檔案名稱編碼規(guī)則

檔案名稱、編號規(guī)那么為標準公司內部檔案管理工作并保證檔案完整性及統一性，合理有效利用檔案資料，結合公司實際情況，特制定本細那么。檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原那么，并且要有一定范疇，不能籠統模糊。檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。檔案編號規(guī)那么公司內歸檔文件的檔號結構為“公司名稱—一級目錄—二級目錄—三級目錄加流水號”。具體編碼表見附件二〔檔案分類編碼表〕?！肮久Q”表示文檔歸屬公司名稱,用公司名稱的主體局部的拼音縮寫形式表示。各公司名稱的縮寫見附表一?！耙患壞夸洝北硎疚臋n歸屬類別號。如：行政管理類、經營管理類、根本建設類等等?！岸壞夸洝北硎绢悇e號下面的細分類別，如三會文件類下面的股東大會、董事會、監(jiān)事會?！叭壞夸洝北硎靖毞值念悇e，“流水號是在三級目錄下，以文件首次發(fā)行日期的時間為順序排序。每一檔案盒內首頁應設“文件存檔目錄”，文件歸檔時依序編號、放置存檔。新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序〔文書一般以文件時間從前到后排列順序〕，以此來編列檔號。檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列。檔號以一案一號為原那么，遇有一檔案件表達數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。附件一各公司名稱及縮寫形式序號公司全稱縮寫檔案編碼1深圳嘉德森投資嘉德森JDS2深圳市易達恒通供給鏈管理易達恒通YDHT3深圳市粵信恒貿易粵信恒YXH4深圳市奧坤信息技術奧坤AK5貴陽斯浦林貿易斯浦林SPL6深圳市凱富盈投資基金管理凱富盈KFY7開陽縣龍?zhí)吹V業(yè)龍?zhí)吹V業(yè)LTKY8深圳市信恒通貿易信恒通XHT9珠海凱富盈礦產品珠海凱富盈ZHKFY10富佳國際集團香港富佳HKFJ11香港信恒通集團香港信恒通HKXHT附件二：檔案分類編碼表公司名稱一級目錄編號二級目錄編號三級目錄編號流水號嘉德森集團JDS三會資料01股東會01年度董事會02年度監(jiān)事會03年度行政管理類02總經辦辦公會議01各項管理制度02行政類01(1)〔2〕..人力資源類02下同設備管理類03采購類04倉儲管控類05財務管理規(guī)定06預算管理制度07銷售管理規(guī)定08電子信息系統控制制度09投資管理、控制制度10內部審計控制制度11信息管理及披露的控制制度12公司下發(fā)文件03經營管理類03合資合同、章程01證照02變更、批復03工商局下發(fā)01貿工局下發(fā)02其他部門下發(fā)03重大經營合同04股權轉讓合同01銷售合同02采購合同03財產保險合同04中介機構簽定合同05其他合同06投資工程05工程前期資料工程實施管理工程終止根本建設類04按照工程01建設準備階段設計階段施工階段竣工驗收階段工程維護、改建、擴建階段事故分析及處理等形成文件設備儀器類05按照設備簽定合同日期01設備購置的立項審批及合同開箱驗收及接受等形成文件安裝調試等形成文件使用維護改造報廢等形成文件事故分析及處理等形成文件財務檔案類06銀行01貸款合同01抵〔質〕押合同02授信、擔保合同03其他04稅務部門02稅收優(yōu)惠01納稅申報表03完稅證明02財政部門03下發(fā)文件01中介機構出具報告04審計報告01驗資報告02資產評估報告03根本會計資料05憑證01帳簿02財務報表03其他04人事檔案類07人員檔案01按照工號01高管檔案02按人名01(現有人員名單)高管人員備案03按人名01(歷次變更情況)聲像檔案類08磁盤\光盤01按信息類別01實物檔案類09榮譽品01紀念品02公共關系類10政府公共關系01申報工程行業(yè)媒體02投資者關系類11媒體宣傳01網絡路演02網上說明會03技術研究類