楚，整潔美觀，校對無誤，份數(shù)準確；

3）對于不符合要求的公文，監(jiān)印人可不予蓋章；

4）封發(fā)公文時要對公文進行檢查，防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時送到的公文和親啟公文要注明要求；5）公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會議紀要等文件，收文部門必須在”文件簽收單”上簽字，并交公司辦公室存檔備查。

第六條公文歸檔

1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查；

2.若辦文部門必須使用正本時，可暫時借出，使用后歸還，若正本必須借出且無法取回，可存檔復(fù)印件；

3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行，保存期滿列表報準監(jiān)銷；

4.除辦公室留存檔案原件外，各部門的發(fā)文由部門指定專人負責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。個人不得保存應(yīng)存檔的公文。

第七條責(zé)任1.簽發(fā)人對公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。會簽人對公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任；

2.辦文部門負責(zé)人應(yīng)對所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認真審查、核對，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任；

3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會辦文要求，并具備準確表達這一要求的專業(yè)知識和寫作能力，對公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任；4.校對人以