淺談精益管理與提高行政管理辦公室的服務(wù)水平

淺談精益管理與提高行政管理辦公室的服務(wù)水平【摘要】當(dāng)前，煙草行業(yè)正在深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十八大和十八屆三中全會(huì)精神，思考謀劃實(shí)踐“三大課題”，全面深化改革，促進(jìn)科學(xué)發(fā)展，嚴(yán)格規(guī)范履約，狠抓規(guī)范管理，增強(qiáng)隊(duì)伍素質(zhì)，提升煙草行業(yè)形象。縣級(jí)局作為開(kāi)展一線工作的最前沿陣地，其中綜合行政管理辦公室作為單位的行政管理中樞，其管理水平、執(zhí)行能力和服務(wù)水平直接影響單位工作開(kāi)展，因此如何以最小的管理成本來(lái)達(dá)到最優(yōu)的服務(wù)效果，也正是實(shí)施精益管理所要探討的問(wèn)題。【關(guān)鍵詞】精益管理縣級(jí)局行政管理辦公室服務(wù)水平一、理論概述與研究意義1.精益管理基本理論概述精益管理源于精益生產(chǎn)，是美國(guó)麻省理工學(xué)院教授詹姆斯．P．沃麥克等專家通過(guò)“國(guó)際汽車(chē)計(jì)劃（IMVP）”對(duì)全世界17個(gè)國(guó)家90多個(gè)汽車(chē)制造廠的調(diào)查和對(duì)比分析，認(rèn)為日本豐田的生產(chǎn)方式是最適用于現(xiàn)代制造企業(yè)的生產(chǎn)組織管理方式。精益管理由最初的生產(chǎn)系統(tǒng)管理實(shí)踐，逐步延伸到企業(yè)的各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，如今更上升為戰(zhàn)略管理理念。在企業(yè)行政管理領(lǐng)域，就是根據(jù)用戶需求定義企業(yè)行政管理要求，按照服務(wù)內(nèi)容組織全部管理活動(dòng)，以最小資源投入，包括人力、設(shè)備、資金、材料、時(shí)間和空間，創(chuàng)造出盡可能多的價(jià)值，為顧客提供需要的產(chǎn)品和及時(shí)的服務(wù)。2.煙草行業(yè)實(shí)施精益管理的背景和內(nèi)容為有效破解行業(yè)“三大課題”，深入持續(xù)開(kāi)展“管理創(chuàng)一流”活動(dòng)，2013年8月5日，國(guó)家煙草專賣(mài)局印發(fā)意見(jiàn)，要求行業(yè)各單位全面推進(jìn)精益管理，進(jìn)一步夯實(shí)基礎(chǔ)管理，不斷提升企業(yè)管理水平：一是打牢精益管理基礎(chǔ)。要繼續(xù)抓好“建立健全有效的規(guī)章制度、清晰的崗位職責(zé)、健全的標(biāo)準(zhǔn)體系、順暢的信息傳遞和嚴(yán)格的績(jī)效管理”五項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作，為全面推進(jìn)精益管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；二是穩(wěn)步推進(jìn)精益管理。要改革傳統(tǒng)的思維方式和原有的管理模式，正確識(shí)別價(jià)值流，優(yōu)化價(jià)值流程，通過(guò)客戶需求拉動(dòng)價(jià)值流，通過(guò)精益改善追求零浪費(fèi)；三是導(dǎo)入精益理念，抓好重點(diǎn)工作。要應(yīng)用精益管理方法和工具，以實(shí)現(xiàn)精益制造、精益煙葉生產(chǎn)、精益營(yíng)銷(xiāo)、精益物流為重點(diǎn)，以點(diǎn)帶面，帶動(dòng)精益管理在企業(yè)各項(xiàng)工作中的全面推行。二、結(jié)合具體情況分析實(shí)施精益管理的必要性和可行性1.企事業(yè)單位行政管理辦公室普遍存在問(wèn)題企事業(yè)單位的行政管理辦公室在管理屬性、管理職能與職能設(shè)置上存在許多共同點(diǎn)，通過(guò)廣泛的調(diào)查研究可發(fā)現(xiàn)行政管理辦公室中的一些普遍性問(wèn)題：一是由于崗位和人員設(shè)置的原因，如撰寫(xiě)公文上傳下達(dá)、督查考核、人事勞資、組織會(huì)務(wù)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、信息宣傳報(bào)道、對(duì)外聯(lián)絡(luò)接待、印章檔案管理、電子信息設(shè)備保管與操作、物資采購(gòu)、基建工程、公車(chē)駕駛與管理、后勤安全保障等各項(xiàng)工作長(zhǎng)期由專人負(fù)責(zé)，時(shí)有因?yàn)閭€(gè)別同志出差、請(qǐng)假或調(diào)動(dòng)而導(dǎo)致其所轄工作無(wú)人接手，造成工作完成欠佳甚至被迫暫停的情況發(fā)生；二是臨時(shí)性任務(wù)與定期性任務(wù)的工作量難以科學(xué)劃分，未能發(fā)揮每位員工的能力和潛力。因?yàn)閸徫环止げ煌械耐久ν晔诸^的工作就清閑下來(lái)，甚至無(wú)所事事借故外出；而有的同志則每天有固定發(fā)生的工作要忙甚至?xí)r時(shí)加班，長(zhǎng)久下來(lái)既不利于工作穩(wěn)定開(kāi)展，也容易影響工作情緒；三是被忽略的細(xì)節(jié)，如浪費(fèi)時(shí)間在無(wú)關(guān)工作的事情上導(dǎo)致誤了正事，隨意浪費(fèi)單位的公共資源甚至“補(bǔ)貼”私用，互相推托事務(wù)而不是迅速落實(shí)，不愿意主動(dòng)學(xué)習(xí)而是依靠老經(jīng)驗(yàn)來(lái)應(yīng)對(duì)新事物，“老好人”原則盛行使問(wèn)題被掩蓋導(dǎo)致嚴(yán)重后果等情況，一些微不足道的小事，但卻實(shí)實(shí)在在對(duì)企業(yè)管理造成了“潰堤效應(yīng)”；四是過(guò)多的“加法”和被遺忘的“減法”?！凹臃ā笔侵副緸榱私鉀Q當(dāng)時(shí)存在的問(wèn)題和達(dá)到完善管理體系的目的而增加的工作及制度，但在現(xiàn)實(shí)中卻出現(xiàn)制度下發(fā)了不執(zhí)行、執(zhí)行了但不到位、到位了但沒(méi)起預(yù)想作用的情況，在這基礎(chǔ)上繼續(xù)增加工作和制度來(lái)“完善”之前下發(fā)的工作和制度，日積月累形成大量繁雜瑣事，甚至變成“假、大、空”的形式化。（三）降低管理成本和提高管理效用1.正確理解管理成本對(duì)于行政管理辦公室來(lái)說(shuō)，主要的管理成本就是行政成本，也就是單位行政管理活動(dòng)對(duì)各種資源的消耗：從狹義的角度看，企事業(yè)單位機(jī)構(gòu)正常運(yùn)行需要消耗資源，比如建筑物、辦公設(shè)施、人員工資等，這一部分行政成本本身不會(huì)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，卻是必需的；從廣義的角度看，行政成本還包括行政決策所付出的代價(jià)，這部分代價(jià)是不是值得，取決于決策是否正確。在此要明確的一點(diǎn)，行政成本是政府和企事業(yè)單位向社會(huì)提供一定的公共服務(wù)所需要的行政投入或耗費(fèi)的資源，是行使其職能的必要支出，絕不是無(wú)端浪費(fèi)的行為。2.要降低哪方面的管理成本一是公務(wù)成本高。文山會(huì)海、公文旅行、拖沓推諉現(xiàn)象，效率低下。二是運(yùn)行成本高。運(yùn)用行政資源走后門(mén)、拉關(guān)系、投機(jī)鉆營(yíng)現(xiàn)象。三是基礎(chǔ)成本高。機(jī)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)、人員安排部署不當(dāng)。四是裝備成本高。追求辦公場(chǎng)所、交通工具、辦公用品高檔化。五是無(wú)形成本高。效率低下影響了公眾形象，造成干群關(guān)系緊張，產(chǎn)生行政成本積累現(xiàn)象。3.“切割”、“清潔”和“培育”降成本增效用一是“切割”，在單位范圍樹(shù)立行政管理成本意識(shí)，削減管理成本。在費(fèi)用控制上狠抓嚴(yán)抓，將費(fèi)用的預(yù)算、審批、使用和監(jiān)督統(tǒng)一起來(lái)，將資源運(yùn)用到企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)工作中，逐步減少無(wú)必要的、過(guò)度的成本，做到“好鋼用在刀刃上”；二是“清潔”，建立健全行政管理成本監(jiān)控機(jī)制，清除管理成本中的細(xì)菌污損。通過(guò)走基層到一線，群眾提、自己找、上級(jí)點(diǎn)、互相幫，對(duì)“三公”經(jīng)費(fèi)支出、職務(wù)消費(fèi)、交流消費(fèi)、公務(wù)用車(chē)、辦公用房和住房等情況作出說(shuō)明和限期整改，將貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定與履行職能職責(zé)和作風(fēng)建設(shè)相結(jié)合；三是“培育”，按照ISO要求和對(duì)標(biāo)貫標(biāo)手冊(cè)開(kāi)展工作，在工作中不斷反饋和調(diào)整，逐漸形成一套完整、合規(guī)、高效的行政管理制度辦法。（四）形成履行精益管理和學(xué)習(xí)精益文化的習(xí)慣在推行精益的過(guò)程中，部分人仍停留在一種企業(yè)制度的層面上，確切地說(shuō)更類(lèi)似于某種制造工藝、管理流程，但精益生產(chǎn)所具有的內(nèi)涵實(shí)際上要深刻得多。改善是“精益之魂”，我們要積極倡導(dǎo)“每個(gè)人都既是管理的執(zhí)行者，又是管理的改進(jìn)者”，積極營(yíng)造尊重人性、發(fā)揮員工潛能的文化氛圍，從引導(dǎo)員工改變傳統(tǒng)觀念、形成創(chuàng)新思考、養(yǎng)成改善習(xí)慣入手，全力營(yíng)造“改善.創(chuàng)新.發(fā)展”的文化氛圍。通過(guò)改善提案活動(dòng)的引導(dǎo)、參與機(jī)制，評(píng)估、轉(zhuǎn)化、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓員工覺(jué)得有興趣、有勁頭，激發(fā)員工持續(xù)不斷的改善意識(shí)和追求更好地改善思想，最終形成精益管理文化。四、精益管理的補(bǔ)充思考1.擴(kuò)大精益管理的光環(huán)精益管理是一個(gè)相對(duì)大小的命題，既可以表述于某一工藝流程，也可作用于更大范圍的管理，它既是一門(mén)管理的科學(xué)，也是一種追求完美的哲學(xué)態(tài)度。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，逆水行舟不進(jìn)則退，精益管理是完善自身發(fā)展的需要，也是推動(dòng)內(nèi)部改革的原動(dòng)力，行政管理辦公室在推廣精益管理的過(guò)程中務(wù)必要擴(kuò)大它的“光環(huán)”，想方設(shè)法把其他部門(mén)乃至整個(gè)企業(yè)都帶進(jìn)這樣一個(gè)不斷自我優(yōu)化的過(guò)程，形成長(zhǎng)久的企業(yè)文化。2.精益管理的方與圓管理的藝術(shù)在于張弛有度，其中要把握一個(gè)“度”，“精益求精”是一種不斷完善的過(guò)程而非最終結(jié)果，切忌為了“精益”而“精益”。行政管理辦公室對(duì)全局工作做安排部署時(shí)要全面細(xì)致、科學(xué)合理，在掌握基本情況的前提下進(jìn)行精益化的管理謂之為“方”；但也要注意給予其他部門(mén)和下屬機(jī)構(gòu)一定的靈活度，此謂之“圓”，避免遙控指揮、越權(quán)干預(yù)甚至產(chǎn)生適得其反的效果。五、結(jié)束語(yǔ)精益管理是一種理念、一種態(tài)度、一種精神，更是一種管理文化。引入精益思想，轉(zhuǎn)變廣大干部員工的傳統(tǒng)工作思維方式，豐富基層煙草管理文化，為基層煙草行政