【地產(chǎn)分享】XX集團(tuán)供方管理制度

供方管理制度編號：版號：A/0頁碼：第供方管理制度(主責(zé)部門：運(yùn)營管理中心)編制日期審核日期審核日期審批日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人審批人

供方管理制度 3第一章總則 3第一條目的 3第二條適用范圍 3第三條關(guān)鍵術(shù)語解釋 3第二章供方管理職責(zé) 3第四條各層級對供方管理的不同內(nèi)容，職責(zé)劃分如下: 3第三章供方類別、供方庫類別、合作層級及供方評估級別管理 4第五條供方類別（按行業(yè)性質(zhì)劃分） 4第六條供方庫類別 5第七條供方合作層級（按供方合作對應(yīng)的組織層級分） 5第八條供方評估等級（以評估評估分?jǐn)?shù)或相關(guān)通告為依據(jù)分級） 5第四章供方管理基本原則 6第九條供方管理工作原則 6第五章供方管理工作程序 7第一節(jié) 供方信息收集 7第十條供方信息收集 7第二節(jié) 供方預(yù)審入庫 7第十一條供方預(yù)審 7第十二條供方考察 7第十三條供方入庫 8第三節(jié) 供方資源庫管理 8第十四條責(zé)任部門及人員 8第十五條供方資源庫的管理 8第十六條資源庫的使用 9第四節(jié) 供方評估評估體系 9第十七條評估評估組織 9第十八條評估原則 9第十九條評估標(biāo)準(zhǔn) 9第二十條評估方法 9第二十一條供方名冊的建立 10第二十二條供方分級及成果發(fā)布 10第五節(jié) 供方獎懲管理辦法及供方使用規(guī)則 11第二十三條對供方的獎勵措施 11第二十四條對供方的處罰措施 11第六章供方關(guān)系管理 12第一節(jié) 合作中供方維護(hù) 12第二十五條合作中供方維護(hù) 12第二節(jié) 供方投訴及受理 12第二十六條供方投訴受理部門 12第二十七條供方投訴受理原則 12第二十八條投訴渠道 12第七章附則 12第二十九條本規(guī)定由運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)編制、修訂和解釋。 12第三十條本規(guī)定自發(fā)布之日起正式執(zhí)行。如有以往規(guī)定與本規(guī)定不一致的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。 13供方管理制度總則目的為規(guī)范公司供方管理，拓展新的供方資源，有效整合優(yōu)質(zhì)資源，培育長期戰(zhàn)略合作伙伴，建立有效的溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合作共贏，特制定本管理規(guī)定。適用范圍本制度適用于XX集團(tuán)（下簡稱“集團(tuán)”）本部和各區(qū)域公司/事業(yè)部。關(guān)鍵術(shù)語解釋XX集團(tuán)有限公司簡稱“集團(tuán)”；XX集團(tuán)有限公司集團(tuán)各職能中心簡稱“集團(tuán)職能中心”；各區(qū)域公司、及未來新增區(qū)域公司簡稱“區(qū)域公司”；各片區(qū)下屬的各事業(yè)部簡稱“事業(yè)部”；供方：提供產(chǎn)品/服務(wù)的各類承包商、供應(yīng)商、服務(wù)商的總稱；供方預(yù)審入庫：未合作過的供方提交相關(guān)材料進(jìn)行預(yù)審、經(jīng)過公司資質(zhì)初審、考察，確定其是否達(dá)到公司要求的標(biāo)準(zhǔn)，再通過公司評估可以確定成為公司候選試用供方的過程；供方資源庫：供方資源庫指的是由所有與我司已發(fā)生過合作或者已完成供方預(yù)審入庫程序但尚未發(fā)生合作的所有單位構(gòu)成的供方單位集合；供方名冊:運(yùn)營管理部根據(jù)供方動態(tài)評估和供方分類、分級的情況，對供方資源庫中的單位進(jìn)行梳理，生成對應(yīng)的分類、分級名冊及各種子名冊并統(tǒng)一發(fā)布；供方評估：供方評估指的是針對供方合作的各個階段進(jìn)行的各類評估的總稱，包括供方前期評估(即資質(zhì)評估/資格預(yù)審)、供方過程評估和后期評估)。供方管理職責(zé)各層級對供方管理的不同內(nèi)容，職責(zé)劃分如下:運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)編制、修訂及解釋本制度。負(fù)責(zé)工程類供方庫的建立及評估工作。負(fù)責(zé)集團(tuán)非工程類供方的入庫工作。參與區(qū)域公司/事業(yè)部組織的總包類供方考察。主導(dǎo)工程類供方的履約評估工作，負(fù)責(zé)供方履約后評估及供方等級評定。集團(tuán)其他職能中心(研發(fā)設(shè)計(jì)類、咨詢顧問類、行政財(cái)務(wù)類、營銷企劃廣告類等)參與集團(tuán)相關(guān)供方的考察。參與集團(tuán)及區(qū)域公司/事業(yè)部相關(guān)供方履約后評估及等級評定。負(fù)責(zé)相關(guān)供方資源的拓展、預(yù)審入庫、評估工作。區(qū)域公司/事業(yè)部成本管理部負(fù)責(zé)所在層級業(yè)務(wù)區(qū)域內(nèi)的供方推薦。負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)推薦供方的考察工作。負(fù)責(zé)所在區(qū)域內(nèi)推薦供方的預(yù)審入庫初審工作。負(fù)責(zé)組織所在業(yè)務(wù)區(qū)域內(nèi)履約評估工作。協(xié)助供方履約后評估及供方等級推薦。區(qū)域公司/事業(yè)部項(xiàng)目管理部參與業(yè)務(wù)區(qū)域內(nèi)推薦供方的入庫考察工作。參與過程履約評估、供方履約后評估及供方等級推薦。區(qū)域公司其他職能部門(研發(fā)設(shè)計(jì)類、咨詢顧問類、行政財(cái)務(wù)類、營銷企劃廣告類等)參與區(qū)域相關(guān)供方的考察。參與區(qū)域公司/事業(yè)部相關(guān)供方履約后評估及等級評定。負(fù)責(zé)相關(guān)供方資源的拓展、預(yù)審入庫、評估工作。供方類別、供方庫類別、合作層級及供方評估級別管理供方類別（按行業(yè)性質(zhì)劃分）序號類別1工程施工類供方2材料設(shè)備類供方3研發(fā)設(shè)計(jì)類供方4咨詢顧問類供方5行政財(cái)務(wù)類供方6營銷企劃廣告類供方供方庫類別序號類別定義1戰(zhàn)略與集中采購供方庫通過戰(zhàn)略與集中采購或經(jīng)過履約后評估并通過相關(guān)審批，簽訂戰(zhàn)略與集中采購合作協(xié)議的供方，形成的供方庫2合格供方庫合格及以上級供方形成的供方庫3可試用供方庫指正在與XX集團(tuán)合作但項(xiàng)目未完成或未與XX集團(tuán)合作過但經(jīng)過考察評估后認(rèn)定可以合作的供方。形成的供方庫4不合格供方庫評定或評估為不合格（含黑名單）供方形成的供方庫供方合作層級（按供方合作對應(yīng)的組織層級分）序號級別定義1集團(tuán)級適用于全集團(tuán)均可使用的供方2區(qū)域級適用于區(qū)域內(nèi)各均可使用的供方注：此等級分類，僅適用于戰(zhàn)略合作和集采成果的分級。供方評估等級（以評估評估分?jǐn)?shù)或相關(guān)通告為依據(jù)分級）序號分級定義1優(yōu)秀供方與我司簽署合同或協(xié)議書并履約合作，且在年度評估中得分達(dá)到或超過90分的供方單位2良好供方與我司簽署合同或協(xié)議書并履約合作，且在年度評估中得分在80分(含)到89分之間的供方單位3合格供方與我司簽署合同或協(xié)議書并履約合作，且在年度評估中得分在60分(含)到79分之間的供方單位4不合格供方與我司簽署合同或協(xié)議書并履約合作，且在年度和半年度評估中得分在59分(含)及以下的供方單位。或指在資格審查過程經(jīng)相關(guān)部門共同評定，認(rèn)定為不具備合作條件的供方。對于已合作過但評估為不合格的供方，須暫停投標(biāo)，暫停期限過后通過商談溝通并經(jīng)再次考察合格后，通過相關(guān)權(quán)限審批可繼續(xù)投標(biāo)合作或進(jìn)入黑名單，黑名單將永不合作。供方管理基本原則供方管理工作原則公司進(jìn)行供方管理工作，需遵循以下基本原則：(1)公平公正原則:公司供方管理工作必須遵守公平、公正的原則進(jìn)行，確保配合招標(biāo)采購各個階段工作的所有供方的合法利益都得到保證。入圍標(biāo)準(zhǔn)一旦確定，則應(yīng)成為選擇單位的依據(jù)，公司供方資源庫內(nèi)所有符合入圍標(biāo)準(zhǔn)的單位，原則上均應(yīng)有希望入圍，機(jī)會均等(2)統(tǒng)一管理原則：運(yùn)營管理部，統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司全部供方單位的全過程供方管理工作，所有新供方必須先完成預(yù)審入庫的全部流程，三個月后方可使用。(3)集體決策原則：在招標(biāo)采購的各個環(huán)節(jié)中，與供方管理相關(guān)的所有環(huán)節(jié)，包括但不限于供方預(yù)審入庫、資格預(yù)審及考察、供方入庫、供方入圍標(biāo)準(zhǔn)的訂立、供方入圍及選定中標(biāo)供方等，都必須按照公司招標(biāo)采購制度的相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行集體決策原則，并留下相關(guān)資料作為備查依據(jù)。(4)實(shí)名投訴原則:供方有權(quán)通過對招標(biāo)采購過程中任何環(huán)節(jié)的不公正現(xiàn)象向公司發(fā)起投訴，投訴應(yīng)采用實(shí)名進(jìn)行，受理方將嚴(yán)格保密投訴人信息。一切匿名投訴將不予受理。(5)全過程管理原則：供方管理工作包括公司任何供方從初次接觸到合作終止的全部過程，公司各層級招標(biāo)采購人員及相關(guān)部門人員均應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度在此全部過程中按照公司相關(guān)制度和規(guī)定對供方進(jìn)行管理，并提供必要的支持和幫助，而不僅限于節(jié)點(diǎn)性工作。(6)未盡事宜一事一議原則：除以上基本原則和工作原則外，在實(shí)際工作操作中，如因制度或無可參照案例的突發(fā)情況或任何現(xiàn)時公司規(guī)定、指引、表單尚不能涵蓋之未盡事宜時，應(yīng)事先與制度制訂部門(運(yùn)營管理部)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，取得解決方案后，通過發(fā)起相關(guān)流程或?qū)徟鷣斫鉀Q問題并留痕備查。供方管理工作程序供方信息收集供方信息收集運(yùn)營管理部及區(qū)域公司/事業(yè)部成本部需廣泛開展供方信息的收集工作,擴(kuò)大供方來源渠道，集團(tuán)各職能部門及事業(yè)部其他部門均有推薦供方的義務(wù)。公司鼓勵內(nèi)部員工推薦工程供方，具體推薦獎勵見《工程供方內(nèi)部推薦獎勵辦法》。運(yùn)營管理部應(yīng)首選收集在多業(yè)務(wù)區(qū)域內(nèi)可有合作機(jī)會的供方信息。區(qū)域公司/事業(yè)部成本部需在土地獲取后一個月內(nèi)，進(jìn)行本項(xiàng)目供方資源缺口調(diào)查，并出具調(diào)查報(bào)告和填補(bǔ)辦法及計(jì)劃，報(bào)備至運(yùn)營管理部。項(xiàng)目管理中心會根據(jù)報(bào)備資料進(jìn)行跟蹤檢查。其他職能部門參照以上辦法執(zhí)行。供方預(yù)審入庫供方預(yù)審(一)供方篩選：運(yùn)營管理部、區(qū)域公司/事業(yè)部成本部從潛在供方信息中篩選、選擇比較適合與本公司合作的公司或代理商進(jìn)行資質(zhì)預(yù)審。(二)供方報(bào)名：運(yùn)營管理部、區(qū)域公司/事業(yè)部成本部對供方的資質(zhì)情況、財(cái)務(wù)狀況、銷售分布、公司管理、以往合作項(xiàng)目情況等方面進(jìn)行資質(zhì)預(yù)審工作，并要求提供《供方報(bào)名表》及相關(guān)資料。供方考察(一)考察成員：由招標(biāo)采購人員組織，成員必須由兩部門三人或三人以上組成，且必須有一名成員為高級經(jīng)理及以上。(二)供方考察方式：考察單位及擬承包項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)。總包、監(jiān)理、精裝修、景觀、市政等重點(diǎn)工程，項(xiàng)目經(jīng)理或總監(jiān)考察權(quán)重至少70%(三)供方考察的標(biāo)準(zhǔn)：詳見《供方實(shí)地考察評價表》(四)考察評分總包類供方考察：各位考察人員獨(dú)立對照《供方實(shí)地考察評價表》對公司、項(xiàng)目經(jīng)理級所施工項(xiàng)目進(jìn)行打分，并由招標(biāo)采購職能匯總并編制總包類《供方情況調(diào)查表》，并由參加考察人員簽署意見后按規(guī)定流程報(bào)審。非總包類供方考察：各位考察人員獨(dú)立對照《供方實(shí)地考察評價表》進(jìn)行打分，并由項(xiàng)目部匯總并編制《供方情況調(diào)查表》，并由參加考察人員簽署意見后按規(guī)定流程報(bào)審。(五)結(jié)果篩選：現(xiàn)場考察評估得分大于等于70分的供方入庫，小于70分的供方不予入庫。對于涉及公司資質(zhì)、重大法律事件和安全生產(chǎn)責(zé)任事故等關(guān)鍵項(xiàng)，則可實(shí)行一項(xiàng)否決，不受70分紅線的制約。供方入庫(一)供方入庫日常審批：區(qū)域公司成本部進(jìn)行供方入庫初審，運(yùn)營管理部對公司供方資源庫進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審?fù)ㄟ^后入庫。(二)供方入庫：審批通過后，該供方單位作為“可試用供方級”供方進(jìn)入供方資源庫，入庫3個月后才有資格參與投標(biāo)。供方資源庫管理責(zé)任部門及人員運(yùn)營管理部是集團(tuán)對供方資源庫進(jìn)行管理的責(zé)任部門。供方資源庫的管理運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)、《戰(zhàn)略及集中采購供方庫》、《合格供方庫》、《可試用供方庫》及《不合格供方庫》的入庫、出庫與維護(hù)工作。各區(qū)域公司/事業(yè)部成本部在日常過程中對有信息變動的可試用供方必須在變動后一周內(nèi)將變動信息書面報(bào)運(yùn)營管理部，由運(yùn)營管理部及時維護(hù)完善。運(yùn)營管理部專人負(fù)責(zé)對各供方的企業(yè)資料、產(chǎn)品圖冊及樣品等，認(rèn)真整理、分類歸檔，建立檔案、科學(xué)管理，以便于查詢。運(yùn)營管理部組織集團(tuán)和事業(yè)部相關(guān)部門對與XX集團(tuán)合作完成項(xiàng)目的供方進(jìn)行評估，評估不合格的納入《不合格供方庫》，嚴(yán)重違反公司招投標(biāo)制度規(guī)定或合作過程中出現(xiàn)重大質(zhì)量、進(jìn)度及安全等問題的單位將納入黑名單管理，列入黑名單的單位，將永久停止與其合作，并在公司內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行公示。資源庫的使用必須遵循“先入庫，后使用”的原則。未入庫或入庫時間不滿3個月的供方資源嚴(yán)禁使用。供方評估評估體系評估評估組織(一)運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)組織集團(tuán)各職能中心、區(qū)域公司及其下屬事業(yè)部各使用部門每半年展開供方評估工作。(二)運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)制訂和修改用于各部門進(jìn)行供方評估工作的各類供方管理評估模板。評估原則集團(tuán)各職能中心、區(qū)域公司及其下屬事業(yè)部各使用部門應(yīng)遵循客觀、公平、公正、實(shí)事求是的原則，在嚴(yán)格履行合作雙方責(zé)任和義務(wù)的基礎(chǔ)上依據(jù)事實(shí)進(jìn)行客觀分析和理性判斷。評估標(biāo)準(zhǔn)對各類供方的評估標(biāo)準(zhǔn)，詳見供方單位的評估打分表格。評估方法遵循“誰使用，誰評估”的原則。前期評估：考察人員按照附件《供方實(shí)地考察評價表》中的評估打分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分，考察人員對評估打分結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。評估資料及結(jié)果文件上報(bào)運(yùn)營管理部。過程評估：總包類：總包關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)完成后，區(qū)域公司/事業(yè)部成本部組織相關(guān)部門對供方展開過程履約評價，對其質(zhì)量、進(jìn)度、配合程度等各方面進(jìn)行評估，形成《工程供方履約過程評價表》，作為付款的依據(jù)。過程履約評估結(jié)果也可作為對可試用供方庫單位入圍選擇的參考。項(xiàng)目過程評估：評估期內(nèi)各部門按照附件《工程供方履約過程評價表》中的評估打分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分，評估人員進(jìn)行確認(rèn)。由區(qū)域公司/事業(yè)部的成本部收集、整理，形成《工程供方履約過程評估匯總表》，并由區(qū)域公司/事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核確認(rèn)。評估資料及結(jié)果文件上報(bào)運(yùn)營管理部。評估時間：年中評估：年中評估的啟動時間為5月10日，結(jié)束時間為6月30日；年末評估：年底評估的啟動時間為11月10日，結(jié)束時間為年12月30日。供方后評估：工程竣工并完成結(jié)算后，一個月內(nèi)安排供方后評估，各部門填寫附件《工程供方履約后評價表》。區(qū)域公司/事業(yè)部成本部收集、整理，形成《工程供方履約后評價匯總表》并由區(qū)域公司/事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核確認(rèn)。評估資料及結(jié)果文件上報(bào)運(yùn)營管理部。長期未合作供方評估方式：對于入庫之后兩年內(nèi)沒有參與過任何一次投標(biāo)的單位，或者對于最近一次簽約后兩年內(nèi)參與投標(biāo)但未再中標(biāo)的單位，則需通知其更新在線資料并重新發(fā)起初審和復(fù)審流程。供方名冊的建立運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)根據(jù)供方評估結(jié)果和合作情況對供方資源庫進(jìn)行梳理，生成各類、各級供方名冊。各類、各級供方名冊每半年更新一次。各類、各級供方名冊更新完成后，即在公司范圍內(nèi)發(fā)布。每半年需發(fā)布的供方名冊包括：《戰(zhàn)略及集中采購供方名冊》《合格供方庫名冊》《可試用供方名冊》和《不合格供方名冊》供方分級及成果發(fā)布(一)供方年度分級：供方年度分級指的是每年一季度對上一年供方合作及評估情況進(jìn)行的綜合分級工作。(二)年度得分計(jì)算方法僅有單個項(xiàng)目評分結(jié)果的供方，取其歷次過程評估得分的算術(shù)平均值為年度得分。存在兩個或兩個以上項(xiàng)目評分結(jié)果的供方，將歷次過程評估得分按照合同金額進(jìn)行加權(quán)平均計(jì)算，所得的分值為年度得分。僅有單個項(xiàng)目的后評估結(jié)果作為年度評定最終結(jié)果。存在兩個或兩個以上項(xiàng)目后評估評分結(jié)果的供方，按照合同金額進(jìn)行加權(quán)平均計(jì)算，所得的分值為年度得分。(三)集團(tuán)審批及成果發(fā)布運(yùn)營管理部負(fù)責(zé)對各區(qū)域公司/事業(yè)部的供方評估結(jié)果進(jìn)行綜合計(jì)算評定和年度分級后，形成“供方分級報(bào)告”。對于被評定為“不合格”的供方單位，區(qū)域公司/事業(yè)部成本部填寫《不合格及黑名單供方單位終評意見反饋表》并確定暫停使用期或出庫，報(bào)運(yùn)營管理部最終審定。根據(jù)最終評審結(jié)論，形成《工程供方等級確定審批表》報(bào)公司分管副總裁審批。運(yùn)營管理部通過內(nèi)網(wǎng)對內(nèi)發(fā)布供方管理評估年度定級結(jié)果，同時對“不合格”供方、“黑名單”供方進(jìn)行全公司范圍的通報(bào)。供方獎懲管理辦法及供方使用規(guī)則對供方的獎勵措施(一)被評定為年度優(yōu)秀單位的供方，由XX集團(tuán)授予優(yōu)秀證書或獎杯。(二)在公司連續(xù)合作2年或2年以上且連續(xù)兩年履約評估評估為“優(yōu)秀”的供方單位，可以作為戰(zhàn)略合作/集采單位的優(yōu)選單位。對供方的處罰措施(一)受到來自政府職能部門或公司的通報(bào)批評，將視情況限制投標(biāo)或出庫，并在公司內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行通報(bào)。(二)如在獲得“優(yōu)秀”評級后兩年內(nèi)沒有再