如何編寫質(zhì)量體系文件

如何編寫質(zhì)量體系文件

一.質(zhì)量體系文件的作用1.質(zhì)量體系文件確定了職責(zé)的分配和活動的程序，是企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”。

—給出了最好的、最實(shí)際的達(dá)到質(zhì)量目標(biāo)的方法，編制和使用文件是具有動態(tài)的高增值的活動；

—界定了職責(zé)和權(quán)限，處理好了接口，使質(zhì)量體系成為職責(zé)分明，協(xié)調(diào)一致的有機(jī)整體；

—“該說的一定要說到，說到的一定要做到”，文件成為組織的法規(guī)，通過認(rèn)真的執(zhí)行達(dá)到預(yù)期的目的。2.質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系審核的依據(jù)。

—證明過程已經(jīng)確定并優(yōu)化；

—證明文件規(guī)定已被有效實(shí)施；

—證明文件處于使用控制中。3.質(zhì)量體系文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓(xùn)的依據(jù)。

—文件作為培訓(xùn)全體員工的教材；

—尋求文件內(nèi)容、技能及培訓(xùn)內(nèi)容之間的適宜平衡；4.質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進(jìn)有一個基礎(chǔ)。

—依據(jù)文件確定工作過程要求可改進(jìn)之處；

—當(dāng)把質(zhì)量改進(jìn)成果納入文件，變成標(biāo)準(zhǔn)化程序時，成果可得到有效鞏固。二.質(zhì)量體系文件的層次第一層：質(zhì)量手冊

第二層：程序文件

第三層：作業(yè)指導(dǎo)文件，通常又可分為：

a.管理性第三層文件（如：車間管理辦法、倉庫管理規(guī)定、文件和資料編碼規(guī)定、產(chǎn)品標(biāo)識細(xì)則規(guī)定、產(chǎn)品檢驗(yàn)狀態(tài)標(biāo)識細(xì)則規(guī)定等）

b.技術(shù)性第三層文件（如：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、原材料檢驗(yàn)規(guī)程、抽樣標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、工序作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡、設(shè)備操作規(guī)程等）

c.外來文件

第四層：質(zhì)量記錄表格三.編寫質(zhì)量體系文件的基本要求

a）系統(tǒng)性

應(yīng)對質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行策劃，要求覆蓋ISO9001全部相關(guān)要素的要求和規(guī)定；

工具:《質(zhì)量體系文件一覽表》、《部門職責(zé)分配表》

b）符合性

應(yīng)符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)條款的要求；

應(yīng)符合本企業(yè)業(yè)務(wù)流程的實(shí)際情況。具體的控制要求應(yīng)以滿足企業(yè)需要為度，而不是越多越嚴(yán)就越好，一句話:適度；

通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式，實(shí)現(xiàn)唯一的理解，所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實(shí)際工作中能完全做到。

c）協(xié)調(diào)性

文件和文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)生不一致的地方，從整體結(jié)構(gòu)上針對編寫具體某一文件來說，應(yīng)緊扣該文件的目的和范圍，盡量不要敘述不在該文件范圍內(nèi)的活動。

體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與公司的其他管理規(guī)定、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相協(xié)調(diào)；

應(yīng)認(rèn)真處理好各種過程的接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。四.編寫質(zhì)量體系文件的文字要求

a）職責(zé)分明，語氣肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也許”之類詞語）；

b）結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風(fēng)一致；

c）遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件。五.文件的通用內(nèi)容

a）文件名稱、編號；

b）受控狀態(tài)、版本號、分發(fā)號；

c）編制、審核、批準(zhǔn)；

d）生效日期。六.質(zhì)量手冊的編制

質(zhì)量手冊的常見結(jié)構(gòu)：封面

—公司的名稱；

—手冊標(biāo)題；

—文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號；

—起草人、批準(zhǔn)人簽名、生效日期；頒布令

—以簡練的文字說明本公司質(zhì)量手冊已按選定的標(biāo)準(zhǔn)編制完畢,并予以批準(zhǔn)發(fā)布和實(shí)施。頒布令必須以公司最高管理者的身份敘述,并予親筆手簽姓名、日期。手冊說明（適用范圍）

—適用的產(chǎn)品；

—生產(chǎn)該產(chǎn)品的組織領(lǐng)域或區(qū)域；

—手冊依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)；手冊目錄

—列出手冊所含各章節(jié)之題目。者代表審批。

4.4.4審批后，審核組長將本次內(nèi)審的所有文件、資料匯總交文控室存檔。5.相關(guān)文件

5.1《糾正和預(yù)防措施控制程序》6.質(zhì)量記錄

6.1《內(nèi)部質(zhì)量審核計(jì)劃》

6.2《內(nèi)部質(zhì)量審核報(bào)告》

6.3《不符合項(xiàng)報(bào)告》

6.4《觀察項(xiàng)報(bào)告》

6.5《內(nèi)審核查表》

6.6《不符合項(xiàng)分布表》

6.7《會議簽到表》

《內(nèi)部質(zhì)量審核控制程序》---------------------------end.八.第三層文件的編制要求

1.應(yīng)符合“三”、“四”、“五”條款要求；

2.正文格式隨文件性質(zhì)不同而采用不同格式?？尚袝r，可適當(dāng)參考程序文件格式；

3.例子:

《倉庫管理規(guī)定》---------------------begin.

倉庫是本公司物料管理部門，負(fù)責(zé)生產(chǎn)原料及輔料貯存，防護(hù)及收發(fā)。為進(jìn)一步明確倉管人員的職責(zé)，權(quán)限，特制定本規(guī)定，希倉管人員及相關(guān)人員共同遵守。

一．收發(fā)及收貨程序

（1）倉管人員依據(jù)來料貨單收貨，點(diǎn)清來料數(shù)量，型號，規(guī)格，核對是否與貨單相符無誤后簽名入倉，并開具收貨報(bào)告單，登記入帳。

（2）倉管人員如發(fā)現(xiàn)來料淋濕，色差，抽紗，破洞，經(jīng)緯不符，布料有污跡，應(yīng)立即報(bào)告廠長處理。

二．原料及輔料歸類存放、防護(hù)

（1）布料應(yīng)明確布料型號，布種并分別存放。

（2）輔料按其種類分類放置。

（3）需避免受雨淋，日灑，防潮濕，防蟲鼠害。

（4）原材料存放要嚴(yán)格分區(qū)域，標(biāo)識清楚。

（5）檢驗(yàn)后不合格品應(yīng)放在不合格區(qū)，進(jìn)行分類存放。

（6）倉庫場地應(yīng)定時搞好環(huán)境衛(wèi)生。

三．物料的標(biāo)識

（1）倉管人員應(yīng)對不同品種的布料及輔料做標(biāo)識，標(biāo)明其名稱、日期、產(chǎn)地、規(guī)格、縮水率。

（2）標(biāo)識應(yīng)保管好，避免遺失破損。

四．發(fā)料程序倉庫人員應(yīng)根據(jù)定單跟辦房制單，裁床單開具的領(lǐng)料單中的品種，品名及數(shù)量發(fā)貨，同時加以復(fù)核并在單上簽名，并要求領(lǐng)料人員簽名。

五．材料庫存盤點(diǎn)及報(bào)表每月月底倉庫人員對庫存布料、輔料進(jìn)行盤點(diǎn)，并根據(jù)本月收、發(fā)、存數(shù)據(jù)填寫月報(bào)表，交由公司財(cái)務(wù)部。

六.必須做好安全預(yù)防措施，做好三防工作：防火、防盜、防濕，確保倉庫安全。

《倉庫管理規(guī)定》----------------------end.九.質(zhì)量記錄表格

1.對標(biāo)準(zhǔn)提到的21處記錄要評審是否必須采用；

2.表格應(yīng)規(guī)范,統(tǒng)一風(fēng)格；

3.表格內(nèi)容應(yīng)充實(shí),填寫的內(nèi)容有針對性。十、質(zhì)量體系文件的編號（示例）：

1.體系文件根據(jù)發(fā)放份數(shù)進(jìn)行編號分發(fā)號:在受控章里