綠植租擺服務(wù)綠植租擺檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé) 1一、工作人員分工 1二、各成員職責(zé) 2三、檔案室工作職責(zé) 3第二節(jié)綠植租擺檔案管理流程 4一、目的 4二、適用范圍 4三、術(shù)語(yǔ)和定義 5四、職責(zé) 5五、工作程序 6第三節(jié)檔案管理制度 16一、文書(shū)處理制度 16二、立卷歸檔制度 18三、檔案保管制度 20四、檔案利用制度 21五、檔案登記統(tǒng)計(jì)制度 21六、檔案鑒定銷(xiāo)毀制度 22七、檔案保密制度 23第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé)一、工作人員分工分管領(lǐng)導(dǎo)：項(xiàng)目檔案由公司統(tǒng)一管理。辦公室主任：項(xiàng)目檔案由公司統(tǒng)一管理。檔案管理員：項(xiàng)目檔案由公司統(tǒng)一管理。兼職檔案員：項(xiàng)目檔案由公司統(tǒng)一管理。二、各成員職責(zé)（一）分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)1.領(lǐng)導(dǎo)本公司的檔案管理工作。2.審定本公司案管理各項(xiàng)制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。3.解決檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題。（二）主管檔案工作辦公室主任1.組織制定檔案管理制度，并認(rèn)真執(zhí)行。2.抓好本公司檔案建設(shè)與管理工作。3.定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。（三）檔案管理員崗位1.對(duì)公司各個(gè)辦公室形成的各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案以及有關(guān)資料。3.為黨和國(guó)家積累檔案財(cái)富，按規(guī)定將具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向縣檔案館移交。4.貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)及各項(xiàng)方針政策，建立健全檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度。5.對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)管理，熟悉所藏檔案情況，積極提供利用，為全鄉(xiāng)各項(xiàng)工作服務(wù)。6.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。（四）兼職檔案員責(zé)任制1.協(xié)助檔案管理員做好本公司各種文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。2.負(fù)責(zé)檔案信息微機(jī)錄入及信息化管理工作。3.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。三、檔案室工作職責(zé)1.貫徹執(zhí)行上級(jí)關(guān)于檔案工作的方針、政策，自覺(jué)遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定本單位檔案工作的相應(yīng)制度，并組織實(shí)施。2.貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于保守黨和國(guó)家機(jī)密的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的安全、保密和保護(hù)工作。3.制定檔案室工作計(jì)劃，做好檔案目標(biāo)管理工作。4.按不同類(lèi)別的歸檔范圍，做好各類(lèi)檔案文件材料的收集、整理、鑒定工作，并按各自要求及時(shí)歸檔。5.對(duì)新接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)入庫(kù)，積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作；熟悉掌握檔案室各類(lèi)檔案儲(chǔ)藏情況，做到準(zhǔn)確迅速地提供利用。6.準(zhǔn)確及時(shí)地搞好各類(lèi)檔案的轉(zhuǎn)遞、銷(xiāo)毀和統(tǒng)計(jì)工作。7.嚴(yán)格執(zhí)行檔案室有關(guān)查（借）閱制度，做好檔案的查閱、借閱工作，為有關(guān)部門(mén)提供檔案的有關(guān)情況。8.負(fù)責(zé)檔案室?guī)旆康娜粘９芾砉ぷ?，?yán)格按照八防的要求，保證檔案庫(kù)房的安全和衛(wèi)生。9.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高服務(wù)質(zhì)量，完成政府領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案銷(xiāo)毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)相冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門(mén)到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷(xiāo)——檔案室及相關(guān)部門(mén)辦理銷(xiāo)毀清冊(cè)——檔案室歸檔。第二節(jié)綠植租擺檔案管理流程一、目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。三、術(shù)語(yǔ)和定義（一）檔案指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。（二）檔案管理就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、職責(zé)（一）行政人事部：負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理；建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。（二）其他各部門(mén)相關(guān)人員：1.負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；2.向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；（三）各部門(mén)檔案主管人員負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理。（四）各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)檔案管理監(jiān)督檢查。五、工作程序（一）檔案資料的收集1.各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。2.各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。（1）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月25日前。（2）檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)后。（3）檔案資料的日常管理：電子類(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內(nèi)。文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。（4）檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；（5）檔案銷(xiāo)毀對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄，報(bào)部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細(xì)則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等；（2）公司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；（3）本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；（4）公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；（5）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；（6）反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；（7）公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；（8）本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；（9）本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；（10）本公司發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；（11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財(cái)務(wù)檔案資料；（14）各種實(shí)物檔案；（15）其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。2.檔案資料的歸檔要求（1）歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。（2）一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。（3）聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。（4）子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。（5）各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。3.檔案資料的歸檔時(shí)間（1）即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：公司規(guī)定的密級(jí)文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要及時(shí)歸檔的資料。（2）定期歸檔部門(mén)應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；（3）電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管。每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。4.歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限（1）需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：文件等級(jí)文件類(lèi)型保管期限一級(jí)秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策，單位往來(lái)發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內(nèi)部人員任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等文件材料，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書(shū)等永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級(jí)普通文件員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷(xiāo)毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、出車(chē)及維修三年5.檔案交接（1）部門(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。（2）檔案移交公司的流程經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；6.檔案保管（1）檔案編號(hào)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類(lèi)編號(hào)表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。（2）相關(guān)記錄《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類(lèi)編號(hào)表》《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào)：日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門(mén)接收部門(mén)原/復(fù)接收人備注123456789101112檔案移交清單表記錄編號(hào)：日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類(lèi)別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期合計(jì)移交說(shuō)明移交人：接收意見(jiàn)接收人：移交人（部門(mén)）經(jīng)辦人：移交日期： 年 月 日接收人（部門(mén)）經(jīng)辦人：接收日期： 年 月 日見(jiàn)證人：日期： 年 月 日注：本表一式兩份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案目錄卷宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門(mén)：日期： 年 月 日案卷順序號(hào)立卷類(lèi)目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注移交目錄記錄編號(hào)：日期： 年 月 日序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱(chēng)頁(yè)數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式兩份，移交人、收件人各執(zhí)一份第三節(jié)檔案管理制度一、文書(shū)處理制度為提高本公司文書(shū)工作的質(zhì)量和辦事效率，使文書(shū)處理工作及文件的運(yùn)轉(zhuǎn)有條有理的進(jìn)行，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我場(chǎng)工作的實(shí)際情況，特制定本辦法。（一）收、發(fā)文的要求及辦理程序1.本公司的收入，除署名個(gè)人和科室的外，由辦公室拆封、登記，送辦公室主任提出處理意見(jiàn)。文件交接要履行簽字手續(xù)。2.上級(jí)來(lái)文，除需承辦和傳達(dá)貫徹的以外，其他只供經(jīng)理、副經(jīng)理、辦公室主任閱。3.上級(jí)主管部門(mén)的來(lái)文凡屬貫徹執(zhí)行的，根據(jù)文件內(nèi)容，可先送分管的領(lǐng)導(dǎo)閱批，再送上級(jí)閱知，需辦理的由主管人員提出處理意見(jiàn)和要求。4.收到業(yè)務(wù)文件、電函，先送辦公室主任提出擬辦意見(jiàn)，然后送領(lǐng)導(dǎo)批辦或有關(guān)科室處理。5.為縮短閱文周轉(zhuǎn)時(shí)間，加快文件的運(yùn)轉(zhuǎn)速度，一般文件送到后要在三天內(nèi)閱完。6.凡本公司起草上報(bào)、下達(dá)的文件，其內(nèi)容必須與有關(guān)的方針、政策和實(shí)際情況相符合，觀點(diǎn)明確，分析得當(dāng)，措施有力，能解決實(shí)際問(wèn)題。字跡清晰，標(biāo)點(diǎn)確切、文件格式符合規(guī)定請(qǐng)示問(wèn)題要一文一事，不能與報(bào)告混在一起。（二）對(duì)部門(mén)需辦文件的催辦1.部門(mén)需辦理的文件，由部門(mén)負(fù)責(zé)催辦，辦理結(jié)果要及時(shí)反饋于閱批文件的領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人。2.辦理文件的時(shí)間。要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦結(jié)。凡急件都要加速運(yùn)轉(zhuǎn)，盡快辦理，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦不完者，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)說(shuō)明情況。3.文件辦理完畢后，由承辦人將辦理情況注入文件處理卡片辦理結(jié)果欄內(nèi)，并注明辦理人姓名，日期。二、立卷歸檔制度為系統(tǒng)完整地保存我公司在工作中形成的各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案，提高文件材料的歸檔質(zhì)量，特制定如下制度：（一）歸檔范圍凡能反映本公司主要職能和基本歷史面貌的，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1.良種基地或苗圃總體設(shè)計(jì)方案2.上級(jí)批復(fù)文件及各類(lèi)協(xié)議書(shū)；3.年度計(jì)劃、總結(jié)、階段性總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等；4.本苗圃場(chǎng)歷史沿革、大事記5.各級(jí)來(lái)文，發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)告、上級(jí)材料及各類(lèi)會(huì)議中有保存價(jià)值的材料或記錄6.良種基地營(yíng)建技術(shù)與方法7.林木良種種子、穗條及良種綠植的生產(chǎn)情況、加工情況、質(zhì)量檢驗(yàn)情況、銷(xiāo)售和使用情況，以及推廣良種面積等的記錄。8.林木種子來(lái)源情況、加工情況、質(zhì)量檢驗(yàn)情況、貯藏保管情況、育苗及綠植管理和出圃情況等的記錄。9.在良種基地和苗圃建設(shè)過(guò)程中形成的照片、錄音、錄像等10.植物標(biāo)本、榮譽(yù)實(shí)物（獎(jiǎng)狀、錦旗、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌）、各類(lèi)證書(shū)11.各種儀器設(shè)備的圖紙、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程，以及購(gòu)置、使用、維修、報(bào)廢等的記載12.上級(jí)補(bǔ)助資金到位情況、自籌資金情況、使用情況，收支和賬務(wù)往來(lái)情況等13.本公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更名、啟用印章的請(qǐng)示、批復(fù)及文件材料。（二）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案要隨時(shí)歸檔；2.業(yè)務(wù)檔案按要求歸檔；3.基建檔案竣工后及時(shí)歸檔；4.儀器設(shè)備檔案在購(gòu)置，維修后及時(shí)歸檔；5.會(huì)計(jì)檔案按要求歸檔；6.聲像檔案要隨時(shí)歸檔；7.實(shí)物檔案要隨時(shí)歸檔；（三）歸檔要求卷內(nèi)文件材料頁(yè)號(hào)編寫(xiě)、案卷封面填寫(xiě)、卷內(nèi)目錄填寫(xiě)齊全、準(zhǔn)確，案卷題名簡(jiǎn)明確切；遵循文件材料自然形式規(guī)律和特點(diǎn)；保持文件間有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管利用；案卷裝訂整齊，結(jié)實(shí)、美觀。（四）打印和用印1.對(duì)需打印的文件、材料一律用鋼筆或毛筆抄清，交辦公室負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，方能送打字室打印。2.打印文件要按格式要求，保證質(zhì)量，準(zhǔn)時(shí)完成，做到不積壓不誤事。并精確計(jì)算印刷分?jǐn)?shù)，以節(jié)省開(kāi)支，打字室要有工作記錄，月終要做出小結(jié)，向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.印章由辦公室管理，并建立用章登記制度。使用黨組印章需經(jīng)黨組書(shū)記批準(zhǔn)，使用場(chǎng)的印章經(jīng)場(chǎng)長(zhǎng)或副場(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)，使用辦公室印章需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。三、檔案保管制度為了維護(hù)公司檔案的完整與安全，延長(zhǎng)使用壽命，更好地發(fā)揮其作用，特制定以下規(guī)章制度：1.檔案工作人員必須熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守保密制度。2.檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆物品一律不準(zhǔn)帶入庫(kù)房或在庫(kù)房附近堆放。3.檔案管理人員定期檢查檔案保管狀況，增加設(shè)備，控制庫(kù)房的溫度在14-20攝氏度，相對(duì)濕度50-65%，并做到防盜、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲(chóng)、防光。4.非檔案管理人員不得隨意進(jìn)入庫(kù)房，檔案室和檔案櫥要及時(shí)上鎖，并妥善保管好鑰匙。5.對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)采取措施，進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，并建立登記制度。6.檔案對(duì)接收、移出、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。7.每季度對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行一次局部檢查，每半年對(duì)全部檔案進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向主管主任報(bào)告，并做好安全檢查記錄。四、檔案利用制度1.凡本公司人員查閱檔案，一般不準(zhǔn)拿出檔案室，并禁止原文照抄。特殊情況，必須外拿時(shí)，要辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間為三天，逾期不能歸還者要辦理續(xù)借手續(xù)，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借。2.查閱黨組會(huì)議記錄，必須經(jīng)黨組成員批準(zhǔn)，非黨人員不準(zhǔn)查閱；場(chǎng)長(zhǎng)辦公會(huì)記錄須經(jīng)場(chǎng)長(zhǎng)或副場(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)。查閱時(shí)只能看有關(guān)部分，不準(zhǔn)擴(kuò)大查閱范圍。3.凡外單位來(lái)我室查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。4.查閱人員要精心愛(ài)護(hù)檔案，不許在案卷上劃點(diǎn)、劃線、涂改、抽拆、折疊、加注符號(hào)等。5.查閱檔案必須在《檔案利用本》上登記，以便匯總檔案利