檔案管理制度匯編

檔案管理制度匯編一、檔案管理人員崗位責(zé)任制〔一〕主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)崗位責(zé)任制主要職責(zé)領(lǐng)導(dǎo)局〔公司〕檔案工作考核人上級(jí)主管機(jī)關(guān)崗位職責(zé)權(quán)限工作標(biāo)準(zhǔn)1貫徹執(zhí)行檔案法規(guī)方針政策執(zhí)行權(quán)依法治檔，提高全員檔案意識(shí)2負(fù)責(zé)審議批準(zhǔn)本單位檔案工作重大政策方針審批權(quán)符合國家檔案規(guī)定3研究解決檔案工作中重大問題決策權(quán)解決人、財(cái)、物等問題4監(jiān)督檢查檔案工作監(jiān)督權(quán)檢查權(quán)到達(dá)檔案工作目標(biāo)(二)檔案部門負(fù)責(zé)人崗位責(zé)任制主要職責(zé)具體負(fù)責(zé)檔案部門工作考核人局〔公司〕主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)權(quán)限工作標(biāo)準(zhǔn)1貫徹執(zhí)行檔案法規(guī)方針政策執(zhí)行權(quán)制定貫徹執(zhí)行措施2統(tǒng)籌安排檔案工作規(guī)劃、方針、目標(biāo)制定權(quán)符合上級(jí)有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況3建立健全檔案管理制度、并能貫徹執(zhí)行制定權(quán)執(zhí)行權(quán)同上4組織檔案工作會(huì)議，下達(dá)檔案工作任務(wù)、方案和負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查完成情況制定權(quán)執(zhí)行權(quán)納入檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化軌道5負(fù)責(zé)本單位檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作組織權(quán)到達(dá)培訓(xùn)目的6完成上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行權(quán)到達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)〔三〕專職檔案人員崗位責(zé)任制主要職責(zé)協(xié)助部門負(fù)責(zé)人完成檔案工作考核人檔案部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)權(quán)限工作標(biāo)準(zhǔn)1積極完成檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作執(zhí)行權(quán)到達(dá)上級(jí)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)2開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作指導(dǎo)權(quán)符合檔案有關(guān)規(guī)定3檢查監(jiān)督有關(guān)部門完成檔案工作情況檢查權(quán)到達(dá)檔案部門工作標(biāo)準(zhǔn)4協(xié)助檔案部門負(fù)責(zé)人開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作組織權(quán)到達(dá)專業(yè)培訓(xùn)目的5檢查監(jiān)督本單位貫徹執(zhí)行檔案法規(guī)制度情況監(jiān)督權(quán)檢查權(quán)符合檔案法規(guī)制度6參與單位各項(xiàng)活動(dòng)，履行檔案部門各項(xiàng)職責(zé)參加權(quán)落實(shí)檔案工作列入單位各項(xiàng)管理7完成檔案部門負(fù)責(zé)人交辦的各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行權(quán)到達(dá)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)〔四〕各部門兼職檔案人員崗位責(zé)任制主要職責(zé)協(xié)助部門做好檔案整理、移交工作考核人檔案部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)崗位責(zé)任者1定期和保質(zhì)向檔案部門移交歸檔材料兼職檔案員2檔案歸檔工作納入本部門工作職責(zé)、工作程序、崗位責(zé)任制部門負(fù)責(zé)人3制定本部門平時(shí)收集、整理、歸檔手續(xù)和制度部門負(fù)責(zé)人4確定本部門兼職檔案員部門負(fù)責(zé)人5做好檔案材料的移交工作，履行檔案移交手續(xù)，確保檔案材料的完整齊全兼職檔案員6執(zhí)行檔案前期質(zhì)量的控制措施，確保檔案制成材料符合要求部門全體人員二、檔案字跡材料和書寫質(zhì)量的規(guī)定三、文書檔案管理細(xì)那么累整理檔案整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。1、整理原那么歸檔文件的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2、質(zhì)量要求歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。已破損的文件應(yīng)予修裱，字跡模糊或易退變的文件、熱敏紙文件應(yīng)予復(fù)制，并附于原件后一并歸檔。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。紙張幅面尺寸超過國際標(biāo)準(zhǔn)A4型的按A4規(guī)格加以折疊。3、整理單位歸檔文件的整理，以件為單位進(jìn)行。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；來文與復(fù)文為一件，經(jīng)過假設(shè)干層次辦理的來文復(fù)文，超過兩件的，那么將所有的來文、復(fù)文分別作為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來裝訂方式一冊(cè)〔本〕為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件；重要文件〔如法律法規(guī)等〕須保存歷次修改稿的，其正本與歷次修改稿〔包括定稿〕各為一件；會(huì)議記錄以每次會(huì)議記錄為一件(用記錄本記錄的，一本為一件)；成套的會(huì)議材料應(yīng)將會(huì)議通知、名單、講話等文件各作為一件。4、整理方法歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文本在后。需要保存文件處理單的，處理單在前，文件在后。歸檔文件裝訂一般采用不銹鋼夾將文件夾牢或?qū)⑽募湃雽Ｓ玫臍w檔袋中。較厚的文件可采用“三孔一線”的裝訂方法；已成冊(cè)不易拆封的文件材料，可保持原貌不變。文件裝訂時(shí)應(yīng)取左、下側(cè)對(duì)齊。5排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目〔保管期限〕內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。①不同保管期限的文件，按永久、長期、短期分別排列。②不同機(jī)構(gòu)的文件，按分類方案所表達(dá)的機(jī)構(gòu)間的順序排列。③同一份文件的不同稿本排列次序一般為：正本、發(fā)文稿紙〔文件處理單〕、附件〔被轉(zhuǎn)發(fā)文〕、定稿、復(fù)制件。④分類方案的最低一級(jí)類目中的文件，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。同一事由中的文件，先按文件形成時(shí)間的先后順序排列，同一時(shí)間的文件再按重要程度排列；不同事由之間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序排列。⑤會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)等成套性文件一般應(yīng)集中排列在一起。⑥因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件，可以排在同一年度、同一期限的所有文件的最后，并將該情況在備考表中加以說明。6、編號(hào)歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。假設(shè)文件處理單隨同文件一道歸檔的可將歸檔章蓋在文件處理單上。歸檔章設(shè)置的工程為：全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)〔或問題〕、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)、頁數(shù)。①全宗號(hào)：檔案館給各立檔單位編制的代號(hào)〔暫不填寫〕。②年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如“2005”。③保管期限：歸檔文件保管期限統(tǒng)一用“永久”、“30年期”、“10年”標(biāo)識(shí)。④機(jī)構(gòu)：按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫類目名稱。⑤室編件號(hào)：在同一年度內(nèi)，區(qū)分不同保管期限，再按文件排列的順序采用阿拉伯?dāng)?shù)字分別從“１”開始逐件編號(hào)，不同歸檔年度的文件不能混合編號(hào)。⑥館編件號(hào)：暫不填寫，檔案移交進(jìn)館后由檔案館填寫。⑦頁號(hào)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。兩份文件為一件時(shí)，只需將兩份文件的頁數(shù)相加作為該件文件的頁數(shù)；大張的統(tǒng)計(jì)表折疊后，仍按未折疊前的圖文頁面數(shù)計(jì)算頁數(shù)；文件處理單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上處理單的頁數(shù)。頁數(shù)采用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。7、編目歸檔文件必須依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等工程。①件號(hào)：填寫室編件號(hào)。②責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者，它可以是一個(gè)或幾個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)或幾個(gè)人。責(zé)任者應(yīng)填寫全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱，不能使用“本局”、“本單位”等含義不明、難以判斷的簡稱。聯(lián)合發(fā)文的文件一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位本身是責(zé)任者的必須填寫，被省略的責(zé)任者用“[等]”表示。聯(lián)合發(fā)文的文件責(zé)任者之間統(tǒng)一用“；”號(hào)間隔。③文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)。文號(hào)由機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)組成，填寫時(shí)不能省略其中任何一項(xiàng)。④題名：填寫文件的標(biāo)題。當(dāng)文件只有一個(gè)題名時(shí)，應(yīng)照實(shí)抄錄。當(dāng)文件有副題名〔即文件標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后面局部，對(duì)正題名進(jìn)行解釋說明〕時(shí)，如果正題名能夠反映文件內(nèi)容，副題名一般不須抄錄。當(dāng)文件沒有題名，或題名含義不清，不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容，應(yīng)重新擬寫或補(bǔ)充標(biāo)題，并在新擬或補(bǔ)充標(biāo)題之外加“[]”號(hào)。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。正文與附件為一件時(shí)，一般用正文題名作為本件題名，但當(dāng)正文僅僅是一些原那么性的話語，而附件是具體的條文，這時(shí)附件的題名應(yīng)同時(shí)抄錄，外加“〔〕”號(hào)。統(tǒng)一制發(fā)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，填寫時(shí)要有針對(duì)性地修改，如《北京市行政、企事業(yè)單位干部統(tǒng)計(jì)表》，填報(bào)單位是北京市煙草專賣局，應(yīng)填寫為“[北京市煙草專賣局干部統(tǒng)計(jì)表]”。有批文的審批表與批文合為一件時(shí)，只填寫批文題名；沒有批文的審批表一表為一件，填寫題名時(shí)應(yīng)注明受審批對(duì)象，外加“〔〕”號(hào)。簡報(bào)、信息假設(shè)干期為一件時(shí)，題名填寫為“XX簡報(bào)或信息〔XXXX年度XX—XX期〕”。⑤日期：填寫文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：2003年2月2日，填寫為“20030202”。⑥頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。⑦備注：注釋文件需要說明的情況。8、歸檔文件目錄應(yīng)分年度、分保管期限裝訂成冊(cè)并編制封面。封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等工程，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。9、歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機(jī)保存的耐久的載體上備份。10、裝盒將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表工程。①檔案盒規(guī)格檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，其外形尺寸為310mm×220mm(長×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。②裝盒要求不同年度形成的文件材料不得裝入同一檔案盒。不同保管期限的文件材料不得裝入同一檔案盒。歸檔文件裝盒時(shí)，應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，檔案盒排放時(shí)應(yīng)盡量使文件裝訂部位向下，不至使文件彎曲受損。③填寫檔案盒封面和盒脊內(nèi)容、備考表檔案盒封面只需在雙橫線上填寫全宗名稱。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等工程。其中起止件號(hào)填寫室編件號(hào)，即每一盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“－”號(hào)連接。盒號(hào)，即檔案盒的排列順序號(hào)。全宗號(hào)、館編起止件號(hào)、盒號(hào)在檔案移交進(jìn)館后再按要求填寫。備考表放在盒內(nèi)所有文件之后，表內(nèi)設(shè)置有盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期等工程。盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。整理人：填寫負(fù)責(zé)整理該盒歸檔文件的人員姓名。由業(yè)務(wù)部門整理歸檔的文件，填寫該部門負(fù)責(zé)整理的人員姓名；在檔案室進(jìn)行集中整理的文件，填寫檔案人員姓名。檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期7、電子公文歸檔包括電子公文的正文及附件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后形成的留痕版本、公文處理單。歸檔公文要客觀正確反映文件形成的全部過程，便于保管和利用?！菜摹澄臅鴼w檔范圍及保管期限四、會(huì)計(jì)檔案管理細(xì)那么會(huì)計(jì)檔案是我局在經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)?！踩硽w檔范圍及保管期限序號(hào)歸檔范圍保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證1原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年其中：涉及外事和對(duì)私改造會(huì)計(jì)憑證永久二、會(huì)計(jì)賬簿類永久2其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬永久3明細(xì)賬永久4總賬永久包括日記總賬5固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后，保存5年6輔助賬簿永久7涉及外事和對(duì)私改造會(huì)計(jì)憑證永久三、會(huì)計(jì)報(bào)表類包括各級(jí)部門的匯總財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表8主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)5年包括文字分析9月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表永久同上10年度會(huì)計(jì)報(bào)表〔決算〕永久同上11企業(yè)國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)年度檢查表永久12企業(yè)國有資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)年度報(bào)表永久四、其它類13會(huì)計(jì)移交清冊(cè)永久14會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久15會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久16銀行余額調(diào)節(jié)表5年17銀行對(duì)賬單5年會(huì)計(jì)檔案五、聲像檔案管理細(xì)那么為加強(qiáng)我局〔公司〕聲像檔案的管理，有效保護(hù)和利用聲像檔案，根據(jù)《北京市煙草專賣局聲像檔案管理方法》的具體規(guī)定對(duì)我局〔公司〕在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)和市局〔公司〕有保存價(jià)值的錄音帶、錄像帶、影音光盤、照片〔包括底片〕、數(shù)碼照片等輔以說明的文字歷史記錄，由檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理?！惨弧陈曄駲n案歸檔范圍及保管期限序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本單位工作或從事其他工作形成的聲像材料與它反映的文書、科技、專業(yè)檔案的保管期限相一致2國內(nèi)外著名專家、學(xué)者、知名人士、藝術(shù)家在講學(xué)、表演以及其他活動(dòng)中形成的與本單位有關(guān)的聲像材料3英雄、模范人物在本單位重要活動(dòng)中形成的聲像材料4本單位領(lǐng)導(dǎo)、專家在國內(nèi)外重大活動(dòng)中形成的聲像材料5本單位在涉外活動(dòng)中形成的聲像材料6本單位召開的各類重要會(huì)議形成的聲像材料7本單位在一些重大文藝、體育活動(dòng)中形成的聲像材料8本單位榮獲局級(jí)以上各種榮譽(yù)性實(shí)物，如獎(jiǎng)狀、錦旗、證書等的照片9本單位基建工程工程、技術(shù)改造和技術(shù)引進(jìn)工程中形成的主要聲像材料10反映本單位概貌、主要職能的聲像材料11本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的照片12其它具有保存價(jià)值的聲像材料(二)聲像檔案收集要求1、對(duì)屬于收集與歸檔范圍的聲像資料，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。2、對(duì)反映同一內(nèi)容的假設(shè)干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。3、聲像檔案的移交應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。4、數(shù)碼照片采集渠道可分為數(shù)碼照相機(jī)照片、掃描照片?！踩陈曄駲n案歸檔要求1、聲像檔案材料應(yīng)詳細(xì)記載時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物及攝錄人等。2、歸檔的聲像材料應(yīng)是原版、原件、照片和底片圖像相對(duì)應(yīng)。3、歸檔的聲像材料應(yīng)清晰完整，并附說明文字材料。4、聲像材料歸檔時(shí)應(yīng)填寫移交清單一式兩份，交接雙方備留一份以備查閱?！菜摹陈曄駲n案整理要求聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。1、照片、底片檔案的整理①照片、底片檔案應(yīng)在全宗內(nèi)按年度—專題進(jìn)行分類，并要保持前后一致。采用數(shù)碼相機(jī)拍攝的應(yīng)統(tǒng)一制作成照片進(jìn)行電子與照片的統(tǒng)一歸檔。②照片、底片的編號(hào)采用合一編號(hào)法〔影像相符的照片、底片編號(hào)相同〕。照片、底片編號(hào)采用流水號(hào)的方式，一張照片、底片為一個(gè)流水號(hào)，照片、底片號(hào)一般采用冊(cè)號(hào)—年度—張?zhí)柕母袷?。③每一專題照片應(yīng)有一個(gè)總說明，說明的內(nèi)容應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的根本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、作者等要素。④卷內(nèi)目錄的填寫。卷內(nèi)目錄的工程主要包括：照片號(hào)、照片主題、拍攝時(shí)間、照片所在頁號(hào)、底片所在卷號(hào)及底片號(hào)。⑤案卷目錄的編制。案卷目錄的工程主要包括：案卷號(hào)、案卷題名、起止年月、照片張數(shù)、期限、備注。2、錄音〔像〕、影音光盤檔案的整理①錄音帶、錄像帶、影音光盤一般按其反映內(nèi)容分類。②錄音〔像〕、影音光盤編號(hào)按收集歸檔的時(shí)間順序結(jié)合內(nèi)容分別編制案卷的流水號(hào)。格式如下：類別代號(hào)—年度—順序號(hào)，例：音—2009—001。③錄音帶、錄像帶、影音光盤的盒套外要貼上標(biāo)簽，寫明內(nèi)容、講話人〔演講人〕、錄〔制〕音〔像〕日期、盤數(shù)以及編號(hào)、參見號(hào)、帶長、時(shí)間等。④錄音〔像〕、影音光盤檔案的編目。主要包括：編號(hào)、參見號(hào)、內(nèi)容、攝錄時(shí)間、攝錄人、攝錄效果、節(jié)目時(shí)間、保管期限等?！参濉陈曄駲n案數(shù)碼光盤管理要求1、一個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片應(yīng)拷貝至一盤或多盤載體中，幾個(gè)歸檔年度的數(shù)碼照片不應(yīng)存儲(chǔ)在一盤載體中。2、推薦采用只讀光盤作為電子檔案的保存載體。禁用軟磁盤作為長期保存的載體。3、光盤應(yīng)一式兩套，一套封存保管，一套供查閱使用，根據(jù)重要性等條件可刻錄第三套作為異地保存。套別用符號(hào)表示分別為：A、B、C。4、光盤做防寫處理。防止擦、劃、觸摸記錄涂層。5、光盤只有在使用時(shí)才能將其從包裝物中取出，使用后及時(shí)放回包裝物中。如果光盤有污漬，可用水或中性清潔劑清潔，如用酒精清洗。不要使用玻璃清潔劑或溶劑。用擦拭照相機(jī)鏡頭的棉紙從中心向邊緣輕輕擦拭，不能沿圓形軌邊擦拭。6、光盤應(yīng)放在堅(jiān)硬的塑料包裝盒內(nèi)豎立存放，防止擠壓。不得彎折，不得堆疊存放。7、光盤的標(biāo)簽應(yīng)粘貼在光盤的包裝物上，不得直接在光盤上粘貼標(biāo)記。8、光盤的存放環(huán)境要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，環(huán)境溫度應(yīng)控制在17℃六、實(shí)物檔案管理細(xì)那么實(shí)物檔案是指物質(zhì)實(shí)體為載體紀(jì)錄本單位歷史真實(shí)面貌的檔案。一般包括獎(jiǎng)品實(shí)物檔案、印信實(shí)物檔案、名人字畫實(shí)物檔案和有關(guān)單位贈(zèng)送的實(shí)物檔案等?！惨弧硨?shí)物檔案歸檔要求1、移交實(shí)物檔案，應(yīng)進(jìn)行登記，辦理移交手續(xù)，登記內(nèi)容有：實(shí)物頒發(fā)單位或個(gè)人、接受單位或個(gè)人、頒發(fā)時(shí)間、接受時(shí)間、實(shí)物記載內(nèi)容和名稱。2、應(yīng)歸檔的實(shí)物檔案保持完好無損，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得將實(shí)物檔案私留、轉(zhuǎn)送他人或損壞。3、榮譽(yù)實(shí)物檔案要分別拍成照片，按聲像檔案要求保存。七、電子文件歸檔和電子檔案管理細(xì)那么〔一〕總那么1、對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，保證管理工作的連續(xù)性。

2、電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。3、歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

〔二〕電子文件的收集與積累1、對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保存文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。2、對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，那么應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。3、對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。4、對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVl為通用格式。5、對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。6、對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原那么上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)那么應(yīng)連同專用軟件一并收集?！踩畴娮游募恼?/p>

1、電子文件的整理，應(yīng)按類別-年度-保管期限等因素相對(duì)集中。

2、歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

3、電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長期保存的脫機(jī)載體。

4、歸檔前應(yīng)由文件形成部門對(duì)電子文件的有效性和完整

性進(jìn)行審核。如果文件形成部門采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性那么應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給檔案室。

〔四〕歸檔要求

1、把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，那么應(yīng)解密后再完成上述工作，

2、載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

3、存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4、將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

5、原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保存時(shí)間至少1年。

〔五〕檢驗(yàn)

1、檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)到達(dá)100%。取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20％合格率應(yīng)到達(dá)100%。

2、檢驗(yàn)工程。

①載體有劃痕，是否清潔。

②有無病毒。

③核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

④核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。3、將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫登記表。檢驗(yàn)有不合格的，應(yīng)退回形成部門，重新制作。

〔六〕移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，檔案保管部門在電子檔案移交登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成部門一份自存?！财摺潮９芤?、歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

2、環(huán)境溫度選定范圍:14℃—24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—60%。

3、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。

4、電子檔案在形成部門的保管，也應(yīng)參照上述條件。

1、每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

2、設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保存時(shí)間不少于3年。

3、磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保存時(shí)間不少于4年。

4、定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。十四、檔案保管制度1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的檔案庫房、專用櫥具，并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光措施。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與平安。2、櫥具排列要自左至右，并便于管理和通風(fēng)，是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號(hào)。3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行，排列要整齊、美觀。4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持清潔，禁止亂放雜物，庫房內(nèi)外要設(shè)溫濕度計(jì)，每天上、下午定時(shí)測(cè)試、記錄。5、每半年對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查，做好檢查記錄，填寫《庫房溫濕度記錄表》，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。6嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常登記，統(tǒng)計(jì)工作，按規(guī)定搞好年報(bào)。7、為確保檔案的平安，庫房管理人員要提高警惕，并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作；平時(shí)非工作