淺談電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險(xiǎn)防控措施

電子技術(shù)的迅猛發(fā)展和推廣,辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn),信息高速公路的建成,使檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍,從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入,檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開(kāi)發(fā),電子文件檔案將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。但是如何面對(duì)電子檔案的優(yōu)長(zhǎng)與不足,使檔案工作在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的環(huán)境中生存與發(fā)展,成為我們不得不思考的問(wèn)題。因此,我國(guó)檔案管理者應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流,正確積極地認(rèn)識(shí)電子檔案的特點(diǎn),加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究,推進(jìn)我國(guó)檔案管理的電子化進(jìn)程,使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底的革命。1電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有的優(yōu)越性1.1電子檔案的發(fā)展使人們擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔保存的乏陳工作,大大減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高了工作效率隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、電子網(wǎng)絡(luò)的普及,信息的網(wǎng)絡(luò)化為信息的歸檔保存和檢索提供了便捷的管理手段,減少了工作人員立卷、存檔、檢查、尋找的難度。同時(shí)虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)也大大節(jié)省了保存檔案需要占用的空間,延長(zhǎng)了檔案文件存留的時(shí)間,避免了文件檔案因存留時(shí)間過(guò)久、保存空間潮濕、過(guò)于頻繁的搬動(dòng)等原因造成磨損、遺漏和丟失。1.2傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案需要專門的工作人員在完成文書(shū)后進(jìn)行逐字逐句的檢閱,確保文字準(zhǔn)確、章節(jié)連貫、語(yǔ)句通順、理論健全逐一排除檢查完畢后,一旦需要增缺補(bǔ)漏或是進(jìn)行修改完善,則需要將已經(jīng)修訂好的檔案拆封拆卷重新訂做。但文件檔案采用微機(jī)電子網(wǎng)絡(luò)化管理后,檔案用計(jì)算機(jī)文檔即可增刪補(bǔ)改,可隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)漏增缺,無(wú)需反復(fù)拆卷,無(wú)需重新修訂,更無(wú)須積存待檢修檔案。如此省時(shí)省力,高效便捷。亦可防止因反復(fù)的拆卷導(dǎo)致文件的遺失。1.3電子文件檔案的保密性明顯高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案前人為了將重要的紙質(zhì)檔案很好地保留,防止被人窺見(jiàn)其中辛密,多會(huì)建造類似于現(xiàn)代防空洞一樣的幽深密室,亦或在隱秘之地挖掘秘密窯洞將檔案深埋,費(fèi)時(shí)費(fèi)心費(fèi)力還多有此地?zé)o銀三百兩之嫌。而檔案管理的電子化就省事得多了,將所有的文檔歸于小小的計(jì)算機(jī)里,一個(gè)保密設(shè)置密碼鎖一上,任你是有千軍萬(wàn)馬還是能工巧匠均無(wú)法窺探絲毫。并且電子檔案可設(shè)置成單分文件閱讀,如此就連卷宗的查閱修改人員也只能查閱其所需要的部分,無(wú)法借機(jī)閱讀檔案的其他文件,從而保證了文件的保密性。1.4電子檔案更便于人們進(jìn)行閱讀和理解傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是人工進(jìn)行編輯、修訂的,立卷人多是根據(jù)自己的理解進(jìn)行編譯,對(duì)于立卷標(biāo)準(zhǔn)的尺度掌握帶有強(qiáng)烈的主觀意識(shí)。這就為后來(lái)翻閱的人增加了閱讀理解難度,常言一百個(gè)讀者有一百個(gè)哈姆雷特。但若文書(shū)檔案由微機(jī)進(jìn)行管理編譯成電子文檔。檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái),從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái),這就較好地提高了文書(shū)檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率,從而保證了文書(shū)檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。2電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)文件檔案的電子化一方面節(jié)省了人們對(duì)文檔進(jìn)行收集、保管、利用的成本,提高了工作效率,一方面也存在著諸多不安全因素,導(dǎo)致電子檔案的不真實(shí)、不完整和不可靠,影響其效力的發(fā)揮。那么文件檔案的電子化究竟存在哪些風(fēng)險(xiǎn)呢?2.1計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著不安全因素由于網(wǎng)絡(luò)是開(kāi)放的,任何人都能通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動(dòng)、刪除、復(fù)制等,并且改后往往不留有任何痕跡。2.2制度管理方面的不安全因素電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護(hù)、更新等都需要通過(guò)檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性,普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當(dāng)中,人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究,業(yè)務(wù)水準(zhǔn)參差不齊,因此經(jīng)常會(huì)有一些管理上的漏洞,導(dǎo)致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。2.3電子檔案的保存上不穩(wěn)定電子檔案存儲(chǔ)的磁性材料從保存時(shí)限上說(shuō)最長(zhǎng)也就100年,而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定,遇熱、濕、強(qiáng)磁場(chǎng)或技術(shù)升級(jí)等問(wèn)題極容易丟失或破壞。再次,電子檔案在某種意義上說(shuō)是“電”檔案,它依賴于電能。一旦遭遇斷電,電子檔案是無(wú)法服務(wù)的,甚至可以說(shuō),一旦失去了電力供應(yīng),那么電子檔案將不復(fù)存在。3風(fēng)險(xiǎn)防控措施3.1應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理首先,要進(jìn)行使用權(quán)限的審核,根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別,進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次,要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝,采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三,要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施,對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理,系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控,并自動(dòng)生成相關(guān)記錄,以作為日后查證的依據(jù),從而保證電子文檔的原始性和真實(shí)性。3.2要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制首先,應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃,使二者同步發(fā)展;其次,要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé),確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行;再次,要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn);最后,檔案部門在接收電子文件時(shí),要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性,真實(shí)性進(jìn)行鑒定。3.3應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu),建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面,要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員,盡量使用素質(zhì)高,思想好,責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀,建立一支具有較高素質(zhì),結(jié)構(gòu)合理,適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。結(jié)束語(yǔ)電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技,它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無(wú)法比擬